تعاريف
1-روابط عمومي عبارت است از هنري که به کمک آن ميتوان مؤسسه، سازمان و فرد را مورد علاقه و احترام کارمندان و مردمي که با آن سروکار دارند قرار داد.
2-روابط عمومي عبارتست از داشتن رابطه خوب با ديگران
3-روابط عمومي عبارتست از تلاشهاي يک سازمان جهت کسب همکاري مردم و گروههاي ديگري که براي آن سازمان اهميت دارند.
4-روابط عمومي آيينه تمام نماي يک سازمان است.
5-روابط عمومي بازوي يک سازمان در امر ارتباط و استقرار حسن نيت و تفاهم در مجموعه متبوع ميباشد.
6-روابط عمومي رابط بين سازمان و رسانههاي جمعي و عامه مردم است.
7-روابط عمومي گفتمان بين سازمان و مخاطب بمنظور رسيدن به تفاهم و هم فهمي با استفاده از فنون و ابزارهاي ارتباطي نوشتاري، ديداري و شنيداري است و هدف از آموزش كاربرد فنون و ابزارهاي ارتباطي در روابط عمومي را تحت عنوان "فنون روابط عمومي" نامگذاري مي كنند.
تکنيك هاي كاربردي در روابط عمومي:
. روابط عمومي بسياري از فنون را از روزنامه نگاري، مديريت سينما و ساير دانشها و وسايل ارتباط جمعي گرفته و با اصلاحات لازم، از آنها براي پيشبرد هدفهاي خود بهره برداري كرده است. در نوشتار حاضر، به 25 فن روابط عمومي پرداخته می شود.
١- نمايشگاه:
برگزاري نمايشگاه، يكي از فنون عمده در روابط عمومي است. منظور از نمايشگاه محلي است كه در آن محصولات يا خدمات سازمان در معرض ديد بازديدكندگان قرار مي گيرد. در نمايشگاه، مي توان از ساير ابزارهاي ارتباطي از قبيل نمايش فيلم، نصب تابلو، عكس، نمودارهاي رنگي، تابلوهاي گردان، تراكت و ... استفاده كرد. از ويژگي هاي مهم نمايشگاه، رعايت اصل عينيت در توليد پيام و اطلاع رساني است كه آثار ديرپايي را در مخاطب برجاي مي گذارد. روابط عمومي مي تواند افزون بر برگزاري نمايشگاه در مواقع ضروري، در نمايشگاه هاي كه از طرف ساير ارگانها برگزار مي شود، حضور داشته باشد.
دريك تقسيم بندي عمده نمايشگاه را مي توان از لحاظ مخاطب به دونوع تقسيم كرد:
الف) نمايشگاه عمومی: برای بازديد از اين نوع نمايشگاه که معمولا" عموم افراد را مخاطب قرار می دهد می توان از کليه اقشار جامعه دعوت کرد.
ب ) نمايشگاه تخصصی:نمايشگاه تخصصی برای طيف خاصی از مخاطبان يک سازمان برگزار می شود.مثل برگزاری نمايشگاه کتاب پزشکی که درمقابل نمايشگاه کتاب, يک نمايشگاه تخصصی به حساب می آيد.
برای موفقيت در برگزاری نمايشگاه , داشتن تقويم نمايشگاهی برای روابط عمومی به عنوان يکی از اجزای برنامه عمل سالانه ضرورت دارد.در تقويم يا برنامه نمايشگاهی بايد زمان برگزاری نمايشگاه, مخاطبان موردنظر, اهداف,نحوه برگزاری, هزينه های برگزاری, و محصولات يا خدمات قابل ارايه مشخص باشد.
دومين عامل موفقيت در برگزاری نمايشگاه, مديريت غرفه است. برای اين منظور, افزون بر طراحی اصولی غرفه بويژه رعايت اصول سادگی ترکيب و روشنی موضوع نمايشگاه, احترام به بازديدکنندگان, پيشگامی در ايجاد ارتباط با شرکت کنندگان در نمايشگاه,پاسخگويی کامل ومشتاقانه به پرسشهای بازديد کنندگان, بسيار اهميت دارد.
عامل سوم برای تسهيل امور برگزاری نمايشگاه, ساماندهی رابطان نمايشگاهی که در واقع نمايندگان بخشهای مختلف سازمان هستند, در قالب تشکيلاتی به نام دبيرخانه دايمی نمايشگاهها است.اعضای دبيرخانه با تشکيل جلسات مرتب می توانند هماهنگی های لازم را در راستای برگزاری هرچه بهتر نمايشگاههای موردنظر سازمان به عمل آورند.برای استفاده بهينه از ابزار نمايشگاه, توجه به موارد زير را توصيه می کنيم:
1-برای هر نمايشگاهی, دستور خاصی را که مبين امور مربوط به برگزاری آن از ابتدا تا انتهاست, تهيه و آن را دراختيار دست اندرکاران برگزاری نمايشگاه قرار دهيد.
2-به هنگام عرضه محصولات يا خدمات, به منظور ايجاد امکان ديد مناسب برای مخاطب, آنها را در فاصله بين 80 تا 180 سانتی متری از زمين قرار دهيد.
3- با استفاده از فنون هنری خاص مثل گرافيک, روح واحدی بين غرفه های مختلف حاکم کنيد.
4- از بازديدکنندگان بخواهيدنظر خودرا درباره چگونگی برگزاری نمايشگاه دربرگهای نظر خواهی خاصی که تهيه می کنيد,منعکس کنند.استفاده از دفتريادبود نيز پيشنهاد می شود.
5- در طراحی غرفه, سعی کنيد درصورت امکان غرفه ای را که می توان به شکل جزيره ساخت, انتخاب کنيد تا بازديدکنندگان از هرچهار طرف بتوانند غرفه شما را تماشا کنند.
6- از نورپردازی و رنگ نهايت استفاده را برای افزايش جذابيت نمايشگاه استفاده نموده لکن دقت شود در اينکار گرفتار زياده روی نشويم و جذابيت کلی غرغه فراموش نشود.
7- از ساير فنون روابط عمومی مثل بروشور,نمايش فيلم, تابلوهای گردان,نمودارهای رنگی,کاتالوگ و... نيز استفاده شود.
8- از رهبران فکری و مخاطبان مهم سازمان برای بازديد از نمايشگاه دعوت کنيد..
9-سه روز قبل از برگزاری نمايشگاه , با برگزاری کنفرانس خبری, جزئيات برگزاری نمايشگاه را از طريق رسانه ها به اطلاع عموم برسانيم.
10-در پايان نمايشگاه,گزارش کاملی از نحوه برگزاری نمايشگاه را همراه فهرست کاستيها,دستاوردها و انتظارات احتمالی, به رياست سازمان منعکس کنيم.
11- در نمايشگاه های بين المللی يا نمايشگاه هايی که احتمالا" بازديد کننده خارجی دارند, لازم است شرح عکسها و توضيحات نمودارها به زبان انگليسی درج شود و يکی از دست اندرکاران غرفه ها با اين زبان آشنايی کامل داشته باشد.
12-برنامههاي جنبي نمايشگاه، فرصتهاي خوبي براي اطلاعرساني و ايجاد ارتباط با مخاطبان هستند. براي اين منظور برگزاري مسابقات مختلف، توزيع هداياي ترويجي و توزيع انواع انتشارات توصيه ميشود.
13-برگزاري نمايشگاههاي مختلف مثل نمايشگاه کتاب يا عملکرد سازمان براي کارکنان در بخش روابط عمومي داخلي از اهميت بسياري برخوردار است.
2- سخنرانی:
يکی از فنونی که در روابط عمومی به کار گرفته می شود, سخنرانی است. سخنراني، ابزاري است که ميتوان با استفاده از آن در مدتي کوتاه پيامي را به عده زيادي ارائه داد. اين فن در برگزاري مراسم مختلف، آموزش و اطلاعرساني به کار گرفته ميشود و نوعي اطلاعرساني حضوري و چهره به چهره به شمار ميرود و اگر سخنران بتواند سخنان پرمحتوايي را با مهارت لازم به شنوندگان ارائه دهد، اثر گذاري و جريان ارتباط و اطلاعرساني به مراتب بيشتر خواهد شد. روابط عموميها براي اينکه از اين فن در بهترين شکل ممکن بهرهبرداري کنند، ميتوانند به ايجاد دفتر سخنرانان يا سخنگويان اقدام کنند.در اين دفتر، مسئولان و کارشناساني که استعداد لازم را براي ايراد سخنراني دارند، تحت آموزش قرار ميگيرند و آن دسته از کارشناساني که صرفاً ميتوانند مسئوليت نوشتن متون سخنراني را به عهدهدار شوند، مشغول به کار ميشوند. دفتر سخنرانان بايد با استفاده از مطالعات بخش افکارسنجي روابط عمومي در تهيه متون سخنراني، نيازهاي افکار عمومي را در سرلوحه معيارهاي تهيه متن سخنراني قرار دهند و در نوشتن مطلب به دو رکن زبان ارتباطي، يعني ساده نويسي، کوتاه نويسي توجه کافي داشته باشد.
براي بهرهبرداري بهينه از فن سخنراني در دو مورد بايد عمل شود:
الف – تهيه متن سخنراني
در تهيه متن سخنراني، بايد سه مرحله را پشت سرگذاشت. مرحله اول: شناسايي سخنران، دوم: شناسايي مخاطبان سخنراني و ويژگيهاي آنان، سوم: انتخاب موضوع سخنراني و محل سخنراني است. اين مرحله را مرحله مقدمهسازي مينامند. پس از اينکه از روابط عمومي تقاضاي تهيه متن سخنراني شد، کارشناس دفتر سخنگويان يا سخنرانان روابط عمومي با در نظر گرفتن ويژگيهاي سخنران از جمله تکيه کلامهاي او و به طور کلي روانشناسي سخنران و سطح اطلاعات و اهداف او به مطالعه مخاطبان (افرادي که قرار است در مراسم سخنراني حضور داشته باشند) و ويژگيهاي آنان از قبيل ميانگين سني، نسبت جنسي، وضعيت شغلي، سطح تحصيلات و ديدگاهها و گرايشهاي آنان ميپردازد و با در نظر گرفتن موضوع و محل سخنراني به مرحله دوم متن سخنراني، يعني گفتوگو با سخنران گام ميگذارد. دراين مرحله، هدف سخنراني، ديدگاه محوري سخنران و پرسشهاي سخنراني روشن ميشوند.
مرحله سوم، کارشناس روابط عمومي با انجام تحقيق، به تهيه اطلاعات مورد نياز براي گنجاندن در متن سخنراني اقدام ميکند. در مرحله چهارم، او بايد به سازماندهي اطلاعات و نوشتن متن سخنراني بپردازد. در اين مرحله بخشهاي اصلي متن سخنراني که شامل مقدمه، مطالب اساسي و نتيجهگيري هستند، نوشته ميشوند. در بخش مقدمه، کلياتي از موضوع و مهمترين بخش سخنراني در بخش مطالب اساسي، واقعيتها، آمار و اطلاعات (با تأکيد بر مقايسه و تشبيه) و در بخش نتيجهگيري نيز نظرگاههاي اصلي به صورت کوتاه و به شکل بيان نتايج مطرح ميشوند.
در مرحله پنجم، بايد تيتر و عنوان متن سخنراني را انتخاب کرد. پس از اين مرحله است که روابط عمومي متن سخنراني را براي آمادگي سخنران به او ميدهد. توصيه ميشود متن سخنراني با حروف درشت و خوانا نوشته شود تا سخنران به راحتي بتواند آنها را دريابد و بخواند.
ب- انجام سخنراني:
پس از اينکه متن سخنراني آماده شد و سخنران از نظر محتوا مشکلي نداشت، نوبت به ارايه سخنراني ميرسد. نقش روابط عمومي در اين مرحله فضاسازي مناسب محل سخنراني، دعوت از سخنرانان، اجراي برنامه، تهيه خبر از سخنراني، تصوير و عکس برداري از مراسم، کنترل وسايل صوتي، تأمين وسايل مورد نياز سخنران و معرفي سخنران است. اما سخنرانان را نيز بايد براي ارايه بهتر سخنراني آموزش داد. از جمله اينکه سخنران به هنگام سخنراني بايد به اين موارد توجه کند:
- نگاه خود را بين کليه شنوندگان حاضر تقسيم کند.
- حس کنجکاوي شنوندگان را برانگيزد.
- قبل و بعد از بيان هر ايده، مکث کند.
- کلمات مهم را با تأکيد بيان کند.
- وضعيت ظاهري مرتب و تميزي داشته باشد.
- از حرکات دست و چشم به طور کلي غير کلامي استفاده بجا بکند.
- نسبت به تغيير آهنگ صدا و سرعت بيان در مواقع لازم اقدام کند.
- موضوع اصلي را در لابلاي سخنراني يادآوري کند.
- با اعتماد به نفس و با جرأت سخنراني کند.
- شنوندگان خود را دوست داشته باشد.
روابط عمومي بايد با برگزاري دورههاي آموزشي و تشکيل کلاس، افراد مورد نظر سازمان را براي کسب مهارت در سخنراني آموزش دهد و سخنرانان حرفهاي را براي مواقع لازم در اختيار داشته باشد.
نکته آخر اينکه روابط عمومي بايد سعي کند از زيادهگويي سخنران جلوگيري کند و زمان کوتاه، تعيين شده و مفيدي در اختيار او قرار دهد تا شنوندگان با حوصله لازم به سخنان سخنران گوش دهند.
٣- سفر مطبوعاتي
سفر مطبوعاتي يکي ديگر از فنون روابط عمومي براي استفاده بهينه از مطبوعات در راستاي اطلاعرساني درباره عملکرد سازمان است. رابط عمومي ميتواند با انجام سفرهاي مطبوعاتي حجم قابل توجهي از صفحات مطبوعات را براي درج مطالب خود به دست آورد. منظور از سفر مطبوعاتي، دعوت از خبرنگاران مطبوعات و اعزام آنان براي بازديد طرحها و اقدامات سازمان و انعکاس آنان به خوانندگان مطبوعات است. مقدمات فراهم ساختن «سفر مطبوعاتي» با دعوت از نمايندگان مطبوعات آغاز ميشود. «سفر مطبوعاتي: بايد مبتني بر برنامهريزي باشد، به گونهاي که از ابتدا تا انتهاي سفر و جزييات آن از قبيل زمان دعوت از خبرنگاران، زمان حرکت، طرح و اقدامات قابل بازديد، محل اسکان، نحوه پذيرايي از ميهمانان در طول مسير سفر و محل اقامت، راهنماي سفر، امکانات مورد نياز، نحوه تردد در مسير طرحها و افراد پاسخگو به خبرنگاران اعزامي درباره طرحها در برنامه سفر براساس زمانبندي مشخص قرار گرفته باشد.
در سفر مطبوعاتي بايد دقت شود که تبعيضي بين خبرنگاران اعمال نشود و خدمات ويژهاي به آنها اعم از خبرنگاران داخلي و خارجي داده شود.
براي برگزاري مناسب سفر مطبوعاتي توصيه ميشود کميته خاصي در روابط عمومي مسئوليت برنامهريزي و اجراي اين کار را عهدهدار شود.
بايد توجه داشت که يکي از اهداف عمده «سفر مطبوعاتي» مشاهده طرحها توسط خبرنگاران و ايجاد باور عيني در آنان نسبت به پيشرفتها و دستاوردهاي سازمان است و اين باور ممکن است در طول زمان به طور مستقيم و غير مستقيم در انواع نوشتههاي آنان منعکس شود. نکته آخر اينکه در سفر مطبوعاتي، بايد خبرنگاران راديو و تلويزيون را نيز دعوت کرد و سفر را به مطبوعات منحصر نکرد.
٤- معاشرت مطبوعاتي
رسانهها مهمترين ابزار روابط عمومي براي تأثيرگذاري بر افکار عمومي و آگاهي از آن محسوب ميشوند. بهرهبرداري بهينه از رسانهها، نيازمند ايجاد ارتباطات تنگاتنگ و صميمانه با خبرنگاران و نمايندگان رسانههاست. براي اين منظور بايد به دنبال شيوههاي غيررسمي ارتباط با آنان بود. يکي از اين شيوهها، «ميهماني مطبوعاتي» است به اين ترتيب که خبرنگاران براي صرف ناهار در يک محيط دوستانه دعوت ميشوند و هدف از آن، توسعه ارتباطات دوستانه و غيررسمي است. در چنين ارتباطاتي گاه اطلاعات ميتواند در لابلاي گفت و گو با خبرنگاران به آنان منعکس شود.
شيوه ديگر، دعوت از خبرنگاران به صورت انفرادي و گفتوگو و تبادل نظر دوستانه با هر يک از آنان، پيشنهاد ميشود. در اين نشستها بايد فرصت اصلي در اختيار خبرنگار قرار داده شود و محيطي فراهم آيد تا خبرنگار براي کسب آگاهيهاي هر چه بيشتر در مورد سازمان ترغيب شود.
شيوه بعدي، حضور مسئول روابط عمومي و يا مسئولان بخش ارتباط با رسانهها در دفاتر مطبوعات، خبرگزاري يا گروههاي راديويي و تلويزيوني است. يک شيوه ديگر، دعوت از خبرنگاران براي حضور در مراسم جشن سازمان همراه با خانوادههاي آنان است.
رعايت و اجراي مجموعه اين شيوههاي ارتباطي يا آداب معاشرت، پس از مدتي سبب ايجاد ارتباط عميق و صميمانه بين مسئولان روابط عمومي با خبرنگاران ميشود و ميتواند در مواقع لازم، گرهگشا باشد.
٥- راهاندازي هستههاي مشورتي
«مشاوره با مديريت» يکي از وظايف عمده روابط عمومي است تا بتواند در جريان تصميمسازي سازمان مشارکت مؤثري داشته باشد. براي ارايه نظر مشورتي مؤثر به مديريت، راهاندازي هستههاي مشورتي، در روابط عمومي به عنوان يک فن کارآمد بسيار ضروري است. در اين فن، هستههاي مشورتي براساس نيازهاي سازمان و بر پايه تشخيص روابط عمومي در زمينههاي فعاليتي سازمان، شکل ميگيرد. در اين هستهها، موضوعاتي مورد بحث و بررسي قرار ميگيرند که در معرض بررسي افکار عمومي قرار ميگيرند و يا احتمال آن ميرود که در «هستههاي مشورتي» اطلاعات خام به «تصميم» تبديل شود و در واقع اين هستهها وظيفه «تصميمسازي» را عهده دار ميشوند. شما در روابط عمومي سازمان خود، ميتوانيد به سازماندهي اين هسته ها مبادرت کنيد تا در مواقع لازم با برگزاري جلسات، رهنمودهاي کارشناسي را براي ارائه به مديريت در اختيار روابط عمومي قرار دهيد.
براي راهاندازي «هستههاي مشورتي» صرفاً کافي است يکي از کارشناسان روابط عمومي به عنوان دبير هسته، وظيفه تهيه اطلاعات خام و توزيع آنها بين اعضاي هسته و دعوت از اعضاء، تشکيل جلسات، جمعبندي نتايج جلسات و تهيه گزارش مباحث آنها را به عهده گيرد. انتخاب ساير اعضاي هسته براساس تشخيص مدير روابط عمومي از بين افراد آگاه و خبره در موضوع تخصصي هسته از داخل و خارج سازمان صورت ميگيرد. با اين سازماندهي، روابط عمومي ميتواند به طور مستمر و منظم با ايجاد هماهنگي بين افکار عمومي و اهداف و برنامههاي سازمان، تصميمسازي مناسب و لازم را در اختيار مديريت قرار دهد.
خاطرنشان ميسازد که اطلاعات خام براي بررسي در هستهها از طريق تحليل محتواي مستمر محتواي رسانهها، سنجش افکار عمومي، گفت و گو با حضور کارکنان و مردم با مسئولان سازمان، جمعبندي و تجزيه و تحليل شايعات و نامههاي مردم و پيشنهادهاي دريافتي تهيه ميشود.
٦-نشريه داخلي
انتشار «نشريه داخلي» يکي از فنون روابط عمومي در بخش «درون سازماني» است. «نشريه داخلي» در يک سازمان، نوعي نشريه ادواري است که روابط عمومي با اهدافي همچون اطلاعرساني، پر کردن اوقات فراغت اعضاء و خانوادههاي آنان، پاسخگويي به پرسشهاي اعضاء، تقويت ارزشهاي کاري و سازماني و توسعه و تقويت تفاهم و بين مديريت و اعضاء به طور منظم و در فاصله زماني معين منتشر ميشود. در يک نشريه داخلي که براي استفاده اعضاء منتشر ميشود، معمولاً نشريه شامل بخهشاي مختلفي از جمله سرمقاله، مقاله، گزارش، پرسش و پاسخ، تريبون آزاد، پاي صحبت اعضاء و مسئولان، مصاحبه، اخبار پيشرفت طرحهاي سازمان، اخبار احکام انتصابات، ترفيع، عزل، نصب و اخبار جلسات و گردهماييهاست. از لحاظ تشکيلاتي، يک نشريه داخلي بايد شامل قسمتهاي تحريريه، توزيع، عکاسي، حروفچيني، صفحهبندي، طراحي و نظارت بر چاپ باشد.
اگر در روابط عمومي قرار شد نشريه داخلي منتشر شود، لازم است مقدمات اين مسئله در قالب يک طرح و با توجه به اين موارد مشخص شده و نسبت به فراهم ساختن آنها عمل شود؛ تعيين هدف نشريه، تعيين مخاطبان نشريه، تعيين کيفيت مورد نظر براي نشريه، انتخاب نام و عنوان نشريه، تعيين مسئولان و اعضاي هيأت تحريريه به نشريه، طراحي صفحههاي نشريه و يا نحوه صفحهيندي و عناوين مطالب نشريه، تصميمگيري درباره چاپ نشريه، تعيين چاپخانه، نوع کاغذ و ترکيب رنگها، تصميمگيري درباره طرح روي جلد نشريه، زمان انتشار و نحوه توزيع نشريه.
٧- قفسههاي اطلاعات
ابجاد «قفسههاي اطلاعات» از جمله فنوني است که روابط عمومي مي تواند از طريق آن به بخشي از اهداف مهم خود در زمينه اطلاعرساني دست يابد. اين فن در بخش «درون سازماني» از قابليت بيشتري نيز برخوردار است و از آن ميتوان براي تقويت روحيه و بالا بردن سطح معلومات و اطلاعات اعضاء استفاده کرد. از اين فن براي نخستين بار ٥٠ سال پيش در يک شرکت آمريکايي و تحت عنوان «کافه ترياي افکار و انديشهها» استفاده شد. در قفسههاي اطلاعات که در دسترسترين امکان براي کارکنان ايجاد ميشوند، انواع کتابچهها، کتابهاي جيبي، کاتالوگ و بروشور، برگههاي لايي و به طور کلي اطلاعات کم حجم و در قطع کوچک قرار داده ميشود تا اعضاء به ميل خود و زمانهاي دلخواه، آنها را برداشته و براي مطالعه با خودببرند. معمولاً در بالاي اين قفسهها عبارتي همچون «براي مطالعه انتخاب کنيد» نوشته ميشود تا اعضاء به ميل خود نشريات دلخواهشان را انتخاب کنند.
٨- راهاندازي «بانک اطلاعات»
تشکيل «بانک اطلاعات» از جمله فنون مهم روابط عمومي است که براي پيشبرد بسياري از امور روابط عمومي، اهميت بسيار زيادي دارد. منظور از بانک اطلاعات، نگهداري منظم مجموعهاي از اطلاعات مورد نياز، بنيادي و اساسي روابط عمومي به صورت پردازش شده و با طبقهبندي خاص است که در مقاطع و در وضعيتهاي مختلف مورد استفاده قرار ميگيرد. در «بانک اطلاعات روابط عمومي» وجود اطلاعات زير ضرورت دارد:
١- اطلاعات مربوط به تاريخچه، اهداف، سير تطور سياستها، اقدامات و برنامههاي سازمان به طور جامع.
٢- اطلاعات مربوط به اسامي و شماره تماس کارشناساني که روابط عمومي ميتواند براي مصاحبه با رسانهها، برگزاري ميزگردها، انجام سخنرانيها و... از آنان استفاده کند.
٣- اطلاعات مربوط به موضوعهايي که روابط عمومي ميتواند در مقاطع مختلف از آنها براي تهيه خبر، گزارش، مقاله و... استفاده کند.
٤- اطلاعات مربوط به موضوعهايي که روابط عمومي تواند با ارسال مستمر اطلاعات مربوط به سازمان به آنان، از «واسطههاي ارتباطي» مؤثر و توانمندي براي ارتباط با توده مردم بهرهمند شود
٥- اطلاعات مربوطه به اسامي مسئولان سازمان و اسامي سازمانهايي که روابط عمومي ميتواند در ارتباطات سازماني و درون سازماني خود از آنها بهرهمند شود
البته به غير از اطلاعات ياد شده، ساير اطلاعات نيز ميتوانند در بانک اطلاعات روابط عمومي تهيه شوند و در مواقع ضرروي مورد استفاده قرار گيرند.
٩- آرشيو تخصصي
راهاندازي و تشکيل «آرشيو تخصصي» در روابط عمومي، از جمله فنوني است که آمادگي روابط عمومي را براي سرعت بخشيدن به انجام امور دوچندان ميکند و امکان حفظ مستندات آن را فراهم ميآورد. منظور از «آرشيو تخصصي»، محلي است که توليدات روابط عمومي همراه با توليدات تخصصي مورد نياز روابط عمومي براساس اصولي علمي اطلاعرساني و آرشيو در آنجا نگهداري ميشود.
در آرشيو تخصصي، معمولاً انواع انتشارات، فيلمهاي توليدي، عکسهاي مسئولان و طرحهاي سازمان، اسلايد، کتابْ، کتابچه و نشريات ادواري مورد نياز نگهداري ميشود.
آرشيو فعال به عنوان نبض روابط عمومي عمل ميکند و ميتواند نقش مهمي در پيشبرد امور داشته باشد.
10- نظام پيشنهادها
«نظام پيشنهادها» يکي ديگر از فنوني است که روابط عمومي ميتواند از آن در کار «اطلاعيابي» بهرهبرداري مناسبي را به عمل آورد. در واقع اين فن، جايگزين صندوق پيشنهادها و شکايتهاي اعضاء ميشود که در حال حاضر، يک شيوه بسيار کهنه و با کارايي بسيار کم ارزيابي ميشود.
در «نظام پيشنهادها» براساس نياز سازمان و نيز به طور آزاد، برگهاي پيشنهاد طراحي شده و در مکانهاي پر رفت و آمد سازمان قرارداده ميشود تا اعضاء هر وقت که بخواهند با تکميل آن، پيشنهاد خود را به طور مکتوب ارايه دهند. از نظر ساختاري نظام پيشنهادها، وجود «دبيرخانه» و «ستاد اجرايي» که کار بررسي پيشنهادها و امور اجرايي نظام را بر عهده ميگيرد، ضروري است. همچنين يک «ستاد مرکزي» نيز با حضور بالاترين مقام سازمان، نمايندگان اعضاء، دو نفر از اعضاي ستاد اجرايي و معاون اداري-مالي سازمان تشکيل ميشود تا ضمن تصويب نهايي تصميمگيريهاي ستاد اجرايي، آنها را براي اجرا ابلاغ کنند.
با اجراي نظام پيشنهادها، انبوهي از ايدهها و نظرهاي اعضاء به صورت رايگان ، سازمان را از پشتوانه فکري قوي و انبوه بهرهمند ميسازد و آثار بسياري همچون تقويت حس مشارکت و احترام به خود در بين اعضاء را نيز در پي دارد.
در نظام پيشنهادها، از کليه پيشنهادهاي اعضاء استقبال ميشود و به پيشنهادهاي غيرقابل قبول به طور مکتوب و با تقدير و تشکر پاسخ منطقي داده ميشود به پيشنهادهاي مناسب نيز براساس درجه اهميت جوايز مناسب تعلق ميگيرد.
بايد خاطرنشان ساخت کار بررسي پيشنهادها در کميته اجرايي نظام پيشنهادها، از طريق گروههاي کارشناسي صورت ميگيرد که اين گروهها براساس موضوعهاي فعاليتي سازمان شکل ميگيرد.
روابط عمومي ميتواند در پايان هر سال به صاحبان بهترين پيشنهادها، در مراسمي با حضور مسئولان سازمان، پيشنهاد دهندگان و خانوادههاي آنها، جوايزي را تقديم کنند.
همچنين، انتشار «کتاب پيشنهادها» ميتواند در تکميل کار پيشنهادگيري، آثار مناسبي را برجاي بگذارد.
11- گزارش اداري
تهيه و تنظيم گزارش اداري از جمله فنوني است که در روابط عمومي کاربرد بسياري دارد، به گونهاي که اکثر امور تحقيقاتي، افکارسنجي، طرحها و اقدامات روابط عمومي ميتواند در قالب «گزارش اداري» به اطلاع مديران برسد.
يک گزارش اداري خوب، امکان آن را به مدير ميدهد تا در فرصت اندکي با مهمترين بخشهاي گزارش آشنا شود. در تهيه گزارش اداري، برداشتن چهار قدم شامل انديشيدن در پيرامون موضوع گزارش، تهيه نقشه يا طرح گزارش، گردآوري اطلاعات (تحقيق)، تهيه پيشنويس گزارش و کنترل، ضروري است گزارش نويس بايد سعي کند تا گزارش، ويژگيهايي همچون ارايه اطلاعات کافي و واقعي، سبک رسا و مناسب، ايجاز، هدف معين، سازماندهي مناسب و روشن، کوتاهي و سادگي را داشته باشد.
زماني که ميخواهيد گزارشي را تهيه کنيد، دو نکته ضروري را در نظر بگيريد:
١- سازماندهي گزارش: در سازماندهي گزارش، ميبايد به سازماندهي شکل و محتوا تواماً توجه داشت. گزارش اداري از نظر شکل بر سه قسمت تقسيم ميشود:
الف – بخش مقدماتي، شامل جلد، صفحه عنوان، شناسنامه، پيشگفتار، فهرست مطالب و فهرست ضمايم.
ب – بخش اصلي، شامل مقدمه، متن و نتيجه.
ج – بخش پاياني (مراجعه)، شامل ضمايم، واژهنامه، نام و فهرست منابع و مأخذ.
توجه کنيد در مقدمه گزارش، بيان هدف، طرح ضرورتهاي تهيه گزارش، بيان شيوه يا شيوههاي جمعآوري اطلاعات، بيان گرههاي ناگشوده و بيان اهداف گزارش لازم است. در متن گزارش اداري نيز بررسي دقيق موضوع بيان سير تاريخي موضوع، ذکر نکات مثبت گزارش و بيان نکات رها شده در گزارش همراه با ارايه نتايج آن ضرورت دارد.
اما از نظر محتوايي، گزارش بايد وضع مناسبي را داشته باشد. بهترين ابزار براي اين کار، گردآوري اطلاعات صحيح از راه شنيدن، ديدن و مطالعه کردن است. يک گزارش خوب از نظر محتوايي بايد جامع، منظم، روشن و رسا و در «طرح اهداف» گزارش کارآمد و مبنايي مناسب را براي تصميمگيري مديريت ارايه بدهد.
کارشناسان روابط عمومي چهار نوع گزارش اداري را پيوسته تهيه ميکنند. يک نوع از اين گزارشها، «گزارش دورهاي» است. منظور از «گزارش دورهاي» گزارشي است که حاوي اطلاعات معمولي روزمره هستند و در فاصلههاي زماني معين تهيه ميشوند. مثل گزارش ماهانه.
گونه د يگر از گزارشهاي اداري، «گزارش پيشرفت» است. اين نوع گزارش براي نشان دادن پيشرفت امور در مواقع لازم تهيه ميشود و هدف آن، مقايسه پيشرفت امور سازمان با برنامههاست. سومين نوع گزارش اداري، «گزارش آزمايش» است. اين نوع گزارش، وضعيت و موقعيت گذشته وفعلي سازمان را تجزيه و تحليل ميکند تا براساس آن براساس آينده برنامهريزي شود. بالاخره «گزارش توصيهاي» را بايد نام برد که بر مبناي سه نوع گزارش قبلي تهيه ميشود و شامل توصيههاي مختلف براي بهبود اجراي برنامههاي سازمان است. يک توصيه کاربردي بسيار مهم در روابط عمومي براي تهيه گزارش اداري، تهيه «نامه گزارش» است. «نامه گزارش»، وسيلهاي است که در فرصت اندک، نکات اصلي گزارش را در اختيار مدير قرار ميدهد و گزارش را از خطر بيتوجهي مدير به سبب کمبود وقت دور ميسازد.
١٢- تريبون آزاد اعضاء
«تريبون آزاد اعضاء» يکي از فنون روابط عمومي است که از آن در بخش ارتباطات مردمي بهرهبرداري ميشود. اين تريبون، فرصتي را به دست ميدهد تا اعضاء فعالانه در يک فضاي ارتباطي آزاد درباره موضوعهاي مورد نظر با مسئولان سازمان به گفت و شنود بپردازند. در واقع، منظور از تريبون آزاد اين است که روابط عمومي ابتدا با صدور اطلاعيهاي اعلام ميکند که تني چند از مسئولان سازمان (اين مسئولان با نام و عنوان شغلي مشخص ميشوند) در يک روز معين با حضور در اتاق کنفرانس به پرسشهاي نمايندگان اعضاء (يا اعضاء داوطلب) پاسخ ميدهند. همچنين از اعضاء داوطلب دعوت ميکند در صورت تمايل، براي حضور در جلسه ثبت نام کنند.
در روز برگزاري جلسه، پس از حضور مسئولان مورد نظر و اعضاء داوطلب که تعداد آنان براساس زمان جلسه تعيين ميشود، از بين اعضاء و به راي خود آنان، يکنفر به عنوان دبير جلسه انتخاب و هدايت جلسه به عهده او گذاشته ميشود. با انتخاب دبير، روابط عمومي و هيچيک از مسئولان حق دخالت در برگزاري جلسه را ندارند و دبير جلسه به ترتيب به کارکنان فرصت ميدهد تا نظرهاي خود را اظهار کنند و هر يک از مسئولان پاسخ لازم را ارايه دهند.
روابط عمومي ميتواند افزون بر ضبط تصويري برنامه، محتواي مباحث جلسه را در قالب يک گزارش اداري در اختيار مديريت قرار دهد. نبايد فراموش کرد حتي ضبط برنامه و تهيه گزارش از جلسه بايد با کسب اجازه از اعضاء حاضر باشد. ضمن اينکه موضوع جلسه ميتواند آزاد باشد، يا از طرف اعضاء حاضر مشخص شود و يا روابط عمومي آن را اعلام کند. «تريبون آزاد» آثار مهمي را بويژه از طريق ارتباطات ميانفردي در بين کارکنان برجاي ميگذارد و حس توجه و احترام را در آنان تقويت ميکند و به مسئولان و اعضاء فرصت ميدهد تا به صورت چهره به چهره در جريان آرا و ديدگاههاي يکديگر قرار گيرند.
13- برنامه ريزي براي «رهبران فکري»
يکي از فنون مهم براي پيشبرد امور روابط عمومي «برنامهريزي براي رهبران فکري» است. منظور از «رهبران فکري» افرادي هستند که نقش محرم و رابط را بين وسايل ارتباط جمعي و مردم بازي ميکنند. در واقع چرخه پيام از روابط عمومي به مردم به اين شکل است که پيام روابط عمومي در اختيار رسانهها قرار ميگيرد و پيام رسانهها به رهبران يا راهنمايان فکري ميرسد و در مرحله سوم، رهبران فکري، پيام را ميان اطرافيان خود پخش ميکنند.
از وظايف مهم روابط عمومي، شناسايي اين افراد است، اگرچه شناسايي جملگي اين افراد با توجه به گسترده بودن جامعه، وظيفهاي دشوار به نظر ميرسد، با اين وصف ميتوان قلمزنان در مطبوعات، نخبگان، صاحبان کسوت، افراد با نفوذ، ريش سفيدان، استادان و شخصيتهاي برجسته فرهنگي، مذهبي، ورزشي، سياسي و اجتماعي را در زمره رهبران فکري قرار داد.
پس از شناسايي رهبران فکري به ويژه آن گروه از رهبران فکري که از نظر نوع فعاليت و نحوه تفکر، ميتوانند در چرخه پيامرساني سازمان مؤثر واقع شوند، بايد فهرست کاملي از آنان را تهيه کرد. سپس بايد ترتيبي داد تا آنان به طور مستمر و منظم تغذيه اطلاعاتي شوند. ارسال نشريات موردي و ادواري سازمان، دعوت از آنان براي حضور در گردهماييها، جلسات سخنراني، افتتاحيهها و مراسم، سنجش ديدگاههاي آنان و ترتيب دادن جلسات گفت و گو بين مسئولان سازمان با آنان ميتواند راهکارهايي براي هدايت رهبران فکري باشد.
١٤- انتشار کتاب و کتابچه
«انتشار کتاب» يک فن رايج در فعاليتهاي روابط عمومي است. کتاب از جمله نشريات موردي است که در مواقع ضروري، نسبت به انتشار آن اقدام ميشود. به طور کلي، روابط عمومي يک سازمان، هنگامي که بخواهد براي پيامي ارزش و اهميت عمدهاي قايل شود و به نوشتهها و عکسها عمر طولانيتر ببخشد، چنانچه حجم مطالب ايجاب کنند، اقدام به انتشار کتاب ميکند. حجم کتاب معمولاً بايد بيشتراز حجم کتابچه باشد. کتابچه مجموعه دوخته شده و يا تا شده متشکل از هشت برگ يا بيشتر است و نوشته آن همراه با عکس، نمودار و جدول عرضه ميشود که بيشتر اوقات در قطع جيبي و يا پالتويي چاپ ميشود و داراي جلد است.
محتواي کتاب بايد به زبان ساده، با پرهيز از کاربرد اصطلاحات تخصصي (مگر با ذکر توضيح کامل) متناسب با آگاهيهاي مخاطب مورد نظر، کوتاه و جذاب تهيه شود.
قطع کتاب نيز از جمله مواردي است که در انتشار کتاب بايد مورد توجه قرار گيرد. از معروفترين قطعهاي رايج کتاب در ايران ميتوان به قطع وزير (٥/١٦×٢٤ سانتيمتر)، قطع جيبي (١١×١٦ سانتيمتر)، قطع پالتويي (١٢×٢٠ سانتيمتر)، قطع رحلي (٢١×٢٨ سانتيمتر) و قطع خشتي (١٩×٢٢ سانتيمتر) اشاره کرد.
بر کنار از قطع کتاب، بايد به اجزاي کتاب اشاره کرد. اجزاي کتاب شامل واحدهاي پيش از متن (جلد، صفح عنوان با سال انتشار، صفحه شناسنامه، صفحه تقويم نامه، صفحه سفيد، صفحه پيشگفتار مولف، صفحه قدرداني، صفحه فهرست و صفحه مقدمه)، متن و واحدهاي پس از متن که شامل پيوستها (واژهنامه، کتاب نامه، فهرست راهنما و نام نامه) است.
روابط عمومي پس از تهيه محتواي مناسب، تعيين قطع کتاب، تهيه طرحها، عکسها، جدولها و نمودارها بايد در زمان صفحهبندي کتاب با يک طراح مشورت کند و پس از آن، عمليات ليتوگرافي و چاپ را با گماردن يک فرد آگاه به امور فني چاپ تحت عنوان ناظر چاپ صورت دهد. بلافاصله پس از چاپ کتاب، روابط عمومي بايد با تهيه ليست افرادي که لازم است کتاب را دريافت کنند، در اسرع وقت نسبت به توزيع آن اقدام کند. اهميت اين مرحله به هيچ وجه کمتر از مرحله توليد کتاب نيست.
١٥- راهاندازي «روزنامه ديواري اعضاء»
يکي از فنوني که ميتواند در بخش «روابط عمومي داخلي» مد نظر قرار گيرد، راهاندازي روزنامه ديواري اعضاء است. اين فن، يکي از راههاي واداشتن اعضاء به نوشتن و مشارکت در کارها و توليد اطلاعات هنري است. براي اين منظور، بايد تابلوي مناسبي را در نظر گرفت و آن را به قسمتهاي مختلفي که بايد از هم تفکيک شوند، تقسيم کرد.
در مرحله بعد، مسئول روزنامه ديواري، بايد اول وقت هر روز، پس از دريافت مطالب مختلف از اعضاء آنها را گزينش و پردازش کرده به نام ارايه دهنده در روزنامه ديواري نصب کند. براي مثال، عناويني مثل «پيشنهاد براي بهبود امور جاري سازمان» و يا اظهارنظر درباره «مهمترين وظيفه سازمان» ميتوانند در رشد فکري اعضاء مؤثر واقع شوند. اگر شما از اين فن استفاده کرديد، توصيه ميشود در پايان هر ماه، ضمن تقدير کتبي از کليه افرادي که به روزنامه ديواري مطلب دادهاند، نويسندگان مطالب برتر را در روزنامه ديواري معرفي و جوايزي به آنان اعطا کنيد. همچنين اختصاصي دادن يکي از عناوين روزنامه ديواري به خلاقيتهاي فرزندان اعضا ميتواند مشارکت افراد خانواده اعضاء را نيز جلب کند.
16- برگزاري مراسم
برگزاري مراسم در مناسبتهاي مختلف، از فنون متداول در روابط عمومي است. مناسبت ميتواند درون و يا برون سازماني باشد. براي اين منظور يکي از کارهاي مهم در روابط عمومي تهيه «جدول مناسبتهاي» درون سازماني و برون سازماني مهم است.
پس از آن روابط عمومي بايد به برنامهريزي مراسم اقدام بکند و در تقويم مشخص، مراسم مورد نظر خود را براي مناسبت مشخص کند. توجه داشته باشيد که شما براي مناسبتي، ميتوانيد فهرستي از فنون روابط عمومي را منظور کنيد تا بتوانيد آن مناسبت را به شکلي با شکوه، گرامي داريد. براي مثال، پارچه نويسي، ايراد سخنراني، برپايي نمايشگاه، برگزاري مسابقه، برگزاري کنفرانس خبري، چاپ پوستر يا بروشور و... ميتوانند در بزرگداشت يک مناسبت مهم درون سازماني مورد توجه قرار بگيرند. يکي از اقدامات مهم در روابط عمومي براي برگزاري هر چه بهتر مراسم گراميداشت مناسبتها، تشکيل دبيرخانه دايمي مناسبتها و مراسم است که از طريق آن ضمن درگير ساختن ساير بخشهاي سازمان در برگزاري مراسم، هماهنگيهاي لازم نيز به عمل آيد.
17- برگزاري همايش
برگزاري همايش، از جمله فنوني است که در روابط عمومي به منظور آموزش، تبادل نظر و اطلاعرساني مورد استفاده قرار ميگيرد. همايش به تجمعي گفته ميشود که در آن روشهاي جديد در هر موضوعي مورد مطالعه قرار ميگيرد و بهترين و آسانترين راهها براي ارتقاي کيفي امور برگزيده ميشود. از جمله اقدامات روابط عمومي براي برگزاري همايش پيش از برگزاري آن، شامل تعيين عنوان، اهداف، تشکيل ستاد برگزاري و گروههاي کاري، تعيين زمان مدت همايش، طراحي مکان، دعوت از مدعوين و سخنرانان و تعيين افراد توانمند براي تهيه قطعنامه نهايي همايش در گروه تدوين قطعنامه است.
تشکيل يک ستاد خبري ويژه براي همايش نيز از جمله کارهايي است که ميتواند پوشش خبري مناسب همايش را به دنبال داشته باشد.
همايش ميتواند گونههاي مختلفي داشته باشد که از جمله آنها ميتوان به کنفرانس، کنگره، سمپوزيوم و سمينار اشاره کرد که نوع آن ار بيشتر در روابط عمومي کاربرد دارد.
1٨- انتشار بولتن
انتشار «بولتن» يکي از ديگر از فنون روابط عمومي است که در روابط عمومي کاربرد بيشتري در مقايسه با نشريه داخلي دارد. «بولتن» نشريهاي است که به وسيله دستگاههاي دولتي در زمينههاي خبري، آموزشي، فني، تخصصي و نظاير آن، که مرتبط با وظايف قانوني و در محدوده فعاليت آنهاست، به منظور ارتقاي سطح آگاهي اعضاء همان دستگاه و مسئولان ديگر دستگاهها در تعداد محدود، فواصل زماني معين، با چاپ يکرنگ و به طور رايگان منتشر و توزيع ميشود.
براي انتشار بولتن در يک سازمان، بايد طبق ماده ١٥ آييننامه قانون مطبوعات، نسبت به اخذ مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي اقدام گردد. مطالب و اخبار بولتن بايد به طور عمده درباره اهداف و شرح وظايف مرکز درخواست کننده و فقط براي استفاده اعضاء باشد. همچنين تعداد صفحات بولتن نبايد از ٤٨ صفحه تجاوز کند و داراي چاپ ساده و حداکثر دو رنگ براي جلد باشد. در صورتي که بولتن علمي باشد، ميبايد از کميسيون بررسي نشريات علمي وابسته به وزارت فرهنگ و آموزش عالي مجوز علمي دريافت شود.
19- مجله ويديويي
مجله ويديويي از فنون جديدي است که اخيراً استفاده از آن در روابط عموميها مورد توجه قرار گرفته است. در اين فن، کاربردهاي ويديو از نمايش فيلم براي اعضاء، ضبط تصويري برنامهها و مراسم، نمايش تصويري فعاليتها، آموزش و بخش همزمان برنامه با استفاده از تلويزيون مدار بسته فراتر رفته است و استفاده جديدي از آن به عمل ميآيد. براين اساس، اهم اخبار و فعاليتهاي تصويري مربوط به سازمان در طول يک زمان معين مثل هفته يا ماه به صورت برنامه تصويري کوتاه همراه با گفتار لازم تهيه ميشود و در محيط پر رفت و آمد سازمان مثل سالن اجتماعات يا طبقه همکف در معرض ديد اعضاء قرار ميگيرد.
٢٠- راهنمايي ارباب رجوع و تابلو راهنما
راهنمايي صحيح و اصولي ارباب رجوع از وظايف بسيار مهم روابط عمومي است که ميتواند نقش بارزي را در جلب رضايت ارباب رجوع ايفا کند. براي اين منظور نصب «تابلو راهنما» در ورودي سازمان از جمله فنوني است که به خدمت گرفته ميشود. تابلو راهنما بايد نشانگر وضعيت استقرار واحدهاي مختلف سازمان، از نظر طبقه اتاق باشد. ضمن اينکه در هر طبقه نيز بايد تابلو راهنماي طبقه که معرف شماره اتاق واحدهاي مستقر در طبقه باشد، نصب شود.
براي راهنمايي بهتر ارباب رجوع صرفا نصب تابلوي راهنما کافي نيست، بلکه استقرار بخشي به نام «اطلاعات مراجعان» در مبادي سازمان که با استفاده از رايانه و با مسئوليت افراد آگاه و خوش برخورد، بتواند بعضي از اطلاعات عمومي را در اختيار مراجعان قرار دهد، ضروري است. همچنين در سالن يا اتاقهايي که افراد و مسئولان مختلف استقرار مييابند، مشخص کردن نام و مسئوليت افراد از طريق «برگ نما» براي هدايت و سهولت کار مخاطب يا ارباب رجوع ضروري به نظر ميرسد. روابط عمومي يک سازمان بايد تلاش کند تا اطلاعات تابلوهاي راهنماي مادر و طبقات پيوسته به هنگام شود.
٢١- سفر تبليغاتي
«سفر تبليغاتي» يا برنامه بازديد از طرحها، اقدامات، توليدات و دستاوردهاي يك سازمان از جمله فنوني است كه درصدد است تا «مخاطبان مطلوب» را از نزديك با دستاوردها و اقدامات سازمان آشنا سازد و در آنان باور عيني نسبت به پيشرفتهاي سازمان ايجاد كند. در برنامهريزي سفرهاي بازديد از طرحها و اقدامات، روابط عمومي بايد افزون بر فهرست كردن طرحهايي كه قابليت بازديد را دارند، فهرست افراد و گروههايي كه بازديد آنان از طرحها ميتواند اثربخشي بيشتري را در پي داشته باشد، تهيه كند. دعوت از رهبران فكري، خبرنگاران رسانهها و جمعي از هريك از قشرهاي جامعه مثل قشر كارمندي، كارگري، دانشآموزي، دانشجويي و ... ارايه تعهدات براي بازديد آنان از طرحها و دستاوردهاي سازمان، ميتواند سازمان و پيشرفتهاي آن را به خوبي به مردم معرفي كند.
در برنامههاي بازديد، پذيرايي از بازديدكنندگان، اطلاعرساني دقيق به آنان، توضيح كامل جزييات موارد قابل بازديد و توزيع نشريات سازمان در بين آنان حايز اهميت است.
روابط عمومي يك سازمان بايد تقويم سفرهاي تبليغاتي خود را با مشخصاتي شامل عناوين پروژههاي قابل بازديد، زمان بازديد، تركيب بازديدكنندگان، برنامههاي جنبي بازديد و اهداف هريك تهيه و به عنوان يك جزء از «برنامه عمل سالانه» منظور كند.
نكته آخر در اين باره، تاييد بر فشرده نبودن برنامة بازديد است؛ به همين سبب اكتفا به حداقل پروژهها براي بازديد، پيشبيني جنبي با گرايش تفريحي و احياناً دادن هداياي تبليغاتي به بازديدكنندگان لازم است كه مورد توجه قرار گيرند تا براي بازديدكنندگان جاذبه بيشتري ايجاد شود.
٢٢- انتشار بروشور
انتشار بروشور يكي ديگر از فنون روابط عمومي در بخش انتشارات است. بروشور يا دفترچه راهنما، وسيلهاي ارتباطي است كه توضيحاتي دربارة موضوعهاي مشخص ارايه ميكند و به طور رايگان به مخاطبان عرضه ميشود. شما بايد بدانيد كه در تنظيم متن بروشور، انتخاب عنوان كلي بروشور، ذكر مقدمه و متن اصلي حايز اهميت هستند. در متن بروشور، شرح موضوع و در مقدمه، هدف و علت انتشار بروشور و در روي جلد آن افزون بر طرح يا عكس، عنوان بروشور، تاريخ انتشار و نام ناشر درج ميشود.
در تعيين شكل و محتواي بروشور، هدف از انتشار بروشور و مخاطبان آن، تعيين كننده هستند.
در نوشتن متن بروشور، توجه به آغاز و گسترش موضوع نوشته از مهم به كم اهميت و از ساده به مشكل، سادگي و رواني مطالب، پرهيز از كاربرد واژههاي تخصصي (مگر با توضيح كامل)، كوتاهي و اختصار و استفاده از تيترهاي متعدد همراه با نمودار، جدول، عكس و طرح ضروري است. به طور كلي ميتوان بروشورها را به دو دسته تقسيم كرد:
الف. بروشورهايي كه با هدف معرفي كلي يك سازمان به مخاطبان تهيه و درواقع شناسنامه موسسه تلقي ميشوند. بهتر است در اين بروشور علاوه بر درج تاريخچه، اهداف، وظايف، عملكرد و برنامههاي سازمان شماره تلفن موسسه نيز درج شود. در اين نوع بروشورها، از كلي بافي پرهيز كرده، و به بيان نمونههاي ملموس از دستاوردهاي سازمان پرداخت.
تعداد صفحات بروشور از چهار صفحه تا تعداد صفحات موردنظر قابل افزايش است، اما در هر صورت بايد مضربي از چهار را انتخاب كرد.
ب. بروشورهايي كه براي كاربرد خاص منتشر ميشوند مثلاً انتشار بروشور براي ارائه در يك نمايشگاه بينالمللي انتخاب حروف مناسب، استفاده بجا از رنگ، نوع كاغذ و عناصر گرافيكي، نكات ديگري هستند كه اعمال دقت در كاربرد بجا از آنها ميتوان بر جذابيت بروشور اضافه كند.
٢٣- برگهاي لايي
انتشار «برگهاي لايي» از جمله فنوني است كه روابط عمومي ميتواند براي پيشبرد اهداف خود مدنظر داشته باشد. «برگهاي لايي» ميتواند در قطع دستي، پالتويي، جيبي يا مجلهاي منتشر و در لابلاي نشريه داخلي، روزنامهها و همراه با فيش حقوقي اعضاء توزيع شود. در برگهاي لايي بايد مهمترين پيام سازمان براي كاركنان يا مخاطبان برون سازماني درج شود. در اين برگها به سبب كمبود فضا بيشتر مطالب درج ميشود و استفاده از عكس، و نمودار و جدول كنار گذاشته ميشود.
٢٤- پاسخگويي به رسانهها
مطالعه مطالب مندرج در روزنامهها، مجلات و ضبط و كنترل برنامههاي راديويي و تلويزيوني و پاسخگويي به پرسشها، تنوير ابهامات و ارايه توضيحات ضروري و يا به عبارت كليتر، «پاسخگويي به رسانهها» يكي از فنوني است كه روابط عمومي در بخش ارتباط با رسانهها به خدمت ميگيرد. روابط عمومي ميتواند در صورت نياز به پاسخگويي، ضمن پاسخ به مورد مشخص، مطالبي را نيز در كنار آن ارايه دهد. «حق پاسخگويي» براساس اصل 23 قانون مطبوعات به رسميت شناخته شده است و روابط عمومي از زمان درج مطلب نيازمند پاسخگويي، تنها يكماه فرصت دارد تا جوابيه خود را به رسانهها بويژه سانهاي که مطلب مورد نظر در آن به چاپ رسيده ارسال کند ضمن اينکه متن جوابيه نبايد از دو برابر اصل مطلب تجاوز کند و يا در آن به يک شخصيت حقيقي يا حقوقي توهين شود.
توجه داشته باشيد که اگر رسانهاي همراه با جوابيه ارسالي روابط عمومي، مطالب يا توضيحات مجددي را درج کند، حق جوابگويي مجدد براي روابط عمومي محفوظ خواهد ماند.
پاسخهاي روابط عمومي به رسانهها ميتواند به شکل تکذيب، توضيح، اصلاح و يا تأييد باشد. زماني مطلبي تکذيب ميشود که خلاف واقع باشد. ارسال توضيح به رسانهها، زماني صورت ميگيرد که مطلب چاپ يا منعکس شده، ناقص يا مبهم باشد اما اگر در انعکاس بخشي از مطلب اشتباهي صورت گرفته باشد، «اصلاحيه» ارسال ميشود.
تأييد مطلب يا خبر زماني صورت ميگيرد که مطلب درج شده يا منعکس شده با وجود صحت احتمال اثر سويي داشته باشد. در اين صورت، روابط عمومي ميتواند با تأييد خبر مطالب جديدي را مطرح کند و آثار سوء قبلي را از بين ببرد.
زماني که ميخواهيد پاسخ را تنظيم کنيد، دقت کنيد تا شماره روزنامه يا مجله يا نام برنامه، تاريخ انتشار يا پخش آن در (روز-ماه-سال) عنوان مطلب يا برنامه، صفحه سطر و ستون يا ساعت و شبکه منعکس کننده مطلب، به نام فردي که مطلب در پاسخ نوشته يا گفته او ارسال ميشود و نام و مشخصات کامل فرستنده پاسخ را در آن ذکر کنيد.
لحن جوابيه روابط عمومي بايد مثبت و از هرگونه تندروي و گلايه دور باشد. سرعت در ارسال جوابيه براي تنوير افکار عمومي بسيار مهم است و روابط عمومي به محض درج هرگونه مطلب نيازمند توضيح بايد آن را با مسئول ذيربط در ميان گذارد و پس از دريافت توضيحات او، نسبت به تنظيم جوابيه اقدام کند.
توصيه ميشود روابط عمومي ستونهاي ويژهاي که مطبوعات به خوانندگان اختصاص ميدهند و تقريباً جايگاه مشخصي را در مطوبعات دارند و نيز آن دسته از برنامههاي راديويي و تلويزيوني را که پيامهاي مردم را پخش ميکنند، کنترل کنند و با ايجاد ارتباطت با آنها، پاسخهاي خود را در کوتاهترين وقت تنظيم و به اطلاع مردم برسانند.
٢٥- آگهي و گزارش آگهي
آگهي و گزارش (رپرتاژ) فنوني هستند که در روابط عمومي کاربرد بسياري دارند، آگهي، وسيلهاي است که پيام دهنده در ازاي پرداخت وجه، از طريق انتشار آن پيام خود را به مخاطب ميرساند. در تهيه و تنظيم آگهي بايد نکاتي را مد نظر قرار داد. يکي از اين نکات، توجه به «مخاطب آگهي» است. براين اساس است که عنوان آگهي مشخص ميشود. نکته دوم، متن آگهي است که بايد متناسب با موضوع باشد. نکته بعدي روشني و رسايي متن آگهي است و بالاخره، عنوان پيام دهنده و سازمان يا فردي که اقدام به نشر آگهي ميکند، در زير متن آگهي ميآيد. در آگهي، هدف اطلاعرساني است مثل آگهي مناقصه مزايد و...
در مقابل آن در «گزارش آگهي» هدف، تبليغ خدمت، کالا و يا يک فعاليت است. تهيه و تنظيم «گزارش آگهي» به مراتب علميتر از آگهي است. در نگارش گزارش آگهي بايد سعي شود که پيام تبليغي در قالب خير به اطلاع مردم برسد و جنبههاي خبري مطلب برجسته شود. به طور کلي در تنظيم گزارش آگهي توجه به سه نکته زير اهميت دارد.
١- پرهيز از بزرگنمايي خبر: متن گزارش آگهي نبايد شکل آگهي شناخته شده را پيدا نکنند و تأثيرگذاري خود را از دست بدهد.
٢- برجسته سازي جنبههاي خبري: گزارش آگهي در واقع نوعي تبليغ است، ولي در ظاهر شکل خبري دارد. برخلاف آگهي که به طور مستقيم و آشکارا شکل تبليغي دارد.
٣-خوداري از انتخاب شيوه «گزارش آگهي» در زماني که مطلب داراي ارزش خبري است. شيوه تهيه و تنظيم گزارش آگهي همان شيوههاي تهيه گزارش خبري است. با اين تفاوت که در گزارش آگهي تنها جنبههاي مثبت موضوع مدنظر قرار ميگيرد و گهگاه از فرصت نيز استفاده ميشود. ضمن اينکه مطلب با مثالهاي بارز و کلمات ساده و بيپيرايه بيان ميشود. بايد سعي کنيد در موارد نادر و در صورتي که امکان انعکاس مطلب را از راههاي ديگر نداريد، به نگارش آگهي متوسل شويد. زيرا زماني که مطلب شما داراي ارزش خبري است ميتواند به شکل خبر انعکاس يايد و نبايد به سراغ «گزارش آگهي» برويد.
