تکنیک اداره جلسات

 

مقدمه

برگزاری "جلسات" برای انجام هر فعالیت گروهی و با هدف همفکری، اطلاع رسانی و یا هماهنگ نمودن کارها لازم است. اداره‌ موثر جلسات کاری، مهارتی است که تاثیر زیادی در پیشرفت گروه دارد. بی‌شک اگر به تجربه‌های خود رجوع کنید، جلسات خوب و موثری را به یاد می‌آورید که بعد از تمام‌ شدن، همه موضوعات به خوبی بررسی شده‌ بودند و هر کس وظیفه‌اش را می‌دانست. همچنین، جلسات خسته‌کننده و بی‌حاصلی را هم به یاد می‌آورید که بعد از صحبت‌ فراوان، ابهام زیادی باقی ماند، مسئولیت‌های فردی مشخص نشد و یا تصمیمی که لازم بود، گرفته نشد. اصولا یک جلسه‌ موثر، اهداف مشخصی را برآورده ساخته، منجر به جریانات مثبتی در روند کار شده و در حداقل زمان ممکن برگزار می‌شود. در این مقاله مهم‌ترین تکنیک‌ها و نکته‌های لازم، برای برگزاری یک جلسه‌ کاری موثر آمده‌ است.

در سال‌های ۸۸ تا ۹۰، حسام مسئول هماهنگی جلسات در گروه داوطلبانه‌ «مترجمان سپهر» بوده‌است؛ در طول این مدت، جلسه‌های خوبی برگزار می‌شد. ابهام‌های کار به صورت گروهی برطرف می‌شد، اعضا مشارکت خوبی در تصمیم‌ها داشتند و معمولا هماهنگی‌ها مختصر و مفید انجام می‌گرفت. ابتدای سال ۹۱ حسام اعلام کرد که پذیرش تحصیلی گرفته و از اول تابستان باید به کارهای آمادگی سفر بپردازد و از ابتدای پاییز هم به صورت اینترنتی با گروه همراه خواهدبود.

از آنجا که یکی دیگر از اعضای گروه، آزاده دانش تخصصی خوبی نسبت به سایر اعضا دارد و همچنین رابطه‌ای صمیمانه با همه اعضا گروه دارد، تصمیم جمع بر آن شد که از ابتدای سال ۹۱، هدایت جلسه‌های گروه با آزاده باشد. ولی متاسفانه بعد از دو ماه فعالیت، جلسات هفتگی گروه، کم‌بازده و خسته‌کننده شده ‌است؛ به صورتیکه:
- گاهی لازم می‌شود که صحبت‌های یک جلسه در جلسات بعد دوباره تکرارشود و تصمیم‌ها به دلایل غیر منطقی عوض شود.
- گاهی فضای جلسه به سمت رفع تکلیف و سرهم‌بندی تصمیم‌ها می‌رود.
- گاهی تا نیمه جلسه فقط باید توضیحاتی برای روشن شدن موضوع صحبت ارائه شود (چرا که افراد از قبل با موضوع مورد بحث آشنا نیستند) و جلسه‌ها طولانی می‌شود.
- گاهی بعد از گرفتن تصمیمات، مسئولیت‌ها به‌ روشنی مشخص نمی‌شود و در جلسات بعد بخشی از کارها ناتمام مانده ‌است.

قرارشد گروه یک ماه به آزاده فرصت دهد و به او کمک کند تا مشکلاتش را شناسایی کرده و برطرف کند. این روزها، او به روشی که برای اداره جلسات داشته فکر می‌کند و تلاش می‌کند با راهنمایی حسام روش موثرتری پیدا کند.

پیش از برگزاری جلسه

قبل از برگزاری یک جلسه، فعالیت‌هایی لازم است که منجر به تهیه‌ "دستور جلسه" و پیوست‌های آن خواهدشد. این فعالیت‌ها عبارتند از:

یک - تنظیم سرفصل‌های جلسه و اولویت آنها

• خیلی دقیق و مشخص "بنویسید" که از برگزاری جلسه چه هدف‌هایی را دنبال می کنید. مثلا در گروه "مترجمان سپهر"، حسام از آزاده خواست که قبل از هر جلسه این جمله را برای خود کامل کند: "در پایان جلسه، انتظار دارم که اعضا گروه ..."
o تصمیم‌گیری یا برنامه‌ریزی جدید انجام داده باشند؟
o در مورد موضوعی، ایده‌پردازی یا اطلاع‌رسانی کرده باشند؟
o پیشرفت یک فعالیت را مرور کرده باشند؟
• بر اساس اهداف نوشته‌ شده، لیستی از سرفصل‌های جلسه تعیین کنید و به هر کدام زمانی اختصاص دهید.
• فراموش نکنید که جلسه‌ موثر تا جای ممکن کوتاه است. بعد از ۴۵ دقیقه، اعضا معمولا بی‌حوصله و بی‌دقت می‌شوند.
• صحبت‌های مهم‌تر و چالشی‌تر را اول قرار دهید.
• زمانی برای شروع (احوالپرسی و مرور دستورجلسه) و پایان (ارائه جمع‌بندی) درنظر بگیرید.

دو - انتخاب شرکت‌کنندگان و تنظیم زمان جلسه 
• با توجه به سرفصل‌های جلسه، مشخص‌ کنید حضور چه کسانی لازم است و تا می‌توانید جلسه را کم‌ تعداد برگزار کنید.
• برای تعیین زمان جلسه، هرگز به صورت باز و کلی سوال نکنید که: "ترجیح شما چه زمانی است"؛ در عوض، چند گزینه‌ واقع‌بینانه را پیشنهاد دهید و سئوال کنید: "کدام از این زمان‌ها برای شما مناسب‌تر است".
• معمولا در هر جلسه، حضور یکی دو نفر از اعضا بسیار حیاتی است؛ زمان‌های پیشنهادی برای جلسه را ابتدا با این افراد چک کنید.
• اگر به صورت مرتب (هفتگی یا ماهانه) نیاز به جلسه دارید، زمان ثابتی در نظربگیرید (مثلا: دوشنبه‌ها، اولین دوشنبه هر ماه)؛ در این صورت بهتر است دو روز قبل از هر جلسه یادآوری به اعضا داشته باشید.
• فراموش نکنید که حضور همه اعضا در همه جلسات ممکن نیست و بهتر است جلسه را با تعدادی غایب تشکیل دهید تا اینکه آن‌ را مرتب عقب بیندازید.

سه - آماده‌کردن مستندات و اطلاعات لازم
• گاهی برای صرفه‌جویی در زمان، یک مطلب را پیش از جلسه به اعضا ارایه می‌کنیم تا بخوانند و در مورد آن فکر کنند. بهتر است یک پیوست‌ حاوی چکیده‌ مختصری از مطلب باشد؛ واقع‌بین باشید، اعضا فرصتی برای مطالعه‌ یک مطلب طولانی ندارند.

چهار - ارسال دستور جلسه و پیوست‌ها برای اعضا 
• برای یادآوری زمان جلسه و آماده‌کردن اعضا، دستورجلسه و پیوست‌هایش را، چند روز قبل از جلسه، برای همه ارسال کنید.

حین برگزاری

یک - شروع جلسه: 
• صمیمی و با انرژی مثبت شروع کنید.
• یک بار سریع و فهرست‌وار بگویید انتظار از جلسه چیست؛ چه سرفصل‌هایی در آن جلسه دارید و به هر کدام چقدر وقت می‌دهید.
• قوانین و قواعد جلسه‌تان را سریع مرور کنید. مثلا: برای صحبت و سئوال "نوبت می‌گیریم"؛ "موبایل‌ها را خاموش می کنیم" ؛ "بر اساس زمان های از پیش تعیین شده صحبت ها را تمام می‌کنیم" و ... 

دو - هدایت‌ منظم جلسه: 
• بر اساس فهرستی که از قبل درست کردید (دستورجلسه) هدایت‌کنید تا قدم‌ به قدم به همه موضوع‌ها پرداخته شود.
• تا جای ممکن جلسه باید کوتاه باشد. اگرچه لازم است صحبت‌ها کامل باشد که چیزی از قلم نیفتد، ولی مراقب باشید حرف‌های فرعی و بی‌فایده وقت جلسه را نگیرد.

سه - تسهیلگری جلسه:
• تسهیلگر، يكي از اعضا جلسه است كه نقش ناظر بی‌طرف را ايفا مي‌كند و وظيفه دارد صحبت‌ها را به سمت بازشدن مسئله‌ پيش ببرد (تا متقاعد كردن). اين نقش، در صورتی كه بحث‌ها جدی و چالشی شوند بسيار مهم است. تلاش‌ کنید در هدایت جلسه نقش تسهیلگر را بازی کنید:
o زمان هر موضوع را کنترل کنید و به تک‌تک سرفصل‌های جلسه بپردازید.
o افراد را به رعایت نظم در صحبت‌ها و نوبت‌گرفتن تشویق کنید.
o صحبت‌ها را به مسیر اصلی هدایت کنید.
o کمک کنید احساسات از منطق و مصالح گروه جدا شود.
• اگر در یک موضوع، صحبت طولانی شد یا پیچیدگی‌‌ نظرات زیادشد، هر از چندی سئوال کنید: "آیا برای همه واضح است در مورد چه چیزی حرف می‌زنیم؟" ارائه شرحی مختصر از صحبت‌های انجام‌ شده، ذهن ِ اعضا گروه را شفاف‌ کرده و دنبال‌کردن مطلب را ساده‌ می‌کند.
• اگر بحث و تنش بالا گرفت، به همه‌ جمع چند ثانيه سكوت دهید تا با آرامش به گفتگو ادامه دهند.

چهار- درگیرکردن همه شرکت‌کنندگان
• اگر فقط شما صحبت‌کنید، گروه احساس می‌کند نظراتشان اهمیت ندارد و فقط مجری نظرات شما هستند. تعادل منطقی در اندازه صحبت های گروه و خود ایجاد کنید.
• سعی کنید همه در صحبت شرکت‌ کنند. اگر شخصی ساکت است، مستقیم از او بپرسید: "نظر شما چیست؟ چیزی برای اضافه‌کردن به موضوع و بحث دارید؟"

پنج - اگر لازم است گاهی نقش مُـنتقد بی‌رحم باشید: (Devil’s Advocate) 
• اگر لازم می‌دانید در موضوعی مخالفت کنید یا مشکلات را گوشزد کنید، تذکر دهید که "من دارم نقش منتقد بی‌رحم را بازی می‌کنم که همه جنبه‌ها دیده‌ شود."
• حتی بسیار مفید است که یکی از اعضا را تشویق کنیم تا نقش منتقد بی‌رحم را بازی کند. با این کار اشکال‌های احتمالی شناسایی می‌شوند.

شش- تهیه صورت‌جلسه
منظور از صورت‌جلسه، شرح مهم‌ترین صحبت‌های انجام شده در جلسه است. بهتر است از همان سرفصل‌هایی که قبل از جلسه آماده کردید استفاده کنید؛ زیر هر سرفصل، در چند جمله‌ خلاصه بنویسید که مهم‌ترین صحبت‌هایی که مطرح شد چه مواردی بود. سخت نگیرید! از جمله‌های ساده استفاده کنید و نگران ِ اشتباهات نگارشی نباشید. مثال زیر بخشی از صورت جلسه‌ گروه مترجمان سپهر است:‌ (تا جای ممکن خلاصه است؛ بخش‌های فراموش‌ شده رها شده‌ است؛ و حتی غلط املایی دارد!)

هفت - جمع بندی "نتیجه" جلسه:‌ (چه کسی، چه چیزی، تا چه زمانی)
اگر برگزاری جلسه و صحبت‌های گروهی، در پایان به یک تصمیم یا اقدام مشخص منجر نشود، چه فایده‌ای خواهد داشت؟ در پایان هر جلسه، با ارایه یک جمع‌بندی مختصر و موثر، مشخص کنید چه کارهایی باید انجام شود. برای جمع‌بندی از الگوی زیر استفاده کنید. سعی کنید برای هر فعالیت تنها یک مسئول مشخص کنید؛ و از هر کس بپرسید آیا به‌روشنی می‌داند باید چه کاری انجام دهد و آیا سئوالی دارد.

پس از جلسه

ارسال صورت‌جلسه و جمع‌بندی مسئولیت‌ها

• سعی کنید صورت‌جلسه (شرح صحبت‌ها) و جمع‌بندی مسئولیت‌ها (چه چیزی، چه کسی، تا چه زمانی) را نهایتا تا یک روز بعد از جلسه برای اعضا ارسال کنید.

پیگیری‌های بعدی

• یکی از راه‌های پیگیری بعد از جلسه، برگزاری جلسات منظم (مثلا هفتگی) است. در این جلسات، بعد از شروع، وقتی را برای مرور فعالیت‌های گذشته اختصاص دهید و از هر عضو بخواهید سریع و مختصر پیشرفت کارش را توضیح دهد.
• راه دیگری برای پیگیری‌های بعد از جلسه، تعیین یک نفر در نقش کنترل‌کننده است. در یک سازمان داوطلبانه که در زمینه کودکان مبتلا به سرطان فعالیت دارد، کنترل‌کننده‌، بعد از جلسه را به شوخی "دیو" خطاب می‌کنند! وظیفه‌ "دیو"، یادآوری کارهای افراد در طول هفته است. نقش دیو به صورت گردشی بین اعضا تغییر می‌کند تا پیگیری‌های مدام یک نفر جنبه دلخوری و شخصی ایجاد نکند.

کمپین روابط عمومی

اگر بخواهیم حوزه‌ها را تقسیم کنیم، می‌شود گفت که دو حوزة مشخص داریم: یکی حوزة اجتماعی است که سوادآموزی، بهداشت و خیلی از فعالیت‌های اجتماعی در آن، می‌گنجد. دیگری نیز حوزة سیاسی است که بسیار گسترده است و بعد حوزة ارتباطی که شامل تبلیغات، روابط عمومی، رسانه‌ای و بازاریابی است.


اینها حوزه‌هایی هستند که به نوعی وجه غالب در مبارزة ارتباطات است.

اگر مبارزه را یک برنامة همه‌جانبه در نظر بگیریم که به دنبال ایجاد نوعی سینرژی در کارهای ارتباطی است، بنابراین، باید کاری برنامه‌ریزی شده باشد. شاید گاهی برای ما عجیب باشد که کمپین چیست و کارزار چیست؟ علتش این است که ما به روابط عمومی‌های روزمره یا روتین که عمدتاً در سازمان‌های دولتی می‌بینیم عادت کرده‌ایم. اما در سازمان‌های دولتی هم روابط عمومی ناچار است به سمت و سویی برود که باز هم ویژگی‌های کمپین را داشته باشد. آنجا که شما هفته را هفتة دولت اعلام می‌کنید، در واقع اینجا عملکرد و کارنامة دولت‌، محور قرار می‌گیرد و گاه برنامة دولت در محور قرار می‌گیرد و یک هفته به آن اختصاص می‌دهیم، چون باز هم می‌خواهیم سینرژی به‌وجود آوریم، می‌خواهیم کار ما تأثیر بیشتری داشته باشد و این کار بدون برنامه نمی‌شود. بنابراین، یک جدول زمان‌بندی خواهیم داشت، بودجه‌ای برای این کار اختصاص می‌دهیم، نیروی انسانی اختصاص می‌دهیم، هدف‌هایی را مشخص می‌کنیم، برای کارمان استراتژی معین می‌کنیم و بعد فنونی را برمی‌گزینیم. خلاصه اینکه، اگر کار، برنامه‌ریزی شده و مطابق با اصول روابط عمومی باشد، قاعدتاً در پایان هم باید ارزیابی داشته باشیم که آیا به هدف‌هایی که مشخص کرده‌ایم رسیده‌ایم یا نه؟

یک کمپین، بدون شک باید از تمام اصول یک کار برنامه‌ریزی شدة روابط عمومی پیروی کند. این کار برنامه‌ریزی شده، اولین کارش، شناخت یا آشنایی با موقعیتی است که در آن قرار داریم. این همان وضعیت موجود است که در اکثر حوزه‌هایی که کمپین را تعریف می‌کنند، مشترک است. علاوه بر آن، کار پژوهشی نمی‌تواند بدون پرسش یا فرضیه باشد. بنابراین، باید یک سری سؤال در آغاز کار داشته باشد. برای هر کار پژوهشی، کارزار یا کمپین باید ابتدا به سراغ نظریه‌ها برویم تا بدانیم براساس چه نظریه‌ای می‌خواهیم کار کنیم و چه رویکردی را می‌خواهیم اتخاذ کنیم. روابط عمومی می‌تواند رویکردهای مختلفی داشته باشد. شما می‌توانید رویکردی داشته باشید که عمدتاً تکنیک باشد و بر رسانه‌ها تکیه کنید. با استفاده از ایده‌هایی که در مدیریت مسائل وجود دارد، از موضوعات استفاده کنید و هنگامی که شما با ارتباطات بحران یا ارتباطات ریسک روبه‌رو هستید، حتماً نیاز دارید که کارتان، کار برنامه‌ریزی شده باشد. چون کوچکترین اشتباه شما باعث می‌شود که عملکرد روابط عمومی زیر سؤال قرار گیرد. در این موارد، مسئول روابط عمومی زودتر از دیگران قربانی می‌شود، زیرا اگر در ارتباطات، ریسک باشد به‌راحتی نمی‌توانید هر اطلاعاتی را منتشر کنید و زمان انتشار اطلاعات باید به دقت انتخاب شده باشد. برای مثال، در حوزه‌های بهداشت زمانی که بیماری‌های واگیردار بروز می‌کند، در ارتباطات ریسک قرار داریم. یا جایی که مؤسسه‌ای یا سازمانی مشکل هویت پیدا می‌کند، آنجا هم می‌شود گفت که باید برنامه‌هایی وجود داشته باشد که بتواند بحران مؤسسه را از طریق ارتباطی دنبال کند و در چارچوب کار برنامه‌ریزی شده باشد.

به هر حال، هدف هر کمپینی بعد از آنکه وضعیت موجود را شناختیم، مشخص می‌شود. این هدف می‌تواند درازمدت، کوتاه مدت یا توأمان باشد. بسیاری از سازمان‌ها، مخاطبانشان را در مرحلة سوم مشخص می‌کنند. به عبارت دیگر اگرچه برنامه‌های روابط عمومی در جامعه، با مخاطب عام سروکار دارد، اما در کارهای برنامه‌ریزی شده با مخاطبان مشخص روبه‌روست. یعنی مخاطبان را به‌طور دقیق تعریف می‌کند و ویژگی‌های آنها را مشخص می‌کند؛ زیرا می‌خواهد بعداً ارزیابی کار را دنبال کند.

راهبرد (استراتژی) که در روابط عمومی دنبال می‌کنیم دو وجه دارد: وجه خرد و وجه کلان. برای کار روابط عمومی با انگارة ارتباطات یکپارچه، عناصری را می‌تواند ذکر کرد. براساس نوشتة آقای «سن بست» در کتاب استراتژی روابط عمومی، می‌توانیم هشت حوزه را نام ببریم که بعضی به بخش خصوصی یا دولتی و برخی به امور عام‌المنفعه و سازمان‌های غیردولتی مربوط می‌شود.

اگر بخواهیم در حوزة امور عمومی کار کنیم، یعنی خرد و کلان را جدا کنیم، با روش (متد)هایی سروکار داریم که یکی از آنها دیپلماسی است. امور عمومی همان public communication یا public offairs است. «لابی» یکی از روش‌های دیگری است که استفاده می‌شود. اینها زمانی معنادار است که هدفتان را مشخص کرده باشید. هر کدام از این هشت حوزه، دسته‌ای از این متدها را می‌تواند دربرگیرد.

بنابراین، تفاوت این هشت حوزه و متد بسیار مهم است؛ یعنی جایی است که شما فنونی را به کار می‌برید. اگر مربوط به امور عمومی باشد، در حوزة تجاری کارساز نیست. چون در اینجا، گروه‌های فشار را داریم.

گاه در حوزة امور عمومی می‌خواهید قانونی را به نفع جمعی که روابط عمومی، نمایندگی آن را دارد، به تصویب برسانید. گاه شعار یک سازمان غیرانتفاعی مطرح است. مسئله‌ای که می‌خواهید در جامعه مطرح کنید تا آگاهی جامعه را نسبت به آن مسئله بالا ببرید.

به هر حال، هدف کوتاه‌مدت می‌تواند آگاهی دادن باشد، اما در نهایت شما می‌خواهید حمایت قانونی برای آن پیدا کنید که در کشور ما کمتر رایج است. ولی در کشورهای دیگر روابط عمومی در این حوزه، بسیار فعال است. یکی از بندهایی که به روابط عمومی مربوط می‌شود، جذب بودجه‌هایی است که به صورت کمک‌های مردمی انجام می‌شود تا بتوانند مسئله‌ای را مطرح کنند. برای مثال، سن سربازی در کشور ما گاهی بالا می‌رود، گاهی پایین می‌آید. این می‌تواند یک موضوع عمومی باشد. گاه سربازی را به کالاهای قابل خرید و فروش تبدیل و گاهی حذفش می‌کنیم. این نشان می‌دهد که در عرصة عمومی، نهاد یا سازمانی درست نشده است که بخواهد روی دولت اثر بگذارد. به عبارتی، مسئله از سوی جامعه به طرف قانون‌گذار نمی‌رود. برای مثال، خط عابر پیاده در تهران، درصد بالایی از کشته‌ها را به خود اختصاص داده که حاصل از خطای عدم استفاده از مقررات، بخصوص توسط راننده‌ها یا ناآگاهی شهروندان است.

اگر روابط عمومی غیردولتی را بررسی کنیم، یعنی روابط عمومی بخواهد به عنوان فلسفه در ایران کار کند، می‌تواند این را به‌عنوان یک موضوع انتخاب و برایش یک کمپین خوب تعریف کند. و زمانش هم می‌تواند کوتاه‌مدت یا درازمدت باشد و نیروهای مسئول را به جایی برساند که تعداد کشته‌های ما روی خط عابر پیاده کم بشود. وحشتناک است وقتی آمار تعداد کشته‌های تصادف در ایران با کشته‌های جنگ برابری می‌کند. در همة دنیا این کار، کار روابط عمومی است.

بنابراین، این حوزه، حوزة امور عمومی است. در اینجا یکی از فنونی که استفاده می‌شود، «لابی» است. روابط عمومی بخشی از مدیریت بحران را هم می‌تواند هدایت کند که شکل‌های مختلفی دارد. برای مثال، گاهی یک سازمان مشکل رضایت مشتری را دارد، در این حوزه قرار می‌گیرد یا موردی که شما در عرصة بین‌المللی و عرصة اقتصادی می‌بینید که پیداشده و همة سازمان‌ها بدون استثنا درگیر آن هستند. در این زمینه هم روابط عمومی دخالت می‌کند. برای هر سازمانی باید نشست و فکر کرد که آن سازمان چگونه می‌تواند مصون بماند. مثلاً، جایی که مشتریان به بانک اطمینان ندارند و پول‌هایشان را از بانک بیرون می‌برند، و فاجعه‌هایی طبیعی که در این عرصه به‌وجود می‌آید، در حوزة بحران قرار می‌گیرد و روابط عمومی باید کاری کند. به‌عنوان مثال، در زمان کوتاه، همه چیز را بسیج کند؛ یعنی بودجه، انرژی و نیروی انسانی. آخر سرهم ارزیابی کند و ببیند کاری که انجام داده چه ارزشی داشته است.

کار دیگری که خیلی رایج است، کارهای ترویجی (publicity) است. این بخش شامل کارهای مختلفی نظیر گزارش عملکرد، گزارش‌های فصلی، شفاف‌سازی، ارائة اطلاعات عمقی، بروشور، کتابچه، و کارهای انتشاراتی در حوزة روابط عمومی است و اثرش عمدتاً درازمدت است. ولی ابزار کوتاه‌مدت هم مثل پوستر دارد و از رسانه‌های جدید مثل CD یا DVD نیز استفاده می‌شود.

دو حوزة مهم دیگر،‌ یکی ارتباطات رسانه‌ای است. شما می‌توانید کمپین را در واقع فقط از طریق ارتباط با رسانه‌ها تعریف کنید و این انرژی را به‌وجود آورید؛ یعنی تولید بیشتر خبر، گزارش و عکس. می‌توانید یک هفته یا ده روز فقط به رسانه‌ها اطلاع‌رسانی کنید و حجم مطالب زیر چاپ یا پخش برنامه‌ها را بالا ببرید.

شما در هدفتان مشخص کرده‌اید که به کجا می‌خواهید برسید، بعد ابزارتان را انتخاب کرده‌اید. در پایان نیز می‌توانید با ارزیابی کردن اینکه توانسته‌اید در عرض یک هفته به اندازة کل سال در روزنامه، مطلب چاپ کنید و اگر هدفتان بالا بردن آگاهی بوده است، هوشیارسازی ایجاد کنید یا میزان توجه مسئولان و مردم را بالا ببرید.

حوزة دیگر که بسیار مورد استفاده است، مدیریت رویدادهاست. بسیاری از سمینارها، کنفرانس‌های علمی، نمایشگاه‌ها و بازدیدها رویدادی است که ما در روابط عمومی طراحی می‌کنیم. و برای اهدافی است که گاه آموزش عمومی را بالا می‌برد، یا برای بالا بردن آگاهی و هوشیار کردن افراد است یا صرفاً برای تغییر دادن تصویر (Image) یک سازمان است. روابط عمومی آن‌طور که مدنظرمان است و مواردی که به بازاریابی نزدیک است، می‌تواند از فنونش استفاده کند. ولی اینجا راهبرد را بازاریابی تعریف می‌کند. در بحث فروش و بازاریابی عمدتاً از تبلیغات آگهی‌ها استفاده می شود علاوه بر روش‌های معمول، رسانه‌[ایی مثل «پارکست» و تلفن همراه 0موبایل) به کار می‌رود و یک پیامک ارسال می‌شود که فلان نمایشگاه تشکیل شده یا فلان کالا به بازار آمده است. نکتة دیگری که وجود دارد و انتظار زیادی از روابط عمومی در حوزة انگاره‌سازی وجود دارد، بحث مدیریت خوشنامی یا کسب شهرت برای سازمان است. در اینجا می‌توان گفت که ارتباطات، دو وجه پیدا می‌کند؛ یکی ارتباطات مدیریت است که باید رهبر یا مدیر مؤسسه را به‌گونه‌ای در مطبوعات و رسانه‌ها منعکس کرد که تصویر (Image) مثبتی برای آن مؤسسه بسازد یا حضور مدیران را در رسانه‌ها افزایش داد تا بتوان شایعات را از بین برد. خلاصه اینکه، در این حوزه Identity مؤسسه که جدا از Image است، موردنظر قرار می‌گیرد. وجه دیگر این است که می‌توانیم با انجام دادن فعالیت‌های ارتباطی مشخص در درون و بیرون از سازمان، بحران‌های احتمالی را حل کنیم و به جلو برویم.

یکی دیگر از حوزه‌ها هم تحقیق و توسعه است. روابط عمومی، دو یا سه ابزار مشخص در کمپین دارد. یکی ارزیابی ریسک روش پیماشی یا افکارسنجی است. کارهای دیگری مثل پایش محیطی یا (Monitoring) هم وجود دارد که روابط عمومی در حالت عادی انجام می‌دهد، ولی وقتی کمپین را شروع می‌کند، مونیتورینگ یا پایش محیط بسیار شدیدتر است. بنابراین، بخشی از برنامه‌ای است که تنظیم می‌شود.

حوزة دیگر که در روابط عمومی‌های کشور ما کمتر دیده می‌شود، البته وجود دارد اما ما نام روابط عمومی روی آن نمی‌گذاریم، جمع‌آوری اعانات و شرکت در امور خیریه است. در حالی که روابط عمومی‌ها در همه جای دنیا پیشگام در کارهای خیر هستند؛ کمک جمع‌آوری می‌کنند و با این کمک‌ها، استقلال حرفه‌ای خودشان را حفظ می‌کنند، و از طرف دیگر میزان مشارکت اجتماعی را افزایش می‌دهند.

این مطالب نشان می‌دهند که اگر بخواهیم یک کمپین را اجرا کنیم، چه فرایندی را باید طی کنیم.

اولین بحث این است که کمپین را در کدام یک از این حوزه‌ها قرار می‌دهیم. برای مثال، باید آیا تا به حال، اتفاق افتاده که انجمن روابط عمومی یک کمپین را شروع کند و مشخص سازد من کجا هستم، کجا می‌خواهم بروم و چگونه باید به آنجا برسم؟ این کار را در حد مطلوب نکرده، ولی نمی‌توانیم بگوییم که هیچ کاری هم نکرده است. انجمن روابط عمومی از 1370 فعالیتش را از نو شروع کرده است. یکی از تکنیک‌هایی که داشته «سخنرانی‌هایش» بوده است که در حوزة آموزش قرار می‌گیرد.  منتهی این کار به حالت روتین درآمده است.

چیزی که من جایش را در کمپین‌های سازمان‌ها خالی می‌بینم این است که برخی کمپین‌های دولتی به صورت روتین درآمده و به نظر می‌آید که کسی نمی‌داند برای چه انجام می‌شوند؟ مثلاً در هفتة دولت یا دهة فجر، یک کار و مبارزة همه‌جانبه داریم، منتهی بیشتر جنبة تشریفات و حالت روتین پیدا کرده است.

مسئلة دیگری که جایش در جامعة ما خالی است و کسی دنبالش نمی‌رود و یا اینکه اصل قضیه است در کمپین دیده نمی‌شود، موضوع و مسئله است. اگر بخواهیم مثال بزنیم، در عرض 52 هفته، حداقل 20 مورد را می‌توانم بگویم. هر هفته پارچه‌ای روی در و دیوار می‌بینیم که هفتة فلان مبارک باد! اما در این هفته چه کاری انجام می‌شود، آیا منسجم کار کرده، آیا کارش برنامه داشته‌،‌آیا هفتة بعد کارش را ارزیابی کرده؟ چون طرح مسئله اصلی معمولاً فراموش می‌شود و موضوع به صورت شفاف دیده نمی‌شود، نتیجه، یک‌سری عدد و رقم می‌شود که مثلاً این مقدار خبر داشتیم و فلان میزان مقاله داشتیم؟ این مقاله چه چیزی را می‌خواسته عوض کند؟‌ آیا تصویر مؤسسه را عوض کرده و موضوع جدیدی را در افکار عمومی طرح کرده است؟ آیا توانسته‌ایم در عرض 5 سال گذشته یک ماده از یک قانون کوچک را به نفع سازمانمان به تصویب برسانیم؟ آیا توانسته‌ایم مقرراتی را آسان‌تر کنیم یا وفاداری عمومی را نسبت به اهداف سازمان بالا ببریم؟ این سؤالات را کمتر می‌بینیم. اما مواردی را در چند سال گذشته دیده‌ام که سازمان‌ها برای ارتباطات در بحران، برنامه‌های ارتباطی خوبی داشته‌اند. برای مثال، در مورد گوشت‌های آلوده وزارت جهاد کشاورزی چند سال پیش کاری را انجام داد که کاملاً اصول و نکات را رعایت کرده بود و به عدد و رقمی هم رسیده بود. اما مواردی که می‌تواند در حوزه‌ها تعریف شود، بسیار است. به‌عنوان نمونه می‌توان به چاله‌های خیابان‌ها اشاره کرد که اگر خوب «تعریف» شود و این تعریف در روابط عمومی سازمان‌ها قرار گیرد، در نهایت می‌توان مسئولیت ایجاد کرد تا تبدیل به نیرویی شود که دولتمردان به آن احساس نیاز کنند.

اگر احساس نیاز پدید آید، تغییر رخ می‌دهد. اما اگر نتوانیم نیرویی را که به نفع سازمان است، به‌وجود آوریم و این نیرو نتواند نقش بیافریند، حاصل کار دلخواه نخواهد بود. ما در عرصة روابط عمومی بین‌المللی هم بسیار می‌توانیم کار انجام دهیم. البته نباید انتظار داشته باشیم که فقط روابط عمومی یک وزارتخانه همة کارها را انجام دهد. بسیاری از کارها می‌تواند به‌صورت غیردولتی و در قالب کار برنامه‌ریزی شده باشد. آنچه که در دنیای امروز به آن نیاز داریم، یک تصویر یا Image مثبت یا انگارة مثبت است. به قول سعدی:

کسی را که عادت بود راستی                         و گر نامور شد به ناراستی

خطا گر کند در گذارند از او                         دگر راست باور ندارند از او

شش مهارت اصلی در روابط عمومی موفق

تجربه ثابت کرده است که نتایج فعالیت روابط عمومی یا بخش ارتباطات هر چه که باشد باز هم مشتریان و همکارانی هستند که همیشه انتقاد می کنند و به کوچکترین نقاط ضعف ایراد می گیرند که گاه حتی اصلا درست هم نیست. روابط عمومی باید خود را مجهز به سلاحی کند که بتواند با این انتقادات به خوبی برخورد نماید. این امر تنها با گذر تجربه زمان و تمرین و تسلط بر حرفه ایجاد می شود.

 

 

به گزارش پایگاه تحلیل و اطلاع رسانی صبح زاگرس ، تجربه ثابت کرده است که نتایج فعالیت روابط عمومی یا بخش ارتباطات هر چه که باشد باز هم مشتریان و همکارانی هستند که همیشه انتقاد می کنند و به کوچکترین نقاط ضعف ایراد می گیرند که گاه حتی اصلا درست هم نیست. روابط عمومی باید خود را مجهز به سلاحی کند که بتواند با این انتقادات به خوبی برخورد نماید. این امر تنها با گذر تجربه زمان و تمرین و تسلط بر حرفه ایجاد می شود.

 

مسلما آموزش حرفه ای " مدیریت روابط عمومی" باید از دوران تحصیل دبیرستان آغاز شود و لازمه آن ارائه اطلاعات مهم در این زمینه است چرا که این حرفه نیز مانند دیگر زمینه های روابط عمومی بدون برنامه ریزی شکل نمی گیرد و مبتنی بر اصول ضروری خواهد بود. مدیریت روابط عمومی شغلی مهم در برنامه راهبردی شرکت است و به دلیل نقش ارتباطی با مخاطبان مختلف می تواند به طور مؤثر و فعال در ارزش گذاری سرمایه شرکت نقش داشته باشد.  علاوه براطلاعات تئوریک، توجه به پیشرفت بعضی ویژگی ها نیز برای موفقیت یک روابط عمومی خوب اجتناب ناپذیر است. در ادامه شش مورد از این ویژگی ها که می تواند شاخص واقعی از توانایی مدیر روابط عمومی باشد معرفی می شود.


ارتباط انسانی: گرچه کاملا بدیهی است اما بر اساس تعریف  کلی، روابط عمومی شغلی است که بر مبنای روابط فردی شکل می گیرد. رعایت حداقل همدلی، ابراز وجود و مهارت های اجتماعی برای پذیرش گروه های مختلف که طرفداران شرکت هستند، ضروری خواهد بود.  


رضایت شغلی:روابط عمومی در طولانی مدت شکل می گیرد و هرگز یک عملکرد ، نشان دهنده مجموعه سیاست های این بخش شرکت نیست. مسلما شهرت طی سال ها شکل می گیرد اما می توان در عرض چند ساعت این محبوبیت را از بین برد. فعالیت روابط عمومی هرگز به پایان نمی رسد. زمانی که یک پروژه به پروژه دیگری متصل می شود فعالیت های ارتباطی شکل می گیرد و در کنار هم یا به طور پیاپی ادامه می یابد اما از هم جدا نمی شوند. معروفیت یک شرکت به فعالیت های خرد و کلان روزانه روابط عمومی آن وابسته است.


قدرت و نشاط:حرفه روابط عمومی طاقت فرساست زیرا معمولا صبح خیلی زود با بررسی نشریات آغاز می شود تا اطلاعات به سرعت در اختیار تصمیم گیران شرکت قرار گیرد و تا پایان شب با جلسات، اعطای نمایندگی، بررسی اتفاقات و فعالیت های مختلف ادامه می یابد. روابط عمومی نه تنها باید مقاومت خوبی داشته باشد بلکه انرژی کافی و حتی شور و نشاط نیز از لازمه های این شغل است. انرژی در کار و شور و نشاط ویژگی های مهم مجموعه روابط عمومی محسوب می شود.


تمایل به کسب اطلاعات و قرار گرفتن در جریان امور:مدیر روابط عمومی باید همواره در جریان امور مربوط به اخبار عمومی و بخش های مختلف حوزه تحت نظر خود باشد تا بتواند نقش خود را به خوبی ایفا کند. ارتباط فردی مبتنی بر توانایی گفتگو و پاسخگویی به انتظارات در زمانی است که مخاطب سؤالی در مورد حوزه فعالیت شرکت یا اطلاعات دارد. روابط عمومی که نتواند کارهای مشابه با امور شرکت را ایجاد کند و از یادآوری فعالیت های شرکت احساس رضایت نداشته باشد به هیچ وجه نمی تواند نماینده قابل و خوبی برای معرفی شرکت باشد.

یکی از بهترین ابزارها برای کسب اطلاعات نشریات روزانه است. این کار صبحگاهی مختص به روابط عمومی است که اگر نتواند یا نخواهد آن را انجام دهد به واقع یک شانس ارزشمند را از دست داده است.


خوش زبانی و فصاحت در گفتار:گرچه مسائل ظاهری و نحوه اطلاع رسانی مهم و ضروری است اما یک شرکت باید بتواند شخصیت مطلوبی از خود را در یک مجموعه نشان دهد. این در حالی است که روابط عمومی صلاحیت واقعی در زمینه گفتگو را دارد و با سهولت و خوش زبانی قاطع می تواند مسائل مختلف را مطرح کند. فصاحت و بلاغت که به نوعی شیوه متقاعد کردن به کمک کلمات است جز ویژگی هایی محسوب می شود که روابط عمومی نه می تواند و نه باید از آن غافل شود.


نفوذ پذیری به انتقادات: تجربه ثابت کرده است که نتایج فعالیت روابط عمومی یا بخش ارتباطات هر چه که باشد باز هم مشتریان و همکارانی هستند که همیشه انتقاد می کنند و به کوچکترین نقاط ضعف ایراد می گیرند که گاه حتی اصلا درست هم نیست. روابط عمومی باید خود را مجهز به سلاحی کند که بتواند با این انتقادات به خوبی برخورد نماید. این امر تنها با گذر تجربه زمان و تمرین و تسلط بر حرفه ایجاد می شود.


اگر علاوه بر تشکیل یک سازمان منظم و مناسب توانستید ارتباط صحیح انسانی برقرار کنید، به این شناخت رسیدید که برای رسیدن به تصور ذهنی از موفقیت و اعتبار یک شرکت باید همواره تلاش کرد، مقاومت خستگی ناپذیر و شور و شوق صادقانه را در خود پرورش دادید، برای گفتگو در جمع و ایجاد روابط اجتماعی تردیدی نداشتید و انتقادات باعث وحشت شما نشد؛ پس در این صورت برگ برنده یک مدیر روابط عمومی موفق در دست شما خواهد بود!

 

 منبع: کاوشگران روابط عمومی

درباره پروژه اینترنت رایگان: اوترنت

 

صندوق سرمایه گذاری برای توسعه رسانه ها یا Media Development Investment Fund مجری پروژه "اینترنت رایگان جهانی" موسوم به اوترنت Outernet است که قرار است توسط آمریکا راه اندازی شود.

اوترنت چگونه کار می کند؟
اساس پروژه اوترنت در واقع استفاده از صدها ماهواره کوچک است که به مدار اطراف زمین فرستاده خواهد شد.پس از آن کاربران اینترنت می توانند با استفاده از دیش خانگی یا دریافت کننده های مشابه تمامی اطلاعات موجود در اینترنت را روی دستگاه های مرسوم مانند رایانه های خانگی، لپ تاپ ها، تبلت ها و گوشی ها دریافت کنند. تنها تفاوت این پروژه با اینترنت، این است که دسترسی به اطلاعات از طریق اوترنت به صورت آفلاین خواهد بود.
از طریق اوترنت می توان به همه اطلاعات موجود در اینترنت، از ویدئو و موسیقی گرفته، تا سرویس دهنده های مختلف ، سایت های خبری، کتاب های الکترونیکی و… با سرعت بسیار بالا دسترسی پیدا کرد. 

ابعاد:

1. این پروژه انحصارها را خواهد شکست و به هرکاربر اجازه خواهد داد که بی هیچ واسطه ای، از طریق ارتباط با این ماهواره ها به دنیای مجازی دسترسی پیدا کندو این به معنای بر هم زدن قاعده بازار است و از سوی دیگر اینترنت لجام گسیخته ای را روانه بازار خواهد کرد که هیچ کنترلی بر آن حاکم نیست و برای اشاعه اهداف خود هیچ حد ومرزی نمی شناسدو به راحتی امکان کنترل افکار عمومی جهان را برای صاحبان این پروژه فراهم خواهد کرد .
2. از طریق اوترنت می توان به همه اطلاعات موجود در اینترنت، از ویدئو و موسیقی گرفته، تا سرویس دهنده های مختلف ، سایت های خبری، کتاب های الکترونیکی و… با سرعت بسیار بالا دسترسی پیدا کرد.
3. فعلا این سرویس به صورت اینترنت آفلاین عرضه خواهد شد و تبادل داده به صورت مرسوم دو طرفه نخواهد بود. در نتیجه کاربران پروژه Outernet عملا به مصرف کنندگانی منفعل در برابر سیل متن، عکس، موسیقی و فیلم ارسالی تبدیل خواهند شد.
اهداف از دید منتقدان:
1. برهم زننده بسیاری از نظم ها و قوانین جاری در فضای مجازی و وب خواهد شد.
2. مهمترین هدف آن در دست گرفتن افکار عمومی جهان است. به اعتقاد برخی از پژوهشگران این پروژه در راستای جنگ سایبری در دنیا پیش می رود و کشورهایی با فناوری برتر در این زمینه قصد دارند به کنترل افکار عمومی دنیا دست یابند.

شش دلیل موفق نبودن روابط عمومی در برخی شرکت‌ها

یکی از ابزارهای موفقیت کارآفرینان و مدیران سازمانی روابط عمومی است. روابط عمومی را می‌توان مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقداماتی تعریف کرد که به‌صورت هدفمند و با برنامه‌ریزی قبلی به‌منظور برقراری ارتباطی موثر با مخاطبان و مشتریان یک سازمان انجام می‌گیرد. شاید در نگاه اول روابط عمومی و تبلیغات مترادف و مشابه به‌نظر برسند، ولی این دو مفهوم در عمل تفاوت‌های مهمی دارند؛ از جمله نگاه بلندمدت و بابرنامه‌ی روابط عمومی به فرآیند تصویرسازی مثبت از کسب و کار مربوطه است که در مقابل نگاه کوتاه‌مدت تبلیغات قرار می‌گیرد. روابط عمومی اگر به درستی و با دقت و برنامه انجام گیرد می‌تواند کارآفرین و کسب و کار او را به شهرت و محبوبیت برساند و اگر ناشیانه انجام بپذیرد نتایج منفی به بارخواهدآورد. روابط عمومی و تکنیک‌های آن در سالیان اخیر تغییرات زیادی کرده‌است.

پیش‌تر، هنگامی که صحبت از روابط عمومی می‌شد، همه چیز خیلی واضح بود: انتشار اخبار مربوط به یک کمپانی، استفاده از قدرت رسانه و برگزاری مراسمی که انعکاس خبری داشته‌باشد. اما همراه با تغییراتی که در پی گسترش استفاده از رسانه‌های اجتماعی و همگام با تب داغ بازاریابی محتوا در بین کارآفرینان شکل گرفته، ابهاماتی در نحوه استفاده موثر و بهره‌ور از این ابزار بوجود آمده‌است.

از جمله برداشت‌های عمومی اشتباهی که از مفهوم و کارکرد روابط عمومی شکل گرفته یکی این است که کارآفرینان می‌گویند ما از فلان کمپانی یا آژانس روابط عمومی درخواست کمک کرده‌ایم و به‌زودی روی جلد نشریات معتبر قرارخواهیم گرفت! یا به‌زودی یک نشست خبری برگزار خواهیم کرد که اکثر رسانه‌ها آن‌را پوشش خبری خواهندداد. این‌ دو مثال تنها دو نمونه از این‌گونه انتظارات اشتباه هستند و موارد متعددی دیگری را نیز می‌توان برشمرد.

صنعت روابط عمومی در آمریکا رقمی در حدود ۱۰ میلیارد دلار ارزش دارد و بالغ بر ۷۰۰۰ کمپانی فعال در این صنعت مشغول به کار هستند. این آمار نشان می‌دهد کارآفرینان و مدیران کسب و کار هم‌چنان به قدرت و تاثیرگذاری روابط عمومی اعتقاد دارند، اگرچه هنور برخی از آن‌ها دقیقاً نمی‌دانند از روابط عمومی چه انتظارهایی می‌توان داشت.

از سوی دیگر، تعداد کارآفرینان و مدیرانی که از روابط عمومی دل خوشی ندارند و اعتقاد دارند علی‌رغم هزینه‌ای که در این ارتباط متحمل شده‌اند بازدهی مورد انتظار را مشاهده نکرده‌اند. این جمله تقریباً بین اکثر آن‌ها بارها تکرار شده‌است: "با اینکه یک شرکت ارائه‌دهنده‌ی خدمات روابط عمومی استخدام کردیم، اما هیچ نتیجه‌ای عایدمان نشد؛ پولمان را هدر دادیم!"

مدیران و کارآفرینان با تصور رسیدن به نتایج مورد انتظار از این کمپانی به آن کمپانی و از یک متخصص روابط عمومی به دیگری مراجعه می‌کنند. اشتباهی که دائماً آن‌را تکرار می‌کنند این است که به جای نگاه کردن به نحوه‌ی عملکرد و استراتژی‌های خودشان، مدام به شرکت‌های روابط عمومی که هی استخدام و بعد اخراج می‌کنند نگاه می‌کنند.

در ادامه شش دلیل شایع که مانع از موفقیت روابط عمومی در بین کسب و کارهای مختلف می‌شود ارائه می‌گردد:

۱. آماده نبودن برای شروع فعالیت‌های مرتبط با روابط عمومی

این خیلی هیجان‌انگیز است که برای دیگران، به‌خصوص مشتریان بالقوه و سرمایه‌گذاران، تعریف کنید که مشغول انجام چه پروژه‌ای هستید و یا چه خدماتی را ارائه می‌دهید. اما گاهی اوقات داستان کارآفرینی و راه‌اندازی استارتاپ یا کسب و کار کوچک شما هنوز آن‌قدر قوی نشده که مخاطب را به خود جذب بکند.

علاوه بر استارتاپ‌های تازه‌تاسیس و کسب و کارهای نوپا که به‌دلیل عمر کوتاه داستانشان برای مخاطب جذابیت چندانی نخواهدداشت، استارتاپ‌های پردرآمد و یا کمپانی‌های قدیمی که اخیراً دوران ناموفقی داشته‌اند و به‌تازگی از بحران خارج شده‌اند نیز داستان جذابی برای تعریف‌کردن نخواهندداشت. (چرا که برای جلب نظر مخاطب باید دوران موفقیت یک کسب و کار پررنگ شود و داستانی که دوران موفقیتش تنها مدت کوتاهی از آن می‌گذرد مخاطب را به این فکر می‌اندازد که یا داستان عاری از تمامی واقعیات است یا شما در صدد اغراق یا کتمان حقیقت هستید و یا هنوز برای قضاوت درباره موفقیت شما زود است.)

دلیل دیگر آماده‌نبودن برخی شرکت‌ها برای شروع فعالیت‌های مربوط به روابط عمومی، ارزیابی اشتباه آن‌ها از پیامی است که بازار ارسال می‌کند و درک‌ نادرستشان از موقعیت رقابتی فعلی‌شان است. گاهی اوقات نیز در میان گذشتن مسائل مالی در یک مصاحبه ممکن است دشوار باشد.

دلیل دیگر این که گاهی حتی یک داستان واقعاً خوبی هم برای تعریف کردن وجود دارد، اما زیرساخت لازم برای حمایت از توجهی که روابط عمومی جلب می‌کند در آن کسب و کار موجود نیست. اگر می‌خواهید بر روی روابط عمومی سرمایه‌گذاری کنید باید برای افزایش پاسخگویی و فعالیت‌های مرتبط در سازمان یا کسب و کار خود برنامه داشته باشید.

وقتی تیم روابط عمومی کار خود را خوب انجام می‌دهد و مطالبات زیاد می‌شوند، باید بتوانید به آنها پاسخ دهید، فروش مناسب داشته باشید و خدمات مشتری عالی ارائه دهید. چون اگر نتوانید این کارها را به موقع و به درستی انجام دهید، مشکلات متعدد و متفاوتی در مقابل شما قرار خواهدگرفت.

۲. تسلیم غرور بی‌جا شدن

انبوهی از کارآفرینان، بنیان‌گذاران استارتاپ‌ها و مدیران عامل تصور می‌کنند که در حال تغییر دادن دنیا هستند. اگرچه واقعاً تعداد کمی از آن‌ها در تغییرات عمده‌ی دنیا نقش دارند، اما حوزه‌ی اثرگذاری اکثریت بسیار محدود است.

هنگامی که مدیربازاریابی شما در راستای اهداف فعالیت‌های مربوط به روابط عمومی، پیش‌بینی‌ها و چشم‌اندازی واقع‌گرایانه برای جذب انواع مختلف مشتریان به شما ارائه می‌دهد، حرف او را بپذیرید! اگر فکر می‌کنید نتایج باید بهتر از وضعیت فعلی باشند، تا دیر نشده جلسه‌ی دیگری تشکیل دهید. ولی از توقعات و چشم‌انداز واقع‌گرایانه دور نشوید.

از سوی دیگر، اگر در گروه خود مشاور (یا مدیر) روابط عمومی دارید، او می‌تواند به شما اطلاع دهد که برای کسب موفقیت مورد نظر شما، پیگیری چه مواردی ضروری است.

مشکل این است که غرور شخص کارآفرین یا مدیرعامل گهگاه می‌تواند منجر به ایده‌آل‌گرایی یا بی‌توجهی به واقعیت بشود؛ این به شکل‌گیری توقعات غیرواقع‌گرایانه منتج خواهدشد. درنتیجه به احتمال زیاد فعالیت‌های مروبط به روابط عمومی شکست خواهدخورد. به اعضای شایسته‌ی گروه خود اعتماد کنید و تسلیم غرور و جاه‌طلبی احتمالی‌تان نشوید.

۳. این تفکر که روزنامه‌نگاران به شما بدهکارند!

بسیار خب! تیم روابط عمومی شما چندین مصاحبه‌ی بسیار مهم برای شما دست و پا کرد. شما می‌نشینید و با روزنامه‌نگاران حرف می‌زنید و بعد داستان‌های عالی شما و کسب و کارتان منتشر خواهدشد؛ درست؟

اما صرف اینکه یک گزارشگر یا خبرنگار شما را ملاقات کرده بدین معنی نیست که او خلق یک داستان جذاب به شما بدهکار است. واقعیت این است که یک گزارشگر به هیچ کس جز خوانندگان خود بدهکار نیست؛ و اگر داستان شما به قدر کافی جالب نباشد، مدیران آن رسانه اجازه انتشار آن‌را نخواهندداد. به جای آن‌که به روزنامه‌نگاران یا رسانه‌ها خرده‌ بگیرید، سعی کنید داستانی جذاب برای ارائه خلق کنید.

۴. درک نکردن نقش و اهمیت روابط عمومی در طیف فعالیت‌های مربوط به بازاریابی.

این روزها تعاریف متفاوتی از روابط عمومی وجود دارد و هر کس برای خود برداشت منحصر به فردی دارد. آیا روابط عمومی حضور فعال در شبکه‌های اجتماعی است؟ ارائه‌ی محتوای دیجیتال است؟ یک تحلیل‌گر روابط است؟

باید در شرکت خود مسئولیت، وظایف و اهداف مشخص روابط عمومی را روشن نمائید؛ فعالیت‌های روابط عمومی مانند سایر بخش‌ها باید در راستای اهداف کلی و استراتژی‌های شرکت باشد.

۵. اندازه نگرفتن نتایج.

بسیاری از ارزیابی‌ها از شاخص‌های مرتبط با روابط عمومی تنها مبتنی بر احتمالات هستند، نه واقعیات. با داده‌ها و ابزار تحلیل روابط عمومی امروز، به‌دنبال نتایج واقعی عمیق‌تر بروید.

این موارد را در نظر داشته باشید:

آیا فعالیت‌های شما در راستای جذب و درگیرکردن مخاطبان مناسب و مرتبط بوده‌است؟ آیا مخاطبانی که به آن‌ها دست پیدا کرده‌اید محتوای شما را به اشتراک می‌گذارند و تاثیرشان بر دیگران به نحوی است که منجر به خرید از شرکت شما بشود؟ آیا مقالات و مطالبی که رسانه‌ها درباره شما منتشر می‌کنند همان پیام‌ اصلی شرکت شما است؟ آیا این مطالب در معرض دید افراد فعال در صنعت یا بازار مرتبط قرار می‌گیرد؟ آیا این‌گونه محتوا ترافیک و مراجعه به سایت شما را بالا می‌برد؟

آیا جوایز، سخنرانی‌ها و مراسمی که برگزار می‌کنید یا در آن‌ها شرکت می‌کنید علاوه بر افزایش آگاهی مخاطبان و مشتریان، فروش کسب و کار شما را هم بالا می‌برند؟ کدام یک خوب عمل کرده‌اند و کدامیک اتلاف پول بوده‌اند؟ کدام یک می‌تواند هزینه‌های روابط عمومی را به سود مالی برای شرکت تبدیل کند؟

۶. بازی ندادن مسئول روابط عمومی!

شرکت‌ها معمولاً برای جذب مدیر یا کارمندان روابط عمومی خوب، یا پیداکردن آژانس‌هایی که این امور را به عهده می‌گیرند تلاش زیادی می‌کنند؛ اما بعد از استخدام یا برون‌سپاری این وظیفه، مدیر ارشد (یا مدیر مربوطه از قبیل بازاریابی، تبلیغات و ...)، معمولاً کار را تا آخر دنبال نمی‌کنند.

اگر روابط عمومی را به آژانس‌های حرفه‌ای این کار نیز محول کردید، این را در نظر بگیرید که آنها هرچقدر هم خوب باشند نمی‌توانند در یک سیاه‌چاله کار کنند و موفق باشند. باید آن‌ها را وارد چرخه داخلی امور شرکت بکنید و برای انجام این کار نیاز به افراد مطمئن و مورداعتماد دارید. پس مدیران تبلیغاتی استخدام کنید که مورد اعتماد باشند؛ سپس آنها را در تیم خود ادغام کنید. حرفه‌ای‌ها را در مباحث و تصمیم‌گیری‌ها وارد کنید. به آنها اعتماد کنید و با تغییر اوضاع اطلاعات محرمانه و به‌روز شدن‌ها را با آنها در میان بگذارید. بی‌اطلاعی مسئول روابط عمومی شرکت از مسایل داخلی می‌تواند منجر به یک ناهماهنگی بین او و کمپانی شما بشود و تصویر شرکت شما را در نظر مخاطبان مخدوش کند.

وقتی در ارتباط روشن و مداوم با مدیر روابط عمومی کسب و کار خود کوتاهی کنید، او و یا حتی مدیر تبلیغات شما شکست خواهدخورد. آنها را در تصمیم‌گیری‌ها درگیر کنید؛ نه بعد از اینکه تصمیمات گرفته‌شد. اگر آژانس حرفه‌ای و شایسته‌ای را استخدام کرده‌اید، مدیر تبلیغات شما نکات خوبی برای اضافه کردن به بحث خواهدداشت. از او هم در جلسه صحبت با مسئولین آژانس روابط عمومی که انتخاب کرده‌اید دعوت کنید.

روابط عمومی نوعی سرمایه‌گذاری است. این سرمایه‌گذاری تنها به اختصاص دادن بودجه در فرآیند روابط عمومی محدود نمی‌شود، بلکه در این راه ذهن و فکر شما نیز درگیر خواهدشد، پس دقت و توجه لازم را می‌طلبد. روابط عمومی شبیه یک چوب جادویی نیست که در یک ثانیه آنچه می‌خواهید را مقابل شما قراربدهد. روابط عمومی باید در تار و پود و برنامه‌ها و اهداف شرکت شما تنیده شود تا در زمان مناسب ارزش مورد توقع شما را برایتان به ارمغان بیاورد.

جایگاه روابط عمومی در مدیریت سازمانها

 

مقدمه

روابط عمومی به عنوان یکی از حلقه های وصل حکومت با مردم مسئولیتی بس خطیر در فرآیند شفاف سازی ساز و کارهای اجتماعی،مبادله اطلاعات،تحقق اصل مهم پاسخگویی سازمانها به جامعه،حق کسب اطلاع و نظارت مردم بر عملکرد سازمانها و امور اجرایی کشور دارد. انتظار از روابط عمومی این است که در جامعه به عنوان سخنگو و معرفی کننده اهداف و  اقدامات وکیل سازمان عمل کند.

«مدیریت» در روابط عمومی

 نقش و جایگاه مدیریت در روابط عمومی به مثابه اعمال مدیریت در مدیریت است. بدین معنا که از یک طرف موضوع برنامه‌ریزی مدیریت در روابط عمومی مد نظر قرار می‌گیرد و از طرف دیگر خود روابط عمومی و فعالیت‌های آن به عنوان یک وظیفه مدیریتی مطرح می‌باشد.

برخی عوامل مهم در اعمال مدیریت در سازمان ها

1-      منابع انسانی

2-      قوانین و مقررات و خط مشی های موجود

3-        فرهنگ سازمانی حاکم

4-      تجهیزات و  امکانات موجود

آشنایی مختصر با تئوری‌های مدیریت

 مدیریت، از بدو تشکیل گروه و اجتماع در جهان، شکل گرفته است. هرگاه بیش از یک نفر دورهم جمع شوند. تبیین هدف، تشریح مسیر (استراتژی)، برانگیختن آنان به فعالیت کارآمد، سازگار کردن آنها با هم و در عین حال حرکت دادن آنان، مستلزم داشتن رهبر و یا مدیر است. ولی مدیریت به طور رسمی از اوایل قرن بیستم توسط تیلور پدر مدیریت علمی به طور رسمی وارد ادبیات سازمان‌ها شده و تعریفی از آن ارائه شد. در اینجا به طور مختصر به برخی از مکاتب مدیریت اشاره خواهیم کرد.

 کلاسیک‌ها :  

«تیلور» در سال 1895 با هدف افزایش تولید و کارایی با استفاده از دو مکانیزم زمان سنجی (Time study) و حرکت سنجی (Motion Study) به چیزی به نام استاندارد کار رسید و گفت ما باید هم استاندارد «کار» داشته باشیم و هم استاندارد «محیط کار»

 نتیجه مطالعات تیلور این بود:

1-      برای هرکاری استانداردی وجود دارد که در تمام شرایط و موقعیت‌ها یکی است.

2-      اگر پاداش، متناسب با کار کارکنان باشد، نارضایتی در سازمان کاهش می‌یابد.

3-      فعالیت‌ها در سازمان باید به بخش‌های مختلف تقسیم شود.

5-      تنها عامل انگیزش نیروی انسانی «پول» است.

 نئوکلاسیک‌ها

 به دنبال مشکلاتی که در اثر اجرای سبک مدیریت تیلور در محیط‌های کارگری پیدا شد. التون مایو، استاد دانشگاه هاروارد دست به مطالعاتی زد، در این مطالعات  مایو دریافت که اگر طرز تلقی افراد را نسبت به خودشان عوض کنیم، روی کارآیی آنان اثر می‌گذارد و آنها اگر فکر کنند. بهترین نیروی کارخانه هستند، بهتر کار خواهند کرد. مدیران چه بخواهند و چه نخواهند، گروه‌های غیر رسمی در سازمان شکل می‌گیرد. هنر یک مدیر، حذف و یا سرکوبی این گروهها نیست، بلکه هنر او آن است که این گروهها را به رسمیت بشناسد و آنان را با اهداف سازمانی همسو کند (یکی از وظایف روابط عمومی سازمان مساعدت به مدیریت در شناخت گروههای غیر رسمی و جلب همکاری آنان است)

 مکتب سیستمی

 نظریه سیستمی را دونظریه‌پرداز، به نامهای بولدینگ و برتالنفی ارائه دادند.

مهفوم سیستم: عبارت است از مجموعه‌ای از عناصر که در ارتباط متقابل با همدیگر بوده و جهت رسیدن به یک هدف مشترک دورهم گرد آمده‌اند.

 مشخصات یک سیستم عبارت است از:

1-      هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا عناصر فرعی تشکیل شده است.

2-      بین عناصر و اجزای سیستم، ارتباط متقابل و تعامل وجود دارد.

3-      هر سیستم دارای هدف یا اهداف معینی است.

 هر سیستم دارای دو محیط است، محیط درونی و محیط بیرونی، محیط درونی شامل آن نوع اجزاء عناصری است که می‌توان برآنها، هم نفوذ داشت و هم کنترل، ولی محیط بیرونی آن نوع سیستمی است که ما کنترلی روی آن نداریم، بلکه از طریق ابزارهای روابط عمومی تنها می‌توانیم بر نفوذ خود در عناصر آن بیفزاییم.

 یک مدیر روابط عمومی به طور قطع و یقین باید دارای تفکر سیستمی باشد و محیط‌های درونی و برون سازمانی، عوامل، اجزا، عناصر و آثار هرکدام را خوب بشناسد و بتواند به یک تحلیل منطقی و درست از حوادث و جریان‌ها بپردازد و به غیر این، روابط عمومی هرگز معنا و مفهوم نخواهد داشت پس یکی از ویژگیهای کارگزار روابط عمومی، سیستمی اندیشیدن است و مفهوم آن، این است که بدانیم، چه عوامل و عناصری بر فعالیت ما تاثیرگذارند و این تاثیر آیا مستقیم است یا با واسطه، درجه تاثیر آن چقدر است، چگونه می‌توانیم این تاثیر را تحت کنترل درآوریم. به طوری که هدایت و کنترل سازمان از مسیر طراحی شده و یا بهینه خارج نشود.

 وظایف مدیریتی در سازمانها

مدیران در سازمان ها از جمله مدیران روابط عممی ها به منظور دست‌یابی به اهداف سازمانی وظایف گوناگونی را بر عهده دارند که صاحب‌نظران علم مدیریت، 7 وظیفه اصلی مدیران را به این شرح مشخص کرده اند:

1-      برنامه‌ریزی (Planning): شامل پیش‌بینی عملیات اساسی و تعیین طرق اجرای آن به منظور تامین هدف سازمان می‌باشد.

2-   سازماندهی (Organizing): یعنی تعیین حد و مرز اختیارات که طبق آن وظایف از هم تفکیک می‌شوند و در عین حال بین وظایفی که اجرای آنها برای تحقق هدف معینی لازم است، ارتباط و هماهنگی برقرار می‌نماید.

3-      کارگزینی (Staffing): به استخدام و کارآموزی و همچنین تامین شرایط مساعد کار اطلاق می‌گردد.

4-   فرماندهی (Directing): به معنای تصمیم‌گیری‌های مستمر و مداوم بطور اعم و اخص و صدور دستور به منظور هدایت و رهبری سازمان می‌باشد.

5-      هماهنگی (Coordinating): یعنی تطبیق وظایف مشاغل مختلف سازمان به منظور محقق ساختن اهداف سازمان

6-   گزارش دادن (Reporting): به مفهوم اینکه مجری، کسانی را که در برابر آنان مسئول است در جریان پیشرفت امور قرار داده و به آنان گزارش می‌دهد و زیردستان او نیز باید با مطالعه مدارک و مستند است، تحقیق و بازرسی از پیشرفت امور مطلع شوند.

7-   بودجه بندی (Budgeting): برنامه‌ریزی مالی سالانه یک سازمان را بودجه‌بندی می‌نامند. که شامل منابع و مصارف بوده و ضمناً نظارت به اجرای آن را نیز دارد.

مدیر روابط عمومی می بایستی ضمن توجه به وظایف روابط عمومی ها در سازمان ها به این اصول پایه مدیریتی نیز توجه نماید.

 

جایگاه روابط عمومی در فرآیند تصمیم سازی در سازمان

سازمان ها به دلایلی نظیر:ورود به عرصه های جدید کاری،تولید کالا و محصول جدید،ارائه خدمات جدید،تدوین قوانین و مقررات جدید،اصلاح روش های کاری موجود، ناکارآمدی و عدم دریافت نتیجه مطلوب از روش های کنونی انجام کار، ایجاد تحول در عقیده و اذهان مخاطبان ؛‌نیازمند سیاستگذاری و برنامه ریزی های جدید برای ترویج اقدامات و نگرش های جدید در سطح جامعه هستند.

مراحل مختلف فرآیند تصمیم سازی در سازمان ها با در نظر گرفتن جایگاه و کارکرد روابط عمومی  را می توان به شرح ذیل بیان کرد:

1-مرحله تشریح مساله : در این مرحله ابتدا وضعیت کنونی از ابعاد گوناگون می بایستی تحلیل و ارزیابی شود و اطلاعات اولیه برای فرآیند تصمیم سازی جمع آوری می شود.

 با توجه به اینکه روابط عمومی ها به طور مستمر از نگرش های موجود نسبت به عملکرد سازمان در داخل و خارج آن  مطلع هستند باید این اطلاعات را در این مرحله به نحو مطلوبی به تصمیم گیران انعکاس دهند.

2-کمی کردن گزینه ها شامل مشخص شدن درجات مختلف ریسک و تحلیل سود و هزینه برای سازمان.

3-اولویت بندی گزینه ها و انتخاب بهترین راه حل با توجه به محدودیت ها (آگاهی از فرصت ها، تهدیدها،نقاط قوت و ضعف.)

4-به کارگیری ابزارهای تصمیم گیری شامل تکنیک ها ، مدل ها و تئوری ها.

5-تصمیم گیری : دراین مرحله باید روشها و شیوه های اتخاذ شده برای اجرای تصمیم و میزان پذیرش ان توسط عوامل اجرائی را ارزیابی کرد.

6-اجرای تصمیم و ارزیابی نتایج: شامل ارائه روشها و شیوه های اجرائی موردنظر از طریق دستورالعملها و آموزش های تخصصی .در یک تصمیم گیری خوب مدیران باید از نظام عکس العمل ذینفعان و مخاطبان اصلی سازمان شامل مردم ، دولت ، سازمان های همکار و دانشگاهیان ، رسانه ها به خوبی استفاده کنند و در این مرحله روابط عمومی ها کار مهم تجزیه و تحلیل و ارزیابی عکس العمل ها و پیشنهادها و انتقاد های موجود نسبت به سازمان را بر عهده دارند.

روابط عمومی ها در فرآیند تصمیم سازی در سازمانها تاثیر زیادی دارند اما مهمترین نقش آفرینی آنها در دو مرحله ابتدایی یعنی تشریح مساله و در مرحله آخر اجرای تصمیم و ارزیابی و تجزیه و تحلیل نتایج  ، بیشتر است.

برنامـه‌ریـزی کارآمـد در روابط عمومـی

برنامه‌های روابط عمومی زمانی با موفقیت روبرو می شود که سیاستگذاریها و برنامه ریزی ها مطابق با اهداف و اولویتهای کاری سازمان و با توجه به انتظارات مخاطبان از سازمان و با توجه به در نظر گرفتن قابلیتها وظرفیتهای رسانه های ارتباط جمعی از مرحله سیاستگذاری و رنامه ریزی به مرحله اجرا برسد.

مراحل محتلف برنامه ریزی در یک روابط عمومی را می توان به این شرح  معرفی کرد:

1- تعیین اهداف روابط عمومی

روابط عمومی ها باید اهداف خود را مطابق با این موضوعات تعیین نماید:

- سیاستگذاریها و برنامه ریزی های صورت گرفته در سازمان

-توجه به اصول اطلاع رسانی و تبلیغات و افکارسنجی

-تداوم اطلاع رسانی از اقدامات سازمان طی سال

-امکانات سخت افزاری و نرم افزاری موجود

-برنامه ریزی بر اساس امکانات و پرهیز از بزرگنمائی و اغراق

-مرور اقدامات گذشته

-بررسی وضعیت موضوع مورد نظر درسطح بین المللی،کشورهای دیگر،سازمانهایدیگر،استانها و شهرها

روابط عمومی در هدف گذاری ها نباید بزرگ نمائی و اغراق کند،زیرا بزرگ‌نمایی در اهداف باعث وارد آمدن آسیب به چهره سازمان و خشک شدن ریشه‌های تعهد و انگیزه می شود و انرژی مثبتی که جهت دستیابی به اهداف آرمانی در حین کار ایجاد می شود به راحتی از بین برود .

روش های مناسب برای مشخص کردن اهداف روابط عمومی :

-تشکیل جلسات با حضور کارشناسان روابط عمومی و دفاتر مربوطه در سازمان

-بهره گیری از نظرات ودیدگاههای تیم فکری شامل متخصصان و کارشناسان اخبار،تبلیغات،افکارسنجی و..

-ارزیابی کارشناسانه سیاستها و برنامه های سازمان و تعیین پیوستهای اطلاع رسانی و تبلیغاتی برای اقدامات سازمان با محوریت روابط عمومی

2-تثبیت و تحکیم جایگاه ویژه روابط عمومی در سازمان

چنانچه قرار است هدایت و مدیریت افکار عمومی از سوی سازمان به روابط عمومی سپرده شود ،روابط عمومی بایستی از جایگاه مناسب،مقبول وحرفه‌ای در سازمان برخوردار باشد.بهره مندی از کارکنان دارای مهارت‌های ارتباطاتی وبا انگیزه از شروط اعتبار بخشی به روابط عمومی در سازمانهاست. در این بخش به این موارد می توان توجه کرد:

-ضرورت همکاری با بخش های مختلف سازمان

-ضرورت حضور مدیر روابط عمومی در کنار رئیس و معاونان سازمان ها در جلسات و بازدیدها

-حضور روابط عمومی در جلسات مدیران و جلسات تصمیم سازی و سیاستگذاری

-الزام بخش ها به ارسال بخشنامه ها،دستورالعملها،صورت جلسه ها،اخبار و اطلاعات به روابط عمومی.

3- مشخص کردن انتظارات مخاطبان از سازمان

سازمانها برای برنامه ریزی صحیح و اصولی به نظرات و دیدگاهها و انتظارات مخاطبان خود در داخل و خارج سازمان نیاز دارند و مشخص کردن این نیازها و انعکاس آنها به مدیران و تصمیم سازان از وظائف عمده روابط عمومی هاست.

برخی راههای عمده آگاهی از نظرات و انتظارات مخاطبان به این شرح است:

-تحلیل محتوای رسانه ها

-تحلیل تلفنها و نامه ها و پست های الکترونیک ارسال شده به سازمان ها

-انجام طرح های افکارسنجی

4- تعیین اولویتهای کاری روابط عمومی

تعیین و مشخص کردن اولویتهای کاری روابط عمومی با توجه به ارزیابی نظرات و انتظارات موجود نسبت به اهداف و وظائف و عملکرد سازمان در افکار عمومی و در سطح جامعه.

5- تدوین استراتژی روابط عمومی

استراتژی‌ها و راهبردها، عناصر کلیدی برنامه های روابط عمومی برای معرفی سازمان در سطح جامعه و فراهم نمودن زمینه لازم برای مشارکت در طرح ها و برنامه های  سازمان هستند . این استراتژی‌ها، روابط عمومی را در یافتن انتظارات و علایق مخاطبان و انتقال پیام به آن‌ها و اتخاذ تصمیماتی برای ایجاد تغییر در افکار و عقاید و رفتار آنها کمک می‌کند.

با توجه به اهمیت و ابعاد مختلف موضوعات مرتبط با سازمان و اقدامات و عملکرد سازمان ، پس از مشخص شدن انتظارت مخاطبان از سازمان، می بایستی استراتژی اطلاع رسانی وتبلیغاتی روابط عمومی سازمان را تدوین کرد.

برای تدوین استراتژی مناسب می توان از نظرات و دیدگاههای کارشناسی روابط عمومی سازمان و در ابعاد بزرگتر تیم فکری روابط عمومی مشتمل بر:کارشناسان و متخصصان و پژوهشگران حوزه های روابط عمومی،خبر،افکارسنجی، گرافیک،تبلیغات ،ساخت برنامه های تلویزیونی و رادیوئی،روانشناسی اجتماعی و ... بهره گیری نمود.

دراین مرحله باید ابزارهای اطلاع رسانی و رسانه های مورد نظر و نحوه اطلاع رسانی وتبلیغات را تعیین کرد.

برخی ابزارهای اطلاع رسانی وتبلیغاتی و رسانه های موجود در جامعه عبارتست از:

روزنامه و مجلات سراسری محلی،رادیو وتلویزیون(شبکه های ملی و استانی)،خبرگزاری ها،سایت های خبری،تبلیغات محیطی(بیلورد،بنر،تلویزیون های شهری و...)،پیامک،بلوتوث ،بروشور،لوح فشرده،تیزر، رپورتاژ آگهی و ...

برخی روش های اطلاع رسانی و تبلیغاتی عبارتست از:

-تهیه وانتشار خبر و گزارش توسط روابط عمومی(مکتوب،صوتی ،تصویری و دیجیتالی)

-برگزاری نشست های خبری و مصاحبه اختصاصی رسانه ها با مدیران سازمان

-سفارش مقاله،پژوهش،کتاب،ویژه نامه به افراد حرفه ای برای انتشار در سطح رسانه ها.

-تهیه پوستر و نقش های گرافیکی متناسب با موضوع

-ایجاد برند برای سازمان(تهیه نشانی که مخاطبان سازمان و عموم مردم با دیدن ان فعالیتهای سازمان در ذهنشان تداعی شود)

-برگزاری کارگاههای اموزشی،همایش و نمایشگاه و مسابقه در زمینه موضوع مورد نظر.

-حضور و مشارکت در همایش ها و نمایشگاهها و فعالیتهای اجتماعی .

-تعریف،استاندارد سازی و تهیه بسته تبلیغاتی مورد نظر و انتشار آن در سطح جامعه از طریق رسانه ها و ابزارهای موجود.

6-تدوین برنامه زمان‌بندی اجرای فعالیتها

در این مرحله یک برنامه با یک جدول زمانبندی شده باید تهیه و در دسترس تمامی مجریان قرار گیرد.

7- اجرای تصمیمات و نظارت مرحله بر مرحله

در این مرحله مجموعه روابط عمومی ضمن تعامل و همکاری با سازمان ، رسانه ها و مجریان امور تبلیغاتی می بایست تصمیمات اتخاذ شده را به بهترین نحو اجرا نماید و در هر مرحله بازخوردها ،عکس العمل ها،پیشنهادها و انتقادات را به تیم ها و هسته های فکری و مشورتی منعکس نماید و در پایان گزارشی از ابتدا تا انتها به همراه جزئیات تهیه نماید.

برگرفته از مقاله کورش میرسعیدی

جايگاه روابط عمومي و ارتباطات در قرآن كريم

 

يكي از كامل‌ترين و مؤثرترين شيوه‌هاي تبادل اطلاعات و برقراري ارتباط است. فعاليت‌هايي نظير بازاريابي، چانه‌زني، تبليغات، جلسات مشورتي، معاملات و ... به مدد عنصر گفتگو تحقق مي‌يابند. تاكنون مقالات و كتابهاي بسياري در باب ارتباطات و گفتگو به رشته تحرير در آمده كه هر كدام در حد و اندازه خود زوايايي از دنياي پر رمز و راز اين مقوله را مورد نظر و بررسي قرار داده است.

گفتگو و ارتباطات به عنوان يك ابزار استراتژيك براي نيل به اهداف سازماني مي‌تواند عامل مهمي در كاهش هزينه‌ها و مشكلات سازمان‌ها و مؤسسات قلمداد شود و نگارنده در اين نوشتار سعي كرده است تا با مرور تمام سوره‌هاي قرآن كريم، موضوع گفت‌وگو، ارتباطات و روابط عمومي را از منظري جديد مورد كنكاش و توجه قرار دهد. باشد كه اين امر بتواند نقطه عطفي در راه تحقيقات و مطالعات بعدي محسوب شود.

در اين مقاله موضوعات و مباحث زير مورد بحث و بررسي قرار گرفته‌اند:

هدف از گفتگو و برقراري ارتباطات در قرآن، معرفي خداوند در قرآن، مخاطبان قرآن (خداوند) براي گفت‌وگو و ارتباطات، انواع ارتباطات و گفتگو در قرآن، زبان و لحن گفتگو و ارتباطات در قرآن، ارتباطات و قدرت نفوذ در ديگران، ويژگيهاي كاركنان و مديران روابط عمومي و ارتباطات از ديدگاه قرآن.

تاكنون در زمينه روابط عمومي و ارتباطات مطالب بسياري گفته و نوشته شده كه هركدام در جاي خود به گوشه‌اي از دنياي گسترده و پيچيده اين دانش، فن و هنر پرراز و رمز پرداخته‌اند.

يك تفاوت اساسي روابط عمومي و ارتباطات با ساير علوم نظير زمين‌شناسي، فيزيك، شيمي، زيست‌شناسي و ... در آن است كه مخاطب و بستر مطالعه و نگرش در حوزه روابط عمومي و ارتباطات صرفاً انسان‌ها هستند؛ در حاليكه در رشته‌هاي مذكور در عين توجه به مسأله پيدايش هستي، انسان، خلقت، زيست و حيات بشر، به گياهان و جانوران و مسايل ديگر نيز پرداخته مي‌شود و اين خود اهميت و جايگاه روابط عمومي و ارتباطات انساني را بيش از پيش براي ما روشن‌ مي‌سازد.

بدليل نوپا بودن دانش روابط عمومي، لاجرم منابع مطالعاتي و تحقيقاتي ما در زمينه اين مقوله پرارزش و تأثيرگذار، عمدتاً وارداتي و در حد نه چندان گسترده و قابل دسترس بوده و اين در حالي است كه نوعاً ما از يك درياي بيكران و يك مرجع بسيار اساسي و گرانقدر در زمينه روابط عمومي و ارتباطات كه همانا «قرآن كريم» اين وديعه و يادگار سعادت‌بخش و ارزشمند پيامبر گرامي اسلام (ص) است، غافل بوده‌ايم.

در واقع، آنقدر كه به منابع خارجي و حرف و حديث ديگران در زمينه دانش روابط عمومي و ارتباطات پرداخته‌ايم به كتاب مقدس و حيات‌بخش خود توجه نكرده‌ايم.

آب در كوزه و ما تشنه لبان مي‌گرديم / يار در خانه و ما گرد جهان مي‌گرديم

به عقيده نگارنده اين نوشتار، كامل‌ترين منبع درسي و مطالعاتي در زمينه روابط عمومي و ارتباطات «قرآن كريم» نام دارد. با نگاهي به محتوا، لطايف و ظرايف سوره‌ها و آيات الهي درمي‌يابيم كه مقوله گفت‌وگو و ارتباطات چه كاربرد و گستره وسيعي در ميان مفاهيم و تعاليم قرآني دارد.

سالها دل طلب جام جم از ما مي‌كرد / آنچه خود داشت ز بيگانه تمنا مي‌كرد

نگارنده سعي دارد تا با تلفيق يافته‌هاي تجربي و مطالعاتي خود در زمينه روابط عمومي و ارتباطات و علوم قرآني به صورت گذرا، نگاهي داشته باشد بر مقوله گفت‌وگو، روابط عمومي و ارتباطات در قرآن كريم.

اميد است كه مورد توجه خوانندگان گرامي قرار گرفته و گامي در جهت گسترش تحقيقات و مطالعات مشابه‌ باشد.

آب دريا را اگر نتوان كشيد / هم به قدر جرعه‌اي بايد چشيد

در اين نوشتار از ترجمه آيات به دليل حجيم شدن مطالب خودداري شده و صد البته زبان نگارنده و فهم حقير از توصيف اعماق بيكران آيات قرآن بسيار ناچيز و عاجز است.

«و افوض امري الي الله ان الله بصير بالعباد»

تا چه قبول افتد و چه در نظر آيد

مباحثي كه در اين مقاله به آنها پرداخته شده به قرار زير هستند:

هدف از گفتگو و برقراري ارتباطات در قرآن، معرفي خداوند در قرآن، مخاطبان قرآن(خداوند) براي گفتگو و ارتباطات، انواع ارتباطات و گفتگو در قرآن، زبان و لحن گفتگو و ارتباطات در قرآن، ارتباطات و قدرت نفوذ در ديگران، ويژگيهاي كاركنان و مديران روابط عمومي و ارتباطات از ديدگاه قرآن.

هدف از گفت‌وگو و برقراري ارتباطات در قرآن:

به نظر مي‌رسد كه خداوند متعال‌، هدفش از برقراري ارتباطات و ا نجام گفت‌وگو (به معني عام) در قرآن، همانا، سعادت، كمال و رستگاري مخاطبان خود است. خداوند به ابليس امر كرد كه بر آدم سجده كند‌، اما او خودداري كرده و تكبر و كفران ورزيد. يعني شيطان نخواست و درك نكرد كه در سايه پيروي از خداوند و نوع ارتباطي كه ميان او و خداوند برقرار شده بود (با بيش از 6000 سال سابقه عبادت) به سعادت و كمال و رستگاري برسد.

«و اذ قلنا للملائكه اسجدوا لآدم فسجدوا الا ابليس ابي و استكبر و كان من الكافرين» /بقره آيه 35

براي شيطان، لفظ بهشت و جهنم شايد تا به آن اندازه كه براي انسان مطرح و مهم است‌، با اهميت نبوده، چراكه او خود، از جايگاه و مرتبه مناسبي برخودار بوده است. اما انسان مسلمان كه در روي كره زمين زندگي مي‌كند، برايش بسيار اهميت دارد كه عاقبت بخير شده و دست آخر با رستگاري و آمرزش الهي از دنيا برود؛ لذا در آيات مختلف، براي اينكه انسان سوق داده شود، به سمت و سوي آن فلاح و سعادت، موضوع بهشت و امكانات موجود در آن مطرح را مي‌كند. مانند:

«للذين احسنوا الحسني و زياده ...اولئك اصحاب الجنه» /يونس آيه 26

«اصحاب الجنه يومئذ خير مستقرا» /فرقان آيه 24

«اما الذين آمنوا و عملو الصالحات فلهم جنات الماوي» /سجده آيه 19

«الا عباد الله المخلصين ــ اولئك لهم رزق معلوم ــ فواكه و هم مكرمون ــ في جنات النعيم» /صافات آيه هاي 40 تا 43

«لكن الذين اتقو ربهم لهم غرف من فوقها غرف مبينه تجري من تحتها الانهار» /زمر آيه ‌20

در واقع به تعبيري، خداوند متعال به انسان نوعي مشاوره دلسوزانه و از سر صدق و صميميت و خيرخواهي و آن هم بطور رايگان مي‌دهد (!؟!) تا بلكه بشر راه را از چاه باز شناسد و اين مبحث مهم و قابل تأملي در روابط عمومي و ارتباطات است.

از سوي ديگر، براي توجه دادن و آگاه ساختن انسان از عواقب سوء رفتار و عملكرد، خداوند، آيات عذاب و جهنم و شرايط حاكم بر آنجا را متذكر شده است. مانند:

«والذين كفروا و كذبوا باياتنا اولئك اصحاب النار هم فيها خالدون» /بقره آيه 39

«والذين كسبوا السيئات جزآء سيئه ... اولئك اصحاب النار» /يونس آيه 27

«ادخلو‌ا ابواب جهنم خالدين فيها فبئس مثوي المتكبرين» /مؤمن آيه 76

«وسقوامآء حميماً فقطع امعاء هم» /محمد آيه 15

«الذي جعل مع الله الها آخر فالقياه في العذاب الشديد» /ق آيه 26

معرفي خداوند در قرآن:

انسان اگر بخواهد كه كالا و متاع خود را در سطح وسيعي به فروش برساند، بايستي آنرا بخوبي معرفي كرده و مزايا و محاسن آنرا بر شمرد. همچنين اگر فردي بخواهد كه براي نفوذ در ديگران و يا انتقال تجربيات، نظريات و عقايد خويش بر عده‌اي موفق باشد، ناگزير است كه خود و آن عقايد را از جهات مختلف و حوزه هاي گوناگون معرفي كند (در دل دوست به هر حيله رهي بايد جست).

خداوند متعال براي معرفي و شناساندن خود به ما از دريچه‌هاي مختلف و از زوايا و با تعابير گوناگوني وارد مي‌شود و ويژگي‌هاي خويش را برمي‌شمرد تا بلكه مخاطب خود (انسان و مخلوقات) توجه كرده و مقصود را دريابند. از جمله ظرافت‌هاي اين نوع معرفي آن است كه گاهي بطور مستقيم و بعضاً بطور غير مستقيم، به‌صورت مفرد و جمع با تعابيري بسيار پرجاذبه و محكم خداوند خود را معرفي مي‌كند.

مانند:

الف ) و هو الذي (و او كسي است كه)

ــ و هو الذي جعل لكم (سوره فرقان آيه 47)

ب) هو الذي (او كسي است كه )

ــ هو الذي يريكم آياته (سوره مومن آيه 13)

ج) الله( خدا)

ــ الله نورالسموات والارض(سوره نور آيه 35)

د) الذي (كسي كه)

ــ الذي له ملك السموات و الارض (سوره فرقان آيه 2)

ه) الله الذي(خداوند كسي است كه )

ــ الله الذي يرسل الرياح (سوره روم آيه 48)

و) والله الذي (و اوست خدايي كه)

ــ والله الذي ارسل الرياح( سوره فاطر آيه 9)

ز) هو (او)

ــ هو الحي لا اله الا هو (سوره مومن، آيه 65)

ح) انا (من)

ــ فقال انا ربكم الاعلي (سوره نازعات آيه 24)

ط ) تبارك الذي (بزرگ و خجسته است (خدايي) كسي كه)

ــ تبارك الذي ان شاء جعل لك خيرا من ذلك (سوره فرقان آيه 10)

ي) انّا (ما)

ــ انّا ارسلنا نوحا الي قومه (سوره نوح آيه 1)

ك) هو الله الذي

ــ هو الله الذي لا اله الا هو (سوره حشر آيه 23)

ل) هو الله (او خدايي است)

ــ هو الله الخالق الباري (سوره حشر آيه 24)

مخاطبان قرآن (خداوند) براي گفت‌وگو و ارتباطات:

آنچه كه از محتوا و سياق آيات قرآن برمي‌آيد اين است كه گروه‌هاي زير مخاطبين خداوند در قرآن مي‌باشند:

انسان(به معني عام)، پيامبران، شيطان، جن، ايمان آورندگان، اهل كتاب، بندگان، ناس (مردم)، نفس، بني آدم و كافران.

انسان (به معني عام ) مانند:

«يا ايها الانسان انك كادح الي ربك كدحا فملاقيه» /انشقاق آيه 6

پيامبران (نبي ) و رسول مانند:

1ــ يا ايها النبي قل لازواجك (احزاب آيه 59)

2ــ يا ايها الرسول لا يحزنك الذين (مائده آيه‌41)

3ــ شيطان، مانند : قال يا ابليس مامنعك ان تسجد لما خلقت بيدي (ص آيه 75)

4ــ جن، مانند: يا معشر الجن و الانس (انعام آيه 130)

5ــ ايمان آورندگان (مؤمنين )مانند: يا ايها الذين آمنوا لم تقولون مالا تفعلون(صف آيه 2)

6ــ اهل كتاب، مانند: يا اهل الكتاب قد جآء كم (مائده آيه 15)

7ــ بندگان، مانند: يا عبادي الذين آمنوا ان ارضي واسعه (عنكبوت آيه 56 )

8ــ ناس (مردم) مانند: يا ايها الناس قد جآء كم الرسول (نساء آيه 170)

9ــ نفس، مانند: يا ايتها النفس المطمئنه ارجعي الي ربك (فجر آيه 27)

10ــ بني آدم، مانند: يا بني آدم خذوا زينتكم عند كل مسجد و كلوا واشربوا و لا تسرفوا (اعراف آبه 31)

11ــ كافران مانند: يا ايها الذين كفروا لا تعتذ روا اليوم (سوره تحريم آيه 7)

گاهي نيز خداوند ،علاوه براشاره صريح ،مخاطبين خود را با زبان تاكيدي و توجه دهنده خطاب مي‌كند.

مانند:

ان الذين كفروا سواء عليهم (در مورد كفار ومشركين) (سوره بقره آيه 6)

اصول مديريت بر مبناي چوپاني:

هر دانش و علمي، داراي يكسري اصول و مباني است كه آن دانش بر پايه آنها بنا شده است. ازآنجائيكه چوپان براي به حداكثر رساندن كارآيي و اثر بخشي خويش در مورد وظايف و مأموريت‌هاي محوله ناگريز به رعايت اصول و مبناي مورد نظر مي باشد ، لذا اصول مديريت بر مبناي چوپاني را به قرار زير برشمرده‌ايم:

مديريت زمان، سازماندهي، هدايت و رهبري، امانت‌داري و رضايت مشتري، مديريت بحران، تعليم و تربيت و كنترل و نظارت.

1ــ مديريت زمان:

در محيط كار و زندگي روزمره خويش ، بسيار اتفاق مي افتد كه زمان و وقت ازدستمان خارج شده و در دام آن گرفتار مي شويم و غالباً به يكديگر با حالتي گلايه‌آميز و از سر افسوس و نارضايتي مي‌گوييم:

وقت ندارم، نمي‌رسم، فرصت كم است، باشه يه وقت ديگه، كو فرصت؟، فرصت سر خاراندن را ندارم و ...

اما حقيقت آن است كه با مديريت كردن بر زمان مي توان بسياري از ناموفقيت‌ها را به موفقيت و پيروزي تبديل كرد. يك چوپان، دقيقاً اين نكته را مي‌داند كه اگر بيروي بردن دام (گله) در يك فاصله زماني مشخص انجام نشود، نمي‌تواند به بسياري از اهداف و برنامه‌هاي خود جامه عمل بپوشاند.

مثلاً شير دوشيدن گله بايد در ساعت مشخصي انجام شده و در صبح زود قبل از طلوع آفتاب، حيوانات براي (رفتن به صحرا) آماده شوند. فرض كنيد كه يك روز، ماجراي دوشيدن و يا گله را با تأخير بيرون بردن، با وقفه روبرو شود؛ براستي آنوقت چه اتفاقي مي‌افتد‌؟ بد نيست به مواردي از اتفاقات احتمالي اشاره‌اي كنيم:

حيواني كه شير آن دوشيده نشده؛

الف) قادر به طي كردن مسافتهاي طولاني نيست

ب) تمايل به خوردن غذا (چريدن) ندارد و كار گروه را مختل مي‌سازد

ج) اقتصاد خانواده را دچار تزلزل و آشفتگي ايجاد مي‌كند

د) فرصت‌ها را به تهديدها تبديل مي‌كند و هزينه‌ها را بالا مي‌برد

حال در امر برگرداندن گله به سمت روستا و محل نگهداري حيوانات، باز اگر دقيق شويم، ملاحظه مي‌شود كه خيلي زود آوردن و يا خيلي دير آوردن گله به سوي روستا و محل نگهداري، مي‌تواند عواقب ناخوشايند و آفاتي را به همراه داشته باشد. مثلاً خيلي زود برگرداندن گله به روستا، نظام برنامه‌ريزي و تنظيم وقت اهالي را به هم مي‌ريزد، چون آنها غير از گله‌داري و دامداري، عمدتاً كشاورزي و باغداري هم دارند و از طرف ديگر‌، دير آوردن گله به روستا سبب شده تا چوپان و گله به تاريكي برخورده و چه بسا گله حيوانات وحشي براي آنان خطرساز شده و يا راه را گم كرده و ده‌ها تهديد ديگر كه مي‌تواند بلاي جان چوپان و گله او شوند.

تنظيم وقت براي ايام سرما و گرما، خود موضوع مهم ديگري است كه چوپان مد نظر قرار مي‌دهد؛ اما در اين ميان بي مناسبت نيست كه جهت تكميل مطالب اين بخش مهم‌ترين عوامل هدر دهنده زمان را بطور خلاصه ذكر كنيم.

مهم ترين عوامل اتلاف وقت عبارتند از:

اداره كردن امور همراه با بحران، تماس‌ها و مكالمات تلفني، فقدان برنامه‌ريزي مناسب در محيط كار، قبول و يا تحميل مسئوليت بيش از حد، ملاقات‌هاي بدون برنامه و ميهمانان ناخوانده، واگذاري نامؤثر و ناقص كار به ديگران، بي نظمي فردي، ضعف شخصيتي، عدم جسارت و توانايي لازم در گفتن (نه) به ديگران، كار امروز را به فردا افكندن، وجود جلسات بسيار درمحيط كار، بوروكراسي و نامه‌نگاري‌هاي زائد، كارها را ناتمام رها كردن، نداشتن كاركنان شايسته، ارتباطات و روابط غيررسمي، مشخص نبودن حيطه اختيار و مسئوليت، وجود ارتباطات ضعيف، عدم توانايي لازم در كنترل اوضاع و احوال، داشتن اطلاعات ناقص و مسافرت‌ها و مأموريت‌هاي متعدد.

بنابراين گشت و گذاري (در قالب يك كارگاه آموزشي) در ميان چوپانان مي‌تواند در ارتباط با مديريت زمان، مديران ما را در انجام هرچه بهتر وظايف و تنظيم وقت و برنامه‌ريزي زماني ياري رساند.

2ــ سازماندهي ، هدايت و رهبري:

يك چوپان، گله خود را طوري سازمان‌دهي مي‌كند كه حداقل ضايعات و مرگ و ميرها و اتلاف منابع را درپي داشته باشد. او سگ گله را گاهگاهي هدايت مي‌كند كه در عقب گله حركت كرده و گاهي در جلو و اطراف وظيفه خود را انجام دهد. چوپان حيوانات كم سن و سال را در بغل مي‌گيرد و يا در ميان بزرگ‌ترها قرار داده تا راه و رسم حركت و زندگي جمعي را فرا گرفته و به قول معروف، حيوان بتواند روي پاي خود بايستد.

او از هرز رفتن حيوانات به كناره‌هاي جاده و يا رفتن روي صخره‌ها و نقاط آسيب‌رسان جلوگيري مي‌كند و تمام تلاشش معطوف به آن است كه همه در يك راستا حركت كنند و در يك چتر امنيتي خاص و محدوده مشخصي قرار داشته باشند.

اين‌گونه است كه سازماندهي حيوانات و هدايت و رهبري آنها بر چوپان آسان مي‌شود.

چوپان با سازماندهي صحيح گله، امر تعليم و تربيت حيوانات و آموزشي آنان را با موفقيت سپري مي‌كند و بدين‌گونه است كه نظام تعليم و تربيتي مناسبي داشته و از اين طريق مي‌تواند نقاط قوت و ضعف كار و گله را مورد شناسايي و تحليل قرار دهد.

3ــ امانت‌داري و رضايت مشتري:

چوپان، اگر پنج ويژگي مطلوب و مهم داشته باشد، يكي از آنها حتماً صفت امانتداري و رضايت مشتري (صاحبان گله) است. او تلاش مي‌كند تا امانت‌هايي كه به او سپرده شده در كمال صحت و سلامت باشند. به‌راستي شما به عنوان مدير چقدر امانت‌دار نيروهايي هستيد كه به شما سپرده شده‌اند؟ فكر مي‌كنم تاكنون كمتر به اين موضوع پرداخته‌ايم كه منابع انساني (نيروي انساني) برايمان چقدر ارزش داشته و دارند، هر چند كه در شعار و نگاه آرماني و آماري و مصاحبه‌اي خيلي از آن دفاع مي كنيم (!؟!).

كارمند و كارگر امانت خانواده‌ها و امانت جامعه در دست من مدير هستند و اين من هستم كه بايد رضايت مشتري (خانواده و مشتري) را جلب كرده و صبح كه امانت‌ها (كاركنان) را تحويل مي‌گيرم، شب با كمال صحت و سلامت آنها را تحويل صاحبان (خانواده‌ها) خود دهم. آيا به راستي اينگونه‌ايم؟

لذا امانت‌داري و رضايت‌ مشتري را بايد از چوپان فرا بگيريم و راز و رمزها و تفكرات كاري و حرف‌هاي او را سرمشق قرار دهيم تا در مديريت خويش توفيق داشته باشيم.

4ــ مديريت بحران و تصميم‌گيري:

اگر روزي يك گرگ يا حيواني درنده به گله چوپان حمله كند، وظيفه و ماموريت و چاره كار او چيست؟ او چه تدبيري بايد بيانديشد، گوسفندان را به كجا ببرد؟ با گرگ چگونه بايد مقابله كند؟ بله چوپان در اينجا با مديريت بحران سرو كار دارد. بحران پيش آمده، حمله حيوان درنده و گرسنه است و وظيفه چوپان مديريت اين بحران و اتخاذ تصميماتي است كه در پايان منجر به:

الف) دفع حمله حيوان درنده ب) سلامت و امنيت گله ج) سلامت و امنيت چوپان د) رفع نابساماني و اضطراب و هرج و مرج شود.

اگر در حوزه تحت مسئوليت شما ناگهان كارمندي سر به شورش و اعتراض گذارد چه مي‌كنيد؟ اگر در يك جلسه مهم و حساس، برق قطع شود چه تدبيري مي‌انديشيد؟ اگر غذاي روزانه كاركنان دچار مسموميت شده باشد يا به عبارتي فاسد باشه چه خواهيد كرد؟ اگر مقام مافوق با يك گروه بازرسي سرزده به حوزه شما مراجعه كند در حاليكه حوزه شما دچار اشكالات و ايراد نمايان است، چه مي‌كنيد؟ اگر محصول فروش رفته مرجوع داده شود، آنهم بواسطه آنكه كنترل نهايي مطلوبي روي آن صورت نگرفته، چه مي‌كنيد؟ اگر شرايط سياسي، حوزه كاري شما را تحت تأثير قرار دهد، چه اقدامي خواهيد كرد؟ اگر ناگهان سيل و طوفان بر عمل‌كرد كاري شما تأثير بگذارد، چه اقدامي خواهيد داشت؟ اين قبيل سؤالات و هزاران سؤال ديگر نمونه‌هايي از مواجهه با بحران هستند.

يك چوپان بايستي از آن سطح از تجربه، خويشتن‌داري، شجاعت و قدرت تجزيه و تحليل برخوردار باشد تا در لحظاتي كوتاه چاره‌انديشي كرده و رفع بحران كند. مدير نيز در زماني كوتاه بايد مصالح فردي و جمعي و سازماني را در نظر گرفته و با محاسباتي دقيق بهترين راه‌حل را براي خروج از بحران انتخاب كند. اين هنگام است كه مي‌گويند؛ وظيفه مدير انجام كارهايي است كه از ديگران برنمي‌آيد. در واقع بروز بحران نقطه عطف محك زدن مديران است.

در بحران‌ها مي‌توان قدرت، شجاعت، جسارت و هوشياري و سنجيده عمل كردن مديران را ارزيابي كرد و شناخت.

آن دم كه زد بر من و تو باد مهرگان / معلوم شود كه مرد كيست و نامرد كيست؟

 در مديريت بحران، بحث بر سر اين است كه مدير، وقايع و پيشامدها و اوضاع و احوال را در آن هنگامي كه نظام برنامه‌ريزي، كنترل و نظارت، سازماندهي و تصميم‌گيري از حالت طبيعي و نرمال خود خارج مي‌شود، چگونه اداره و هدايت كند تا ماحصل كار، كاستن از هزينه‌ها، كاهش خطرات و تلفات و كنترل مطلوب شرايط حاكم باشد.

در مديريت بحران، ما با برنامه‌ريزي و يا تصميم‌گيري مدون و سازماندهي شده‌اي كه مبتني بر يكسري قواعد و دستورالعمل باشد، بطور كامل سروكار نداريم. يعني در مديريت بحران، نظام تصميم‌گيري مبتني بر تصميم‌گيري برنامه‌ريزي نشده است. پيداست كه اين حالت، استرس، اضطراب و فشار رواني بسياري را بر مدير وارد مي كند.

چوپان در امر گله‌داري با تهديدها و بحران‌هايي نظير؛ رعد و برق، حمله حيوانات و‌حشي، سيل، راهزنان، بيماري و ... روبرو مي‌شود و ناگفته پيداست كه او براي مقابله با اين مسايل از هيچ جزوه آموزشي بهره نمي‌گيرد؛ بلكه بايد تمام هنر، تجربه، خلاقيت و ابتكار خود را بكار ببندد تا از مهلكه پيش آمده، خود و گله‌اش جان سالم به در برد و سربلند بيرون آيند. پس بحران در چوپاني درس خوبي براي مديران است تا از آن بهره لازم و كافي را ببرند.

5ــ تعليم وتربيت و كنترل و نظارت:

مديران به تعبيري والدين كاركنان هستند و آشكار است كه رفتار، منش، شخصيت و عملكرد مدير، تأثيرات كم يا زيادي بر روي كاركنان خواهد داشت. تعليم و تربيت و آموزش و پرورش حلقه مهمي از زنجيره عملكرد مديريت است كه نبايد مورد غفلت قرا گيرد.

چوپان در كار خويش ملزم به تعليم و تربيت است. او با ارتباطي كه با اعضاء گله برقرار مي‌كند هر كدام را به نوعي كنترل و نظارت و مورد تعليم و تربيت قرار مي‌دهد. چوپان نحوه حركت، ايست و هماهنگي را به اعضاء گله مي‌آموزد و نظاره‌گر و كنترل كننده هر تخلف است.

شايد گوسفنداني را در كنار جاده‌ها ديده‌ايد كه به صف و پشت سر هم حركت مي‌كنند تا در موقع مناسب از عرض جاده گذر كنند.

چوپان با اعمال نظارت و كنترل، آنها را به سر منزل و در راه اصلي حركت مي‌دهد . او با بكارگيري الفاظ، اصوات و حركات و استفاده از چوبدستي خود، حس مشاركت، همكاري و كار تيمي را در بين اعضاء گله تعليم و گسترش مي‌دهد و آنها را مدام گرد يكديگر جمع مي‌كند تا متفرق نشوند. چوپان مي‌داند كه تفرقه در بين اعضاء گله آشفتگي و شكست و ناتواني او را به دنبال خواهد داشت.

چوپان، حيوانات كم‌توان و ضعيف و يا احياناً لنگ (چلا‎‎‎غ) را تيمار مي‌كند تا همراه گروه باشند. گاهي آنها را در آغوش مي‌گيرد تا از قافله‌سالار عقب نمانند. مدير نيز بايد بتواند آغوش خود را براي كاركنان كم توان و ضعيف باز نگه دارد و آنان را تيمار كند تا آنها خود را دريابند و با ساير اعضاء گروه همگام شوند.

مدير همچنين بايد بداند كه هر چه تفرقه و جدايي در ميان كاركنان او بيشتر باشد، صندلي او نيز سست‌تر و او در مديريت خويش ناكار آمد و شكننده خواهد شد.

مدير، كنترل و نظارت مطلوبي را بر محيط خود و سيستم تحت امر بايد داشته باشد تا فرد ضعيف و ناتوان از فرد كارآمد و پرتوان شناخته شود. كنترل و نظارت مطلوب به مدير امكان مانور بيشتري در مديريت ارائه مي‌دهد و او خواهد توانست با تعليم و تربيت به‌جا و شايسته، پرسنلي سرشار از انرژي، پويايي و انگيزه داشته باشد.

چوپان، گله را رشد مي‌دهد، كوچكترها را بزرگ مي‌كند، راه و رسم‌ها را مي‌آموزاند، خطرات و تهديدها را آموزش مي‌دهد و گوشزد مي‌كند و اعضاء گله را تا حدي مي‌رساند كه ديگر به او وابسته نباشند. مدير نيز بايستي كاركنان جوان را تعليم دهد‌، تهديدها و عوامل شكست و عدم موفقيت را براي گروه تشريح كند و افراد را به حدي از بلوغ و تعالي و رشد و كمال برساند كه آنان نيز بتوانند مدير شوند و مديريت كنند.

به‌راستي اگر مديريت خود را با چوپاني‌، آن هم چند صباحي در دل صحرا و جنگل در ميان انبوه نعمت‌هاي الهي و گله آغاز كنيم و عبرت بياموزيم، موفق‌تر خواهيم بود و يك سنت سازنده الهي را هم پياده كرده‌ايم.

هنر مردمداري : نگاهي به نقش روابط عمومي كارآمد در سازمانها

همه مي دانند كار كردن براي كاركنان در يك نهاد يا سازمان، بدون همراهي و همگامي كاركنان به بار نخواهد نشست، همراه كردن كاركنان، جلب مشاركت و اعتماد آنان براي پيشرفت هاي مادي و معنوي سازمان از جمله وظايف و كاركردهاي اساسي روابط عمومي است. تقويت روابط عمومي ها جهت تقويت روابط عاطفي مديران و كاركنان، جايگاه روابط عمومي در اطلاع رساني دولت و فرهنگ سازي در سازمانها از ديگر كاركردهاي اين نهاد است.توجه ويژه به روابط عمومي، به عنوان نهادي كه مي تواند به صورت نظام مند، برنامه ريزي شده و سنجيده در جهت ايجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مديران با كاركنان اقدام كند، بسيار حائز اهميت است.

آن چه در سنوات گذشته متأسفانه به اشكال و صور گوناگوني باعث شده، روابط عمومي همچنان بي اثر و يا كم اثر جلوه كند، همانا اقتدارگرايي مديران، رواج سيستم ارادت سالاري به جاي شايسته سالاري، نگاه ابزاري به روابط عمومي، داناي كل جلوه دادن برخي مديران، بيگانگي سازماني و يا بيگانگي حرفه اي بسياري از مسئولان، پايين بودن آگاهي بعضي از كاركنان و مديران ارشد به اهميت و نقش روابط عمومي بوده است.

همچنين كم مهارتي و مشكل فني و ضوابط قانوني و اداري براي كار روابط عمومي ها، آسيب پذيري همبستگي و روح كار جمعي در مديران روابط عمومي و مطلق انديشي چه در مديران روابط عمومي و چه برخي از مديران سازمان، بي توجهي به طرح هاي پژوهشي و افكارسنجي- كه همه و همه موجبات بي توجهي يا كم توجهي به افكار عمومي را سبب شده و عدم مشاركت كاركنان در تصميم گيري ها را كه از دغدغه هاي جدي است- باعث شده است.

انتظار مي رود با گماردن مديران علمي ارزش گرا و فرآيند محور، مديراني در مصدر امور روابط عمومي ها قرار گيرند كه از لحاظ فني، تخصصي، تجربي و توانمندي هاي فردي با برنامه ريزي ارتباطي ويژه و پژوهش هاي افكار عمومي توانايي جلب مشاركت عمومي و اعتمادسازي در افكار عمومي را دارا باشند و فرآيند توسعه سازماني و تحقق عملي كاركردهاي روابط عمومي را به نحو مطلوبي فراهم كنند.

روابط عمومي ها تاكنون نتوانسته اند به طور كامل نگاه حرفه اي و تخصصي را در خود ايجاد نمايند؛ چرا كه از يك طرف غالب مسئولان به اين هنر و فن توجهي نكرده اند و از طرفي بسياري از مديران ما با كاركردهاي روابط عمومي ايده آل آشنا نبوده اند.

روابط عمومي مدون و برنامه ريزي شده يكي از ابزارهاي قوي مديريت افكار است. روابط عمومي به عنوان اصلي ترين حلقه ارتباط بين مديران و كاركنان، مسئوليت خطيري در فرآيند دسترسي مديران و افكار جمعي كاركنان دارند.
بدون شك روابط عمومي به عنوان يك «فن» و «هنر» نقش بسزايي در برقراري و تسهيل ارتباط دوسويه بين مديران سازمان و كاركنان دارد، به طوري كه امروزه كمتر سازماني را مي توان يافت كه خود را بي نياز از روابط عمومي بداند و در عين حال موفقيت هاي چشمگيري را در زمينه هاي مورد نظر و تحقق اهداف از پيش تعيين شده به دست آورده باشد.

اما اگر روابط عمومي ها بخواهند تأثير گذار باشند، بايد از همه نظر در «جايگاه» بايسته و شايسته خود قرار داشته  باشند. اگر در رأس اين حوزه مديري لايق، متين و كارآمد وجود داشته باشد، مي تواند با به كار گماري كارگزاراني با مهارت در اين موضوعات منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازماني باشند. از جمله اموری که روابط عمومی ها باید آنها توجه داشته باشند می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • توجه جدي به افكار همه كاركنان در ايجاد حركت، اصلاح و جريان سازي سالم بدون در نظر گرفتن اميال و رويكردهاي سياسي مخرب كه متأسفانه يكي از معضلات روابط عمومي هاست.
  • ارائه مشاوره هاي مؤثر به مديران ارشد سازمان كه اين در صورتي محقق خواهد شد كه مدير روابط عمومي بهره اي از علوم مشاوره اي، روانشناسي،  علوم تربيتي، جامعه شناسي،  مردم شناسي و ... داشته باشد؛ كه اين موضوع خلأ بزرگي در بسياري از مديران روابط عمومي هاي فعلي است.
  • دفاع از جايگاه روابط عمومي در مقابل دخالت هاي غيرمسئولانه واحدها و افراد.
  • حفاظت از حريم سازمان در مقابل جوسازي ها، خلاف گويي ها، دروغ پردازي ها، تهديدها و ... اين در حالي محقق مي شود كه مدير روابط عمومي خود مبرا از اين مسائل باشد.
  • خروج روابط عمومي از موضع انفعالي به موضع فعال (در حال حاضر بسياري از مديران روابط عمومي كاملاً  از موضع انفعالي در مقابل مديران برخوردار مي باشند.)
  • تغيير فرهنگ سازماني غلط، به اين نكته بايد توجه كرد، كارگزار روابط عمومي موقعي در جهت تغيير فرهنگ سازماني مي تواند حركت كند كه با مقوله فرهنگ آشنايي داشته و ديگر اين كه با علم رفتار سازماني مأنوس باشد.
  • ايجاد حسن رابطه بين كاركنان، مشاوران و مديران سازمان.
  • كمك در جذب استعدادهاي درخشان كاركنان يا به عبارتي ايجاد بستري مناسب در جهت بالندگي انديشه كاركنان.
  • تقويت ارزش ها و ويژگي هاي مطلوب انساني.
  • معرفي الگوهاي آموزشي مناسب درون سازماني و برون سازماني.
  • سازماندهي خبري سازمان (تلاش براي اطلاع يابي و اطلاع رساني به موقع با روش ها و ابزارهاي ارتباطي.)
  • تدوين نظام ارتباطي منسجم و تبليغي شفاف و روشن.
  • تغيير نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومي و جايگاه و اهميت آن.
  • جهت گيري و جهت دهي سازمان به سوي كارمند محوري.
  • همكاري فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
  • تأكيد هماهنگ بر بهبود روابط درون سازماني و برون سازماني.
  • تنظيم برنامه مدون و ساليانه براي عمل به شعائر و برگزاري مراسم مذهبي و غيره...
  • انعكاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم مميزي نمودن آن به مسئولان و دريافت بازخورد آن جهت ارائه به كاركنان.
  • برگزاري جلسات داخلي بين كاركنان و مديران به صورت ماهيانه يا فصلي.
  • تهيه مقاله هاي علمي در حوزه فعاليت هاي سازمان و نشر آن در رسانه هاي گروهي.
  • معرفي مطلوب مقالات و تحقيقات كاركنان در سطح سازمان.
  • انعكاس تجربه هاي موفق كاركنان سازمان.
  • چاپ بروشور پيام هاي آموزشي، پژوهشي و ديگر فراورده هاي سازماني.
  • تهيه فيلم براي معرفي سازمان.
  • ايجاد برنامه نظامند همدردي با خانواده هاي سازمان بدون تبعيض قائل شدن.
  • تهيه و تنظيم منشور اخلاقي روابط عمومي سازمان.

روابط عمومي تنظيم كننده مديريت ارتباط بين سازمان و كاركنان خواهد بود و به نوعي وظيفه خطير اطلاع رساني و سخنگويي و اعلام مواضع آن سازمان را در سطح جامعه و افكار عمومي برعهده خواهد داشت. اگر مديران مي خواهند هنر مردم داري را تحقق بخشند، لازمه آن به كارگيري مديران روابط عمومي كاردان، متخصص، بااخلاق و هنرمند در برقراري ارتباط با مخاطبان است.

ویژگیهای روابط عمومی کارآمد

ویژگی هاي روابط عمومی کارآمد
بایسته و شایسته خود قرار داشته « جایگاه » اگر روابط عمومی ها بخواهند تأثیر گذار باشند، باید از همه نظر در
باشند. اگر در رأس این حوزه مدیري لایق، متین و کارآمد وجود داشته باشد، می تواند با به کار گماري کارگزارانی با
مهارت در این موضوعات منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازمانی باشند. از جمله اموري که روابط عمومی ها را
کارآمد می کند شامل موارد زیر است:
توجه جدي به افکار همه کارکنان در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان سازي سالم بدون در نظر گرفتن امیال و
رویکردهاي سیاسی.
ارائه مشاوره هاي مؤثر به مدیران ارشد سازمان که این در صورتی محقق خواهد شد که مدیر روابط عمومی بهره اي از
علوم مشاوره اي، روانشناسی،علوم تربیتی، جامعه شناسی،مردم شناسی و ... داشته باشد؛ که این موضوع خلأ بزرگی
در بسیاري از مدیران روابط عمومی هاي فعلی است.
دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت هاي غیرمسئولانه واحدها و افراد.
خروج روابط عمومی از موضع انفعالی به موضع فعال (در حال حاضر بسیاري از مدیران روابط عمومی کاملاً از موضع
انفعالی در مقابل مدیران برخوردار می باشند)
تغییر فرهنگ سازمانی غلط، و مبارزه با این تفکر که روابط عمومی یک سازمان خدماتی است.
ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.
کمک در جذب استعدادهاي درخشان کارکنان یا به عبارتی ایجاد بستري مناسب در جهت بالندگی اندیشه کارکنان.
تقویت ارزش ها و ویژگی هاي مطلوب انسانی.
معرفی الگوهاي آموزشی مناسب درون سازمانی و برون سازمانی.
سازماندهی خبري سازمان (تلاش براي اطلاع یابی و اطلاع رسانی به موقع با روش ها و ابزارهاي ارتباطی.)
تدوین نظام ارتباطی منسجم ،شفاف و روشن.
تغییر نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومی و جایگاه و اهمیت آن.
همکاري فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.

روابط عمومي آينده نگر

برگرفته از تحقيقات دكتر رحمان سعيدي

چكيده: امروزه شاهد انقلاب جديد در زمينة اطلاعات و ارتباطات در فضاي واقعي مجازي و واقعيت مجازي هستيم. مفهوم «دهكدة جهاني» به ذهنيت جهاني تغيير هويت داده است. اكنون «انقلاب ارتباطات» به «انقلاب اطلاعات» تبديل شده است. در اثر فنآوريهاي جديد سازمانها و نهادها و روابط بين آنها از اساس دگرگون شده است. روابط عمومي به عنوان حلقة واسط و اتصالدهندة نهادها و سازمانها بايد توانايي سازگاري با شرايط جديد را داشته باشد. از اين رو، لازم است رهبران و مسئولان روابط عموميها بيش از هر چيز ديگري به تبيين تأثير فنآوريهاي جديد بر نهادها و سازمانها بپردازند. مقاله حاضر ضمن تعريف مفهوم روابط عمومي الكترونيك و ضمن تأكيد بر اين نكته كه اين نوع از روابط عمومي تا كنون به حد كافي رشد نيافته و به بياني مراحل اولية خود را پشت سر ميگذارد، براي آن آيندة اميدواركنندهاي را متصور است؛ آيندهاي كه در آن روابط عمومي الكترونيك به تمامي سازمانها و نهادهاي دولتي و خصوصي بسط خواهد يافت. انتظار ميرود كه در آيندهاي نزديك روابط عمومي دچار تحولات عميقي شود كه نتيجة آن تغييري بنيادي در يكي از مهمترين وظايف روابط عمومي، يعني پژوهشمحوري در ابعاد مختلف، خواهد بود. مقاله حاضر ابعاد مختلف تغييرات ذكرشده در حيطة روابط عمومي را بررسي ميكند. كليدواژه: آيندهپژوهي، روابط عمومي، روابط عمومي الكترونيك، مخاطبشناسي، تأثير رسانهها استاديار علوم ارتباطات دانشگاه علامه طباطبايي rsaeedi_ap77@yahoo.com ∗ 158 دكتر رحمان سعيدي مقدمه امروزه شاهد انقلاب جديد در زمينة اطلاعيابي، اطلاعرساني و ارتباطات در فضاي واقعي مجازي و واقعيت مجازي هستيم، مفهوم دهكده جهاني به ذهنيت جهاني تغيير هويت داده است. اكنون انقلاب ارتباطات به انقلاب اطلاعات و انفورماتيك تبديل شده است. روابط عمومي كه به مثابه حلقة واسط و اتصالدهندة نهادها و سازمانها در جامعه است، بايد در ايجاد ارتباط بيشتر و پيشرفتهتر نقش حياتي خود را ايفا كند. جهاني شدن ذهن و ذهنسازي جهاني حاصل پيشرفت فناوريهاي شگرف انساني است. در اوايل قرن بيست و يكم و ورود به دوران نوآوريهاي موج سوم با شرايطي روبهرو هستيم كه تمامي ابعاد وجودي انسان را تحت تأثير قرار ميدهد. در اين دورة گذار، فناوري جانشين دورههاي كشاورزي و صنعتي ميشود. تغييرات در سازمانها و نهادها و شرايط محيطي به طور بنياديتري در حال وقوع است. تا جايي كه برخي از دانشمندان معتقدند كه در ساية پيشرفت فناوري دنيا در حال ديوانه شدن بوده و روزبهروز ديوانهتر ميشود. تحولاتي مانند شبيهسازي گوسفند در 23 فوريه 1997م. توسط «دالي» و كار گذاشتن يك بافت مصنوعي در بدن، توسط پروفسور «دولد» و يك استاد دانشگاه READING و اتصال آن به طور مستقيم به رايانه از موارد مهم تكامل تاريخي انسان به شمار ميرود (افروغ، 1386، ص32). در اثر فناوريهاي جديد سازمانها و نهادها و روابط بين آنها از اساس دگرگون خواهد شد. هم اكنون 600 ميليون نفر در جهان پست الكترونيك دارند و تبادل اطلاعات روي وب هر 100 روز دو برابر ميشود. تا سال 2010م. پيشبيني ميشود كه يك- سوم مردم جهان سايتهاي شخصي وب خواهند داشت (افروغ، 1386، ص35). در قرن 21م. اينترنت عمدهترين رسانه ارتباط و اطلاعرساني خواهد بود. ما در آينده خواهيم توانست در اثر توسعه فناوريهاي جديد با جراحي در مغز سرعت پردازش آن را بالا برده و ظرفيت آن را افزايش دهيم. از اين رو، مهمترين نقش رهبران و مسئولان روابط عموميها تبيين تأثير فناوريهاي جديد بر نهادها و سازمانهاست. رهبران سازمانها نه تنها بايد واقعيت فناوريهاي جديد را درك كنند و آگاهي مناسبي از آن داشته باشند آيندهنگري در روابط عمومي الكترونيكي و پژوهشمحوري 159 بلكه بايد محدوديتهاي خود را بشناسند. قرار گرفتن انسانها در فضاي مجازي منجر به از بين رفتن دوستي و همدلي ميشود و روابط عموميها بايد به احساس تعلق كه به زندگي كاركنان معنا ميبخشند و چگونگي سازگاري آنها را در سازمان خود تعيين كنند و با برقراري ارتباطات مؤثر به آن پاسخ گويند. روابط عمومي الكترونيك چيست؟ روابط عمومي الكترونيك عبارت است از استفاده از فناوري ارقامي به خصوص كاربردهاي مبتني بر وب- سايتهاي اينترنتي براي افزايش دسترسي و ارائه خدمات و اطلاعات ارتباطي به كاربران و سازمانها و نهادها و دريافت اطلاعات از طريق آنهاست. اين روش زمينة بالقوهاي براي كمك به ايجاد رابطهاي ساده، روان و مؤثر، بين سازمانها و مؤسسات با سازمانها و مؤسسات ديگر و نهادهاي مدني در راستاي ارائة خدمات اطلاعات و خدمات ارزانقيمت فوري و فراگير به همة گروههاي كاربر فراهم خواهد كرد. بنابراين، وظيفة روابط عمومي الكترونيك و ديجيتالي ارائة اطلاعات و خدمات روي خط- لحظهاي (آنلاين، OnLine) از طريق اينترنت با ساير وسايل ديجيتالي است. با شروع انقلاب ديجيتالي خيلي از واحدهاي دولتي طيف گستردهاي از منابع انتشارات، بانكهاي اطلاعاتي خود را به عنوان خدمات واقعي دولتي به طور آنلاين در اختيار شهروندان، نهادها و سازمانها قرار دادند. روابط عمومي ديجيتالي و الكترونيكي هنوز خيلي رشد نيافته و در مرحلة طفوليت است. اما چشمانداز آيندة آن بسيار اميدواركننده و همراه با توسعه و تعميم همهجانبه در تمامي سازمانها و نهادهاي دولتي و خصوصي است. پيشبيني ميشود كه همة فعاليتهاي روابط عمومي در آيندهاي نه چندان دور با تحولاتي عميق و همهجانبه همراه خواهد بود؛ از جمله اين تحولات، دگرگوني عظيم و بنيادي در يكي از وظايف مهم روابط عموميها، يعني پژوهشمحوري در ابعاد مختلف در چشمانداز درازمدت روابط عمومي الكترونيك خواهد بود. 160 دكتر رحمان سعيدي عواملي كه سبب محوريت پژوهش و اولويت آن در روابط عمومي الكترونيك در آينده خواهد شد، به شرح زير است: 1- شناخت عميقتر مخاطبان نسبت به محيط شناخت عميقتر مخاطبان نسبت به محيط و پديدههاي پيرامون خود به دليل پردازش و تحليل دادههاي متنوعتر و گستردهتر كه رهآورد توسعة اطلاعات در جامعة اطلاعاتي است. شناخت انسان در رابطة متقابل با پديدههاي مختلف و محيط پيرامون (محيط طبيعي و محيط اجتماعي) پيريزي ميشود. معرفت و شناخت انسان در اثر كار و تلاش او و نيز در اثر تجربههاي متعدد و ممتد و درگيري و روابط به نسبت متغير و پايدار با پديدههاي پيرامون (به منظور ادامة حيات) به وجود آمده و گسترش يافته است. در همآميزي شناخت يا معرفت آدمي نسبت به اين يا آن بخش از امور و پديدههاي طبيعي، اجتماعي و فكري مجموعه شناساييهاي انسان (يعني علوم و دانشها) را به وجود آوردهاند. انسان به قدرت تعقل و تفكر خود پديدههاي پيرامون خود را احساس و درك نموده و زمينههاي شناخت اوليهاش فراهم گرديده است (سعيدي، 1379، ص15). بديهي است هر چند مبادي ورودي مغز انسان اطلاعات بيشتري را جمعآوري و جذب كند، در مرحلة شناخت عقلي و منطقي به تجربه و تحليل بيشتري از دادهها و اطلاعات دست خواهد يافت و در نتيجه، شناخت عميقي نسبت به پديدهها و مسائل پيراموني خود كسب خواهد كرد. از اين روست كه حجم انبوهي از اطلاعات كه در اثر وقوع و پيدايش جامعة اطلاعاتي در اختيار افراد و گروهها و جوامع گوناگون در سطح جهان قرار ميگيرد، فرصتي مغتنم براي درك عميق و همهجانبة آحاد مختلف در جامعة امروزي داناييمحور گرديده است. آيندهنگري در روابط عمومي الكترونيكي و پژوهشمحوري 161 2. اعتلاي شايستهسالاري اعتلاي شايستهسالاري و احساس نياز به افراد كارشناس و متخصص در زمينههاي مختلف از جمله روابط عمومي، به مثابه يك رويكرد قابل ملاحظه در اغلب كشورهاي جهان است. در كشور ما نيز هرچند در گذشته فعاليت در روابط عمومي، به بخشي از امور اداري و دبيرخانة سازمان محسوب ميشد و هنوز هم در سازمانهاي بسياري روابط عمومي مد و براي عقب نماندن از قافلة پيشرفت در عصر ارتباطات و اطلاعات تلقي ميشود! و استفاده از مهندسان كشاورزي، راه و ساختمان، برق و الكترونيك يا حتي پزشك عمومي براي اداره و مديريت روابط عمومي موضوع غيرمتعارفي نيست! اما واقعيت آن است كه رويكرد جديد به روابط عمومي و مديريت آن يك اتفاق پويا و به سمت آينده روشن است و ضرورتهاي زمان و مكان سرانجام خود را تحميل ميكنند و اين ضرورتها سبب شده است كه براي استفاده بهينه از روابط عمومي از افراد متخصص در اين رشتة ارتباطي استفاده شود. گسترش و توسعه چهل واحد دانشگاهي علمي- كاربردي در وزارت ارشاد اسلامي كه دستكم 30 واحد آنها در حال حاضر به تدريس روابط عمومي در سطح كشور ميپردازند و نيز تصميمات مسئولان در دانشگاه علامه طباطبايي و دانشكده علوم اجتماعي براي توسعه دورههاي كارشناسي روابط عمومي به مثابه دانشگاه مادر و پيشبيني و برنامهريزي دورة كارشناسي ارشد براي اين رشته، در كنار تلاشها و برنامههاي دانشگاه آزاد اسلامي در جهت ايجاد و افتتاح رشتة روابط عمومي در شهرستانهاي مختلف، همه حكايت از حركتي پيشرونده در جهت تغيير كمي و كيفي شكل و محتواي آموزش روابط عمومي دارند. 3. گسترش فناوريهاي جديد ارتباطي و توسعة زيرساختها توسعة زيرساختها، ترويج و توسعة اينترنت و كاربردهاي گوناگون آن مانند دولت الكترونيك، بانكداري الكترونيك و سرانجام، شهر الكترونيك روابط عمومي الكترونيك و ديجيتالي نيز با پتانسيلهاي تازه مانند امكان حضور فعال مخاطبان در صحنه و دسترسي به تعامل دوجانبه بين روابط عمومي و مخاطبان سازمان چشمانداز زيبا و 162 دكتر رحمان سعيدي اميدواركنندهاي در آيندة روابط عمومي را ميتوان انتظار داشت. امروزه روابط عموميهاي مدرن همانند گذشته راهبردها و برنامهريزيهاي درازمدت ندارند؛ چرا كه سرعت تحولات فني و افزايش نيازهاي مخاطبان و تنوع آنها روابط عموميها را ملزم ميسازد به راهبردها و برنامهريزيهاي كوتاهمدت روي آورند تا بتوانند پاسخگوي نيازهاي مخاطبان باشند. از جمله ويژگيهاي روابط عموميهاي مدرن مخاطبمحور بودن آنهاست. لذا روابط عمومي ديجيتال بيشتر مخاطبمحور و مشتريگراست تا مسئولگرا. روابط عموميها موظفاند به خواست و نياز مخاطب اهميت دهند و در جهت برآوردن اين نيازها برنامهريزي كنند (افروغ، 1385، ص33). دقت در كار روابط عموميهاي ديجيتال بسيار مهم و حائز اهميت است؛ چرا كه به مدد فناوريهاي نوين نظارت مخاطبان و افكار عمومي در عملكرد روابط عموميها تأثيرگذار است. مخاطبان ناراضي قادر خواهند بود به راحتي و به سرعت از طريق اينترنت تصوير يك سازمان را خراب كنند و در كسري از ثانيه، 40 ميليون كاربر اينترنت را از خطاي شما آگاه كنند. روابط عمومي سنتي با مشكلاتي در خصوص ارتباط با رسانهها، نظرسنجي مطلوب و ارتباطات مردمي مواجه است كه نتيجة آنها بهرهمندي از كيفيت نامطلوب است، در حالي كه روابط عمومي ديجيتال با افزايش قابليتهاي ارتباطي خود اين مشكلات را از ميان برداشته و تحول چشمگيري در امر برقراري ارتباط با رسانه و با مردم ايجاد كرده است. امروزه خبرنگاران رسانههاي جمعي به راحتي از طريق پست- الكترونيكي و بانك اطلاعات روابط عمومي ميتوانند از آخرين اخبار و اطلاعات مطلع شده و به حجم عظيمي از دادهها و اطلاعات و آمار سازماني دست يابند؛ نتيجة اين امر افزايش سطح كيفي اطلاعرساني است (افروغ، .(34ص ،1385 لذا امروزه كاغذبازي و نامهنگاري در پيگيري حذف شده و اين امور از طريق فناوريهاي ارتباطي انجام خواهد شد. روابط عمومي ديجيتالي از جمله زيرساختهاي مهم جامعة اطلاعاتي است وخود نيز ساختارهايي دارد كه كاربرد صحيح ابزارهاي الكترونيكي، آموزش نيروي انساني متخصص، زيرساختهاي فني و محتواي به روز اطلاعات و دانش و بهرهگيري از فنون نوين از جملة آنهاست. آيندهنگري در روابط عمومي الكترونيكي و پژوهشمحوري 163 4. مخاطبشناسي و پژوهشمحوري اگر يكي از اهداف اصلي و زيربنايي روابط عمومي ديجيتالي را مخاطبمحوري و مخاطبشناسي بدانيم، ضرورت ايجاب ميكند كه ما خواستهها و نيازها و ديدگاههاي مخاطب را بشناسيم تا با توجه به اطلاعات و دادههايي كه در مورد مخاطب خود از ابعاد مختلف جمعآوري ميكنيم براي پاسخگويي به آنها برنامهريزي كوتاهمدت، ميانمدت و يا درازمدت طراحي كنيم، بنابراين، براي شناخت ويژگيهاي مخاطب و خواستهها و نيازهاي وي بايد اين شناخت از طريق پژوهش و تحقيق حاصل شود. بنابراين، محوريترين فعاليت روابط عمومي ديجيتالي در آينده پژوهش و تحقيق است. لذا در ادامة بحث فعلي نخست به بررسي و چيستي مخاطبان در انواع مختلف آن ميپردازيم؛ آنگاه پژوهش براي شناخت مخاطبان از ابعاد مختلف را مطرح خواهيم كرد و در ادامه، به سرفصلهايي كه ضرورت انجام پژوهش براي موفقيت روابط عمومي ديجيتالي در آينده مشهود است، خواهيم پرداخت. 1-4. شناخت مخاطب مككويل به برخي از ديدگاهها در مورد مخاطب به نحو جامعتر اشاره كرده است؛ ديدگاهي كه ميگويد مخاطب انبوه است. اين موضوع به آن معناست كه تعداد آنها بسيار زياد است، كاملاً يكپارچه نيستند و از لحاظ جغرافيايي نيز پراكندهاند. از طرف ديگر، ديدگاهي معتقد است كه مخاطب يك گروه و طبقه منسجم است؛ يعني مخاطبان رسانهها از قبل در جامعه وجود دارند و رسانه آنها را به وجود نياورده است. آنها مستقل از رسانه هستند و رسانه به آنها خدمتي ارائه ميكند و در بحث مخاطب به عنوان بازار، در اين نگاه مخاطبان مصرفكنندگان بالفعل و بالقوه محصولات و يا خدمات هستند. در اينجا به صورت جمعيت مصرفكننده يك منطقه يا حتي يك گروه اجتماعي تلقي ميشوند كه مؤسسه متبوع روابط عمومي به نحوي با وي در ارتباط است. براي مخاطبشناسي پژوهش در زمينههاي زير ضروري است. 164 دكتر رحمان سعيدي 2-4. فرهنگپژوهي مخاطبان براي تأثير بر مخاطب در اولين گام بايد فرهنگ وي را شناخت. در تعريف فرهنگ ميتوان گفت: «فرهنگ به بيان ساده مجموعة ارزشهايي است كه اعضاي يك گروه معين دارند و هنجارهايي كه از آن پيروي ميكنند. به عبارت ديگر، فرهنگ شيوة زندگي مخاطب است، فرهنگ در جوامع گوناگون داراي يك سلسله ويژگيهاي عمومي است...». تعدادي از اين ويژگيها عبارتاند از: - فرهنگ آموختني و اكتسابي است. - فرهنگ اجتماعي است. - فرهنگ پديدهاي ذهني و تصوري است. 3-4. نيازپژوهي مخاطبان معمولاً فاصلة بين وضع موجود و وضع مطلوب را در ابعاد مختلف «نياز» مينامند. نيازپژوهي مخاطبان بايد از طريق فرآيند پژوهش علمي، وضعيت موجود و فعلي زندگي مخاطبان شناخته و شكاف آن با وضعيت مطلوب تعيين و در جهت رسيدن به وضعيت مطلوب برنامهسازي شود. بررسي نياز مخاطبان به ويژه در عرصه فعاليتهاي روابط عمومي بسيار مهم و اساسي است؛ زيرا هدف محوري روابط عموميها در شفافسازي و ايجاد تفاهم دوجانبه مخاطب است و نيازهاي وي در آن بخش كه به فعاليت سازمان متبوع و ايجاد ارتباطي دوجانبه و مؤثر از طريق روابط عمومي مربوط ميشود (معينيان، 1386، ص7). 4-4. زيباييپژوهي مخاطبان هنر زاييدة تفكر، تعمق و احساس لطيف است و بيشترين و بهترين تأثير را بر آدمي بر جاي ميگذارد. پيامهايي كه از شيوههاي هنري تأثيرگذار بهره گرفته، موفقتر بودهاند. آيندهنگري در روابط عمومي الكترونيكي و پژوهشمحوري 165 ميزان زيباييشناسي مسئول روابط عمومي در ارائه و معرفي مطلوب برنامههاي روابط عمومي تأثير مستقيم دارد. 5-4. باورپذيري مخاطبان از پيامهاي روابط عمومي معمولاً برنامههاي روابط عمومي با اين هدف ساخته ميشود كه تغييري در نگرشها و باورهاي مخاطبان ايجاد كند و اين تغيير سبب دست يافتن به تصويري مثبت از سازمان و فعاليت روابط عمومي توسط مخاطب گردد. بنابراين، بايد توجه كرد كه چگونه ميتوان با مخاطبان ارتباط مؤثر برقرار كرد و بر آنها نفوذ و تأثير بجا گذاشت؛ يعني چه عواملي باعث ميشود كه مخاطبان سازمان بيشتر تحت تأثير پيامهاي روابط عمومي قرار گيرند (معينيان، 1386، ص8). زماني كه ما در بارة نفوذ و تأثير رسانه سؤال ميكنيم، بايد ببينيم كه منظور از نفوذ و تأثير چيست و واقعاً چطور ميتوانيم آن را از نظر علمي اندازِهِگيري كنيم. چه عواملي از نظر شخصيتي و پيشينهاي، نظير زمينههاي روانشناسي، اقتصادي، محيطي و نظاير آن باعث ميشوند كه مخاطب روابط عمومي تحت تأثير قرار گيرد.... در خصوص اندازهگيري تأثير رسانه بر مخاطب اولين بار طي سالهاي بين دو جنگ جهاني اين سؤال مطرح شد كه اثر اقناعي و فراگير رسانهها بر مخاطب به چه ميزاني است. در اين خصوص ديدگاهها و نظريههاي مختلفي در ارتباطات مطرح شده است. هرچند تمام مطالعات در بارة تأثير رسانهها بر اين فرض قرار دارند كه رسانهها داراي تأثير ميباشند، عليرغم چنين تصوري در بارة قدرت اثرگذاري رسانهها بين كارشناسان اين رشته توافق كلي وجود ندارد. اين اختلافنظر بيشتر در بارة ميزان تأثير موارد وقوع و نوع تأثير است. دانش ما در اين زمينه بدان درجه نرسيده كه با قاطعيت بتوان وقوع تأثير را در موردي خاص به درستي پيشبيني كنيم. عقل سليم اين نكته را تأييد ميكند كه رسانههاي همگاني احتمالاً در زمينههاي اخلاق، نظريات و اعتقادات و بزهكاري كه مورد توجه جامعه است، داراي بعضي تأثيرات است (مهرداد، 1380، ص153). 166 دكتر رحمان سعيدي - دنيس مككويل، نظريهپرداز و محقق ارتباط جمعي، مسير توسعه تحقيق و نظريهسازي در زمينة تأثير رسانهها را در طول زمان به سه مرحله تقسيم كرده است: مرحلة اول: نظرية تأثير قدرتمند رسانهها در اين مرحله كه از اوايل قرن بيستم شروع ميشود و تا اواخر 1930م. ادامه مييابد، رسانهها به طور قابل ملاحظهاي توسعهيافته بودند. در اين فاصله به رسانهها به واسطة قدرت خارقالعادهاي كه در شكل دادن به نظريات و عقايد، تغيير عادات اجتماعي و رفتار افراد بازي ميكردند، اعتبار فراواني داده شده بود. مرحلة دوم: نظرية قدرتمند بودن رسانهها مورد آزمايش قرار ميگيرد در اين مرحله با يك مجموعه تحقيقات كه توسط مؤسسه مطالعات پين ( Payne Pun Studies) در ايالات متحده آمريكا در اوايل دهة 1930م. انجام شد و تا اوايل 1960م. ادامه يافت، مشخص ميشود. در اين تحقيقات كه به طور جداگانه صورت گرفته است، مطالعات در بارة انواع مختلف تأثير محتوا و رسانهها، بعضي فيلمها و برنامهها و مبارزات كامل انتخاباتي انجام گرديد. توجه اساسي در اين مطالعات بر استفاده از فيلمها و ساير رسانهها براي ترغيب برنامهريزيشدة اطلاعات و يا براي ارزيابي تأثيرات مخرب رسانهها با توجه به بزهكاري، تعصب نژادي، تجاوز و يا تحريكات جنسي متمركز بود. مرحلة سوم: ظهور مجدد نظرية رسانههاي قدرتمند به مجرد آنكه نظريههاي جديد مبني بر اينكه رسانهها مستقيماً بدون قدرت تأثيرگذاري هستند و تأثيرگذاري آنها غيرمستقيم صورت ميگيرد، متعاقباً بررسيهاي تازهتري انجام شد كه يافتههاي آنها خلاف اين نظريه را نشان ميداد ( .Lang Kand Lang. G. E 1959). يكي از دلايل نپذيرفتن نظرية «حداقل تأثير» رسانهها و ورود تلويزيون بيش از رسانههاي پيشين از قدرت كشش و جذابيت برخوردار بود و در ظاهر براي زندگي اجتماعي داراي نتايج بيشتري بود. نظريات و تحقيق در مرحلة سوم كه معتقد به تأثيرات اجتماعي رسانههاست، هنوز هم ادامه دارد (مهرداد، 1380، ص158). آيندهنگري در روابط عمومي الكترونيكي و پژوهشمحوري 167 مدل گلولهاي تأثير (مدل S- R يا Hypodermic Theory) در تحقيقات اوليه (مرحلة اول) همگان معتقد به قدرت فوقالعادة رسانهها در تأثيرگذاري جامعه بودند. نظرية گلولهاي نامي است كه محققان ارتباطي به نخستين فرضياتي كه در بارة رسانههاي همگاني ارائه شد، نهادند. به نظرية گلولهاي، نظرية «سوزني» يا تزريقي نيز گفته ميشود. در بارة ضعفها و كمبودهاي نظرية گلولهاي مطالب بسياري نوشته شده است؛ از جمله دفلور در تحليل خويش با توجه به تجربيات و تحقيقات رو به رشد جديد ضرورت ايجاد تغييراتي در اين نظريه را يادآور شده است: اول آنكه تفاوتهاي فردي بايد در نظر گرفته شود.... تفاوت در شخصيتها، نگرشها، ضريب هوشي و منافع افراد وجود دارد. دوم آنكه با توجه به عوامل سن، شغل، شيوة زندگي، جنس، مذهب و نظاير آنها، افراد متفاوت هستند (دفلور، 1970، ص120). مدل تأثير محدود رسانهها ارائة دلايل و شواهد تحقيقاتي در بارة تأثير محدود رسانهها در مرحلة دوم آغاز گرديد و سعي شد كه نظرية گلولهاي را بياعتبار سازد.... بعضي تحقيقات كليدي در بارة تأثير ارتباطات به ويژه با تحقيقي كه هاولند و همكارانش (هاولند، 1992) به روي سربازان ارتش آمريكا انجام دادند، نشان داد كه فيلمها تنها در انتقال اطلاعات مؤثر بودند و در تغيير نگرشها نقشي ايفا نكردند.... همچنين بررسيهايي كه ارسفلد و همكاران او در انتخابات رياست جمهوري آمريكا در سال 1949م. انجام دادند، متوجه شدند كه تنها تعداد كمي از مردم تحت تأثير ارتباطات توده در طول مبارزات انتخاباتي قرار گرفتند كلاپر در كتابش «اثرات رسانههاي همگاني» (1949) به بررسي آثار رسانهها پرداخت (مهرداد، 1380). نظرية كاشت نظرية جزمي مكلوهان، نظرية تجربة تأثيرات تركيبي، نظرية ماروپيچ سكوت (شكلگيري افكار عمومي)، نظرية سلطة رسانهها از جمله نظرياتي هستند كه در بررسي 168 دكتر رحمان سعيدي تأثير روي مخاطبان به وسيلة رسانههاي جمعي به بحث و گفتگو و تجزيه و تحليل ميپردازند. 6. پژوهشهاي بنيادي به منظور نيازسنجي مشاهده به تنهايي براي فهم واقعيت اجتماعي كافي نيست. همان طور كه مشاهدة طبيعت از ديرزمان به ياري ابزارها به دست آمده است، ما هم به همان طريق بايد خود را با ابزارهايي مجهز كنيم كه توانايي طبيعي ما را تقويت كند. نظرخواهي (enquete) يكي از ابزارهاست. نظرخواهي از اواخر قرن هجدهم مطرح شد. روش نظرخواهي با آهنگي بسيار كند و بادشواري به مدد پشتكار و سماجت پژوهشگران شروع به پيشرفت كرد. جالب است كه سنت نظرخواهي در اروپاي قرن نوزدهم و آغاز قرن بيستم به طور كامل به دست فراموشي سپرده شد و مجدداً از سال 1945م. به صورت تازهاي مطرح گرديد؛ تا جايي كه بعضيها فكر ميكردند كه اين ابداعي آمريكايي است. در آغاز اين ابزار جديد مشاهده با استقبال مواجه نشد و كسي آن را به منزلة پيشرفتي در زمينة شناخت انسان و نيازهاي وي تلقي نكرد. با اين همه، حيرتانگيز بود كه نتايج نظرخواهيها همه جا ديده ميشد؛ از روزنامهها و راديوها و گفتگوهاي سياسي گرفته تا نشريات، سازمانها و شركتها گاهي اين طور فكر ميشد كه اين هم يك مد روز است (اسدي، 1371، ص217). در قرن نوزدهم ميلادي نظرخواهي از طريق پرسشنامه در ايالات متحدة آمريكا، فرانسه، آلمان و بسياري از كشورها انجام شد. در سال 1848م. در پروس نظرخواهي الكساندر وي. لنگرك (Alexandre V. Lengerke)، در ساكس نظرخواهي در بارة شرايط كار كشاورزي در سال 1875م. به درخواست رايشتاگ (Reichtag) نظرخواهي از 7000 نفر از صاحبان كارخانهها و كارگران در بارة شرايط كار، كارآموزان و كارگران در كارخانه انجام شد. نظرخواهي در دو حوزة اصلي تكوين يافته است؛ در آغاز موضوع نظرخواهي شرايط زندگي نامساعد گروههاي فقير و واپسماندة جامعه بود؛ مانند وضعيت آيندهنگري در روابط عمومي الكترونيكي و پژوهشمحوري 169 زندانهاي انگليس در سال 1774م. و يا وضعيت زندانيان فرانسه كه در سال 1820م. توسط ل.ر. ويلرمه انجام گرفت و يا وضعيت زندگي كارگران صنعتي در سال 1840م. (وضعيت زندگي كارگران كشاورزي، كارگران صنعتي، بيكاران، كهنسالان و فقرا). اين نظرخواهيها براي قانونگذاريهاي اجتماعي تازه مبنايي شد و بعدها هم كاربرد نظرخواهيها به پيشبيني نتايج انتخابات تعميم يافت (اين كار از سال 1824م. در آمريكا مرسوم شد و در روزنامة پنسيلوانيان در هاريسبورگ پيش از برگزاري انتخابات رياست جمهوري نتايج اين نظرخواهي چاپ شد). با اين همه، سنجش افكار در بارة مسائل سياسي و موضوعهاي مورد علاقه مردم (مانند گزارش مرتب استانداران فرانسه در بارة افكار عمومي در طول امپراتوري دوم و اولين «سنجش افكار» در بارة مقررات وسايل نقليه در سال 1907م. در شيكاگو را بايد پيشگام اين نوع كارها دانست). توسط جرج گالوپ 1 تا سال 1924م. كه مؤسسه آمريكايي براي افكار عمومي (G. Gallop) تأسيس شد، اهميتي نيافت (اسدي، 1371، ص229). امروزه نظرخواهيها به ويژه در حوزه بازاريابي، در مؤسسات عمومي (نظرخواهي از كاركنان) در روابط عمومي، در حوزة رسانههاي همگاني (نظرخواهي از خوانندگان، شنوندگان و تماشاگران) و براي دولتها و ساير مراكز قدرت و يا به طور عام در تمام حوزههاي علوم اجتماعي و حتي پزشكي به كار ميرود. اين امر به خصوص در سازوكار روابط عموميها كه به امر اقناع و ترغيب مخاطبان خود توجه خاص دارند، به ويژه در سنجش ميزان و نوع نيازهاي مخاطبان، كه لازمة پاسخگويي به آنهاست، از اهميت زيادي برخوردار است و به عنوان امري راهبردي محسوب ميشود. اهميت تحقيق و تفحص در نيازها به ويژه در عصر ارتباطات و تبديل جهاني شدن به ذهنيت جهاني با استفاده از فناوريهاي نوين اطلاعرساني مانند رايانه، اينترنت كه تسهيلات ويژهاي در اختيار سازمانها و گروههاي مرتبط آنها قرار داده است، بيش از گذشته محسوس است. امكانات و تسهيلات جديد فناوريهاي ارتباطات، مانند پست- الكترونيك، تلفن همراه تصويري و در مجموع، رسانههاي متعامل نه تنها امكان نيازسنجي را براي 170 دكتر رحمان سعيدي سازمانها و نهادهاي مختلف در محدودة جغرافيايي ملي و منطقهاي فراهم كرده بلكه به آنها امكان حضور و مطرح شدن در سطح جهاني و ارتباط فوري و كمهزينه با مشتريان و مخاطبان خود در سطح جهان را فراهم كرده است تا از اين طريق بتوانند از سليقهها و نيازهاي متنوع آنها به طور مستقيم مطلع شده و بر مبناي اطلاعات و دادههاي جمعآوري شده از اين طريق برنامهريزي كوتاهمدت، ميانمدت براي شرايط موجود و با توجه به چشماندازهاي دور براي توسعه و فعاليت آيندة خود نيز به شيوهاي علمي طراحي و پيشبيني تضمينشده داشته باشند. 7. پژوهش با اهداف درازمدت و نقش آن در روابط عمومي يكي از وظايف روابط عمومي پژوهش و سنجش افكار عمومي است. بايد ديوارهاي بين خود، رسانهها و مردم را برداشت، شفاف كردن سازمانها و سياستهاي آن و دوسويه كردن ارتباط با مردم از ديگر وظايف روابط عمومي است. روابط عمومي بايد در پي برقراري رابطة سالم بر اساس تفاهم و اعتماد متقابل براي دستيابي مردم و جامعه به حقيقت باشد؛ در غير اين صورت، وقتي بين رفتار و كردار فاصله ايجاد شود، اعتماد مردم سلب ميشود. در اين شرايط انفعال و در پي آن عدم مشاركت به وجود ميآيد كه در واقع، به معناي شكست در تمام برنامههاي ارتباطي است. همة اين امور فقط به صداقت و درستي گفتار و كردار بازميگردد. با توجه به نقش مهمي كه افكار عمومي در روابط عمومي دارد، ضرورت ايجاب ميكند كه اين پديدة شگفتانگيز را به خوبي بشناسيم. روش شناخت افكار عمومي از طريق پژوهش امكانپذير است و اين امر بستگي به نياز، امكانات و خواست مشتري به وسيلة كارشناسان روابط عمومي مشخص، طراحي، برنامهريزي و اجرا ميگردد. گاهي اين شناخت از طريق مطالعه و پژوهشهاي غيررسمي صورت ميگيرد و اطلاعات لازم از طريق مطالعة بايگاني، بانك اطلاعات سازمان، گفتگو، مصاحبة عمقي با مديران و افراد متخصص و صاحبنظران جمعآوري ميگردد و تجزيه و تحليل ميشود و زماني به شيوهاي علمي طرح تحقيقاتي منسجمي پيشبيني ميشود و با استفاده از روش تحقيق علمي پژوهش بر روي يك يا آيندهنگري در روابط عمومي الكترونيكي و پژوهشمحوري 171 چند گروه از مخاطبان خاص سازمان صورت ميگيرد و ديدگاهها و نگرشهاي آنها جمعبندي و تجزيه و تحليل ميگردد. به هر حال، استفاده از هر يك از روشهاي پژوهش در شناخت افكار عمومي با توجه به مقتضيات زمان و مكان و نيازها و امكانات صورت ميگيرد (سعيدي، 1386، .(23-22صص 8. فناوريهاي جديد و تحول پژوهش در چشماندازهاي آينده اينترنت، يك فناوري جديد رسانهاي، مسير تحقيقات در زمينههاي مختلف و از جمله تحقيق در افكار عمومي را دگرگون خواهد كرد. در حال حاضر صدها سايت مختلف در زمينههاي متفاوت وجود دارند كه هر كدام داراي مخاطبان خاص خود هستند. بخش عمدة گروهها و طبقات مختلف جامعه مخاطب اين رسانة جديد هستند. از جمله افراد حقيقي يا سازمانها و ارگانهاي دولتي و خصوصي، كاربران اينترنت از قبيل دانشجويان، دانشآموزان پژوهشگران و روزنامهنگاران ميكوشند تا اطلاعات مورد نياز خود را به صورت مستقل از خواست دروازهبانان سنتي خبري و نيز با سرعت زياد از اين شبكه كسب كنند. تنوع سايتهاي اينترنتي امكان دسترسي به موضوعات مختلف و مورد علاقه در زمينههاي اجتماعي را فراهم كرده است. امروزه در واقع بازيگران وقايع اقتصادي، سياسي، اجتماعي و خبري ميتوانند مستقيماً ديدگاههاي خود را بدون نياز به استفاده از رسانهها و فنون معمول خبري به اطلاع مخاطب برسانند. تمام سازمانها، احزاب، شركتها و حتي اشخاص حقيقي و حقوقي سايتهاي مخصوص انتشار اخبار را به خودشان اختصاص ميدهند. اين پديده ضمن ايجاد تنوع و گستردگي در منابع خبري و اطلاعاتي سبب رقابتي جديد در عرصة خبررساني ميشود (سعيدي، 1386، ص15). كميت، فراواني و تنوع اطلاعات در اينترنت تغييرات شگرفي نيز در روش كسب خبر ايجاد كرده است. تبادل ديدگاهها و اخبار و اطلاعات از طريق پست- الكترونيك، گفتگوهاي زنده و دوستانه جوامع مختلف با فرهنگهاي مختلف فضاي جديدي در 172 دكتر رحمان سعيدي شكلگيري افكار عمومي جهاني ايجاد كرده است. براي مثال، مناسبتهاي جديد در بعضي از جوامع شكل ميگيرد، مانند ورود مراسم «والنتين دي» به فرهنگ ايران كه در آن روز افراد براي كساني كه دوستشان دارند، يا در گذشته دوست ميداشتند، هدايايي تهيه ميكنند. در بزرگداشت اين روز به خصوص در سال 1384 طي بررسي كه انجام گرفته، برخي از فروشگاههاي آرايشي و بهداشتي شمال تهران گزارش دادهاند كه فروش آنها در اين روز 3/5 برابر افزايش يافته است. در اين روز اگر وارد سايتهاي اينترنتي شويد، ميتوانيد شاهد تبليغات مختلفي مانند ارسال كارت پستال و نظاير آن باشيد. البته اين در شرايطي است كه هنوز در ايران كاربران اينترنت تعداد نسبتاً قليلي در مقايسه با كشورهايي مانند كانادا و آمريكا هستند؛ اما به هر حال، جهت شكلگيري افكار عمومي و نوع مسائلي كه بايد در بارة آنها تحقيق و پژوهش شود، تغيير يافته است. بر اساس آمار منتشرشده از طريق سايت تحقيقاتي گوگل در يك مقياس جهاني ميتوان گفت 45 درصد كل كاربران اينترنت مقيم آمريكاي شمالي، 35 درصد ديگر در اروپا و 11 درصد در ژاپن هستند. به واقع، تنها در برخي از كشورها خصوصي شدن ارتباطات انجام شده كه توانسته است جايگزين انحصارات دولتي شود و دسترسي يكساني را براي همگان فراهم آورد. پيامد اين خصوصيسازي نيز شكاف بين كشورهاي توسعهيافته و كشورهاي در حال توسعه در مورد دسترسي به خدمات ارتباطات از راه دور را بيشتر كرده است (امرالهي و احمدي، 1386، ص11). حركت عظيم امروزي در پشت سر انقلاب اطلاعاتي آثار خود را همچنان در زندگي روزمرة ما ظاهر خواهد ساخت. تراشههاي قويتر و در عين حال، ارزانتر به رايانهها امكان خواهد داد تا حيطة خود را ببينند، بشنوند، احساس كنند و آن گاه واكنش نشان دهند. از ديگر مباحث رسانهها و تحقيق بحث تودهوارسازي (massification) است؛ يعني اينكه اين سؤال مطرح ميشود كه آيا وسايل ارتباط جمعي سبب تودهوارسازي جامعه يا همگونسازي افراد به گروههاي اجتماعي ميشوند؟ مطالعات نشان ميدهد كه پيامهايي كه مطبوعات راديو و تلويزيون، و سينما منتشر ميكنند، با توجه به نوع آيندهنگري در روابط عمومي الكترونيكي و پژوهشمحوري 173 گروهي كه فرد در جامعه به آن وابسته است، متفاوت است. براي درك بيشتر آثار وسايل ارتباط جمعي بايد شرايط استفادهكنندگان آن را در خانواده و گروه اجتماعي در نظر گرفت. مطالعات بعضي از دانشمندان نشان ميدهد كه گروههاي اجتماعي (خانواده، اداره، انجمن يا حزب) در انتقال پيامهاي ارتباطي نقش واسطهاي را دارند. در جوامع كنوني، گروهها، مخاطبان متنوعي هستند كه ميتوانند بر اساس علاقه و توجهشان از اين پيامها بهرهبرداري كنند. اما در جوامع امروزي و در عرصة اينترنت پديدة گونهگونهسازي (diversitisation) جايگزين «همگونسازي» ميشود. دليل اين امر اين است كه هر كس به دنبال تخصص خودش است و به تدريج گروههاي خاص با افكاري خاص شكل ميگيرند و جامعه گوناگون ميشود و نوع ديدگاهها متفاوت ميگردد و تأثير مضاعف اينترنت نيز به همين شكل است (سعيدي، 1386، صص18-17). 9. چندگونهسازي و نقش روابط عمومي در تحول چشمانداز تحقيق در آينده امروزه دستيابي به اينترنت موجب جدايي تحصيلكرده از بيسواد ميشود؛ زيرا اين فقط افراد تحصيلكرده هستند كه ميتوانند با آشنايي يا كاركرد و به كارگيري اينترنت از دستاوردها و مزاياي آن، كه دستيابي به اطلاعات گسترده و متنوع است، به نحو چشمگير و زيادي استفاده كنند و همچنين، سبب جدايي مرد از زن شده است؛ زيرا مطالعات انجامشده در كشورهاي جهان سوم حاكي از آن است كه به رغم آنكه شكاف ديجيتالي بين مردم كشورهاي پيشرفته و ساكنان جهان سوم وجود دارد، اين اختلاف دسترسي و استفاده از امكانات اينترنت در جهان سوم بين مردان و زنان به طور مضاعف محسوس است و در اين كشورها دسترسي محدود زنان به اينترنت بيشتر در محل كار و آن هم براي زنان تحصيلكرده امكانپذير است. همچنين، دستيابي به اينترنت در بين فقيران و افراد غني در كشورهاي غني و جهان سوم كاملاً محسوس است؛ در حالي كه در بنگلادش، هزينة وصل شدن به شبكة اينترنت ميتواند يك خانواده را براي يكسال تغذيه كند و در فيليپين، اتصال به شبكه اينترنت حدود 200 دلار آمريكايي هزينه دارد كه اين حتي از توان يك خانوادة طبقه 174 دكتر رحمان سعيدي متوسط نيز خارج است، در آمريكا به دليل وجود زيرساختهاي لازم، هزينة اتصال به اينترنت يك دلار است (قمي و ديگران، 1383، ص31). همچنين، اينترنت سبب جدايي جوان از پير و شهري از روستايي ميشود؛ در بررسي انجامشده پيرامون بهرهوري از اينترنت در سالهاي 1998-99 آشكار شده است: الف. درآمد تعيينكنندة ميزان دستيابي است. بليط ورود به شبكة جهاني تحصيلات است. مردان نسبت به زنان و جوانان نسبت به پيران در بهرهبرداري برتري دارند. نژاد اهميت دارد و زبان انگليسي حرف اول را ميزند. ب. تعداد رايانههاي متصل به شبكة اينترنت از كمتر از صد هزار دستگاه (100000) در سال 1998م. به بيش از 36 ميليون دستگاه در سال 1999م. افزايش يافته است (امرالهي و احمدي، 1386، ص11). زبان انگليسي گسترش فراگير زبان انگليسي و تا حدودي ساير زبانهاي بينالمللي در اينترنت دسترسي بيشتر جمعيت جهاني، كه به ساير زبانها تكلم ميكنند، را به اينترنت محدود ميسازد... البته رشد سريع صفحات وب در طول سالهاي گذشته در سرتاسر جهان منجر به توليد اطلاعات و محتواي اينترنتي به زبانهاي غيرانگليسي شده است. در سال 1999م. زبان حدود 95 درصد از صفحات وب انگليسي بود. در سال 2000 اين رقم به حدود 68/4 درصد برآورد شد؛ در حالي كه پيشبيني ميشود كه تا سال 2010م. زبان چيني مهمترين زبان بر روي شبكه اينترنت خواهد بود (قمي و ديگران، 1383، ص48). جمعبندي مجموعة اين چالشها، شكاف ديجيتالي بين تحصيلكردهها و بيسوادان، مردان و زنان، ثروتمندان و فقيران، جوانان و پيران، شهرنشينها و روستانشينها، آشنايان به زبانهاي مسلط مانند انگليسي و ناآشنايان به اين زبان در عصر روابط عمومي الكترونيك با اهداف و چشماندازهايي كه براي روابط عموميها تعريف ميشود، ايجاب ميكند كه متوليان روابط عموميها در طبقهبندي و طيفبندي متفاوتي براي مخاطبان خود با توجه آيندهنگري در روابط عمومي الكترونيكي و پژوهشمحوري 175 به شرايط زندگي و ظرفيتهايي كه در استفاده از فناوريهاي جديد دارند، تجديدنظر كنند و تحقيقات گسترده و متنوع و جداگانهاي براي هر يك از گروههايي كه در بالا در معرض شكاف ديجيتالي قرار ميگيرند، پيشبيني، طراحي و اجرا كنند و پژوهشمحوري در روابط عمومي با ابعاد تازهتر و در عين حال، پيچيدهتري مطرح ميشود، هرچند تسهيلات ناشي از روابط عمومي الكترونيك مانند صرفه جويي در وقت و هزينههاي مالي و پرسنلي و سرعت عمل بيشتر نيز در اختيار برنامهريزان روابط عمومي در حال در دهههاي آينده قرار خواهد گرفت و افق روشني را در شفافسازي، تفاهم و همدلي بين آحاد و گروههاي مردم را در سطح محلي و منطقهاي و بينالمللي نويد ميدهد. از طرف ديگر، هر چه انسان، به قول مكلوهان، از جامعة ابتدايي و قبيلهاي فاصله ميگيرد كه در آن ارتباطات رو در رو و تعامل مستقيم بين افراد حاكم است و افراد در گفتگوي نفس به نفس با همنوعان خود به درد دل و بازگو كردن مشكلات و مسائلي كه با آنها مواجه است، در واقع، ديگران را به اصطلاح سنگ صبور خود انتخاب ميكند و يا در مقابل سنگ صبور ديگران ميشود و از اين راه احساس سبكي و تخلية رواني و آرامش به او دست ميدهد، به تدريج كه زندگي شهري را آغاز ميكند و به همراه آن با رسانههاي جديد مانند راديو و تلويزيون، و ماهواره آشنا ميشود، ارتباط غيرمستقيم سبب نوعي از خودبيگانگي و احساس تنهايي انسان در انبوه جمعيت ميشود، كه رايزمن از آن به «انبوه تنها» تعبير ميكند، مسئلة همدلي و همآوايي به عنوان يك نياز روحي و معنوي براي وي محسوستر ميشود. اكنون در عصر اينترنت و روابط عمومي اينترنتي رسالت بيشتري بر عهدة روابط عموميها گذاشته ميشود و اين رسالت در واقع پاسخگويي به نياز همدلي بين گروهها و اقشار مختلف به عنوان مخاطبان در بيرون سازمان و طيفهاي مختلف كاركنان و مديران در داخل سازمان است كه از طريق مجازي، و نه فيزيكي، با همديگر دائماً در تعامل هستند و نيازسنجي و ايجاد محيطي انساني و عاطفي و علاقهمندي دلسوزانه به سرنوشت همديگر از تحولاتي است كه كاركردهاي روابط عمومي الكترونيك و همچنين، سمت و سوي پژوهشها و مطالعات علمي و كاربردي را در چشمانداز دهههاي آينده متحول ميكند.

روابط عمومي و شناخت نياز مخاطب

روابط عمومی ها باید روش خود را از بین سلیقه ها انتخاب کنند.به نظر من شما باید مشخص کنید انتظار مردم و دستگاه ها از شما چیست. باید با مردم صادقانه رفتار شود و با زبان فریب با آنها رفتار نشود. مهم ترین ممیزه جمهوری اسلامی ایران در بخش تشکیلات این است که مردم، مسئولان را از خود می دانسته و توقع غیرواقعی شنیدن و حرف سست شنیدن را ندارند. آنان حرف صادقانه می خواهند.»                           مقام معظم رهبری «مدظله العالی»

مخاطب شناسی از جمله موضوعاتی است که در روابط عمومی ها باید مورد توجه جدی قرار بگیرد و امروزه این امر با کم توجهی یا می توان گفت با فقر توجه به نیاز مخاطب مواجه است. این موضوع از آن جهت حائز اهمیت است که در حقیقت روابط عمومی پلی میان سازمان، رسانه و اقشار مختلف مردم محسوب می شود.

باتوجه به این مهم روابط عمومی ها وظیفه سنگینی در جهت برقراری ارتباط در درون و برون سازمان با مخاطبان متفاوت دارند. در انجام این وظیفه یعنی ارتباط گیری و نیازسنجی مخاطب، روابط عمومی با استفاده از وسایل و ابزارهای مختلف اقدام به ارتباط گیری و ارتباط دهی می کند.

یکی از شیوه های شناخت دقیق مخاطب اطلاع یابی است که به وسیله روش های متعدد از جمله نظرسنجی و افکارسنجی و... از نیروهای درون و بیرون سازمان به آن دست می یابیم و پس از اطلاع یابی، کارکرد دوم روابط عمومی که همانا اطلاع رسانی است آغاز خواهد شد، اما دیگر در روابط عمومی نوین حجم بسیار بالای اطلاعات و یا سرریز آن ملاک عمل نیست، بلکه امروزه باور کارشناسان روابط عمومی بر این است که کار روابط عمومی با ارزیابی آغاز و با ارزیابی پایان می یابد.

در واقع زمانی که کارشناس روابط عمومی نیاز مخاطب را ارزیابی کرد به تعیین و غربال گری اطلاعات مورد نیاز آنان می پردازد و با استفاده از فنون و شیوه های مفید و مؤثر این اطلاعات را به سمع و نظر مخاطب می رساند اما این آغاز راه است.

در یک روابط عمومی قدرتمند باید مجدداً جامعه مخاطبین مورد ارزیابی قرار بگیرند تا تاثیر ارائه اطلاعات و پیام ها بر آنان مشخص گردد و با استفاده از این ارزیابی نهایی است که در واقع می توان به کارآیی روش های به کار برده شده دست یافت و در جهت ارتقاء سطح آن اقداماتی به عمل آورد و در نهایت می بینیم که افکارسنجی و ارزیابی در خاتمه به همان اندازه ارزیابی اولیه مهم و ضروری به نظر می رسد.

قابل توجه است که ارتباط دارای ۳ ویژگی خاص است: فرستنده، گیرنده و پیام.

مخاطب ممکن است از این جهت که به پیام خاصی توجه کند، مخاطب باشد.. اما مخاطب از منظر روابط عمومی به کسی گویند که ما می خواهیم پیام های سازمانی خود را به او انتقال دهیم.

دلایل گونه گونی برای مخاطب شدن وجود دارد: گذراندن وقت یا سرگرمی، نیاز اطلاعاتی، اجتماعی، نیازهای غیراجتماعی، خدماتی، تبلیغاتی و...

حال روابط عمومی ها باید توجه داشته باشند که مخاطبان خود را در گروه های مختلف که در بالا آوردیم و باتوجه به اینکه هر کدام با یک انگیزه متفاوت به گرفتن اطلاعات می پردازند و باتوجه به یک اصل مهم دیگر یعنی نحوه خدمات دهی سازمان یا دستگاه متبوع خود، دسته بندی کرده و به انتشار اطلاعات بپردازند.

روابط عمومی ها با شناخت مخاطب و دسته بندی آنها می توانند به انتقال پیام و اثربخشی بیشتر آن کمک کنند.

یک سیستم یا روابط عمومی فعال و پویا نه تنها از بدست آوردن تجربیات جدید بی نیاز نیست، بلکه مشتاقانه در جهت رسیدن به هدف والای خود به آزمون و خطا و استفاده از روش های مؤثرتر دست خواهد زد که در نهایت همین سیستم قوی روابط عمومی می تواند برای رسیدن به هدف، راه کوتاه تر را با استفاده از تجربیات و ارزیابی های مشابه گذشته انتخاب نماید.

یک روابط عمومی از طریق مخاطب شناسی و نیازسنجی آن به یک واحد پویا و فعال تبدیل خواهد شد و می تواند در ارتباط گیری با مخاطب نقش به سزایی داشته باشد.

باید گفت فناوری نوین اطلاعات و ارتباطات تحول عظیمی را در روش های انجام وظایف روابط عمومی ها ایجاد کرده است، اگرچه اصل کار و وظایف روشن است اما پیشرفت تکنولوژی ادبیات کار در این عرصه را با تغییر جدی روبه رو کرده است.

لذا با استقرار نظام علمی روابط عمومی الکترونیک در دستگاه های اجرایی مستلزم فراهم کردن زیرساخت ها و امکانات سخت افزاری در کنار توجه به آموزش است و باید مهندسی روابط عمومی الکتررونیک در دستور کار مجامع ذی ربط به ویژه دانشگاهی قرار گرفته و با رصد کردن فرصت ها و چالش ها زمینه الکترونیکی شدن فعالیت های روابط عمومی پویا را فراهم سازد.

و امسال نیز که از سوی رهبر فرزانه انقلاب اسلامی (مدظله العالی) سال جهاد اقتصادی نام گرفته است با همت مضاعف و کار مضاعف، وظایف روابط عمومی در ایجاد بستر مناسب برای تحقق امر مقام معظم رهبری سنگین تر خواهد بود.

و در آخر می توان گفت روابط عمومی پویا نقش بسیار مهمی در دانایی محوری و پیشرفت نهاد متبوع و توسعه آگاهی عمومی خواهد داشت.
نویسنده:
  برگرفته از كتابت منصور قمشه مدرس دانشگاه-روزنامه کیهان

كاربرد RSS در روابط عمومي

اینکه گفته می شود فناوری اطلاعات فرصت جهش به حرکت های پیشرو را دارد کاملا حرف درستی است. روابط عمومی الکترونیک هم فرصت جهش است از وضعیت صفر به مطلوب ترین وضعیت ممکن .این نوشته برای تکرار و تاکید بر روش خبرخوانی RSS است که مثال خوبی است برای نکته بالا. یعنی هنوز روابط عمومی های ما و حتی روزنامه نگاران ما ارتباطات الکترونیکی را باور ندارند و به تازگی کارهایی شروع شده ، این امکان فراهم آمده که با انواع XML آشنا شویم .

 

اینکه گفته می شود فناوری اطلاعات فرصت جهش به حرکت های پیشرو را دارد کاملا حرف درستی است. روابط عمومی الکترونیک هم فرصت جهش است از وضعیت صفر به مطلوب ترین وضعیت ممکن .این نوشته برای تکرار و تاکید بر روش خبرخوانی RSS است که مثال خوبی است برای نکته بالا. یعنی هنوز روابط عمومی های ما و حتی روزنامه نگاران ما ارتباطات الکترونیکی را باور ندارند و به تازگی کارهایی شروع شده ، این امکان فراهم آمده که با انواع XML آشنا شویم . که به این ترتیب دیگر خبرنامه های حاوی تازه ترین مطالب و یا اسپم از طرف روابط عمومی برای رسانه ها طبیعتا انجام نخواهد شد.

کاربرد کلی RSS

"خلاصه غنی شده سایت" ترجمه RSS یا همان Rich Site Summary است.

نمایش تازه ترین عناوین وب سایت های دیگر در وب سایت خود و یا بالعکس ( اشتراک مطالب جدید)

دریافت جدید ترین مطالب سایت های مورد علاقه با استفاده از نرم افزار های ویژه ( وبگردی با کارآیی بیشتر) به طور خلاصه دو کاربرد این امکان است. مبنای توسعه RSS و یا امکانات مشابه این است که وب سایت های مختلف موجود اطلاعات خود را با قالب خاص خود نمایش می دهند. RSS ابزاری است برای تولید محتوا با قالب همخوان . اگر سایت / وبلاگ شما برنامه نویسی برای تولید خروجی محتوا با قالب RSS را داشته باشد ، نویسنده و مدیر محتوایی هیچ کاری برای تولید خروجی همخوان ندارد. اینکار به صورت خودکار انجام می شود و تنها یک آدرس اینترنتی (link) به خروجی RSS را باید در اختیار بازدیدکنندگان قرار دهید.

مثلا خروجی RSS این وبلاگ :http://mazin.eprsoft.com/index.xml

کاربرد RSS در روابط عمومی : ابزار تعامل روابط عمومی و روزنامه نگاران : کاربرد RSS در روابط عمومی به خوبی در نوشته های وبلاگ سایبرژورنالیسم آمده است ، که البته بیشتر از هر چیز بر این تاکید شده که روابط عمومی ها محتوای وب سایت های خود را در قالب RSS برای خبرنگاران قابل دسترس تر کنند. اما نکته تکمیلی اینکه مثل تمام مسایل روابط عمومی می توان کاربرد دو طرفه ای برای RSS بین روابط عمومی و رسانه های الکترونیک در نظر گرفت. یعنی همانطور که خبرنگاران از این ابزار برای دریافت اخبار روابط عمومی ها استفاده می کنند ، روابط عمومی ها می توانند از RSS به عنوان ابزار مانیتورینگ سایت های خبری و حتی وبلاگ ها استفاده کنند و تازه ترین اخبار را به سادگی مرور کنند. همچنین مخاطبین دیگر سازمان نیز می توانند بدون مراجعه روزانه به سایت از تازه ترین اخبار و مطالب آگاه شوند. جالب اینکه با رواج این کار شاید دیگر تعداد بازدید کننده واقعی تر شود !! مانیتورینگ سایت ها با سرعت و کیفیت بیشر : بازدید تمام وب سایت ها قطعا کار دشواری است و اگر بخواهیم ۲۰ سایت مختلف را مرور کنیم ، هر لحظه ممکن است یک خبر مهم منتشر شود و ما بی خبر باشیم. در حالیکه با نصب نرم افزاری ساده می توانید لیست کاملی از وب سایت ها و وبلاگ های مورد نظر خود ایجاد کنید که چند لحظه پس از ارسال مطلب جدید پیام هشداری روی صفحه مانیتور خود ببینید و عنوان و خلاصه مطلب را ببیند . خواندن متن کامل بسیاری از مطالب لازم نیست و اگر مطلب مهمی در تازه ترین اخبار بود با یک کلیک همه مطلب برای شما نمایش داده می شود.

مروری بر سایت های مشابه / مرتبط در وب سایت روابط عمومی: برای جلب مخاطب و اطلاع رسانی به بازدید کننده تخصصی سایت خود کافی است صفحه ای را ایجاد کنید که تازه ترین مطالب وب سایت های مرتبط با فعالیت های سازمان را نمایش دهد و لینک مستقیم به مطلب را همراه با زمان انتشار خبر و حتی خلاصه مطلب را در اختیار خواننده قرار دهد. شاید به صورت دستی این کار را برخی از سایت ها انجام دهند. ولی تفاوت عمده این روش خودکار بودن به روز شدن صفحه مورد نظر است و با سرعتی بیشتر از کلیک کردن شما به سایت مربوطه ، تازه ترین مطالب آن به صورت خودکار در سایت شما نمایش داده می شود. (راهنمای این روش) نمایش مطالب تازه سایت روابط عمومی در دیگر سایت ها به همین روش امکان پذیر است.البته به شرطی که این امکان را ایجاد کرده باشید.

مقدمه ای بر نقش و جایگاه روابط عمومی

      
       روابط عمومی در هر سازمانی، سامانة برقراری ارتباط مؤثر ، نزدیک و سازنده مدیریت آن سازمان با دیگر بخش ها اعم از بخش های درونی یا بخش های بیرونی محسوب می شود. با برقراری این ارتباط به نحو شایسته امکان تطابق بروندادهای یک سازمان با نیازهای بیرونی فراهم می شود. فرآیندی که علت وجودی پیدایش و استمرار حیات آن سازمان محسوب می شود. روابط عمومی درحقیقت، ابزار دوگانه ای است که از یک سو باعث آگاهی مدیران از محیط پیرامون آنها می شود و از سوی دیگر باعث انعکاس درست فعالیت آنان به جمعیت مخاطب می گردد. برقراری این ارتباط دوطرفه در هر سطحی، مترادف سطح توفیق روابط عمومی است.  به همین دلیل توجه به چند نکته درخصوص فعالیت روابط عمومی حائز اهمیت است. 

 

     نخست آنکه در فعالیت های روابط عمومی همواره ارتباط « دوسویه» است.
دوم آنکه در فرآیندهای ارتباطی روابط عمومی همواره اصل بر «تفاهم» است. در ارتباطات این حوزه نه تنها «تحمیل» جایی ندارد بلکه از «اقناع» نیز پرهیز می شود. چراکه در اقناع نوعی رویکرد سلطه جویانه مخفی را می توان جستجو کرد. فرآیندی که در بلند مدت باعث مقاومت مخاطب در برابر پیام می شود. 
نکته دیگر اتکاء به «تحقیق» به معنای واقعی کلمه است. اتکاء برتحقیق به معنای واقعیت بی پیرایة هر پدیده، این امکان را برای روابط عمومی بوجود می آورد که تصمیم سازی سازمان را در بهترین جهت هدایت کند. «تحقیق» و نیل به واقعیت بی پیرایه تنها از راه سنجش مستمر و منظم امکان پذیر است و تنها از این راه است که می توان با انتقال و ارایه اطلاعات دقیق و کارآمد به حوزة مدیریت سامانه، «اعتماد» او را جلب و در فرآیند تصمیم سازی او مشارکت نمود. 
نکته بعدی «اخلاق» در روابط عمومی است. گرچه رویکرد سنتی به روابط عمومی رویکردی ابزاری و استفاده از این واحد معمولاً برای تبلیغ و پروپاگاند محسوب می شود. اما جایگاه علمی روابط عمومی نه تبلیغ بلکه تبیین جایگاه سامانه در جامعه و تبیین فرآیندهای درون سامانه برای مدیریت است. در این راه پایبندی به اخلاق حرفه ای نه فقط از جهت ارزش های متعالی که از دیدگاه فنی و حرفه ای نیز یک ضرورت است. بدون این پایبندی اطلاعات دقیق و درستی به مدیریت و سازمان منتقل نخواهد شد. در آن صورت سامانه پی به نقائص خود نخواهد برد و مآلاً در پی رفع نواقص و ارتقاء کیفیت خود برنخواهد آمد. فلذا عمل «شرافتمندانه» ، احترام به مخاطبین اعم از موافق و مخالف،  تأکید بر تفاهم و تعامل ،‌ایجاد هماهنگی بین سازمان و گروه های مرتبط ، توجه به منافع بلند مدت، تمیز واقعیات از شبهاتی که خود را همچون واقعیات جلوه می دهند، وفاداری به اهداف سازمان و تثبیت رفتار صادقانه با همکاران از جمله مبانی ضروری در فعالیت هر سیستم و من جمله روابط عمومی است.
 در این راه روابط عمومی از دو نکته مهم نیز باید پرهیز کند: نخست «اغراق» در انعکاس موفقیت هاست و دوم «تعدیل» وجوه منفی است.
 در نهایت با تکیه بر این رویکرد روابط عمومی را باید بخشی از فرآیند «مدیریت» دانست و نه ابزاری برای اعمال مدیریت. به عبارت دیگر روابط عمومی یک سامانة اجرایی در نظام مدیریت محسوب نمی شود بلکه یک سامانة مشورتی در فرآیند تصمیم سازی و سیاست گذاری است. روابط عمومی جزئی از سیستم تطبیقی سازمان با محیط خود است. روابط عمومی به سازمان و مدیریت آن کمک می کند تا با محیط خود به تعامل مناسب بپردازد. روابط عمومی یک منعکس کنندة محض نیست، بلکه یک عامل مشارکتی است در اصلاح آنچه که در نهایت به جامعه منعکس می شود.

 

گردآورنده : امیر مهرکیا کارشناس روابط عمومی پست اذربایجان غربی

تحليلي كوتاه و جامع بر روابط عمومي


مقدمه:اگر معنی کلی برقراری ارتباطات عمومی و جنبه های خبری و ابلاغی را از روابط عمومی انتظار داشته باشیم که چنبن است،لاجرم پیشینه آن را دزر عمق تاریخ باید جستوجو کنیم.اما در صورتی که شکل جدید و ساری وجاری آن را مد نظر داشته باشیم باید ظهور و پیدایش آن را از اوایل قرن میلادی حاضر در کشور آمریکا و چند کشور اروپایی و حدودا از سال ۱۳۲۰به بعد در ایران بدانیم.نکته مهم در تاریخ روابط عمومی این است که این فن یا هنر گسترده محصول ابتکار و اختراع شخص ویا اشخاص معین نبوده ونیز بروز ونمود اولیه اش در جایی مشخص تجلی نیافته است بلکه ضرورتهای زندگی نوین اجتماعی و پیشرفتهای صنعتی و علمی باعث ایجاد ورواج آن وآن، هم به صورت تدریجی و ارتقاءگام به گام و با نامهای گوناگون و شیوه های مختلف در جهان وایران بوده است.در ایران با تاسیس سازمانهای جدید اداری و مشخصااز دهه۲۰به بعد به تدریج در تشکیلات و وزارتخانه ها و سازوانهای بزرگ کشوری و لشگری ،ادارات و دفاتری به نام های تبلیغات،انتشارات،اطلاعات مطبوعات وغیره تاسیس شد این واحد ها عموما به انتشار اخبار در مطبوعات،تهیه بریده جراید،فراهم کردن گردهمایی ها و انجام سخنرانی ها و فعالیتهای مشابه می پرداختند.از اواسط دهه ۴۰دو واقعه موجب رسمیت یافتنروابط عمومی شد.ابتدا سازمان امور اداری و استخدامی کشور،روابط عمومی را در طرح ها و برنامه های تشکیلاتی خود برای سازمانهای دولتی منظور و ملحوظ نمود.و دیگر تاسیس دانشگاه علوم ارتباطات اجتماعی و گشایش رشته روابط عمومی بود که این دو رخداد موجب رسمیت یافتن دفاتر و واحدهای روابط عمومی در تشکیلات اداری سازمانهای مختلف کشور وعمومیت این عنوان شد وامور جاری روابط عمومی ها با تهیه و تدارک ابزار فنی و هنری جدید جدی تر دنبال گردید و طولی نکشید که کارایی ها و نفس وجودی آنها در همه جا به عنوان یک ضرورت احساس شد .

بخش اول:تعریف روابط عمومی

تعاریف متعددی از روابط عمومی وجود دارد،اما در اینجا به تعدادی از آنها اشاره میشود.

۱-۱تعریف اول:روابط عمومی مدیریت مناسبات مطلوب بین سازمان و مخاطبین گوناگون مدیریت اداره و یا فن و دانش اداره و روابط کل یک سازمان و گروه های گوناگون است.روابط عمومی،فرایند شناخت،برنامه ریزی،هدایت و کنترل فعالیت هایی است که منجر به تعادل ناشی از تعامل پایدار سیستم ها شده و بقای سیستم را ممکن میکند.

۲-۱تعریف دوم:روابط عمومی،مجموعه ای از فعالیت های مدیریتی است که موجب استمرار حسن رابطه با کارکنان و مدیران ،دولت،رقبا،سهامداران،رسانه های گروهی و سایر افرادی که به نوعی با سازمان همکاری دارند می شود،روابط عمومی تلاش برای بقای سازمان و تفسیر وتعبیر ومعنا دادن به حیات سازمان در جامعه به عنوان یک عنصر زنده ارگانیک و پویاست.

۳-۱تعریف سوم:روابط عمومی ترویج حسن رابطه و ایجاد حسن نیت بین یک شخص یا یک موسسه بازرگانی یا یک سازمان از یک طرف،با اشخاص و گروههای دیگر یابا تمام مردم جامعه از طرف دیگر به وسیله توزیع مطالب تفسیری و توسعه مبادله حسن هنجواری و سنجش ومطالعه در واکنش های عمومی است.

بخش دوم:انواع روابط عمومی

روابط عمومی های موجود،سازمانها را از نظر کیفیت کار یعنی یاری به مدیریت سازمان در تحقق اهداف سازمانی،اعتقاد به شفافیت امور و پاسخ گویی،رعایت حقوق شهروندان،شناخت تکالیف و مسئولیتهای حکومتی،حق نظارت مردم بر کارهاو حق مردم در نقد و ارزیابی برنامه ها و عملکردهای سازمان و داشتن راهبردها و برنامه های معین به سه دسته زیر تقسیم بندی میکنند.

۱-۲روابط عمومی توجیه گر :یک روابط عمومی سازمان محور و مدیر محور است که به طور مستمر در توجیه دیدگاههای مدیران سازمان و منافع سازمان خود می کوشد و با تحریف،پنهانکاری،دروغو گمراهی و بستن راههای نشر اطلاعات واقعی وعینی سازمان به خارج با حجم زیادی از اطلاع رسانی و تبلیغات فریبنده سعی در بزک کردن و مشاطه کردن اهداف،برنامه ها و فعالیت های سازمان مینماید.

۲-۲روابط عمومی تبیین گر :در خوشبینانه ترین شکل خود یک روابط عمومی توصیف کننده و روایتگر است که به دنبال رویدادها و وقایع حرکت میکند وتنها به شرح وبیان و گزارش آنها می پردازد.این نوع روابط عمومی فاقد برنامه استراتژیک و برنامه های اجرایی است و به صورت منفعل ،بدون ابتکار و خلاقیت با روز مرگی انجام تکلیف میکند.

۳-۲روابط عمومی تحلیل گر :یک روابط عمومی با برنامه است که پیشاپیش امور،رویدادها و روندها حرکت میکند و به سطح مشاور مدیریت ارتقاء می یابد و در تعیین سیاست ها و خط مشی های سازمان مشارکت می نماید. این روابط عمومی تقویت درک متقابل با مخاطبان را هدف خود قرار داده و با اعتماد به نفس و استدلال،منطق قوی ضمن صیانت از منافع سازمان ،از منافع مردم،دولت و سازمانهای دیگر هم پاسداری میکند.روابط عمومی تحلیل گر یک روابط عمومی مخاطب مدار است و به اهداف دراز مدت می اندیشد.

بخش سوم:سه اصل مهم برای روابط عمومی

۱-۳اصول درونی:روابط عمومی آرمانی باید در وهله اول به ضرورت ماهییت کار خود در راستای ایجاد هماهنگی بین منافع سازمان و منافع گروه های مخاطب اعتقاد داشته باشد و مبانی کار روابط عمومی را از لحاظ فکری بفهمد و بپذیرد.ایمان به سرشت واصول روابط عمومی نخستین شرط مهم برای توفیق در این حرفه است .

۲-۳اصول بیرونی:در مرحله بعدی،روابط عمومی باید ضمن آشنایی با تکنیک های مختلف،کارایی لازم را برای خدمت به طرفین ارتباط در فعالیت های روابط عمومی داشته باشد و خدمت خود را به گروههای محروم جامعه نیز گسترش دهد.

۳-۳اصول اخلاقی:روابط عمومی باید در قبال مخاطب احساس مسعولیت کند وبرای تنظیم مناسبات او با سازمان احساس تعهد و دلسوزی کند.

بخش چهارم:نقش روابط عمومی

به طور کلی ۵ نقش عمده را میتوان برای روابط عمومی در نظر گرفت:

۱-۴نقش نمایشی:منظور از نقش نمایشی روابط عمومی مجموعه فعالیتهایی است که روابط عمومی به طور نوایشی و از طریق نشان دادن انجام میدهد.سخنرانی،مراسم ونمایشگاه از جمله این فعالیتها هستند.

۲-۴نقش اظهاری:منظور از نقش اظهاری،فعالیتهایی است که روابط عمومی به منظور اطلاع رسانی و از طریق اعلام و اظهار انجام میدهد.از نمونه این فعالیتها میتوان به سخنگویی وخبر سازی اشاره کرد.

۳-۴نقش مذاکره ای::کمنظور از نقش مذاکره ای روابط عمومی،استفاده از ابزارها و انجام فعالیتهایی است که از طریق گفتگو به رفع اختلافات و ایجاد سازش بین سازمان و گروههای مخاطب می انجامد.

۴-۴نقش مشورتی:منظور از نقش مشورتی روابط عمومی،ارائه مشاوره به مدیریت در تصمیم گیریها،سیاستگذاریها واجرای برنامه با تاکید بر جهت گیری افکار عمومی است.روابط عمومی با ایفای نقش مشاوره مدیریت تصمیم سازی کرده و مدیریت سازمان بر اساس آن به اتخاذ تصمیم می پردازد .

۵-۴نقش تفسیری:برسی و تجزیه تحلیل دیدگاههای گروههای مخاطب و تفسیر آنهاست تا مدیریت روابط عمومی بتوانذ از آنها برای تصمیم سازی و تدوین برنامه های ارتباطی استفاده کند.از نمونه این فعالیتها میتوان به سنجش افکار،تحلیل محتوای رسانه ها و شایعه ها و دریافت پیشنهادها اشاره کرد.

نتیجه گیری:طبق تعاریف ارائه شده روابط عمومی یکی از واحدهای مهم در هر سازمانی است که به تعالی سازمان کمک میکند و اگر روابط عمومی ها طبق اصول و نقش هایی که ذکر شد عمل کنند موفق هستند.همچنین در بین انواع روابط عمومی بهترین آن روابط عمومی تحلیل گر است زیرا هم از منافع مردم هم از منافع سازمان حمایت میکند.

 

امیر مهرکیا کارشناس روابط عمومی پست آذربایجان غربی