ارتباط گستران پست

.
بودجه بندی ونقش آن در کارایی روابط عمومی:
بودجه روابط عمومی:
تنظیم بودجه، اعمال کنترل دقیق در چگونگی مصرف برای دولت، صاحبان کار و حتی بخش های خدمات اجتماعی اهمیت زیاد دارد. روابط عمومی به ویژه در جامعه آگاه از بودجه بندی امروز ما از این قاعده مستثنی نیست.
بودجه بندی نتیجه فرآیند برنامه ریزی ساختاری است. به این ترتیب سازمان ها برای حمایت از فعالیت ها در زمینه برنامه ریزی نیاز به بودجه بندی دارند، ممکن است این کار برای افراد غیر حرفه ای پیچیده بنماید اما بودجه بندی در چارچوب یک برنامه رسمی روابط عمومی، کمکی لازم و ضروری محسوب می شود.
معمولاً برنامه های بودجه بندی، جنبه های پویایی فعالیت های روابط عمومی را نادیده می گیرند. نکته حائز اهمیت این است که تنها با توجه به هزینه های جاری و نتایج و تغییر آنها نمی توان با درصد گیری که ممکن است. مدیر روابط عمومی آنرا برای آینده مناسب بداند، بودجه قابل قبولی ارائه داد. بدین منظور مذاکرات اولیه با کارکنان روابط عمومی در سازمان به جهت حصول اطمینان از در نظر گرفتن تمامی فعالیت های مهم و همچنین بازبینی کارنامه رسمی در اولویت قرار دارد.
تکنولوژی های نوین ارتباطی ونقش آنها در کارایی روابط عمومی:
در عصر ارتباطات و اطلاعات روابط عمومی ها هم ناگزیر هستند که خود را با تجهیزات و وسایل نوین و شیوه-ها و روش های جدید هماهنگ نمایند و ظرفیت های خود را برای استفاده از این سخت افزارها و نرم افزارها بالا ببرند تا مطابق با انتظارات و توقعات جدید مأموریت ها و مسئولیت های خود را به انجام رسانند. روابط عمومی در یک سازمان مسئول گردش اطلاعات همه جانبه از سوی سازمان به مخاطبان ان و بالعکس می باشد. روابط عمومی بدون برقراری ارتباط و انتقال آن به سیاستگزاران و برنامه ریزان سازمان و سرعت، شفافیت و جهت اطلاع رسانی از مدیریت سازمان به مخاطبان وظیفه اصلی روابط عمومی را تشکیل می دهد. انجام این مأموریت نیازمند دانستن شیوه ها و روش های تازه و کاربرد تجهیزات ارتباطی نوین است. روش های قدیمی و کهنه دستیابی و نگهداری اطلاعات و پردازش و انتقال آن در عصر کنونی که عصر انقلاب اطلاعات و ارتباطات است، روبط عمومی را با سکون مواجه خواهد کرد. (میر سعید قاضی، 1390 ، 60)
ایجاد و گسترش زیرساخت های ارتباطی، ایجاد سایت ها و شبکه های اطلاعاتی، به خدمت گرفتن نیروهای متخصص و آموزش نیروهای موجود به روابط عمومی کمک می کند تا گام های نخست یک روابط عمومی الکترونیک (E-Public Relation) را بنیان گذاری کنند و به عرصه روابط عمومی الکترونیک برسند. اگر روابط عمومی ها نتوانند خود را با پایگاه های اطلاعاتی رسانه ای عصر حاضر همگام نمایند از برقراری ارتباط موثر محروم خواهند بود. امروزه شهروند الکترونیک (E-Citizen)، مخاطبان الکترونیک (E-Organization)، نیازمند روابط عمومی الکترونیک است (همان منبع،61).
امروزه فناوری های اطلاعات به عنوان ابزاری توانمندساز برای مدیران و کارکنان سازمانی، مطرح است. در این میان روابط عمومی های الکترونیک، به عنوان واحد های ارتباطی - اطلاعاتی سازمان، می توانند نقش مهمی در بهینه سازی فرآیند معماری اطلاعات در سازمان ها داشته باشند. چرا که در سازمان هایی که جایگاه روابط عمومی به صورتی مناسب شناخته و تعیین شده است.
سرعت اطلاع رسانی، اصلی ترین عاملی است که روابط عمومی الکترونیک را نسبت به روابط عمومی سنتی، متمایز می کند. روابط عمومی الکترونیک، عامل کاهش هزینه های غیرضروری در انتقال اطلاعات است.
امروزه روابط عمومی ها تنها با کارکنان، سازمان، مشتریان و روزنامه نگاران مواجه نیستند، بلکه با افرادی که ممکن است از سراسر دنیا وارد سایت آنها بشوند و درخواست اطلاعات، خدمات و تسهیلات نمایند، روبه رو خواهند بود (قاسمی، 1386 ، 28).
استفاده از فناوری های ارتباطی باعث تحول جدیدی در روابط عمومی شده است. "جان بردسلی، رئیس واحد روابط عمومی انجمن روابط عمومی آمریکا در این باره می گوید:" تکنولوژی به شما این امکان را می دهد که همزمان با مخاطبان و حوزه های مختلف، در تماس و در حال تعامل باشید و با تقسیم بندی این حوزه ها به جایی برسید که گویا تنها یک نفر با یک نفر دیگر در حال گفتگوست. متخصصان روابط عمومی با استفاده از این فناوری ها می توانند تمامی پیام های متفاوت را همزمان از خطوط مختلف دریافت یا به آنها ارسال کنند. در اینجاست که یک مدیر زبده امور ارتباطات، در آینده نه تنها از مطالب رسانه های انتخابی و در دسترس با خبر خواهد بود بلکه می تواند دقیقاً برآورد کند که کدامیک از این رسانه ها برای گزینش بهتر است. دراین شیوه متخصصان روابط عمومی با طراحان آژانس های تبلیغاتی و رسانه ها، نقش ایفا خواهند کرد (مؤمنی نور آبادی، 1383 ، 39-37).
در روابط عمومی الکترونیک به جای بهره گیری از شیوه های سنتی مواجه با مشتریان یا مخاطبان، از تکنولوژی های الکترونیکی به منظور سهولت، سرعت و فراگیری بیشتر استفاده می شود. در هر صورت فرآیند گام گذاشتن روابط عمومی سنتی به عرصه الکترونیک، یک جهش و گام اساسی برای ورود به دنیای مجازی محسوب می شود و سنگ بنای سایر فعالیت های روابط عمومی در فضای آنلاین در همین مرحله گذاشته می شود.
پس از خروج از روابط عمومی سنتی و آغاز روابط عمومی الکترونیک، راهکارهای ارتباطی الکترونیکی در ارتباط با مخاطب مورد نظر قرار می گیرد و اینترنت، اینترانت، اکسترانت و دیگر رسانه های اجتماعی به منظور تسریع در اطلاع رسانی، ایجاد سهولت برای ارباب رجوع در جهت کار با سازمان، افزایش کارایی، شفاف سازی سازمان در ارائه خدمات و تحقق مفهوم مشتری مداری، مخاطب محوری و ارباب رجوع محوری به کار گرفته می شود که مبتنی بر فضای مشارکت و باز خورد می باشد (امامی، 1387 ، 91).
نتیجه گیری:
روابط عمومی در سازمان های امروزی نقش تعیین کننده ای در برقراری ارتباط بین مجموعه مدیران،کارکنان،مشتریان،رقبا و نهاد های قدرت مرتبط با سازمان ایفا نماید.روابط عمومی به عنوان مدعی العموم مردم و وکیل مدافع سازمان یکی از اصلی ترین کانال های ارتباطی سازمان و برون سازمان با جامعه مخاطبان یاهمان جامعه هدف که از دو طیف مخاطبان درونی سازمان و برون سازمان تشکیل می شوند،نقش مهمی در تشریح وضعیت موجود،تبین اهداف ارتباطی و رسانه ای و تعیین سازو کارها و تکنیک های برقراری تعامل منطقی و هدفمند سازمان با جامعه خارج از آن ایفا می کند که تقویت این حوزه می تواند زمینه ساز حرکت های اثر بخش در سازمان به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده باشد.
همانگونه که دراین پژوهش به آن اشاره و پرداخته شد، نقش راهبردی یکی از بارزترین و مهم ترین نقش هایی که روابط عمومی می تواند با اشراف و احاطه بر اطلاعات درون و برون سازمانی ،تصمیماتی مبتنی بر هدف اتخاذ کرده ، شناخت کاملی نسبت به محیط اطراف خود داشته باشد.به این ترتیب روابط عمومی کارآمد و موثر به عنوان یکی از مهمترین وظایف مدیریت می تواند تصمیم گیری های مدیران را با موفقیت همراه نماید.
مدیریت سازمان برای هدایت ،هماهنگی و رهبری سازمانی نیازمند روابط عمومی کارآمد است.مدیران باید بتوانند نگرش ها و علایق افراد سازمانی و برون سازمانی را به نحوی همسوی اند که کنش های متقابل آنان در حین انجام فعالیت ها منجر به بقای سازمان و معطوف به اهداف کلان آن باشد.در این خصوص نیز نقش روابط عمومی بسیار مشهود است. روابط عمومی می تواند با بهره گیری از ابزارها و حمایت های لازم از جمله دیدگاه متعالی مدیران به جایگاه و تقش روابط عمومی ،تخصیص بودجه مناسب،استفاده از تکنولوژی های نوین ارتباطی و امکانات ارتباطی درون سازمانی و برون سازمانی همراه با یک برنامه راهبردی وپیوست های ارتباطی و .. نیازها و خواسته های جامعه مخاطب سازمان را شناسایی،تحلیل نماید و مدیریت را در شناخت درست و تلاش برای برآورده ساختن آن یاری رساند.
اما الگوی یک روابط عمومی کارآمد و با کارایی لازم آن است که بتواند به استقرار و حفظ فهم دوجانبه بین سازمان و گروه های مرتبط (تفاهم) کمک کند.
در این الگو که اساس آن فهم مشترک است،رابطه یک سویه نیست بلکه دوسویه و تعاملی است.
در روابط عمومی عمومی تعاملی که همچون شبکه اجتماعی در سطح سازمان و خارج از آن فعال است هیچ امری از رصد روابط عمومی پنهان نیست و می تواند با بهره گیری از تکنولوژی های نوین ارتباطی و در بستری که از نیاز سنجی،افکارسنجی،تحلیل داده و بازخورد به نحو کاملی استفاده می کند،سعی در القاء مفاهیم سازمان خود به مخاطب ندارد،بلکه به تفاهم و دستیابی به یک فهم مشترک می اندیشد.این الگو به الگوی دوسویه همسنگ که از سوی گرونیک و هانت مطرح شد نزدیک است و از بسیاری از ویژگی های آن همچون توجه به اخلاق،تعدیل سیاست های سازمان،ارزیابی فعالیت ها،گفت و گو ، مشارکت و تفاهم بهره می برد.
بر این اساس باید گفت: کارایی روابط عمومی و عوامل موثر بر آن بستگی زیادی به عوامل ذیل دارد.چنانچه بر این عوامل وکارکردها واقف و براساس آن در تصمیم گیری های توجه نماید،دستیابی به کارایی و تفاهم ممکن خواهد شد.
1- کارکرد درون سازمانی: بیشتر حول محور نیروهای درون سازمان می چرخد و روابط عمومی می تواند تعامل را در جامعه مخاطب خود تقویت نماید.ارتقای فرهنگ سازمانی،دستیابی به اهداف سازمان و اطلاع رسانی درست خط مشی،چشم انداز و ماموریت سازمان در جهت استراتژی های کلان سازمان
2- کارکرد برون سازمانی: در این کارکرد روابط عمومی به دنبال برقراری ارتباط درست و موثر با جامعه مخاطبان خود در حوزه خارج از سازمان است و تلاش می نماید و با بهره گیری از تکنولوژی های نوین ارتباطی و منابع مالی و حمایت های مدیریت ارشد،مدیریت افکار عمومی،اطلاع رسانی و تبلیغ خدمات و دستاوردها،پاسخگویی، ارتباط با شرکای سازمانی که همگی در جهت اهداف سازمان صورت می پذیرد.
3- کارکرد راهبردی: روابط عمومی با شناسایی نقاط ضعف و قوت،فرصت ها و تهدیدها ، با استفاده از نیروهای متخصص،ابزارهای ارتباطی و تحلیل داده ها و ارایه گزارش نقش کلیدی خود را در تصمیم سازی و تصمیم گیری سازمان برای رسیدن به اهداف کلان خود یاری می نماید.