تهیه گزارش در روابط عمومی

تهیه گزارش در روابط عمومی 

 

روابط عمومی و روزنامه نگاری به عنوان دو شاخه از علم ارتباطات کاملاً مکمل یکدیگرند و در حوزه علمی با هم پیوند ناگسستنی دارند، مطبوعات رکن چهارم دموکراسی و زبان مردمند و روابط عمومی ها نیز براساس برخی از تعاریف  (( آینه تمام نما)) اتاق شیشه ای یا پل ارتباطی سازمان می باشند که باید اخبار واطلاعات سازمان را از طریق رسانه ها در دسترس مخاطبان سازمان قرار دهند. از طرفی روابط عمومی ها در راستای وظیفه اطلاع یابی خود باید اطلاعات پیرامونی راجمع آوری و به تصمیم گیران مؤسسه ارایه کنند. بنابراین روابط عمومی ها در یک فرایند انتقال اطلاعات باید دو نوع گزارش تهیه و تدوین نمایند.

 1. گزارش هایی که با تحقیق وافکار سنجی وجمع اوری اطلاعات موثق وارایه آن به رئیس مؤسسه زمینه تصمیم سازی صحیح را فراهم  می سازد (گزارش اداری).

2. گزارش هایی که روابط عمومی ها ضعف ها، قوت ها، مشکلات، مؤقعیت ها و کلاً اخبار واطلاعات سازمان را در قالب آن به مخاطبان سازمان ارایه می کنند تا با ایجاد فضای  همدلی وهمراهی، حرکت بسوی اهداف تسهیل شود. بنابراین لازم است کارشناسان روابط عمومی با شیوه تنظیم و تدوین هر دو نوع گزارش اداری ومطبوعا تی و کارکردهای خاص هر یک آشنا شوند.

 گزارش اداری
واژه گزارش در اثار باقی مانده از دوره های قبل در معانی مختلفی بکار رفته است ولی آنچه امروزه گزارش نامیده می شود ترجمه لغت ((راپرت)) می باشد که در نوشته های دوره ناصری بیشتر به چشم می خورد و در سال1914ه  ش توسط فرهنگستان جایگزین همین واژه شده است، با این اوصاف و در یک تعر یف کلی می توان گفت گزارش اداری ارایه اطلاعات سازمان یافته یا نظر مشورتی در امری است که بر مبنای آن اتخاذ تصمیم اگاهانه امکان پذیر باشد.

 انواع گزارش اداری
گزارش های اداری را می توان با در نظر گرفتن نکات گوناگون از جمله نحوه ارایه، موضوع، زمان، شکل و جهاتی از این قبیل تقسیم بندی کرد اما طبق یک قاعده معمول و کاربردی بهتر است، گزارش های اداری را با توجه به محتوا و مضمون شان از یکدیگر متمایز سازیم  که در این صورت دسته بندی  شامل گزارش های اطلاعی، تحقیقی وتحلیلی خواهد شد.
 
1. گزارش های اطلاعی: اینگونه گزارش ها بر اساس وقایع وحقایق تهیه و تنظیم می شود وگزارش گر پیش آمد ها وآمار وارقام را با ذکر جزییات در اختیار مخاطب قرار می دهد، بدون آنکه در مورد  آن به تحلیل و تفسیر بپردازد همچنین تقسیم بندی اطلاعات موجود در متن گزارش با رعایت اولویت مطالب وارایه آنها با نظم وترتیب خاص اهمیت فراوان دارد .گزارش های دوره ای (هفته ای-ماهانه) همچنین گزارش متصدی تولید یا فروش محصول و گزارش مربوط به پیشرفت کارها در بخش های ممختلف سازمان و اطلاعاتی از این قبیل که اغلب بدون توصیه وبطور مداوم ومرتب تهییه می شود در ردیف این نوع گزارش قرار می گیرد.

 2. گزارش های تحقیقی: گزا رش های تحقیقی بر پایه تحقیق و پژوهش استوارند. گاهی این گزارش ها پژوهشی است که گزارشگر در آن تحقیقات و کشفیات تازه خود را ذکر می کند در این حالت گزارش جنبه علمی وفنی دارد. مثلاً فلان دانشمند بر طبق تحقیقات خود گزارش می دهد که سرطان ناشی از فعالیت بعضی از سلول ها می باشد. گاهی هم گزارشگر علاوه بر اینکه یافته های تازه خود را مطرح می کند راه های استفاده از کشفیات خود را نیز بیان می کند. در این حالت گزارش های فنی نیست و جنبه اجرایی هم دارد.

3. گزارش تحلیلی: در این تقسیم بندی گزارش های تحلیلی را کامل ترین نوع گزارش می نامند. چرا که آمیخته ای از گزارش اطلاعی و تحقیقی است در این گزارش ها از طرفی اطلاعات و تجربیات ارایه می شود و از طرف دیگر تحلیل و تفسیر مطالب در راستای حل مسائل و مشکلات مطرح می شود. این نوع گزارش ها معمولاً آینده را پیش بینی می کنند و بر اساس یافته های آن می توان پیشنهادهای علمی ارایه کرد - در واقع میدان عمل اینگونه گزارشها زمان گذشته، حال و آینده می باشد به همین دلیل استفاده از گزارش های تحلیلی معمول تر و متداول تر است و کاربرد بیشتری از دیگر گزارش ها دارد.

 به عنوان مثال فرض کنید طرح ایجاد مجتمع صنعتی در یک منطقه پیشنهاد می شود، صدور مجوز و ایجاد این مجتمع صنعتی مستلزم یک  تحقیق تحلیلی می باشد به این صورت که موضوع از طرف کارشناسان بررسی می شود و آنها با جمع آوری اطلاعات و بررسی امکانات بالقوه در مورد آن منطقه به طور علمی و بر اساس تحقیقات اظهارنظر می کنند که این کار امکان پذیر است یا خیر.

گام نخست در تهیه گزارش اداری
گزارش نویسی مانند پیمودن یک راه عادی باید از جایی شروع ودر جایی دیگر پایان پذیرد. طبیعی است که هر گزارش روشنگر مطلبی باشد یا راه حل مشکلی را نشان دهد و این کار تنها با پژوهش و تحقیق عملی است. پس قدم اول در تهیه گزارش بعد از انتخاب موضوع دست زدن به تحقیق و جمع آوری اطلاعات می باشد. برای تحقیق شیوه های مختلفی وجود دارد که بسته به نوع موضوع برای جمع آوری اطلاعات از تکنیک های مختلفی استفاده می شود. در واقع اطلاعات مورد نیاز را می توان به وسیله پرسش نامه، مصاحبه، مشاهده و مطالعه جمع آوری کرد که هر یک مشخصه های خاص خود را دارا می باشد.

 به عنوان نمونه جمع آوری اطلاعات از طریق مشاهده تا حدود زیادی نسبت به دیگر روش ها قابل اعتماد و صحیح تر می باشد ولی در عوض دشوار و وقت گیر است.  با اینکه جمع آوری اطلاعات از طریق پرسش نامه سریع و پر دامنه و کم هزینه می باشد ولی ممکن است به دلیل خود سانسوری شخص پاسخگو، اطلاعات حاصله با نظر واقعی او هماهنگ نباشد. در هر صورت بعد از اینکه اطلاعات جمع آوری شد این اطلاعات به همان شکل - به صورت بی منظم و در هم - قابل استفاده  نمی باشد و گره ای از کار نمی گشاید و هر اندازه هم که عمیق و دامنه دار باشد نتیجه مطلوب نمی دهد. به همین سبب مطالب و اطلاعات خام باید بر اساس اصول و قواعدی در کنار هم قرار گیرد.

شکل گزارش اداری
گزارش اداری از نظر شکل شامل سه قسمت است:

الف - بخش مقدماتی شامل: جلد، صفحه، عنوان، شناسنامه، پیشگفتار، فهرست مطالب و فهرست پیوست ها ( جداول، نمودار ها ).

ب- بخش اصلی شامل: مقدمه، متن و نتیجه.

ج- بخش پایانی شامل: پیوست ها، واژه نامه ها، نام نامه‌( فهرست اعلان و فهرست منابع و ماخذ ) بعد از اینکه غالب و شکل ظاهری گزارش را شناختیم باید بدانیم بخش اصلی گزارش که شامل مقدمه، متن و نتیجه می باشد از نظر محتوایی به چه صورت باید تنظیم شود.

 
1. مقدمه گزارش : در مقدمه، گزارشگر موضوع را به طور دقیق توضیح می دهد که به مسئله از کدام زاویه نگریسته و در تهیه گزارش خود، تشریح چه مطالب اساسی را مورد نظر قرار داده است همچنین از روش و شکل تحقیق سخن به میان می آورد و در صورت لزوم به بیان موانع و دشواری هایی که در تهیه گزارش با آن روبه رو شده می پردازد. در  مقدمه همچنین می توان به تحقیقاتی که تاکنون درمورد موضوع مورد نظر  صورت گرفته و پاره ای از مسائل که حل نشده باقی مانده، اشاره نمود. در یک جمله اینکه ، گیرنده گزارش باید با خواندن مقدمه نسبت به موضوع اشراف و تسلط کامل را کسب نماید و با آمادگی و روشن بینی متن گزارش را دنبال کند.

2. متن گزارش: برای تنظیم متن گزارش باید سعی شود بین مطالب متنوع و پراکنده ارتباط منطقی برقرار شود و هر یک از عناوین و مطالب در جای خود قرار گیرند، به طوری که خواننده در مسیر مستقیمی در بستر گزارش هدایت شود. چیدن مطالب و قرار دادن آنها در جای خود به طوری که خواننده در مسیر مستقیمی در بستر گزارش هدایت شود چیدن مطالب و قرار دادن آنها در جای خود به طوری که خواننده با اشتیاق و بدون سر در گمی مسئله رادنبال کند و مسائل برای او قابل لمس باشد را اصطلاحاً در گزارش نویسی ((فصل بندی)) می گویند که در تدوین متن گزارش اهمیت زیادی دارد و باعث می شود که خواننده راه خود را در انبوه مطالب مطرح شده پیدا کند و به راحتی و بدون سر در گمی اطلاعات مورد نظر را برداشت نمایند.

 به عنوان نمونه اگر خواسته باشیم گزارشی در مورد سازمانی تهیه کنیم بعد از تحقیق و جمع آوری اطلاعات، باید اطلاعات را بر اساس اصولی در جای خود و در بطن گزارش قرار دهیم. فرض کنیم اطلاعاتی که ما در مؤسسه مورد نظر جمع آوری کرده ایم شامل: سازمان مؤسسه،  هدف و وظایف، تاریخچه و سابقه، نگاهی به آینده کار نیروی انسانی و گزارش فعالیت ها  می باشد که به خودی خود پراکنده و غیر منسجم می باشد و استفاده از آنها برای خواننده ملال آور. ولی با فصل بندی و اولویت دهی اطلاعات می توان متن گزارش را با گیرایی و در عین حال رسایی لازم تنظیم نمود.

 در مورد همین مثال هم اطلاعات مربوط به تاریخچه مؤسسه را در فصل اول می آوریم چرا که خواننده در ابتدا باید با مؤسسه آشنا شود. اولویت بعدی اهداف و وظایف  مؤسسه می باشد که دلیل تشکیل مؤسسه را مطرح می کند در بخش های دیگر گزارش به ترتیب سازمان مؤسسه، کارد اداری، گزارش فعالیت ها و نگاه آینده از طرف مؤسسه را قرار می دهیم.

3. نتیجه گیری: در مورد نتیجه گیری هم باید در نظر داشته باشیم که این بخش جنبه تفننی ندارد بلکه بر عکس باید طوری نوشته شود که بر ارزش و اعتبار گزارش بیافزاید همچنین نتیجه گیری باید با مقدمه هماهنگی داشته باشد و مطالبی که در متن گزارش آمده مورد تاکید قرار دهد.
 

روابط عمومی ابزاری برای خلق یک برند

 

   روابط عمومی ابزاری برای خلق یک برند

مخاطب خاص امروزه با پیشرفت تکنولوژی‌های ارتباطی هر روزه در معرض بمباران اطلاعاتی قرار می‌گیرد، لذا ارسال اطلاعات درست و تاثیرگذار از اهمیت خاصی برخوردار است. روابط عمومی (Public Relations) که به اختصار به آن PR هم اطلاق می‌شود، مدیریت جریان اطلاعات دو سویه میان شرکت و افکار عمومی است که دیدگاه‌های افراد و برداشت‌های آنها را از موضوعی خاص تغییر می‌دهد که در نهایت این تغییر دیدگاه به تغییر رفتار منجر می‌شود.

در حوزه تجارت و کسب‌وکار، افراد مورد نظر روابط عمومی مخاطبانی هستند که بر یک شرکت و بازدهی آن بیشترین تاثیر را دارند و تلاش می‌کنند نظرات و دیدگاه‌های آنان را تغییر دهند. به عبارت ساده‌تر، روابط عمومی نوعی اطلاع‌رسانی در مورد محصول یا خدمات یک کسب‌وکار به افکار عمومی با قابلیت سنجش و ارزیابی تاثیرگذاری آن است.

روابط عمومی زیر مجموعه‌ای از واحد بازاریابی یک شرکت است که وظیفه دارد افکار عمومی را در مورد صنعت سازمان خود رصد کرده و با بهره جستن از فرصت‌های مناسب و تعامل دائمی با رسانه‌ها، روی افکار عمومی در مورد محصولات و خدمات سازمان خود تاثیر بگذارد.
کاری که امروز روابط عمومی برای خلق یک برند جدید می‌تواند انجام دهد، تبلیغات یا از انجام آن عاجز است یا با هزینه‌ای به مراتب بیشتر آن را  انجام می‌دهد. تبلیغات پس از خلق یک برند باید به ثبات و دوام آن برند کمک کند.

با توجه به افزایش پیام‌های تبلیغاتی و معمولا یکسویه بودن این پیام‌ها در حال حاضر، روابط عمومی با استفاده از خلق پیام‌های جذاب، متفاوت، باورپذیرتر برای عموم و پیام‌های غیرمستقیم، بسیار کارآمدتر و کم‌هزینه‌تر از تبلیغات می‌تواند محصول یا خدمتی جدید را در افکار مخاطبان جا دهد.
به‌عنوان مثال، نگارش مقاله‌ای علمی در مورد املاح موجود در آب آشامیدنی همراه با نمودار و عکس‌های تحریک‌کننده در نشریات باعث می‌شود در ضمیر ناخودآگاه فرد تاثیر و انگیزه‌ای مضاعف برای خرید دستگاه تصفیه آب ایجاد شود که با معرفی تبلیغات چنین محصولی می‌توان احتمال خرید آن را در مخاطب افزایش داد.
ترکیب روابط عمومی با موتورهای جست‌وجوگر باعث پیدایش شاخه‌ای جدید با نام سئو پی آر (SEOPR) شده است.

 SEO PR استفاده از استراتژی‌های دیالوگ محور اصیل و اخلاقی روابط عمومی و بهینه‌سازی مطالب برای رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی آنلاین است. این استراتژی‌ها برای بهبود رتبه واقعی برند در موتورهای جست‌وجو و افزایش ترافیک ورودی وب‌سایت اطلاق می‌شود که باعث بیشتر مشاهده شدن در جست‌وجوی مشتریان می‌شود.

تاکتیک‌هایی چون نشر بروشور، انتشار مقالات در مطبوعات، ارائه سخنرانی، مصاحبه‌های رادیویی و مطبوعاتی، روابط شخصی، برگزاری شوهای تبلیغاتی و مراسم‌های معرفی محصولات یا خدمات جدید به منزله یک رپرتاژ آگهی محسوب می‌شوند.
قدرت رسانه‌ها، اطلاع‌رسانی با انتشار و به وجود آوردن قدرت ترجیح و انتخاب در جامعه است. باید توجه داشت که بین رسانه‌ها و دنیای تجارت رقابتی وجود ندارد، در نتیجه مهم‌ترین راه جهت برقراری ارتباط با رسانه‌ها به وجود آوردن حس اعتماد و به دست آوردن ارزش و اعتبار است.
بخش روابط عمومی وظیفه ارتباط دو سویه با خبرگزاری‌هایی که جامعه هدف یکسانی را با شرکت نشانه گرفته‌اند، دارد.
مقالات باید به جایگاه و اشخاص صحیح رسانیده شود. برای این منظور باید ساختار رسانه و نوع فعالیتش را شناخته و تحولات آن را مدنظر داشت.
باید توجه داشت که همکاران بخش روابط عمومی شرکت‌ها، به‌عنوان واحد تبلیغات در موسسات رسانه‌ای نیستند بلکه متخصصانی را شامل می‌شوند که در زمان مناسب مسوول رساندن مطلب مناسب به رسانه هستند. در نتیجه معرفی موضوع و ارائه اطلاعات درست و مناسب سازمان به این متخصصان باعث یک بازی برد- برد می‌شود که در نهایت اعتبار و اعتماد متقابل را برای فرصت‌های آتی نیز فراهم می‌کند.

در این فرآیند روابط عمومی وظیفه دارد، مشتریانی که بیشترین تاثیر را در سود و زیان شرکت دارند، مشخص کند؛ مهم‌ترین دیدگاه و ادراک متاثر از محصول را شناسایی کند و تلاش کند با تمرکز روی یک گروه خاص و اطلاع‌رسانی به وسیله رسانه‌های خبری مختلف آن را اصلاح کند یا به آن جهت بخشد تا در نهایت رفتار مناسب شرکت را در وی ایجاد کند.
روابط عمومی به دلایل مختلفی به اطلاع‌رسانی می‌پردازد. گاه در جست‌وجوی راهی برای شراکت با مشتریان است، گاه در تلاش برای افزایش تعداد دفعات رجوع مشتری و خرید است و گاه در تلاش برای تعامل با دیگر شرکت‌ها و منابع یا جذب سرمایه‌گذار است. در تمام این اهداف با توجه به مخاطب باید نوع خاصی از اطلاعات به انتشار برسد تا نتیجه مطلوب حاصل شود.

در کنار وظایف ذکر شده برای روابط عمومی می‌توان نحوه تعامل با مشتریان را هم اضافه کرد که در ایران معمولا هرجا سخن از روابط عمومی مطرح می‌شود، منظور این مورد است.
این مورد با توجه به اینکه رابطه مستقیمی با مخاطب برقرار می‌شود بهترین نتیجه را به همراه دارد، اما با توجه به زمان و هزینه‌بر بودن، گزینه مناسبی برای معرفی محصول یا خدمات نیست. این در صورتی است که این روش در افزایش وفاداری مشتری تاثیر مثبت دارد.
کارآفرین معمولا فرد صاحب ایده و بدون سرمایه است، بنابراین استفاده از روش‌های تبلیغاتی پرهزینه مرسوم غیرعملی است در نتیجه استفاده از روابط عمومی بهترین گزینه برای کارآفرین است تا محصول یا خدمات خود را چه برای کسب مشتری و چه برای جذب سرمایه معرفی کند.
کارآفرین باید علاوه‌بر ایجاد شهرت و تعامل مداوم با رسانه‌های خبری، پیام مورد نظر خود را به سبکی خلاق، متفاوت و جذاب برای انعکاس در بولتن‌های خبری آماده کند.

حتی اگر شخص خود دست به قلم شود و برای رسانه‌های مختلف مطلب بنویسد تا این رابطه ایجاد شود، باز هم بسیار کم‌هزینه‌تر از روش‌های سنتی تبلیغات است. در این راه حتی نوشتن مطلب در وبلاگ‌ها و رسانه‌های کم‌بازدید هم می‌تواند در نهایت منجر به نتیجه مورد نظر شود. اگر متن و تیتر مورد نظر، جذابیت لازم را داشته باشد به‌زودی توسط افراد مختلف به اشتراک گذاشته می‌شود و در نهایت مانند یک بمب خبری راه را برای معرفی محصول به مخاطبان باز می‌کند.

چرا رسانه های اجتماعی یک کانال تمام‌عیار روابط عمومی است

                    چرا رسانه های اجتماعی یک کانال تمام‌عیار روابط عمومی است



روابط عمومی در همه سازمان‌ها به منزله قلب تپنده و زبان گویایی برای ارتباط با همه نهادهای داخلی و خارجی است. روابط عمومی در نمایشگاه‌ها به سبب اهمیت کیفیت کار که خدمت‌رسانی به بازدیدکنندگان، مجریان، شرکت‌کنندگان در نمایشگاه‌ها و تامین‌کنندگان خدمات آنهاست باید از تمام توان خود برای راضی نگه داشتن مخاطبان و پاسخگویی به درخواست‌های آنان استفاده کند.

روابط عمومی در هر سازمان نمایشگاهی دولتی یا غیردولتی موظف است براساس برنامه‌های تدوین شده برای هر یک از نمایشگاه‌ها اعم از داخلی یا بین‌المللی به گونه‌ای عمل کند که اطلاع‌رسانی و هماهنگی امور نمایشگاهی همواره یک قدم از نیازهای مخاطبان جلوتر باشد.

تعامل روابط عمومی شرکت سهامی نمایشگاه‌ها با همه اقشار جامعه به‌ویژه رسانه‌های گروهی در اغلب سال‌ها به‌ویژه در دوره فعالیت دولت تدبیر و امید تخصصی و صمیمانه بوده است. در سال‌های اخیر روابط عمومی و امور بین‌الملل شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین‌المللی جمهوری اسلامی ایران بارها به‌عنوان واحد نمونه انتخاب و به دریافت تقدیرنامه و لوح‌های سپاس از طرف نهادهای ذی‌ربط مفتخر شده است.

رضایت خاطر رسانه‌ها از عملکرد روابط عمومی نمایشگاه‌ها بارها در نشریات تخصصی منعکس شده است. مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل شرکت سهامی نمایشگاه‌ها از انتقادهای سازنده رسانه‌ها و شرکت‌کنندگان در نمایشگاه‌ها با آغوش باز استقبال می‌کند و رهین منت افرادی است که با پیشنهادهای ارزنده و انتقادهای سازنده خود به پیشرفت فعالیت‌های نمایشگاهی در کشور و بهبود کیفیت خدمت رسانی کارکنان روابط عمومی یاری رسانند.

در همین راستا روابط عمومی و امور بین‌الملل نمایشگاه بین‌المللی در جهت تکریم ارباب رجوع نسبت به ارتقای سیستم‌های اطلاع‌رسانی اقدام کرده است؛ این اقدامات در حوزه سایت و پرتال شرکت، انتشار اخبار، بکارگیری افراد آشنا به زبان انگلیسی در کیوسک‌های اطلاع‌رسانی به منظور راهنمایی مراجعان خارجی و تعامل بیشتر با مجریان نمایشگاهی بوده است.

تعامل با رسانه‌ها و ترتیب دادن گفت‌وگوهای مربوط به روزجهانی صنعت نمایشگاهی، ارسال عکس‌ها با لوگوی اختصاصی این روز، ارسال خبرها به اتحادیه صنعت نمایشگاهی (یوفی) و درج در سایت یوفی و مجله جهانی صنعت نمایشگاهی (Exhibition World) و در کنار آن تلاش برای تعیین یک روز با این عنوان در تقویم سالانه کشور از اقدامات موثر در این حوزه بوده است. 

روابط عمومی در فضایی از جنس مجازی

روابط عمومی در فضایی از جنس مجازی

مقدمه : 
روابط عمومی در تعریف، بر مجموعه ای ازکنش های هدفمند دلالت دارد که در راستای شناساندن سازمان به جامعه و شناسایی جامعه برای سازمان اعمال می شوند و این کنش ها منطبق با ارزش های سازمانی و در جهت تحقق اهداف ترفیعی سازمان در جامعه در قالب فعالیت های اطلاع رسانی، تبلیغاتی، تحقیقاتی، اطلاع یابی خود را نشان می دهند.
از این رو می توان گفت پارادایم مسلط بر مجموعه فعالیت های اصلی روابط عمومی از آن فرایند ارتباط است؛ اعم از ارتباط با درون یا بیرون از سازمان و در دنیای امروز هر چه این ارتباط تعاملی تر باشد از مقبولیت بیشتر برخوردار و به هدف نزدیک تر است. 
به عبارتی، ماهیت وجودی روابط عمومی به عامل ایجاد ارتباط و ایفای نقش پل واره آن باز می گردد و کارکردهای اطلاع رسانی، تحقیقاتی انتشاراتی، تبلیغاتی و ... آن در سایه همین ارتباط هویت می یابند و قابل اجرا می شوند.
از ایم رو هر آنچه فرایند ارتباط را متاثر سازد بر ساختار، نحوه عمل و برنامه های روابط عمومی هم اثرگذار خواهد بود.
ساده ترین تجسم از ارتباط، پیوستاری است که در یک طرف آن پیام رسان و در دیگر سو مخاطب قرار دارد و ابزارهای ارتباطی، محمل هایی هستند که ماموریت انتقال پیام و بازخورد آن را برای ساکنان دو سر پیوستار برعهده دارند.
حال سخن اینجاست که با بروز و ظهور تغییرات چشمگیر و فزاینده در عرصه فناوری های ارتباطی و ظهور رسانه جدید، وضعیت تاثر روابط عمومی از این تحولات چگونه است.
روابط عمومی که حیاتی منوط به ایحاد ارتباط و تقویت آن دارد؛ نوشوندگی مستمر و سریع و پرشتاب بسترهای ارتباطی را چگونه می تواند درک و هضم کند؟

سیر روابط عمومی:
مروری گذرا بر تاریخچه روابط عمومی ها گواه این مدعاست که فصول تمایز روابط عمومی ها بر مبنای بسترها و ابزارهای ارتباطی مسلط در هر دوره بنا شده است. 
چنانچه دوره روابط عمومی سنتی با رسانه هایی چون مطبوعات، رادیو، تلویزیون و تریبون ها مشخص می شود و با گسترش ابزارهای الکترونیک و فراهم آمدن امکاناتی چون نظام های پاسخگویی الکترونیک و نشر الکترونیکی متون به صورت PDF و ... دوران روابط عمومی الکترونیک آغاز می شود و گذارهای بعدی نیز به واسطه تغییرات فضای الکترونیک و حرکت از وب1 به وب2 اتفاق می افتد و این روایت روابط عمومی در حال گذار همچنان با تغییر، تنوع و تکمیل بسترهای ارتباطی، نو می شود و تغییر می یابد و در شرایط حاضر که سرعت تغییرات و تحولات فناوری، فزاینده و پرشتاب شده است، شرایط اقتضایی ایجاب می کند روابط عمومی ها نیز برای پذیرش موضوع با برخورداری از خرد فناورانه در جهت همگاهی با شرایط موجود گام بردارند تا با ریزش مخاطب مواجه نشوند

 فناوری و تولید رسانه های نو
فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) که به واسطه همگرایی و ترکیب دو حوزه اطلاعات و ارتباطات از دهه 1970 به بعد به وجود آمد را می توان معجزه ای در زمینه ارتباطات دانست که ترکیب قابلیت این دو جریان مستقل از طریق «شبکه»، منجر به تولد پدیده اینترنت شد.
اینترنت پدیده ای است که بر پایه ایدوئولوژی جهانی شدن، موفق شد محدودیت های زمانی و مکانی را از پیش پای ارتباطات بردارد و از این رهگذر، زیست بوم جدید و بی بدیلی موسوم به فضای مجازی برای نوعی زندگی و فعالیت جدید، نمایان شد.
بدیهی است در فضایی که زمان و مکان، معنای خود را از دست می دهند، همه مناسبات انسانی دستخوش تغییر می شود و این امر به ویژه در زمینه ارتباطات انسانی، بیشتر نمود می یابد.
محسوس ترین این تغییرات را می توان در تسریع، تسهیل و حذف واسطه ها در فرایند ارتباط یافت.
به عبارتی، فناوری نوین ارتباطی، فضا و قواعد خاص خود را به مرور بر مناسبات ارتباطی مسلط می گرداند تا جایی که حتی ساختار و چیدمان پیام، نحوه برجسته سازی و نیز ارایه پیام دگرگون می شود.
واحد روابط عمومی نیز به عنوان مجموعه ای با ماهیت ارتباطی نه تنها از این تغییرات دور نیست، بلکه برای بقا و بالندگی سازمان خود، بیش از سایرین نیازمند یادگیری قواعد حاکم بر این فضا برای حضور پررنگ و استفاده مطلوب از مزایای آن در جهت تامین خواست های سازمان است.
امروزه که سایه به سایه و متناظر با هر فعالیت در جهان واقعی، فعالیتی با پیشوند e  در دنیای مجازی ایجاد شده یا در حال شکل گیری است، نمی توان از اهمیت و تاثیرات این فضا بر زندگی انسان چشم پوشی کرد، واقعیتی که باید آن را باور نمود.
در این میان برخی آن چنان تسلیم و مقهور این فضا گشته اند که با طرفداری از مفهوم جبر فناورانه و تاکید بر تقدم علّی و تاریخی آن در تحولات اجتماعی، مواضع جانبدارانه مثبت در قبال آن اتخاذ نموده اند و برخی بر نفی آن و تاکیر بر اثرات مخرب آن صحه می گذارند و در مواردی چون قانون اول کرازنبرگ نیز فناوری نه خوب است و نه بد و در عین حال از منطر این قانون، فناوری خنثی هم نیست. 
صرف نظر از این قضاوت ها، در نگاه عقلایی، می توان ویژگی ها و صفات مطلوب این فضا را شناسایی کرد و از آنها بهره مطلوب برد.

 فضایی از جنس مجازی
فضای مجازی را جهان استعاره ای شکل گرفته از خطوط ارتباطی و کامپیوتر می دانند. دکتر عاملی رئیس دانشکده مطالعات جهان دانشگاه تهران با طرح ایده دو جهانی شدن به وجوه تمایز فضای جدید و سابق یا فضای واقعی و مجازی، چنین اشاره می کند که فضای واقعی موسوم به جهان اول، فیزیکی و شاخص مهم آن سرعت حمل و نقل است.
در جهان اول، زمان، براساس فاصله، سرعت و حرکت تبیین می شود، اما در جهان دوم یا فضای مجازی به جای جنبه فیزیکی صنعت حمل ونقل، بر صنعت همزمان ارتباطات تمرکز می شود. در این جهان مجازی، انسان با یک زمان بدون فاصله و حرکت مواجه می شود.
از این رو فضای مجازی را می توان نوعی شبه محیط دانست که قواعد حضور و بازی در آن متفاوت از فضای واقعی است. آمار و ارقام نشان می دهد عملاً تعداد شبکه وندان و کاربرانی که این محیط را برای سرگرمی، آموزش، دوستی، انجام فعالیت های سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و نیز انجام امور روزمره انتخاب کرده اند، رقم قابل توجهی است.
با ایجاد بسترهای فنی لازم برای گسترش این فضا در مناطق بسیار محروم و دور دست، عملاً ادعای گسترش شانه به شانه دنیای مجازی به موازات دنیای واقعی در حال تحقق و اثبات است. از منظر دیگر، تعداد متکثر مخاطبان اعم از مخاطب مجبور و مخاطب ادادی، گویای ترجیحات زندگی امروز در انتخاب فضای ارتباطی است.
براساس «نظریه وابستگی مخاطبان»، رسانه ها اهمیت بالایی برای جامعه دارند و افراد برای انجام برخی از کارکردهای اجتماعی خویش به آنها وابسته هستند. این نظریه امتداد نظریات کارکردگرایی است که معتقدند مخاطبان برای کسب اطلاعات در خصوص محیط، انتقال ارزش ها فرهنگی، سرگرمی و تفسیر موضوعات به رسانه ا وابسته هستند و چنانچه این رسانه، رسانه مجازی باشد، روابط عمومی هم در همان مسیر باید وابستگان به رسانه های مجازی را شناسایی و با آنها تعامل نماید.
به عبارتی روابط عمومی باید با تجهیز و تقویت نیروهایش به خرد فناورانه، از این گرایش رفتاری ارتباطی، بهره برداری مطلوب بنماید.

ایفای نقش روابط عمومی ها در دنیای مجازی
هستی و تداوم حیات سازمان ها به ویژه سازمان ها و مراکز انتفاعی مشتری محور، منوط به ایجاد رابطه حداکثری با جامعه پیرامون است و این رابطه از طریق واحدی به نام روابط عمومی برقرار و مدیریت می شود. روابط عمومی نقطه تماس (tuch point) سازمان و مخاطب است. این محل تماس در (shift) از وضعیت سنتی به نو و ورود به فضای مجازی، به واسطه تغییر ماهیت و نحوه عمل رسانه دنیای مجازی، دچار تغییراتی شده است که به اختصار به برخی از این موارد اشاره می شود.
در فضای واقعی و وضعیت سنتی، رسانه اعم از دیداری، شنیداری و ... نقش واسطه میان روابط عمومی و مخاطبان را بازی می کند و این عنصر واسطه غالباً بین یک فرستنده پیام (روابط عمومی) و جماعتی از گیرندگان قرار می گیرد.
یعنی وضعیت ارتباط one to many بوده و پیام غالباً به صورت مونولوگ از زبان روابط عمومی برای مخاطب پخش می شود و اگر روابط عمومی برای دریافت بازخورد پیام هایش، برنامه ای داشته باشد، این عمل با تاخیر زمانی اتفاق می افتد، در حالی که فضای مجازی، بسترساز نوعی ارتباط شده است که در آن واسطه حذف، ارتباط متمایل به وضعیت one to one و سفر پیام در میان روابط عمومی و مخاطب حالت دیالوگ دارد.
زمان برای ارتباط در وضعیت سنتی نوعی تهدید برای فعالیت روابط عمومی ها به شمار می رفته است، به گونه ای که تعلل در انتشار اطلاعات به هر دلیل سهوی یا عمدی، منجر به از بین بردن ارزش آن پیام می شده است.
در مواقع بحران، عامل بازدارنده زمان، فرایند مدیریت بحران در روابط عمومی ها را تحت تاثیر منفی قرار می داد، اما در فضای مجازی یک کلیک امکان مدیریت بحران را برای روابط عمومی ها فراهم می کند، آن هم در شرایطی که با حداکثر مخاطبان در نقاط مختلف دنیا می توان ارتباط برقرار نمود. 
فضای مجازی نمود و تعیین بخش روابط عمومی در زمان واقعی (real time) است.
فضای مجازی، فضای شبکه ها و انسان های به هم پیوسته است، زنجیره ای که به محض دریافت پیام می توانند نقش فرستنده پیام را برای بازوهای دیگر ایفا کنند، بنابراین محتوای فهرست پیش بینی شده روابط عمومی ها ملاقات می کند.
این فضای شبکه ای، اکمانی است که روابط عمومی ها می توانند برای موج آفرینی و اجرای انواع کمپین های ارتباطی، تبلیغاتی، تقویت برند و اطلاع رسانی ارزش سازمانی و نهایتاً ترفیع فروش کالا، خدمت یا نام و نشان سازمان خود از آن بهره گیرند. اما حضور در این فضا برای روابط عمومی ها بدون چالش نیز نمی باشد، عزیمت از فضای واقعی به فضای مجازی با قواعد خاص آن فضا، روابط عمومی را دچار چالش دوگانگی با محیط می کند.
در دنیای مجازی، واقعیت به شدت در معرض خطر تحریف است و این همان هشداری است که فیلسوفان پسامدرنی چون بودریار فرانسوی با طرح نظریه حاد واقعیت از آن یاد کرده اند. براساس این نظریه، فناوری واقعیت را تحریف و آن را آن گونه که می خواهد بازنمایی می کند و این موضوع به ویژه در امر اطلاع یابی، مونیتور و رصد رقبا و ... بسیار اثرگذار است.
اعتبار منبع و صدق مطالبی که در فضای مجازی ارایه می شود همیشه جای سوال بوده است، از این رو روابط عمومی ها برای اعتبارسازی مجبور به تلاش بیشتری هستند.
اما در نهایت، گستردگی فراخ و بدون مرز دنیای مجازی و بی زمانی فراتر از تصویر، آن امکان ممتازی است که توان ارتباطی روابط عمومی ها را به بیشینه ترین وضعیت ممکن نزدیک می سازد. اینترنت در این فضا بستری است که هم محمل اطلاع رسانی و هم ابزاری برای اطلاع یابی محسوب می شود و سایر امکان های ارتباطی که از بستر اینترنت در فضای مجازی سربرآورده اند، هر یک می توانند برآورنده بخشی از نیاز های ارتباطی روابط عمومی ها باشند. برخی از مهم ترین این امکان ها که با عنوان فناوری های نوین ارتباطی از آنها یاد می شود، عبارتند از: وبلاگ (Weblog)، پادکستینگ (Podcasting)، چت روم ها (Chatrooms)، خبرخوان (RSS)، ویکی پدیا (wikipedia)، تالارهای گفت و گو (Forum)، خبرنامه های الکترونیکی(Newsletter)، گروه های ایمیلی (Mail Groups)، مسنجرها (Messengers) و ... .
 عمده ویژگی مشترک این سرویس های ارتباطی عبارتند از:

1.خاصیتتعاملی بودنInteractivity
سرویس های ارتباطی موجود در اینترنت بالذات از خاصیت دوسویهگی برخوردارند و این ظرفیت در عین حال که امکان مناسبی برای اطلاع رسانی و نیز اطلاع یابی از ذائقه مخاطبان است، زمینه ای مطلوب برای مشارکت مخاطبان در ایده پردازی و اجرای فرایند خودخدمتی به شمار می آید.

2.جمع زداییDemassifcation
این سرویس ها زمینه ساز ارتباط به صورت one to one هستند، از این رو روابط عمومی ها باید از دانش کافی برای تولید محتواهای متنوع متناسب با گروه های متعدد مخاطبان برخوردار باشند. از این منظر ضرورت طبقه بندی Segmentation هرچه دقیق تر و در عین حال متنوع تر مخاطبان مطرح می شود. تعریف طبقات مختلف مخاطب، این امکان را به روابط عمومی می دهد با دقت نظر بیشتر، پیام های ارتباطی متناسب برای هرطبقه را طراحی و ارسال نماید. چرا که به گفته دکتر یونس شکرخواه استاد علوم ارتباطات، پیام، قلب برنامه روابط عمومی و معرف ارزش های سازمان است. بنابراین تولید پیام خوب از رسالت های روابط عمومی است و برای ایجاد مقبولیت حداکثری باید با شناخت مخاطب و نیازهای اطلاعاتی او، به تولید محتوا اقدام کرد.

3.ناهمزمانی Asynchronous
فضای مجازی، فضای برائت از قیود زمانی و مکانی است که به مخاطبان این امکان را می دهد لحظه مواجهه با پیام را خود انتخاب کنند. در همان لحظه که روابط عمومی محتوای تولیدی خود را در این فضا به اشتراک می گذارد، مخاطب قادر به دریافت آن است، اما سیالیت مفهوم زمان در فضای مجازی به مخاطب این فرصت را می دهد تا از لحظه واقعی خلق پیام تا هر لحظه ای که خود اختیار کند، با پیام مواجه شود.

4.تمرکززدایی Decenralization
اساساً گفته می شود فناوری های نوین ارتباطی مانند ویکی ها از ذات بی مرکز برخوردارند. این عامل امکان مشارکت مخاطب در تولید محتوا و تغییر و تکمیل آن را به راحتی فراهم می آورد. فراتر از موضوع فقدان مرکز، به طور کلی نبود مرز و عامل مکان در فضای مجازی، فرصت بزرگی برای روابط عمومی هاست تا با گستره وسیع تری از مخاطبان ارتباط برقرار نمایند. این ارتباط در سطوح ملی و بین المللی می تواند با هدف تقویت برند سازمان، کمک به فروش کالاها و خدمات، حل بحران ها، اطلاع رسانی و فعالیت های ارزیابانه (نظرسنجی) برقرار شود. روابط عمومی ها در هیچ دوره ای تا این اندازه قدرتمند نبوده اند، طوری که با یک کلیک می توانند سرزمین های دور و نزدیک را با پیام های خود فتح کنند.

5.ظرفیت بالا Higher Capacity
ظرفیت این فضا و سرویس های ارتباطی تعریف شده در آن به اندازه ای است که محدودیتی از نظر حجم تولید و ذخیره سازی محتوا در دوره زمانی طولانی متوجه بسته پیام ها نیست. در قیاس با رسانه های سنتی مانند مطبوعات عملاً دیده می شود آرشیو و نگهداری بریده جراید فیزیکی، هم مستلزم اختصاصی فضای زیاد بوده و هم کاغذ از فرسودگی و آفت مصون نیست و به طور طبیعی به مرور از بین خواهد رفت و این در حالی است که در فضای اینترنت می توان بریده جراید الکترونیک تولید و بدون دغدغه محدودیت فضا و خطر از بین رفتن، آنها را آرشیو کرد. موضوع ظرفیت بالا، انواع تولیدات تصویری، صوتی و ... در این فضا را دربر می گیرد.

6. انعطاف پذیری Felexibility
فضای مجازی هم برای تولید هر نوع محتوا و هم پذیرش هر نوع مخاطب انعطاف پذیر است. به عبارتی اینترنت رویکردی پسافوردیسمی به تولید محتوا دارد: تولید براساس ذائقه و نیاز مخاطب. این ذات منعطف برای روابط عمومی امکان تولید بسته های اطلاع رسانی در شکل های مختلف تصویری، صوتی و ... را برای انواع مخاطب فراهم می کند و در نتیجه با توجه به نظریه شنودی و رضامندی مخاطب، این تنوع نوعی عامل موفقیت برای روابط عمومی به شمار می آید.
 نکته دیگر این است که این رسانه ها در عین انعطاف پذیری، خود بر نحوه تولید پیام و جریان اطلاع رسانی توسط روابط عمومی ها نیز اثر می گذارند، به عبارتی فرم، محتوا را تحت تاثیر قرار می دهد. برای تشریح موضوع، به سه محور کلی زیر اشاره مختصر می شود:

الف: تولید محتوا و پیام (اطلاعات)
ب: توزیع پیام
ج: شناسایی مخاطب

الف:تولید محتوا و پیام: به موازات تولید محتوا و پیام متناسب با ذائقه مخاطبانی که گرایش به رسانه های سنتی دارند و هم چنان مطالعه متن مصاحبه، خبر، گزارش مندرج در نشریات یا خواندن بروشور و ... را برای کسب اطلاع ترجیح می دهند، لازم است روابط عمومی ها برای مخاطبانی که مایل به دریافت اطلاعات از طریق فضای مجازی هستند نیز برنامه مناسب اتخاذ کنند.
برای تولید محتوا در فضای مجازی باید در نظر داشت سرعت تولید، سادگی محتوا که آن را برای جمع کثیری قابل فهم و پذیرش نماید و در عین حال توجه به جذابیت ها در امر تولید و پردازش پیام، بسیار مهم است. به عبارتی، نگارش در محیط وب، ویژگی های خاص خود را دارد که باید به آن توجه نمود. 
خبر در فضای مجازی به سرعت بیات و از درجه اهمیت ساقط می شود. اتخاذ تدابیر تدافعی یا تهاجمی مناسب برای تولید خبر و اطلاع رسانی از طریق روابط عمومی ها امری مهم تلقی می شود، چرا که سرعت در پیام رسانی به مثابه کسب جایگاه هژمونیک در بازار رقابتی جذب مخاطب است و از آن جا که هیچ سازمان واحد، بی همتا و بدون رقیبی وجود ندارد، بنابراین هیچ روابط عمومی فارغ از دغدغه رقابتی نیز وجود ندارد.

ب:توزیع پیام: مسئله «توزیع چه پیامی از چه رسانه ای» دغدغه مسبوق به سابقه روابط عمومی ها بوده است و اکنون به این دامنه، رسانه های نوین نیز افزوده شده اند. 
تفکر عام براین است جامعه شبکه وندان (users) غالباً جوانان را شامل می شوند. علی رغم نقد و نفی هایی که می توان بر این تفکر وارد نمود، باید توجه داشت حتی اگر فقط جامعه جوانان را در نظر بگیریم، مشاهده می شود این جامعه در درون خود، تقسیمات متکثری از نظر جنسی، سنی، تحصیلی، زبان، باورها، علایق، ملیت و ... خواهد داشت که تولید محتوا برای هریک و توزیع آن در میان تمام لایه ها را دشوار می نماید. فرآیند توزیع نیز چون تولید به شدت متاثر از زمان است و تعلل در توزیع، پیام را دچار سرنوشت تلخ حذف می کند.
روابط عمومی ها باید از ظرفیت تولید پیام های چندرسانه ای برخوردار باشند تا هم زمان در فضای مجازی و واقعی، بسته های تولیدی پیام را توزیع نمایند. برای توزیع این پیام ها که تاریخ مصرف مشخص و غالباً کوتاهی دارند، تدوین بانک های اطلاعاتی مناسب شامل نشانی ایمیل، شماره تلفن همراه و ... به روز رسانی مداوم آنها امری موثر است.

ج:شناسایی مخاطب: در کنار پیچیدگی های مفهوم مخاطب به معنای عام، مخاطب در دنیای مجازی به مثابه یک لابیرنت مبهم است. امکان تعریف هویت های ساختگی و مجهول در فضای مجازی، ورود روابط عمومی ها به دنیای مخاطبان را دشوار می سازد، بنابراین در دنیای وب 2 مخاطب در عین حال که آگاه، فعال، مشارکت جو در تولید محتوا و دارای صفات ممتاز دیگر است، می تواند ماهیتی مبهم و نقاب دار نیز داشته باشد که این نکته از نظر روابط عمومی ها نباید دور بماند.

 سخن آخر
زیست در فضای مجازی را می توان سرنوشت محتوم انسان ها و سازمان ها دانست و در این میان روابط عمومی ها به واسطه نیاز ذاتی به برقراری ارتباط، ناگزیر از برنامه ریزی مطلوب برای برخورداری از زیستنی مطلوب در این فضا هستند. 
این فضا در عین حال که دایره مخاطبان در دسترس روابط عمومی ها را وسیع تر و عمل ارتباط را برای روابط عمومی ها تسهیل و تسریع می نماید، نیازمند افرادی است که از آگهی های توامان فنی، ارتباطی، دانشی و ... لازم برخوردار باشند تا در این فضا همسو و همپای تحولات حرکت کنند.
به عبارتی روابط عمومی ها ناگزیر از سرمایه گذاری های آنلاین هستند تا بتوانند در فضای  مجازی برای مخاطبان خود پیام های مناسب تولید کنند، به ابهامات و نیازهای آنان به سرعت پاسخ گویند، امکان ایجاد تماس های سریع و بی واسطه را بین مخاطبان با سطوح مختلف سازمان فراهم کنند، در زمان بحران سریعاً وارد عمل شوند و از این بستر برای تامین اهداف ترفیعی یا تعالی نام سازمان بهره جویند. 

کمپین روابط عمومی

اگر بخواهیم حوزه‌ها را تقسیم کنیم، می‌شود گفت که دو حوزة مشخص داریم: یکی حوزة اجتماعی است که سوادآموزی، بهداشت و خیلی از فعالیت‌های اجتماعی در آن، می‌گنجد. دیگری نیز حوزة سیاسی است که بسیار گسترده است و بعد حوزة ارتباطی که شامل تبلیغات، روابط عمومی، رسانه‌ای و بازاریابی است.

اینها حوزه‌هایی هستند که به نوعی وجه غالب در مبارزة ارتباطات است.

اگر مبارزه را یک برنامة همه‌جانبه در نظر بگیریم که به دنبال ایجاد نوعی سینرژی در کارهای ارتباطی است، بنابراین، باید کاری برنامه‌ریزی شده باشد. شاید گاهی برای ما عجیب باشد که کمپین چیست و کارزار چیست؟ علتش این است که ما به روابط عمومی‌های روزمره یا روتین که عمدتاً در سازمان‌های دولتی می‌بینیم عادت کرده‌ایم. اما در سازمان‌های دولتی هم روابط عمومی ناچار است به سمت و سویی برود که باز هم ویژگی‌های کمپین را داشته باشد. آنجا که شما هفته را هفتة دولت اعلام می‌کنید، در واقع اینجا عملکرد و کارنامة دولت‌، محور قرار می‌گیرد و گاه برنامة دولت در محور قرار می‌گیرد و یک هفته به آن اختصاص می‌دهیم، چون باز هم می‌خواهیم سینرژی به‌وجود آوریم، می‌خواهیم کار ما تأثیر بیشتری داشته باشد و این کار بدون برنامه نمی‌شود. بنابراین، یک جدول زمان‌بندی خواهیم داشت، بودجه‌ای برای این کار اختصاص می‌دهیم، نیروی انسانی اختصاص می‌دهیم، هدف‌هایی را مشخص می‌کنیم، برای کارمان استراتژی معین می‌کنیم و بعد فنونی را برمی‌گزینیم. خلاصه اینکه، اگر کار، برنامه‌ریزی شده و مطابق با اصول روابط عمومی باشد، قاعدتاً در پایان هم باید ارزیابی داشته باشیم که آیا به هدف‌هایی که مشخص کرده‌ایم رسیده‌ایم یا نه؟

یک کمپین، بدون شک باید از تمام اصول یک کار برنامه‌ریزی شدة روابط عمومی پیروی کند. این کار برنامه‌ریزی شده، اولین کارش، شناخت یا آشنایی با موقعیتی است که در آن قرار داریم. این همان وضعیت موجود است که در اکثر حوزه‌هایی که کمپین را تعریف می‌کنند، مشترک است. علاوه بر آن، کار پژوهشی نمی‌تواند بدون پرسش یا فرضیه باشد. بنابراین، باید یک سری سؤال در آغاز کار داشته باشد. برای هر کار پژوهشی، کارزار یا کمپین باید ابتدا به سراغ نظریه‌ها برویم تا بدانیم براساس چه نظریه‌ای می‌خواهیم کار کنیم و چه رویکردی را می‌خواهیم اتخاذ کنیم. روابط عمومی می‌تواند رویکردهای مختلفی داشته باشد. شما می‌توانید رویکردی داشته باشید که عمدتاً تکنیک باشد و بر رسانه‌ها تکیه کنید. با استفاده از ایده‌هایی که در مدیریت مسائل وجود دارد، از موضوعات استفاده کنید و هنگامی که شما با ارتباطات بحران یا ارتباطات ریسک روبه‌رو هستید، حتماً نیاز دارید که کارتان، کار برنامه‌ریزی شده باشد. چون کوچکترین اشتباه شما باعث می‌شود که عملکرد روابط عمومی زیر سؤال قرار گیرد. در این موارد، مسئول روابط عمومی زودتر از دیگران قربانی می‌شود، زیرا اگر در ارتباطات، ریسک باشد به‌راحتی نمی‌توانید هر اطلاعاتی را منتشر کنید و زمان انتشار اطلاعات باید به دقت انتخاب شده باشد. برای مثال، در حوزه‌های بهداشت زمانی که بیماری‌های واگیردار بروز می‌کند، در ارتباطات ریسک قرار داریم. یا جایی که مؤسسه‌ای یا سازمانی مشکل هویت پیدا می‌کند، آنجا هم می‌شود گفت که باید برنامه‌هایی وجود داشته باشد که بتواند بحران مؤسسه را از طریق ارتباطی دنبال کند و در چارچوب کار برنامه‌ریزی شده باشد.

به هر حال، هدف هر کمپینی بعد از آنکه وضعیت موجود را شناختیم، مشخص می‌شود. این هدف می‌تواند درازمدت، کوتاه مدت یا توأمان باشد. بسیاری از سازمان‌ها، مخاطبانشان را در مرحلة سوم مشخص می‌کنند. به عبارت دیگر اگرچه برنامه‌های روابط عمومی در جامعه، با مخاطب عام سروکار دارد، اما در کارهای برنامه‌ریزی شده با مخاطبان مشخص روبه‌روست. یعنی مخاطبان را به‌طور دقیق تعریف می‌کند و ویژگی‌های آنها را مشخص می‌کند؛ زیرا می‌خواهد بعداً ارزیابی کار را دنبال کند.

راهبرد (استراتژی) که در روابط عمومی دنبال می‌کنیم دو وجه دارد: وجه خرد و وجه کلان. برای کار روابط عمومی با انگارة ارتباطات یکپارچه، عناصری را می‌تواند ذکر کرد. براساس نوشتة آقای «سن بست» در کتاب استراتژی روابط عمومی، می‌توانیم هشت حوزه را نام ببریم که بعضی به بخش خصوصی یا دولتی و برخی به امور عام‌المنفعه و سازمان‌های غیردولتی مربوط می‌شود.

اگر بخواهیم در حوزة امور عمومی کار کنیم، یعنی خرد و کلان را جدا کنیم، با روش (متد)هایی سروکار داریم که یکی از آنها دیپلماسی است. امور عمومی همان public communication یا public offairs است. «لابی» یکی از روش‌های دیگری است که استفاده می‌شود. اینها زمانی معنادار است که هدفتان را مشخص کرده باشید. هر کدام از این هشت حوزه، دسته‌ای از این متدها را می‌تواند دربرگیرد.

بنابراین، تفاوت این هشت حوزه و متد بسیار مهم است؛ یعنی جایی است که شما فنونی را به کار می‌برید. اگر مربوط به امور عمومی باشد، در حوزة تجاری کارساز نیست. چون در اینجا، گروه‌های فشار را داریم.

گاه در حوزة امور عمومی می‌خواهید قانونی را به نفع جمعی که روابط عمومی، نمایندگی آن را دارد، به تصویب برسانید. گاه شعار یک سازمان غیرانتفاعی مطرح است. مسئله‌ای که می‌خواهید در جامعه مطرح کنید تا آگاهی جامعه را نسبت به آن مسئله بالا ببرید.

به هر حال، هدف کوتاه‌مدت می‌تواند آگاهی دادن باشد، اما در نهایت شما می‌خواهید حمایت قانونی برای آن پیدا کنید که در کشور ما کمتر رایج است. ولی در کشورهای دیگر روابط عمومی در این حوزه، بسیار فعال است. یکی از بندهایی که به روابط عمومی مربوط می‌شود، جذب بودجه‌هایی است که به صورت کمک‌های مردمی انجام می‌شود تا بتوانند مسئله‌ای را مطرح کنند. برای مثال، سن سربازی در کشور ما گاهی بالا می‌رود، گاهی پایین می‌آید. این می‌تواند یک موضوع عمومی باشد. گاه سربازی را به کالاهای قابل خرید و فروش تبدیل و گاهی حذفش می‌کنیم. این نشان می‌دهد که در عرصة عمومی، نهاد یا سازمانی درست نشده است که بخواهد روی دولت اثر بگذارد. به عبارتی، مسئله از سوی جامعه به طرف قانون‌گذار نمی‌رود. برای مثال، خط عابر پیاده در تهران، درصد بالایی از کشته‌ها را به خود اختصاص داده که حاصل از خطای عدم استفاده از مقررات، بخصوص توسط راننده‌ها یا ناآگاهی شهروندان است.

اگر روابط عمومی غیردولتی را بررسی کنیم، یعنی روابط عمومی بخواهد به عنوان فلسفه در ایران کار کند، می‌تواند این را به‌عنوان یک موضوع انتخاب و برایش یک کمپین خوب تعریف کند. و زمانش هم می‌تواند کوتاه‌مدت یا درازمدت باشد و نیروهای مسئول را به جایی برساند که تعداد کشته‌های ما روی خط عابر پیاده کم بشود. وحشتناک است وقتی آمار تعداد کشته‌های تصادف در ایران با کشته‌های جنگ برابری می‌کند. در همة دنیا این کار، کار روابط عمومی است.

بنابراین، این حوزه، حوزة امور عمومی است. در اینجا یکی از فنونی که استفاده می‌شود، «لابی» است. روابط عمومی بخشی از مدیریت بحران را هم می‌تواند هدایت کند که شکل‌های مختلفی دارد. برای مثال، گاهی یک سازمان مشکل رضایت مشتری را دارد، در این حوزه قرار می‌گیرد یا موردی که شما در عرصة بین‌المللی و عرصة اقتصادی می‌بینید که پیداشده و همة سازمان‌ها بدون استثنا درگیر آن هستند. در این زمینه هم روابط عمومی دخالت می‌کند. برای هر سازمانی باید نشست و فکر کرد که آن سازمان چگونه می‌تواند مصون بماند. مثلاً، جایی که مشتریان به بانک اطمینان ندارند و پول‌هایشان را از بانک بیرون می‌برند، و فاجعه‌هایی طبیعی که در این عرصه به‌وجود می‌آید، در حوزة بحران قرار می‌گیرد و روابط عمومی باید کاری کند. به‌عنوان مثال، در زمان کوتاه، همه چیز را بسیج کند؛ یعنی بودجه، انرژی و نیروی انسانی. آخر سرهم ارزیابی کند و ببیند کاری که انجام داده چه ارزشی داشته است.

کار دیگری که خیلی رایج است، کارهای ترویجی (publicity) است. این بخش شامل کارهای مختلفی نظیر گزارش عملکرد، گزارش‌های فصلی، شفاف‌سازی، ارائة اطلاعات عمقی، بروشور، کتابچه، و کارهای انتشاراتی در حوزة روابط عمومی است و اثرش عمدتاً درازمدت است. ولی ابزار کوتاه‌مدت هم مثل پوستر دارد و از رسانه‌های جدید مثل CD یا DVD نیز استفاده می‌شود.

دو حوزة مهم دیگر،‌ یکی ارتباطات رسانه‌ای است. شما می‌توانید کمپین را در واقع فقط از طریق ارتباط با رسانه‌ها تعریف کنید و این انرژی را به‌وجود آورید؛ یعنی تولید بیشتر خبر، گزارش و عکس. می‌توانید یک هفته یا ده روز فقط به رسانه‌ها اطلاع‌رسانی کنید و حجم مطالب زیر چاپ یا پخش برنامه‌ها را بالا ببرید.

شما در هدفتان مشخص کرده‌اید که به کجا می‌خواهید برسید، بعد ابزارتان را انتخاب کرده‌اید. در پایان نیز می‌توانید با ارزیابی کردن اینکه توانسته‌اید در عرض یک هفته به اندازة کل سال در روزنامه، مطلب چاپ کنید و اگر هدفتان بالا بردن آگاهی بوده است، هوشیارسازی ایجاد کنید یا میزان توجه مسئولان و مردم را بالا ببرید.

حوزة دیگر که بسیار مورد استفاده است، مدیریت رویدادهاست. بسیاری از سمینارها، کنفرانس‌های علمی، نمایشگاه‌ها و بازدیدها رویدادی است که ما در روابط عمومی طراحی می‌کنیم. و برای اهدافی است که گاه آموزش عمومی را بالا می‌برد، یا برای بالا بردن آگاهی و هوشیار کردن افراد است یا صرفاً برای تغییر دادن تصویر (Image) یک سازمان است. روابط عمومی آن‌طور که مدنظرمان است و مواردی که به بازاریابی نزدیک است، می‌تواند از فنونش استفاده کند. ولی اینجا راهبرد را بازاریابی تعریف می‌کند. در بحث فروش و بازاریابی عمدتاً از تبلیغات آگهی‌ها استفاده می شود علاوه بر روش‌های معمول، رسانه‌[ایی مثل «پارکست» و تلفن همراه 0موبایل) به کار می‌رود و یک پیامک ارسال می‌شود که فلان نمایشگاه تشکیل شده یا فلان کالا به بازار آمده است. نکتة دیگری که وجود دارد و انتظار زیادی از روابط عمومی در حوزة انگاره‌سازی وجود دارد، بحث مدیریت خوشنامی یا کسب شهرت برای سازمان است. در اینجا می‌توان گفت که ارتباطات، دو وجه پیدا می‌کند؛ یکی ارتباطات مدیریت است که باید رهبر یا مدیر مؤسسه را به‌گونه‌ای در مطبوعات و رسانه‌ها منعکس کرد که تصویر (Image) مثبتی برای آن مؤسسه بسازد یا حضور مدیران را در رسانه‌ها افزایش داد تا بتوان شایعات را از بین برد. خلاصه اینکه، در این حوزه Identity مؤسسه که جدا از Image است، موردنظر قرار می‌گیرد. وجه دیگر این است که می‌توانیم با انجام دادن فعالیت‌های ارتباطی مشخص در درون و بیرون از سازمان، بحران‌های احتمالی را حل کنیم و به جلو برویم.

یکی دیگر از حوزه‌ها هم تحقیق و توسعه است. روابط عمومی، دو یا سه ابزار مشخص در کمپین دارد. یکی ارزیابی ریسک روش پیماشی یا افکارسنجی است. کارهای دیگری مثل پایش محیطی یا (Monitoring) هم وجود دارد که روابط عمومی در حالت عادی انجام می‌دهد، ولی وقتی کمپین را شروع می‌کند، مونیتورینگ یا پایش محیط بسیار شدیدتر است. بنابراین، بخشی از برنامه‌ای است که تنظیم می‌شود.

حوزة دیگر که در روابط عمومی‌های کشور ما کمتر دیده می‌شود، البته وجود دارد اما ما نام روابط عمومی روی آن نمی‌گذاریم، جمع‌آوری اعانات و شرکت در امور خیریه است. در حالی که روابط عمومی‌ها در همه جای دنیا پیشگام در کارهای خیر هستند؛ کمک جمع‌آوری می‌کنند و با این کمک‌ها، استقلال حرفه‌ای خودشان را حفظ می‌کنند، و از طرف دیگر میزان مشارکت اجتماعی را افزایش می‌دهند.

این مطالب نشان می‌دهند که اگر بخواهیم یک کمپین را اجرا کنیم، چه فرایندی را باید طی کنیم.

اولین بحث این است که کمپین را در کدام یک از این حوزه‌ها قرار می‌دهیم. برای مثال، باید آیا تا به حال، اتفاق افتاده که انجمن روابط عمومی یک کمپین را شروع کند و مشخص سازد من کجا هستم، کجا می‌خواهم بروم و چگونه باید به آنجا برسم؟ این کار را در حد مطلوب نکرده، ولی نمی‌توانیم بگوییم که هیچ کاری هم نکرده است. انجمن روابط عمومی از 1370 فعالیتش را از نو شروع کرده است. یکی از تکنیک‌هایی که داشته «سخنرانی‌هایش» بوده است که در حوزة آموزش قرار می‌گیرد.  منتهی این کار به حالت روتین درآمده است.

چیزی که من جایش را در کمپین‌های سازمان‌ها خالی می‌بینم این است که برخی کمپین‌های دولتی به صورت روتین درآمده و به نظر می‌آید که کسی نمی‌داند برای چه انجام می‌شوند؟ مثلاً در هفتة دولت یا دهة فجر، یک کار و مبارزة همه‌جانبه داریم، منتهی بیشتر جنبة تشریفات و حالت روتین پیدا کرده است.

مسئلة دیگری که جایش در جامعة ما خالی است و کسی دنبالش نمی‌رود و یا اینکه اصل قضیه است در کمپین دیده نمی‌شود، موضوع و مسئله است. اگر بخواهیم مثال بزنیم، در عرض 52 هفته، حداقل 20 مورد را می‌توانم بگویم. هر هفته پارچه‌ای روی در و دیوار می‌بینیم که هفتة فلان مبارک باد! اما در این هفته چه کاری انجام می‌شود، آیا منسجم کار کرده، آیا کارش برنامه داشته‌،‌آیا هفتة بعد کارش را ارزیابی کرده؟ چون طرح مسئله اصلی معمولاً فراموش می‌شود و موضوع به صورت شفاف دیده نمی‌شود، نتیجه، یک‌سری عدد و رقم می‌شود که مثلاً این مقدار خبر داشتیم و فلان میزان مقاله داشتیم؟ این مقاله چه چیزی را می‌خواسته عوض کند؟‌ آیا تصویر مؤسسه را عوض کرده و موضوع جدیدی را در افکار عمومی طرح کرده است؟ آیا توانسته‌ایم در عرض 5 سال گذشته یک ماده از یک قانون کوچک را به نفع سازمانمان به تصویب برسانیم؟ آیا توانسته‌ایم مقرراتی را آسان‌تر کنیم یا وفاداری عمومی را نسبت به اهداف سازمان بالا ببریم؟ این سؤالات را کمتر می‌بینیم. اما مواردی را در چند سال گذشته دیده‌ام که سازمان‌ها برای ارتباطات در بحران، برنامه‌های ارتباطی خوبی داشته‌اند. برای مثال، در مورد گوشت‌های آلوده وزارت جهاد کشاورزی چند سال پیش کاری را انجام داد که کاملاً اصول و نکات را رعایت کرده بود و به عدد و رقمی هم رسیده بود. اما مواردی که می‌تواند در حوزه‌ها تعریف شود، بسیار است. به‌عنوان نمونه می‌توان به چاله‌های خیابان‌ها اشاره کرد که اگر خوب «تعریف» شود و این تعریف در روابط عمومی سازمان‌ها قرار گیرد، در نهایت می‌توان مسئولیت ایجاد کرد تا تبدیل به نیرویی شود که دولتمردان به آن احساس نیاز کنند.

اگر احساس نیاز پدید آید، تغییر رخ می‌دهد. اما اگر نتوانیم نیرویی را که به نفع سازمان است، به‌وجود آوریم و این نیرو نتواند نقش بیافریند، حاصل کار دلخواه نخواهد بود. ما در عرصة روابط عمومی بین‌المللی هم بسیار می‌توانیم کار انجام دهیم. البته نباید انتظار داشته باشیم که فقط روابط عمومی یک وزارتخانه همة کارها را انجام دهد. بسیاری از کارها می‌تواند به‌صورت غیردولتی و در قالب کار برنامه‌ریزی شده باشد. آنچه که در دنیای امروز به آن نیاز داریم، یک تصویر یا Image مثبت یا انگارة مثبت است. به قول سعدی:

کسی را که عادت بود راستی                         و گر نامور شد به ناراستی

خطا گر کند در گذارند از او                         دگر راست باور ندارند از او

وظایف روابط عمومی در موقعیت بحران

وظایف روابط عمومی در موقعیت بحران

بحرانها به عنوان تهدیدی برای نقش یک سازمان تلقی می‏شوند که در این حالت یکی از اهداف مدیریت بحران حمایت و یا ترمیم و نقش سازمان در بحران است.
«ناپلئون بناپارت» می‏گوید: «حکومت را می‏توان با زور و سرنیزه به دست آورد، اما برای حفظ آن ناچار باید به افکار عمومی تأکید کرد.»
این جمله معروف «ناپلئون» اهمیت فوق‏العاده افکار عمومی را می‏رساند که در واقع افکار عمومی از لشکر و حشم قدرتمندتر و نگهدارنده قدرت و حکومت است. در جهانی که ما آن را با نام دنیای ارتباطات می‏شناسیم و قدرت وسایل ارتباط جمعی حرف اول را می‏زند، بدون شک این افکار عمومی است که قدرت را به رسانه‏ها اعطا کرده است. رسانه‏ها امروز ضمن ارتباط با افکار عمومی و نفوذ بر آن قدرت بلامنازعه عصر حاضر را به دست آورده‏اند. در دنیای امروز به جز رسانه‏ها و در زیرمجموعه ارتباطات »روابط عمومی« قرار دارد.

روابط عمومی بخشی از سازمانهاست که ارتباط مستقیم با افکار عمومی دارد و در واقع هدف اساسی و ماهیت وجودی روابط عمومی ایجاد، حفظ و تداوم تفاهم با افکار عمومی است. پس لازم است برای نزدیک شدن به این هدف روابط عمومی پاسخگوی سئوالات و ابهامات حاصل شده از سوی افکار عمومی باشد و در راستای تنویر افکار عمومی تلاش کند از این طریق روابط عمومی نیز می‏تواند راهبر و راهنمای افکار عمومی باشد.
با چنین مقدماتی و اشاره به اینکه قدرت افکار عمومی فوق‏العاده است همچنانکه می‏دانید جریانات و رفتارهای خاصی در جامعه افکار عمومی را وادار می‏کند تا در مقابل موضوعات سازمانها، ایدئولوژی‏ها و... جهت بگیرد گاهی تغییر جهت افکار عمومی بحران ایجاد می‏کند. این بحران می‏تواند از بروز یک شایعه تا تهاجم علنی و برخورد فیزیکی در جامعه خود را نشان بدهد.
«اگر افکار عمومی بتواند یک رئیس جمهور را از کار برکنار کند در آن صورت می‏تواند در هر برنامه ارتباط کاری، اغتشاش و درهم‏ریختگی به وجود آورد هر چند که حسن نیت داشته باشد.»
بسیاری از این شایعات و ابهامات و هیجانات که افکار عمومی را به دنبال خود می‏کشاند زاییده حوادث و عدم برنامه‏ریزی هستند و در بیشتر مواقع روابط عمومی‏ها مسئولیت پیدا می‏کنند که از ارتباط خود با افکار عمومی برای تغییر افکار آنان بهره گیرند. پس اگر اتفاقی افتاد روابط عمومی چه باید انجام دهد. بعضی می‏گویند روابط عمومی از متن و بطن رویدادها برخاسته است، پس این توانایی را دارد که به سهولت با رویدادها ارتباط برقرار کند. برقراری ارتباط با رویدادها و افکار عمومی کار را آسان‏تر می‏کند. پس نباید به حوادث بی‏توجهی کرد. بی‏توجهی به حادثه یعنی بروز بحران و شناسایی حوادث بحران‏زا و اولویت‏بندی آنها از مهمترین امور است.
شناسایی بحران‏ها، اولویت‏بندی بحرانها و تدوین چرخه حیات حوادث )تولد، رشد، بلوغ و نزول( از مرحله تهیه بالقوه تا مرحله بحران‏زا از جمله امور اساسی روابط عمومی است.

به طور کلی رویدادهای غیرمترقبه به دو گروه عمده تقسیم می‏شوند:
الف - رویدادهایی که بیشتر عوامل اجتماعی سبب ایجاد آن می‏شود، چون جنگ، تصادف و...
ب - رویدادهای طبیعی که حاصل موقعیت طبیعی هستند، چون زلزله، سیل، خشکسالی، فوران آتشفشان و...
با خلاصه‏ای کوتاه و با اعتقاد به این که درست به همان ترتیب و اندازه‏ای که بحران می‏تواند پیش‏بینی شود برای مقابله با آن نیز می‏توان برنامه‏ریزی کرد. باید یادآور شد که کار اصلی روابط عمومی پیشگیری است، نه درمان. روابط عمومی برای تعیین تکلیف وظایف و تنظیم درست و به روابط عمومی مدیریت امور ستاد بحران موقع آنچه باید انجام شود می‏تواند سه مرحله را برای بحران مشخص کند:
الف - مرحله قبل از بحران
ب - مرحله حین بحران
ج - مرحله بعد از بحران

الف - مرحله قبل از بحران

اولین گام در مدیریت بحران، شناسایی خطرات است. یکی از راههای شناسایی بحران شناسایی حوادث بحران‏زا و اولویت‏بندی آنهاست.

شناسایی اولویت‏بندی برنامه‏ریزی
پاسخگویی به پیام‏های کذب، آنچه تحریف شده است، آنچه در ابهام است و بسیاری از موضوعات بحران‏زا، کار روابط عمومی است و اما متأسفانه بسیاری از کارکنان و واحدهای روابط عمومی تنش می‏آفرینند. در مواقع بروز تنش و تشنج بر سرعت و هیجان آن می‏افزایند، زیرا هرگز نمی‏دانند بررسی و رفع مشکلات بحرانی از کجای روابط عمومی واقع شده است و چه باید بکنند.
ستاد بحران که پاسخگوی شایعات، ابهامات و هیجانات است، زیرمجموعه مدیریت امور و رویدادها است. به طور کلی بحران‏های عینی و ذهنی به چند شکل عمده بروز می‏کند: حوادث غیرمترقبه، هیجانات، شایعات و... که مجموعه‏ای از انتقادات، شکایات، ابهامات، تحریفات را دربرمی‏گیرد.
حوادث غیرمترقبه به طور کلی عنوان شد، اما درباره شایعه باید گفت که وسیله انتقال شایعه کلام )شفاهی( است. کارکرد عمده شایعه نیز این است که شایعه سخن‏چینی و پیشگویی جای هر خلاء اطلاعاتی را پر می‏کنند.

ابهام + اهمیت = شایعه

هر گاه مسئله‏ای مهم در جامعه باشد و یا بروز کند، اما نسبت به آنها ابهام و پوشیدگی ایجاد شود و اخبار آن به درستی و صادقانه مطرح نشود، اهمیت و ابهام افکار عمومی را وادار می‏کند که جوینده حقیقت و اطلاعات باشند، سپس فرصتی ایجاد می‏شود تا فرصت‏طلبان و عنادورزان از آن بهره گیرند، اما به طور عمده علت شایعه بی‏اطلاعی مردمان از وقایع ملموس است.
شکایات یکی دیگر از وضعیت‏های بحرانی است که چنانچه به آن پرداخته نشود به شهرت و حسن شهرت یک مؤسسه و تولیدات آن لطمات جدی وارد می‏شود، اما با اینکه انتقادات و شکایات رایگان‏ترین و درست‏ترین شکل مشاوره است، «شکایت در فرهنگ ما بار مثبتی ندارد و همواره یا از شکایت خود صرف نظر کرده‏ایم و یا آن را با مجادله و دعوا اشتباه گرفته‏ایم.» در حالیکه «تولیدکننده باید بپذیرد که مشتری حق شکایت دارد و باید گوش شنوایی برای حرفهای او داشته باشد و گمان نکند که کشمکش در بین است.»
«امروزه شکایت‏گرایی جزئی از کیفیت‏گرایی است. مصرف‏کننده و مشتری باید نسبت به آنچه دریافت می‏کنند حساسیت نشان دهند و بازخور مناسب ارائه دهند، زیرا فرآیند شکایت فرآیندی آموزنده و مثبت است.»
در چنین مواقعی اصل معروف تجارت نباید یادمان برود که: »همیشه حق با مشتری است، حتی اگر حق با او نباشد.« پس نظرات مخاطبان برای کسب شهرت و حسن شهرت باید مورد توجه قرار گیرد و در این راه هزینه کردن ضروری است. عموماً کارشناسان زبده روابط عمومی با دریافت نظرات و پیشنهادات مخاطبان که مجموعه‏ای از انتقادات و راهنمایی است در جهت عدم بروز بحران برنامه‏ریزی می‏کنند و بهره‏های فراوانی از چنین اطلاعات سرگردانی در جامعه می‏برند.
روابط عمومی با ایجاد ستاد بحران در زیرمجموعه مدیریت امور با بهره‏گیری از اندیشه‏های مدیران مرتبط با مردم برنامه‏ها را در راستای اطلاع‏رسانی به مخاطبان، مشاوره بر مدیریت، ارتباط با مردم و نفوذ بر روی تصمیمات و تصمیم‏گیران در مواقع بحران تدوین می‏کند. ستاد بحران موظف است با بهره‏گیری از نظرات و پیشنهادات مردمی سنجش کند که سازمان در چه طیفی درست به مدیریت و مطلوبیت از نظر افکار عمومی قرار دارد و درست و به موقع اطلاع‏رسانی کند. مشاوره درست به مدیریت و سیاستگذاری سازمان بدهد با مردم بجا ارتباط برقرار کند و در تصمیمات مؤثر باشد.

با چنین نگاهی عمده‏ترین وظایف روابط عمومی در وضعیت بحران عبارت است از:

الف - مشاوره به سیاستگذاری سازمان و مدیریت سازمان
ب - اطلاع‏رسانی به موقع از کانال‏های درست
ج - ارتباط رودررو و مستقیم با مردم که کامل‏ترین و مؤثرترین شکل ارتباط است
د - نفوذ بر روی تصمیمات و مؤثر در تصمیم‏گیری
اما وقتی روابط عمومی مسئولیت می‏یابد که تصمیم بسازد، تصمیم بگیرد و به درستی ارتباط برقرار کند و اطلاعات درست انتشار دهد، می‏بایست اطلاعات در اختیار داشته باشد و پیش زمینه‏های آن را ایجاد کرده باشد.
الف - ایجاد بانک اطلاعات
در مواقع آرامش و قبل از بروز بحران می‏توان در زمان بحران ما را در تصمیم‏گیری درست و سریع یاری کند. به این ترتیب که قبل از بروز بحران واحدهای کمکی را شناسایی کرده باشیم، آدرس، تلفن، فاکس، مسئولان و محل واحدهای کمکی و به خصوص واحدهای کمکی لازم برای حوادث و رویدادهای غیرمترقبه همچون آتش‏نشانی، بیمارستانهای محلی، هلال‏احمر را شناسایی کرده باشیم. تهیه بریده جراید از حوادث قبلی که همیشه به روز باشد از منطقه، کشور و جهان می‏تواند ما را در پاسخگویی یاری رساند.
ب - آموزش و پژوهش
آموزش مصاحبه‏های تلویزیونی، رادیویی، تلفنی و کنفرانس مطبوعاتی برای مدیران ارشد و مدیران محلی درباره حساسیت خبرها و مصاحبه در موقعیت بحران بخشی از سنگینی بار روابط عمومی را کم می‏کند، آنان باید بدانند چگونه، چقدر و چه اطلاعاتی به خبرنگاران ارائه کنند و از حقیقت‏گویی ترس نداشته باشند.
آموزش خبرنگاران و آشنایی آنان با کاستی‏ها و قوت‏های سازمان بخشی از مشکلات را رفع می‏کند، تحلیل تمایلات و خواسته‏ها و نظرات و پیشنهادات مردم درباره عملکرد سازمان برای برنامه‏ریزی و تصمیم‏گیری فوق‏العاده مهم است.آموزش کمک‏های اولیه برای نیروی انسانی که ممکن است از موقعیت رویدادها و حوادث غیرمترقبه قرار دارند می‏تواند ما را آماده‏تر داشته باشد. نظرسنجی برای بررسی وضعیت موجود و جلوگیری از بروز بحران یا کاهش شدت بحران یکی از تکنیک‏های روابط عمومی در مرحله قبل از بحران است. به هر حال بحران‏های عمده تکنیک‏های خود را می‏طلبد که باید شناسایی شوند و برنامه‏ریزی مناسب آن انجام شود که تنها به گوشه‏ای از آن اشاره شد.

ب - مرحله حین بحران
با بروز بحران کار عمده روابط آغاز می‏شود. شایعات و اخبار دروغ و یا اشتباه، کار روابط عمومی را سخت می‏کند. «قانون بسیار مهم ارتباطات در وضعیت بحرانی: 1 - به همه آن را بگو 2 - زود بگو 3 - با صداقت بگو»
رسانه‏های بخش عمده‏ای از کار را به عهده دارند، پس باید برای جلوگیری از اخبار اشتباه و احیاناً دروغ همکاری با رسانه‏ها را به سرعت آغاز کرد. در این میان استفاده از رادیو را بعضی از کارشناسان جدی‏تر مصاحبه کرده‏اند.
از نکات مهم دیگر اینکه »در وضعیت بحرانی روزنامه‏نگاران در ارائه مطالب خود تحت فشار بسیار شدیدی هستند، اگر شما اطلاعات مورد نیاز آنها را در اختیارشان نگذارید یا اگر تغذیه اطلاعاتی آنان با سرعت کافی انجام نگیرد، آنها به منابع دیگر برای دریافت اطلاعات لازم متکی می‏شوند که ممکن است از درستی و صحت کافی برخوردار نباشد.«
در چنین مواقعی تحریف اشکال متفاوتی پیدا می‏کند. دکتر «علی اسدی» می‏گوید: »متون تحریف طیف وسیعی از دروغ تا کتمان حقایق را دربرمی‏گیرد. تحریف می‏تواند به شکل متهم کردن مخالفان باشد. می‏تواند تعریف از طرفداران خود و بزرگ کردن امتیازات آنها باشد، به علاوه ممکن است تحریف در اطلاعات آماری باشد یا غیرآماری مثل مخدوش کردن اطلاعات، حذف برخی از اطلاعات به طور کلی اطلاعات داده شده یک‏سویه و به سود مبلغ باشد.«(26)

1 - بایکوت یا کتمان کردن اطلاعات و اخبار 2 - بزرگ کردن دوستان و بایکوت مخالفان 3 - ارائه آمار ناقص، مبهم و مجهول 4 - برجسته‏سازی موارد کم‏اهمیت 5 - نتیجه‏گیری غیرواقعی از اخبار درست یا اخبار نادرست 6 - پرداختن به مطالب فرعی و جزئی 7 - تلفیق مطالب پراکنده، غیرمرتبط و نتیجه‏گیری غیرمنطقی و گفتن بخشی از حقیقت اشکالی از تحریفات هستند.
«تحریف به طور کلی یعنی ارائه اخبار و مطالب به نحوی که مخاطب پی به اصل واقعیت نبرد و یا تصویری نیمه و ناقص از واقعیت به دست آورد که باعث ایجاد کلیشه‏هایی در ذهن گردد که منطبق با واقعیت نباشد.»

شاید یکی از مهمترین راههای جلوگیری از تحریف این باشد که مسئولان روابط عمومی باید همیشه اطلاعات را به موقع در اختیار سازمان و مخاطبان خود قرار دهند تا خبری جعلی چاپ نشود و مجبور به خبر اصلاحی شوند، زیرا خبر جعلی تأثیر بیشتری از خبر اصلاحی دارد و به راستی که ارسال و انعکاس اخبار غلط و دروغ و ناقص خود بحران است. اغلب تابلوهای راهنما، صدور مجوز برای کسانی که حق ورود به منطقه بحران را دارند، انتقال خبرنگاران به محل حادثه، ارسال مکتوب اطلاعات لازم به مدیران در جهت اینکه راه‏حل را بیابند و از آخرین اتفاقات خبر داشته باشند از جمله اموری است که در حین بحران انجام می‏گیرد. سمعی و بصری روابط عمومی نیز باید به جدّ نسبت به ثبت و ضبط حوادث کوشا باشد تا در مواقع لازم دلایل مستند در اختیار داشته باشد.
به هر حال «هر دستگاهی که هماهنگی عملیات امداد را در پی هر رویداد غیرمنتظره بر عهده می‏گیرد، چنانچه از یک روابط عمومی مبتنی بر پایه‏های علمی مقتدر و مجهز برخوردار باشد می‏تواند نقش مؤثری در توسعه پایدار ایفا کند.» اما اگر دیده شود یک سازمان در مرکز یک بحران، بی‏احتیاط، بی‏توجه، گیج، فاقد قدرت در برخورد با مشکل و بحران و بی‏میل و ناتوان در فراهم آوردن اطلاعات لازم باشد بحرانی که به شهرتش آسیب رسانده است ادامه خواهد یافت و به شکلی قابل توجه سازمان را با مشکلات مواجه خواهد کرد.

ج - مرحله بعد از بحران
با پایان یافتن بحران، تقدیر از خبرنگاران درستکار و سازمانهایی که روابط عمومی را برای بهبود وضعیت یاری رسانده‏اند از وظایف روابط عمومی‏هاست. گزارشی از مجموعه حوادث از ابتدا تا انتها و به روایت‏های مختلف، اما شفاف برای مدیران و گزارشگران مطبوعات ارسال می‏شود.
ارسال گزارش‏های صادقانه و به روایات مختلف به رسانه‏ها، اعتماد آنان را به روابط عمومی بیشتر می‏کند، زیرا باور این است که روابط عمومی‏ها به خصوص در و مواقع بحران پرده‏پوشی می‏کنند، پس روابط عمومی با ارسال گزارش‏ها می‏تواند به گزارش‏های بعد از بحران رسانه‏ها کمک کند، زیرا عموماً رسانه‏ها بعد از بحرانها به تفسیر تحلیل و تشریح حادثه‏ها می‏پردازند.
برای تحلیل و تفسیر آنچه اتفاق افتاده است گزارشگران به مجموعه‏ای از اطلاعات حادثه به روایت‏های مختلف و انجام گفتگو کارشناسان و مدیران نیازمند هستند. آنان نیازمند مصاحبه برای پیشگیری وقایع در آینده خواهند و به شما رجوع خواهند کرد، پس باید مدیران از موضوع و احتمال آن مطلع کرد و در تصمیم‏سازی به مدیران کمک کند تا از مصاحبه کردن طفره نروند.

نتیجه‏گیری
در حوادث از بین رفته منابع و بیشتر از همه نیروی انسانی به عنوان اصلی‏ترین و باارزش‏ترین منبع و سرمایه عمده‏ترین بحث است. مخاطبان و کارکنان سازمان جزء منابع انسانی هستند که در ارتباط با رویدادها و بحرانها درباره آنان صحبتی نشد، اما ضروری است که باید در ارتباط با آنان برنامه‏ریزی کرد.
مخاطبان در حیطه مأموریت‏ها ممکن است مریض یا مصدوم شوند و یا ممکن است به طور طبیعی رخت از جهان بربندند. کارکنان نیز در گردونه حوادث در معرض بیماری، مصدومیت و یا مرگ طبیعی و غیرطبیعی واقع هستند که این موارد نیز از زمره موقعیت‏های بحران محاسبه می‏شود. همه موارد ممکن است انفرادی یا دسته جمعی اتفاق بیفتد. بحران منابع شاید عمده‏ترین بحران‏ها باشد، زیرا در بطن نیروی انسانی می‏تواند تمام بحرانها زاییده شود، این اهمیت ارتباطات سازمان را نشان می‏دهد.
در پایان یادآوری نکاتی ضروری است:
- در عصر اطلاعات که مردم تشنه اطلاعات هستند پنهان کردن اطلاعات اشتباهی مسلم و واضح است، پس لازم است با ارائه اطلاعات به طور شفاف از بروز هر گونه شایعه که به اعتبار و شهرت و حسن شهرت سازمان و تولیدات آن لطمه وارد می‏کند جلوگیری کنیم.
- دست‏اندرکاران رسانه‏های جمعی و صاحبنظران را با عملیات مهم و مفید سازمان آشنا کنیم و از آنان بخواهیم تا از نزدیک کاستی‏ها و قوت‏های سازمان را لمس کنند.
- نقاط بحران را شناسایی کرده و در جهت رفع و عدم تشدید آن برنامه‏ریزی و سرمایه‏گذاری کنیم.
و نهایتاً اینکه اهمیت و ارزش و قدرت اطلاعات را شناسایی و با برنامه‏ریزی دقیق و به کارگیری درست آن و پایداری و حیات مستمر سازمان کمک کنیم.

تهیه و تنظیم : مهدی گرائلی

 

روابط عمومي در عصر جهاني شدن

روابط عمومی در عصر جهانی شدن

جامعه براي وصول به كارآمدي نيازمند تعامل بين تشكل هاي مردمي و دولت است و از سوي ديگر انبوه مخاطبان مردمي هر روز نياز به پاسخگويي داشته و سوالات جديدي را در خصوص عملكرد سازمان ها و تشكلات اداري مطرح مي سازند.
برقراري پيوند ميان دولت وملت به عنوان يكي از وظايف روابط عمومي در عصر جهاني شدن قدري متفاوت از گذشته است، گسترش شبكه هاي اطلاع رساني ضرورت شفاف سازي در عملكردها رابيشتر نمايان مي سازد و از سوي ديگر دستگاه هاي اداري براي حفظ و استمرار بقاي خود در شرايط حساس و پر رقيب نيازمند مشاركت، همفكري و همياري توده هاي مردمي براي پيشبرد اهداف خود هستند.
روابط عمومي در عصر جهاني شدن نه تنها بايد جوابگوي سوالات و مسايل ايجاد شده قبلي باشد، بلكه بايستي توان برآورد تغييرات آينده و بلند نظري متناسب در راه كارهاي آتي را نيز براي سازمان متبوع خود با بهره گيري از امكانات متعدد فراهم سازد.
نقش هدايت گرانه روابط عمومي در همسو كردن افكار عمومي با اهداف سازمان مي تواند از چالش ها و بحران ها جلوگيري كند و طبيعي است كه اين مهم جز از طريق دريافت بازخورد ادعا وانعكاس آن به مديريت عالي سازمان جهت تصميم گيري و برنامه ريزي حاصل نمي شود.
بهره گيري از فناوري اطلاعات در حوزه روابط عمومي به عنوان ابزارهايي است كه جهت اثر بخشي در تسريع انجام امور و جلوگيري از مخاطرات بايد به آن توجه جدي شود.
عصر حاضر در حقيقت عصر بي حوصلگي در دريافت اطلاعات است، اگر روابط عمومي هادر انجام اين امر خطيركوتاهي ورزند، مطبو عات و ساير مخاطبان اطلاعات خود را از ساير مبادي دريافت خواهند كرد.
امروزه رشد سريع شبكه هاي ارتباطاتي و افزايش دانش و آگاهي عمومي ايجاب مي كند كه افراد جامعه كه افراد جامعه در اداره امور نقش و دخالت داشته باشند و دولت ها نيز بر اساس رويه هاي دمكراتيك تلاش دارند بستر مشاركت مردم در اين زمينه را فراهم سازند . يكي از نهادهايي كه به مشاركت مدني مردم در تصميم گيري ها كمك شايسته خواهد كرد، روابط عمومي است.
عملكرد اثر بخشي و كارآيي دولت ها نيازمند جديت وتوجه به موضوع پاسخگويي به خواست هاي عمومي جامعه است. شناخت نيازها و ضروت پاسخگويي و تقويت آن در مجموعه مديريت و با توجه به اين كه دولت در عصر جهاني شدن بيشتر به يك نهاد خدمتي گرايش دارد و در حقيقت قدرت خود را از طريق دمكراسي اعمال مي كند، بنابراين تقويت ساختارهاي دمكراتيك و پيوندهاي اجتماعي ميان مردم و دولت ضرورتي اجتناب ناپذير است .و به همين دليل ارايه گزارش هاي لازم از عملكرد بخش هاي مختلف دولت توسط روابط عمومي به شفاف سازي جريان اطلاعات ميان دولت و مردم كمك كرده و با برقراري ارتباط لازم ميان دولت و مملت امكان گسترش خدمات عمومي و بهره گيري از مشاركت مردم در تحقق اهداف سازماني بيشتر ميسر خواهد شد.
روابط عمومي در جهاني كه هم به سمت باز شدن از نظر سيستماتيك مي رود و هم با مهارت و تيز بيني تاثير گذاري مي كند، نيازمند اين است كه علاوه بر توليد اطلاعات به اطلاع رساني آن چنان مبادرت نمايد كه حوزه اي امن براي سازمان و تشكيلات خود به ارمغان آورد.
امروزه و در عصر در جهاني شدن چه بخواهيم و چه نخواهيم بقاي سازمان ها ونهادها در گرو تاييد مردم است، بنابراين ضرورت ايجاب مي كند كه روابط عمومي جهت تاييد اهداف سازماني خود به افكار عمومي با ديده احترام بنگرد تا با جلب رضايت مخاطبان به اهداف خود دست يابد و در حقيقت مي توان گفت بازتاب هاي مردمي سرلوحه اهداف و سياست گذاري هاي موسسه است و طبيعي است عرصه رقابت در ميان سازمان هاي اقتصادي كار روابط عمومي را در هدف گيري مخاطبان و كارزارهاي تبليغاتي و تحليل درست اوضاع بيشتر از گذشته دشوار مي سازد.

و بايد گفت روابط عمومي در عصر جهاني شدن بايستي موازنه اي ميان اطلاعات وارتباطات فراهم سازد و در حقيقت مي توان گفت روابط عمومي در دنياي جديد و عصر جهاني شدن بايستي اين درك را در مجموعه سازماني ايجاد نمايد كه اين عصر فرصتي است كه در آن ارتباطات مبناي امنيت و ثبات هستند.

تهیه و تنظیم :مهدی گرائلی

کارکردهای روابط عمومی در زمینه صنعت توریسم

کارکردهای روابط عمومی در زمینه صنعت توریسم

دکتر سیدرسول آقا داوود عضو هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی - جهانگردی از لحاظ اقتصادی دارای اهمیت وافری می باشد و دولت ها نیز تمایل به بهره گیری و بهره برداری از آن را دارد می توانند با یک زمینه فکری در جامعه به تمامی ابعاد آن آشنا و واقف شده و تلاش هایی جهت آشنا شدن بهتر مردم و گسترش فعالیت های آن نیز برداشته شود.

چکیده

 امروزه مسئله توریسم به یک صنعت درآمدزا در تمام دنیا تبدیل شده است و کشورها سعی می کنند تا نسبت به سایر کشورهای همجوار خود پیشی بگیرند، به عنوان مثال کشور دبی با فراهم آوردن زمیه های فراوان توانسته است هر ساله میلیاردها دلار پول به کشور و اقتصاد خود سرازیر و زمینه های رفاه و سعادت مردم خود را افزایش و هر روز بر جلب بیشتر سرمایه گذاری در کشور خود بیفزاید یا بازدید از دیوار چین و عجایب هفت گانه دنیا برای کشورهای مبداء میلیاردها دلار در آمد بدون سرمایه گذاری پدید آورد.

 

کشور ایران علیرغم داشتن جاذبه های گردشگری فراوان طبیعی و تاریخی همانند تخت جمشید، جاده ابریشم، تالاب انزلی و هزاران جاذبه دیگر متاسفانه بخش اندکی از درآمد خود را از طریق صنعت توریسم تامین می نماید و متولیان و دست اندرکاران جامعه فرض است با کنکاشی علمی و دقیق موانع و مشکلات موجود در بسط و توسعه صنعت توریسم را شناسنایی و تلاش هایی جهت تقویت و توسعه آن را سامان دهی نمایند در این مقاله ما برای راهکارهای اجرایی که می تواند توسط متولیان روابط عمومی سازمان های با صنعت توریسم مورد استفاده قرار گیرد  خواهیم پرداخت.

 

واژگان کاربردی، توریسم، روابط عمومی، کارکرد، راهبرد، صنعت توریسم

 

امروز به واسطه افزایش پیشرفت  وسایل حمل و نقل و گسترش وسایل و تجهیزات ارتباطی، مرزهای میان کشورها در نورد دیده شده و انسان ها نیز تمایلات زیادی جهت شناسایی سایر ملت ها و شناخت بهتر سایر فرهنگ ها پیدا نموده اند و این مسئله باعث گسترش صنعت توریسم در دنیا گردیده است.

 

بخش توریسم یکی از زیر بخش های عمده خدمات در اقتصاد کشورها به شمار می رود و درآمد جهانی حاصل از آن همه ساله بالغ برصدها میلیارد دلار می گردد و این مسئله در حالی رخ می دهد که ایران با دارا بودن استعدادها و جاذبه های عمده ای در صنعت گردشگری، که هم در بعد تاریخی و هم بعد طبیعی و فرهنگی زبانزد خاص و عام می باشد تنها سالانه توانسته اند چند صد هزار دلار از این درآمد هنگفت را برای خود تخصیص دهد. علت این ضعف و ناکامی را می بایست در کجا جستجو نمود؟ در ضعف مدیریت جامعه ، در ضعف عملکرد روابط عمومی های سازمان ی مرتبط با صنعت توریسم؟ و یا غیره.

 

صنعت توریست و جهانگردی در این زمان، به طور کلی دررشته های اقتصادی خود را نشان داده است و در تمام کشورهای پیشرفته شرکتهایی تاسیس شده است که مقدمات سفر گردشگران را از مبداء در زمان حرکت و تا مقصد از لحاظ تامین وسایل و لوازم مورد نیاز از هر قبیل تدارک می بینند که از این راه علاوه برآسایش دیگران، از منافع مادی و مالی حاصل از این صنعت بهره مند نیز می شوند.

 

امروزه مردم در تمام دنیا پذیرفته اند که توریست صرف نظر از جهات علمی و فرهنگی یک منبع درآمد اقتصادی برای کشور می باشد و می بایست وسایل رفاه آنان و همچنین اطلاع رسانی درست به آنان را از هر جهت فراهم نمایند، زیرا این صنعت بدون آنکه نیازی به سرمایه گذاری زیاد داشته باشد می تواند استغال زا و درآمد زا بوده و موجبات رونق اقتصادی برای جامعه ای که مورد توجه گردشگران قرار گرفته است را به همراه داشته باشد.  به عنوان مثال می توان خاطر نشان ساخت درآمد کشور اسپانیا از صنعت گردشگری تقریبا" 2 برابر درآمد حاصل از فروش نفت ایران می باشد.

 

در گذشته به علت فقر فرهنگی مردم عوام، بعضی کشورها توجه به منابع حاصل از صنعت توریسم را مد نظر قرار نمی داد و توریست ها را بیگانه تصور می نمودند و گاهی ناآگاهانه به اذیت و آزار آنان می پرداختند و یا به اموال و اثاثیه آنان دستبرد می زدند  و همین کار باعث شده بود که توریستها در بعضی کشورها احساس امنیت نکنند.

 

در سال 1937 مجمع ملل، توریست و جهانگردی خارجی را به صورت یک فرد دیدار کننده از کشوری به غیر از کشور ساکن در آن، برای دوره ای بیش از 24 ساعت تعریف نمود و در سال 1993 واژگان ذیل بوسیله کمیسیون آمار از سازمان ملل با همکاری و توصیه سازمان جهانی جهانگردی ارائه و مورد پذیرش همگان قرار گرفت واژگانی همانند جهانگرد، بازدید کننده، جهانگرد خارجی، جهانگرد داخلی، جهانگردی و ...

 

به لاف براوا پدر علم توریسم به سال 1841 در انگلستان سفرهای خارجی به هلند، آلمان، فرانسه را و در سال 1855 و اولین تورهای منظم را در سال 1863 به سوئد را سازماندهی نمود و در سال 1871 دفتری را در نیویورک افتتاح کرد و اداره کننده تورهای راهنما در سال های دهه 1880 و 1890 شد و چک های مسافرتی را در سال 1873 به بازار عرضه نمود تا گردشگران را از حمل و نقل پول بی نیاز سازد، و از این رهگذر کمک قابل توجهی به بسط و توسعه صنعت توریسم نمود.

 

مدیریت توریسم

توسعه، اجرا و مدیریت اثر بخش توریسم مستلزم عناصر خاصی است که باید آنها را مهیا یا به آن توجه نمود همانند ساختار سازمانی بخصوص دفاتر توریستی دولتی و خصوصی و غیره که شامل:

-  قوانین و مقررات مرتبط با توریسم نظیر استاندارها و مجوزهای لازم برای هتل ها و دفاتر سیر و سیاحت.

- برنامه های آموزشی و تبلیغاتی و موسسات آموزشی برای آماده کردن افراد به منظور اشتغال اثربخش در زمینه توریسم.

- وجود سرمایه مالی برای توسعه جاذبه ها، امکانات، خدمات و زیر ساخت های توریستی و سازگارهایی جهت جلب و جذب سرمایه گذاری بیشتر.

- راهبردهای بازاریابی و برنامه های ترویج به منظور آگاه ساختن توریست ها از کشور و منطقه و ترغیب ایشان برای آن که از امکانات و خدمات و اطلاع رسانی به توریست ها در مقصد استفاده کنند.

- تسهیل امر سفر ( شامل تهیه ویزا ) گمرک و دیگر خدمات و امکانات در مبادی ورودی و خروجی توریستی.

توسعه توریسم با کیفیت بالا در رقابت برای جذب توریست های تیزبین روشی کارآمد است این شیوه همچنین از نظر زیست محیطی و اجتماعی خود اتکاء است. دستیابی به سطح بالای کیفیت توریسم مشترکا بر عهده بخش دولتی و بخش خصوصی است و این مفهوم باید در فرآیند برنامه ریزی توسعه و مدیریت توریسم ایجاد گردد.

سیاست توسعه توریسم مجموعه ای از برنامه ها است که جنبه های مختلف توسعه توریسم را شامل می گردد و در این میان می توان به مزایای ذیل اشاره نمود:

الف – تدوین اهداف و سیاست های کلی توسعه توریسم و اهدافی که توریسم درصدد تحقق آن است و چگونگی دستیابی به آن اهداف.

ب – گسترش توریسم آنچنان که منابع طبیعی و فرهنگی کشور مورد استفاده و بهره برداری و حتی حفظ و نگهداری قرار گیرد.

پ – دخالت دادن صنعت توریسم در سیاست ها و الگوهای توسعه کشور یا منطقه و ایجاد ارتباط نزدیک بین توریسم و دیگر بخش های اقتصادی.

ت – تدارک مبنائی عقلانی برای تصمیم گیری درباره توسعه  از سوی بخش های دولتی و خصوصی.

ث – فراهم آوردن امکان توسعه هماهنگ تمامی عناصر و بخش های توریسم. این امر شامل برقراری ارتباط متقابل میان جاذبه های توریستی امکانات  و خدمات و بازارهای توریستی است.

ج – بهینه و متقارن سازی مزایای اقتصادی، زیست محیطی و اجتماعی توریسم که همراه با توزیع برابر منابع در جامعه می باشد و مشکلات اجتماعی توریسم را به حداقل برساند.

چ – تدارک یک ساختار فیزیکی که محل، انواع و دامنه توسعه جاذبه ها امکانات ، خدمات و زیرساخت های توریسم را هدایت کند.

ح – تدوین خطوط راهنما و استانداردهایی برای تهیه برنامه های تفصیلی در زمینه های خاص توسعه توریسم و تقویت این خطوط راهنما.

خ – بنا نهادن مبنایی برای اجرای موثر سیاست ها و برنامه های توسعه توریسم و مدیریت مستمر بخش توریسم.

د _ تداارک چاره جویی برای هماهنگی موثر تلاشها و سرمایه گذاری های بخش خصوصی و دولتی در زمینه توریسم.

 

به طور کلی می توان خاطر نشان کرد ساخت ترویج و گسترش فرهنگ توریسم در یک جامعه باعث بهبود و تقویت زمینه های فرهنگی آن جامعه و تلاش جهت ملت سازی و ایجاد هویت ملی ، بسط، ترویج و توسعه ی فرهنگی در تمام دنیا خواهد شد. لیکن لازم است اذعان نماییم در صورتی برنامه های ترویج و توسعه ترویسم دارای ارزش و منزلت خواهد بود که با ارزشها، اعتقادات و فرهنگ پیرفته شده در جامعه منافات نداشته باشد و بنیان اخلاق را در جامعه سست ننماید و حتی برای جهمعه بحران و تضادهای بیشماری همانند بحران هویت، بحران مشروعیت، بحران یکپارچگی و سایر بحرانها را نیز به همراه نداشته باشد و باعث گسترش و ترویج فرهنگ شایعه و شایعه پردازی و حتی پدیده زشت و منحوس ترور شخصیت یک جامعه یا مسئولان و زمامداران آن نشود.

 

برنامه های توریستی

از آنجایی که کارکردهای روابط عمومی اطلاع رسانی و ایجاد بستر و خواستگاههای مناسب اطلاعات در جامعه  و همچنین گسترش و ترویج این بسترها می باشد لازم است تا متولیان و مسئولان روابط عمومی در سازمانهایی که به صورت مستقیم یا غیر مستقیم در پیوند و ارتباط با مسئله توریسم هستند. زمینه های دستیابی هرچه بیشتر جامعه و سایرین را با پدیده و صنعت توریسم و همچنین برنامه ریزی مناسب توریسم و بهره برداری از این صنعت پر در آمد را برای جامعه مهیا نماییم.

 

در تدوین سیاست و برنامه ریزی و برنامه سازی و گسترش صنعت توریسم ، شناخت انگیزه های عمده توریستها برای متولیان روابط عمومی حائز اهمیت فراوان می باشد. گونه های عمده توسعه گردشگری را که میتوان از آنها در طراحی برنامه های توریستی استفاده نمود و لازم است مورد مداقعه فراوان قرار گیرد به شرح ذیل می توان دسته بندی نمود:

 

الف) گردشگاه: یک گردشگاه توریستی مکانی است که نسبتاً خود اتکا باشد این مکان طیف گسترده ای از امکانات و خدمات توریستی را در بردارد که به منظور تفریح و استراحت طراحی شده اند.

برخی گردشگرها در مناطقه هستند که در فصول مختلف آب و هوای متناوب دارند. همانند سواحل دریایی دریاچه ها ، اقیانوسها و...... و گردشگاههای دنج که عموماً در انزوا هستند اما سطح بالایی از امکانات و خدمات را ارائه می دهند آنها پذیرای مهمانهایی هستند که مایلند از محیطی خلوت و بدور از غوغا و هیاهوی شهری برخوردار باشند دهکده های تعطیلاتی از این نوع هستند.

 

ب) گردشگاه های جامع: گونه هایی هستند که به عنوان یک نمونه مستقل به دقت برنامه ریزی شده و به منظور عملکرد کارآمد و فراهم نمودن محیطی دلپذیر برای توریستها آنچنان برنامه ریزی می شوند تا در عین حال به بروز مشکلات زیستی محیطی منجر نگردد.

 

پ) شهرهای گردشگری: به طور معمول ترکیبی از کاربردهای معمول زمین و فعالیتهای یک جامعه شهری را دارند لیکن از نظر اقتصادی تاکید آنها بر فعالیتهای تفریحی است . این شهرهای گردشگاهی هتل ها و دیگر انواع امکانات اقامتی و انواع متنوعی از امکانات و خدمات توریستی را در خود جای داده اند.

 

ت) توریسم شهری: توریسم در شهرهای کوچک و بزرگ امری شایع است اما این اماکن شهری اغلب طیف وسیعی از جاذبه های تاریخی و فرهنگی ، مراکز خرید ، رستورانها و جاذبه های زندگی شهری را در خود جای داده اند.بسیاری از جاذبه ها و امکانات رفاهی بستری به منظور ارائه خدمات ساکنین محلی ایجاد شده اند لیکن استفاده توریستها موجب تقویت آنها می شود و زیربنای اقتصادی و فرهنگی آنها را نیز تقویت می کند.

 

ج) توریسم ماجراجویانه: این نوع توریسم به فعالیتهای پرتکاپوی شخصی و فیزیکی و گاه مخاطره آمیز توجه و علاقمندی وافری دارد. این نوع فعالیت ها شامل سفر به قصد کنجکاوی و مخاطره جویی، طی طریق در مناطق دور افتاده پیاده روی، کوه پیمایی ..... در مناطق خطر آمیز توجه می نمایند.

 

چ) توریسم، گرایشان خاص: این نوع توریسم زمینه های خاصی از جمله رقص های محلی موسیقی، تئاتر، هنرهای دستی، باستان شناسی و غیره را شامل می گردد زمینه های طبیعی، گیاهان، حیوانات ، زمین شناسی و غیره در این حوزه قابل بررسی می باشد.

ح) توریسم دهکده ای: گروه کوچکی از توریست ها که در یک دهکده دور افتاده سنتی یا در نزدیکی آن اقامت کرده و در مورد زندگی و محیط محلی آن کسب آگاهی می نمایند در این حوزه قابل بررسی می باشند.

خ) توریسم روستایی مزرعه یا کشاورزی: توریست هایی که با خانواده های کشاورز زندگی کرده و در مورد فعالیت های کشاورزی  چیزهایی می آموزند یا در کشتزار اجاره ای زندگی کرده و در مورد حیات و فعالیت در این مناطق مطالبی را فرا گیرند.

د) توریسم پیاده رو و یا دوچرخ سوار: توریست هایی که پیاده یا به وسیله دوچرخه و موتور سیکلت یا ماشین طی طریق نموده و در مهمانخانه ها، هتل ها و خانه های شخصی اقامت گزیده اند و با افراد مختلفی دیدار کرده و در مورد فرهنگ و محیط زیست آنها مطالبی را می آموزند.

ذ ) اکوتوریسم ( توریسم طبیعی ): توریست هایی که پیاده یا با قایق در مناطق طبیعی طی طریق می نمایند و راهنمایان محلی در مورد گیاهان، جانوران و زیست بومی برای ایشان توضیح می دهند . اینگونه از توریسم  ها از آنجا که بر حفظ محیط زیست در مورد طبیعت تاکید بسیار دارند امروزه مورد توجه زیادی قرار گرفته اند.

 

ر) توریسم یاری رسان: گروه کوچکی از توریست ها که اغلب از اعضاء سازمان های اجتماعی در کشورهای خود هستند و از ناحیه ای دیدار کرده و در زمینه طرحهای توسعه خاصی همانند ساخت مسکن ارزان قیمت و تاسیسات آبرسانی به روستا به مردم محلی کمک می کنند.

 

ز ) توریسم حمل و نقل دریایی: گشت دریایی، قایقرانی در رودخانه ها و کانال ها، اسکله ها، موج شکن، بنادر تفریحی و غیره مورد توجه بعضی از توریست ها قرار می گیرد.

 

ژ) توریسم اقامتی: که عموماً برای تعطیلات یا طی نمودن دوران بازنشستگی و دیگر خدمات جمعی اقامت در محلی را انتخاب می نماید.

 

س)توریسم کاروانی: وارد و گاهی که غالباً در قالب یک اردوی تفریحی یا کاروانی را در نزدیک جاذبه ها و تفریح گاههای مهم ،پارکها، بزرگ راهها و غیره متمرکز می شوند.

 

ش) توریسم جوان: جوانان دانشجویان و یا دانش آموزانی را شامل می گردد که با اهداف آموزشی ورزشی و تفریحی علاقمند به بهره گیری از امکانات ارزان قیمت همچون پانسیون و خوابگاه ارزان قیمت هستند.

 

ص) توریسم قومی: که به منظور دیدار از سرزمین مادری خود و یا دیدار از بستگان اجدادی خود سفر می کنند.

 

ض) توریسم نوستالژیک: دیدار افراد از محلهایی که قبلاً در آنجا فعالیت داشته اند همانند دیدار آمریکایی ها و ژاپنی ها از اماکنی که جنگ جهانی دوم در آن جنگیده اند از این نوع توریسم است.

با توجه به تنوعی که در زمینه توریسم و اهداف آنها وجود دارد رسالت و ماموریت مدیران روابط عمومی سازمانهایی که متولی مستقیم یا غیر مستقیم صنعت توریسم هستند بسیار پیچیده متغیر و متنوع می گردد و لازم است تا متولیان با تاملی راهبردی به مقوله توریسم و گسترش دامنه آن در جامعه توجه و التفات نمایند .

 

وظایف و تکالیف روابط عمومی در بسط و توسعه صنعت توریسم:

با توجه به مطالب مطرح درخصوص صنعت و اهمیت اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی آن برای جامعه مسئولان و متولیان روابط عمومی سازمان های ذینفع و مرتبط لازم است و مطالب و مواردی چند را در سر لوحه وظایف و تکالیف خود قرار می دهند که می توان به شرح ذیل ارائه نمود.

1.  شناسایی جاذبه های توریستی کشور و بهره گیری از ابزارهای تبلیغاتی جهت معرفی به جهانگردان

2.  تقویت و بهینه سازی فرهنگ مردم در برابر گردشگران خارجی

3.  شناسایی و رفع موانع احتمالی جهت توسعه و بسط این صنعت در کشور

4.  برنامه ریزی و اداره مناسب صنعت توریسم در کشور

5.  برقراری ارتباط مستمر با سازمان های بین الملل فعال در زمینه توریسم

6.  بهره گیری از ابزارهای تبلیغات و روابط عمومی در جهت کالاها و خدمات موجود در کشور به گردشگران خارجی

7.  ترغیب و تشویق بخش خصوصی در جهت فعالیت در بسط این صنعت

8.  شناسایی تنظیم و تدوین برنامه های آموزشی و تعلیمات لازم به جامعه و موسسات آموزشی برای آماده کردن افراد به منظور اشتغال اثر بخش در صنعت توریسم

9.  بررسی قوانین و مقررات مرتبط به توریسم و استانداردهای علمی آن و وضعیت در کشور

10. شناسایی نیازها ، خواسته ها و انتظارات گردشگران در ایجاد تناسب لازم بین آن خواسته ها و امکانات ، خدمات موجود در کشور

11.  بررسی زمینه ای اخلاق و بهره گیری از سیستم پیشنهادات جهت بهبود فعالیت توریسم

12.  شناسایی زمینه های مشارکت و حضور فعال مردم در صنعت توریسم

13.  برگزاری جلسات گفت و شنود ازاد جهت روشن شدن زمینه های مرتبط با این حوزه کاری

14.  تهیه و تنطیم طرحهای مطالعاتی و تحقیقاتی در این زمینه

15.  گردآوری و طبقه بندی اطلاعات مربوط به گردشگران و بازدیدکنندگان از کشور

16.  بررسی روند ورود توریست به کشور و شناسایی موانع و مشکلات ورود توریست به کشور

17.  بررسی الگوها و روندهای جهانی و منطقه ای توریسم و مقایسه با شرایط فعلی کشور

18.  بررسی ویژگیهای مناطق توریستی موجود یا بالقوه کشور

19.  بررسی و طبقه بندی جاذبه های توریستی کشور و الویت بندی انها

20.  بررسی الگوهای فرهنگی،اجتماعی مرتبط با توریسم و شناسایی مغایرت آنها با کشور توریستها

21. مطالعه، تجزیه و تحلیل و تلفیق مستقیم عوامل فیزیکی، اقتصادی و اجتماعی موجود در کشور و بهره گیری از ان در بسط صنعت توریسم

22.  شناسایی فرصتها و مشکلات و محدودیتهای عمده بر سرراه توسعه توریسم

23.  بررسی و تعیین دامنه توسعه توریسم

24.  بررسی زمینه های رفاه و تامین راحتی توریستها از نظر دسترسی نزدیک به امکانات و خدمات مورد نظر

25.  طراحی و اجرای آموزشهایی مرتبط با مدیریت هتلهای خارجی و بین المللی

26.  کمک و همکاری با متولیان حفظ و نگهداری ابنیه و مکان های تاریخی کشور

27.  کمک، مشاوره و همکاری با سازمانهای مرتبط با تدوین قوانین و مقررات خاص برای توسعه و مدیریت توریسم

28.  دعوت و پذیرایی از مجریان تورها و عکاسان و نویسندگان در زمینه مسائل توریسم

29.  شرکت در نمایشگاهای توریستی

30.  انجام سفرهای خاص ترویجی به کشورهای مبدا توریستها به منظور برقراری تماس با دفاتر توریستی و مجریان تورها

31.  تدارک خدمات اطلاع رسانی توریستی در مناطق مناسب

32.  پیش بینی نیازهای اقامتگاهی به اندازه مناسب برای توریستها در تمام مناطق 

33- برگزاری سمینارها و نمایشگاههای جهانگردی در کشور

34- بررسی و تحلیل نظر هتلداران و متولیان امور توریسم

 

زمینه های فوق بخشی از فعالیت های عمده ای است که واحدهای روابط عمومی ها می توانند در زمینه های صنعت توریسم مبذول نمایند . بدیهی است چون جهانگردی از لحاظ اقتصادی دارای اهمیت وافری می باشد و دولت ها نیز تمایل به بهره گیری و بهره برداری از آن را دارد می توانند با یک زمینه فکری در جامعه به تمامی ابعاد آن آشنا و واقف شده و تلاش هایی جهت آشنا شدن بهتر مردم و گسترش فعالیت های آن نیز برداشته شود.

 

همچنین لازم بذکر است بعضی از سازمان ها، شرکت ها و موسسات دارای میهمان های خارجی هستند که بعضا" پس از اتمام کار یا ماموریت ممکن است مدت کمی را به گردشگری در کشور میزبان اختصاص دهند که در این حالت وظایف و تکالیف مسئولان روابط عمومی این سازمان ها در این زمینه دوچندان می گردد و باید به این نقش و تامل راهبردی توجه و الطاف قابل توجهی را مبذول نمایند. امید است که همگان در انجام رسالت های محوله خود کامیاب و سربلند باشند.

پی نوشت ها :

1-     صدر، حسین، توریست و جهانگرد کیست؟ ( تهران، انتشارات تندیس – 1381، ص 14 )

2-     Leagve if Nation

3-     United Nation Statitical

4-     World tourism organication ( W.T.O)

5-     الیوت ، جیمز ، مدیریت توریسم ، ترجمه مهدی جمشیدیان و اکبر مهدی پور( اصفهان : انتشارات مانی ، سال 1379 ص 26)

6-      Thomas cool

7-     Leicester

8-     Loughborough

9-     Domestic tourism

10- In bound tourism

      11- Out bout tourism

 12- الیوت، جیمز، مدیریت توریسم، ترجمه مهدی جمشیدیان و اکبر مهدی پور( اصفهان: انتشارات مانی ، سال 1379 ص 27)

 

روابط عمومی و ملاحظات برگزاری نشست خبری

روابط عمومی و ملاحظات برگزاری نشست خبری

 

برگزاری نشست های خبری از وظایف ذاتی هر روابط عمومی به شمار می آیند. بدیهی است هر روابط عمومی برای برگزاری هر چه بهتر نشست خبری سازمانش، نهایت تلاش خود را به کار می بندد اما گاهی در نظر گرفتن نکاتی مهم، همه تلاش های انجام شده را بر باد می دهد. عدم همزمانی برگزاری نشست خبری با نشست های خبری یا رویدادهای مهم سازمان های بالادستی، انتخاب زمان مناسب در تقویم هفته و انتخاب ساعت مناسب، مواردی است که اجمالا به آنها اشاره می شود.

 

1. همزمانی با نشست های خبری دستگاه های بالادستی

فرض بگیرید که اداره کل محیط زیست گیلان یا سازمان راهداری کشور تصمیم دارند روز دوشنبه هفته آینده، یک نشست خبری برای طرح مسئله ای مهم را برگزار کنند اما در همان روز، استانداری استان گیلان و وزارت راه و شهرسازی هم طبق برنامه روتین یا برنامه از پیش تعیین شده، تصمیم به برگزاری نشست خبری دارند. طبیعی است که خبرنگاران خبرگزاری ها یا نشریات استان گیلان که تعداد آنها هم محدود است امکان پوشش همزمان برنامهاستانداری را ندارند، همچنین خبرنگاران اقتصادی خبرگزاری ها و روزنامه های سراسری، پوشش برنامه وزارت راه را بر سازمان راهداری ارجح می دانند.

بنابراین اگر در هنگام برنامه ریزی و تعیین زمان برای برگزاری نشست های خبری به برنامه خبری دستگاه های بالادستی توجه نداشته باشیم، امکان دارد در برنامه ما هیچ خبرنگاری حضور پیدا نکند یا اگر خبرنگاری هم بیاید، خبرنگارهای اصلی و باتجربه حوزه تخصصی سازمان ما نباشند.

 

2. انتخاب روز مناسب در هفته

معمولا اول هفته ها زمان مناسبی برای برگزاری نشست های خبری نیست، همین طور آخر هفته ها!. اگر بنا داشته باشیم که یک نشست خبری برای شنبه ترتیب بدهیم باید از هفته قبل (چهارشنبه یا پنج شنبه) دعوت نامه برنامه را به رسانه ها ارسال کرده باشیم. پیگیری این چنین دعوت نامه هایی برای حضور همه خبرنگاران کمی سخت است و بهتر است از برگزاری نشست خبری در اولین روز هفته چشم پوشی کنیم.

اما چهارشنبه و پنج شنبه ها هم روزهایی هستند که خبرهای منتشر شده، خوب منعکس نمی شوند. خبر نشست خبری که روز چهارشنبه برگزار شود، روز پنج شنبه در روزنامه ها چاپ می شود و روزهای پنج شنبه هم خبرها خوب دیده نمی شوند. در برخی موارد، روابط عمومی هایی که قصد دارند یک خبر را به اصطلاح “بسوزانند”‌ خبر خود را برای آخر هفته نگاه می دارند و در این زمان خبرشان را روی سایت خود منتشر می کننند!.

لذا توصیه می شود روزهای یکشنبه تا سه شنبه را برای برگزاری نشست خبری خود انتخاب کنید.

 

3. انتخاب ساعت مناسب

ساعت حضور خبرنگاران در خبرگزاری ها و روزنامه ها با ساعت کاری ما روابط عمومی ها اختلاف زمانی قابل توجهی دارد. ساعت کاری یک خبرنگار در روزنامه از نیمه روز شروع می شود و دعوت نامه نشست های خبری که ساعت شروع برنامه در آنها 8 یا 9 صبح باشد باعث درهم فرو رفتن چهره ی هر خبرنگاری می شود. با این مقدمه پیشنهاد می شود به ساعت طلایی 10 تا 12 توجه فرمایید!

انتخاب ساعت 10 برای برگزاری یک نشست خبری، این مجال را به روابط عمومی می دهد تا آخرین هماهنگی ها مثل چک کردن محتوای نشست خبری، حضور همه مسئولین در برنامه، چک کردن محل برگزاری و جزئیات را به عمل بیاورد.

البته گاهی با توجه به همه این نکات، یک برنامه پیش بینی نشده همه تداراکات روابط عمومی برای برگزاری یک نشست خبری را به می ریزد و در نهایت روابط عمومی مجبور می شود با لغو نشست خبری، برنامه خود را به روز دیگری موکول کند. مثل سفر غیرمترقبه وزیر به یک استان، یا بازدید استاندار از یک سازمان دیگر یا درگذشت یک مقام مسئول و … .

شما هم اگر تجربه ای در این زمینه دارید آن را در بخش نظرات با سایر خوانندگان این مطلب به اشتراک بگذارید.

 

منبع:تبیان

سمپوزیوم روابط عمومی چه دستاوردی در آینده خواهد داشت؟

 

سمپوزیوم روابط عمومی چه دستاوردی در آینده خواهد داشت؟

 

دبیر سمپوزیوم روابط عمومی، مدیر روابط عمومی رسانه ملی و رییس انجمن بین‌المللی روابط عمومی از آینده سمپوزیوم روابط عمومی گفتند.

*دبیر سمپوزیوم روابط عمومی:کمک به تولید دانش نرم افزاری جز اهداف ما است

هوشمند سفیدی دبیر سمپوزیوم روابط عمومی در خصوص اهداف این سمپوزیوم گفت: سمپوزیوم عاملی برای ایجاد تعامل روابط عمومی ایران با سایر کشورها و نهادها است و شاهد بودید که نماینده  انجمن بین المللی  مشاوره ارتباطات و انجمن بین المللی روابط عمومی در این مراسم حاضر بودند. هدف دوم این است که دست اندرکاران روابط عمومی را از طریق کارگاه آموزشی و مقاله‌ها توانمند کنیم تا بینش و مهارت  آنها بیشتر شود. همچنین هدف سوم اعتبار بخشی به روابط عمومی‌ها است که از طریق برگزاری برترین های جشنواره پیگیری می‌شود. کمک به تولید دانش نرم افزاری جز اهداف ما است که آن را از طریق ارائه مقاله دنبال می‌کنیم.
  
وی در خصوص تفاوت دوازهمین سمپوزیوم با سال گذشته عنوان کرد: یکی از تفاوت‌ها موضوع آن است. امسال طراحی برای پیشرفت بود و سال گذشته طراحی کمپین‌های ارتباطی و سال آینده به موضوع روابط عمومی و توسعه پایدار می‌پردازیم.
  
دبیر کل سمپوزیوم خاطر نشان کرد: در طول سال برنامه‌های مختلفی داریم و بیشتر با برگزاری جلسات شورای سیاست گذاری سمپوزیوم تصمیم به سمپوزیوم سال آینده می‌گیریم. 
 
*نماینده مجلس: حمایت می‌کنیم از احیای جایگاه روابط عمومی
امیرحسین قاضی‌زاده هاشمی نماینده مجلس در خصوص سمپوزیوم روابط عمومی گفت: افرادی که در این سمپوزیوم شرکت کردند در بخش روابط عمومی خصوصی هستند و با روابط عمومی دستگاه‌ها، نهاد ها و ارگان‌ها ارتباط دارند و این باعث می‌شود که به هر حال از یک نگاه غیر حاکمیتی حوزه روابط عمومی را پیگیری کنند.  

وی ادامه داد: به نظرم حوزه روابط عمومی‌ها در این چند سال بیشتر ضربگیر دستگاه‌های اجرایی بوده به همین خاطر باید جایگاه آنها مشخص شود.
 
قاضی‌زاده هاشمی عنوان کرد: ما حمایت می‌کنیم از اینکه شأن و جایگاه روابط عمومیبه معنی واقعی کلمه احیا شود. در یک دوره‌ای بخشنامه دولت برای تامین بودجه روابط عمومی‌ها داده بود اما دستگاه اجرایی خواسته سازمان تامین توجه نمی‌کند. اگر پیشنهادی باشد ما آن را مطرح می کنیم به نظر این مسئله نیازمند قانون خاص است که ما آن را به عنوان طرح نمایندگان در دستور کار قرار خواهیم داد 

*رییس انجمن بین‌المللی روابط عمومی:استراتژی ارتباطات، جریان بی وقفه در سراسر جهان است
بارت دی وریس رییس انجمن بین‌المللی روابط عمومی نیز در خصوص اهمیت جایگاه روابط عمومی گفت: روابط عمومی در طی حداقل شش دهه یک مجموعه نسبتا قابل اعتماد از دانش ارتباطات علمی گرد آوری کرده است و بسیاری از کارشناسان، روابط عمومی مدیران ارتباطات نیستند اما در این عرصه داد و  ستد کننده‌اند.

وی ادامه داد: متخصصان روابط عمومی باید به ترویج روابط نزدیک‌تری با جامعه علمی در ارتباطات بپردازند. همچنین باید درک و شناخت بهتری پیدا کنند. آنها باید بیشتر و بیشتر بدانند و کمتر همه فن حریف باشند.  
 
رییس انجمن بین‌المللی روابط عمومی عنوان کرد: استراتژی ارتباطات، جریان بی وقفه و سیل مانند رسانه های اجتماعی در سراسر جهان و راهی است که روابط عمومی را در نقطه‌ای فرو برده است. گویی گفت و شنود تنها هدف ارتباطات است اما هدف ارتباطات راهبردی هرگز ارتباط بیشتر نبوده است بلکه هدف آن ارتباط بهتر و اثر بخش است.

منبع:باشگاه خبرنگاران جوان. 

 

روابط عمومی+1

روابط عمومی+1

تعريف مفهومي روابط عمومي :

درسال 1987، انجمن روابط عمومي (IPR) تعريفي از روابط عمومي ارايه كرد كه هنوز مورد استفاده قرار مي گيرد.در اين تعريف، روابط عمومي عبارت از تلاش برنامه ريزي شده و مداومي است كه به منظور ايجاد و حفظ حسن نيت و شناخت بين سازمان و مخاطبان آن صورت مي گيرد. كلمات"برنامه ريزي شده" و "مداوم" نشان مي دهند كه حسن نيت و شناخت، به آساني يا به خودي خود به وجود نمي آيند و در واقع بايد"ايجاد" و "حفظ " شوند و نيز مشخص مي كنند كه فعاليت هاي روابط عمومي ، برنامه ريزي شده است و نيز هدف روابط عمومي ، به وجود آوردن حسن نيت و شناخت است و كسب شهرت يا تاييد نيست. در آخرين تعريفي كه IPR ارايه كرد، روابط عمومي را عبارت از روشي تلقي كرد كه سازمان ها براي حفظ اعتبار؛ محصولات؛ خدمات يا كاركنان خود با هدف دستيابي به شناخت و حمايت در پيش مي گيرند. ظاهرا اين تعريف از تعريف هاي ديگر كامل تر است، زيرا كوتاه بوده و وظيفه روابط عمومي سازمان را( آنچنان كه بسياري تصور مي كنند) كسب شهرت نمي داند و به شناخت اهميت مي دهد. براي روابط عمومي واژه ها و مصداق ها و تعابير ديگري نيز به كار برده اند كه براي جلوگيري از اتلاف وقت مختصري از آنها بيان مي شود :روابط عمومي مغر متفكر و موتور محركه و شريان حياتي و دايمي دستگاه است .روابط عمومي هنر و علم اجتماعي است كه درون و برون دستگاه را به هم پيوند مي دهد.روابط عمومي هدف و چگونگي كليد برنامه ها را ترسيم مي كند .روابط عمومي مشاور امين مدير و كليه كاركنان دستگاه است. پس لازم است كه مدير و كاركنان صد در صد به وي اعتماد دشته باشند.روابط عمومي آيينه زيبايي هاست . يك اطاق شيشه اي است كه از هر طرف آن همه چيز زيبا ديده مي شود.روابط عمومي چشم و چراغ يك دستگاه است. روابط عمومي است كه بايد همه چيز را ببيند و همه چيز را نيز زيبا بنماياند .روابط عمومي حافظ منافع دستگاه مربوطه و مردمي است كه با آن سر و كار دارند.

تعريف كاربردي روابط عمومي :

مديريت ارتباطات يك سازمان با مخاطبان آن بخش از مسئوليتها و وظايف ارتباطي، مديريت سازمان كه از طريق آن مديران مي كوشند براي دستيابي به اهداف سازماني با محيط خود سازگار و هم صدا شده يا در صورت نياز در محيط تغييرات مطلوب ايجاد نموده و شرايط محيط را، به شرط مساعد بودن استمرار بخشند.روابط عمومي عبارت است از تلاش ها و اقداماتي آگاهانه، برنامه ريزي شده و سنجيده ، جهت استقرار و كسب تفاهم متقابل، بين يك سازمان و گروه ههاي مودنظر آن.روابط عمومي عبارتست از تلاش هاي آگاهانه و قانوني به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل ياعموم كه براساس تحقيق علمي و عملي صحيح ومستمر ميسراست.روابط عمومي عبارت است از تلاشهاي مستمر و منطبق با روش هاي علمي و عملي كه مديريت سازمان هاي بخش خصوص و دولتي به منظور ايجاد تفاهم و پيدايش حس علاقمندي و تحصيل پشتيباني گروه هايي كه سازمان با آنها سرو كار دارد يا فكر مي كند در آينده سرو كار خواهد داشت به عمل مي آورد.روابط عمومي در هر سازمان چشم بينا ، گوش شنوا ، زبان گوياي آن سازمان ، سيستم و پل ارتباطي بين مردم و مسئولين به حساب مي آيد و سازمان را از نظريات انتقادات و خواست هاي مخاطبان آگاه مي سازد تا مديريت سازمان را در اتخاذ تصميم مناسب براي برآوردن نيازهاي مخاطبان ياري رساند و در حقيقت بايد مغز تجزيه و تحليل گر افکار عمومي باشد و بتواند از داده ها پيشنهادهاي سازنده و همسو با افکار عمومي ارائه نمايد. بي شک بي اعتنايي به روابط عمومي عواقب سوء و زيان باري را براي هر تشکيلات به همراه خواهد داشت .روابط عمومي علاوه بر انتقال و انعکاس اخبار بايد از حالت انفعالي به دور باشد و با فعاليت اثربخش خويش زمينه هاي مختلف فرهنگي و اجتماعي و سياسي را ارتقاء داده و با پويايي و تحرک خاصي تحليلگر مسائل مختلف باشد .

وظايف اصلي روابط عمومي :

وظايف روابط عمومي را اكنون به سه دسته اصلي طبقه بندي مي كنند:

 

1ـ اطلاع رساني2ـ تبليغ و ترغيب 3ـ مشاركت جويي، همگرايي و بهينه سازي امور

 

دانشمندان ارتباطات البته دو وظيفه فرعي نيز براي روابط عمومي بر شمرده اند كه عبارتند از تشريفات و تبليغات كه اين دو ابزار كار روابط عمومي هستند نه وظيفه و هدف و ماهيت آن .

تشريفات عبارتند از :تحويل ، تكريم ، استقبال ، همراهي ، اسكان و پذيرايي يك شخصيت يا مهمان دستگاه.

تبليغات عبارت است از :اطلاع رساني يك سويه درباره يك موضوع يا هدف خاص و سه نوع است : تعليمي مثل:تبليغ ايمني برق و گاز در تلويزيون.  مانوري يا اغوا كننده : كه مي خواهيم آنچه ما مي گوييم مخاطب بينديشيد.  رخ به رخ يعني آنچه انجام مي دهيم ديگران ببينند مثل:آذين بندي و مراسم، تاكيد اين نكته ضروري است كه تبليغات ابزار روابط عمومي است نه ماهيت و هدف اصلي آن .

تاريخچه روابط عمومي در جهان و ايران :

از سال 1900 ميلادي که اداره تبليغات بوستون آمريکا به عنوان اولين شرکت روابط عمومي درخان تأسيس گرديد تا به امروز صدها و هزاران انجمن ، دفتر روابط عمومي درجان بويژه در کشورهاي صنعتي و غربي تأسيس شده است و هر روز با گذشت زمان اين علم و هنر حالت تخصصي تري در حوزه هاي مختلف به خود گرفته و به فعاليت و اثر بخش خويش مشغول است در کشور ما ايران نيز روابط عمومي با بيش از نيم قرن فعاليت در سالهاي اخير با برگزاري چندين کنفرانس بين المللي معتبر ايجاد موسسات علمي و تحقيقاتي ، چاپ و انتشار و دهها و صدها فعاليت ديگر جايگاه نسبتاً مناسبي درجامعه پيدا كرده است . اصطلاح”روابط عمومي“ براي نخستين بار در ايالات متحده آمريكا و در نوشته هاي اداره  اتحاديه راه آهن ايالات متحده بكار برده شد و در دهه اول قرن بيستم نخستين دفاتر روابط عمومي در مؤسسه هاي اين كشور ايجاد گرديد.در سال 1906 اولين شركت خصوصي كه تنها خدمات روابط عمومي را به مشتريـان خود ارايه مي‌كرد، بوجودآمد. نخستين شركت روابط‌عمومي‌ توســط ”ايوي‌لي“ فارغ التحصيل  دانشگاه پرنيسون و خبرنگار اقتصادي در شهر نيويورك تأسيس شد. پس از اين شركت  مؤسسه هاي ديگر نيز به تأسيس دفاتر روابط عمومي اقدام كردند و روابط عمومي به عنوان  يك حرفه به وجود آمد و شناخته شد .

روابط عمومي در ايران :

در سال 1322 شمسي با تصويب هيأت وزيران ، اداره يي به نام « اداره كل انتشارات و تبليغات » تشكيل شد كه وظيفه اصلي آن بيشتر در جهت انتشارات وتبليغات درآن زمان بود.

روابط عمومي در ايران هم اكنون نزديك قدمت60 ساله دارد. اولين روابط عمومي در سال 1327 شمسي از طرف شركت نفت در ايران به وجود آمد .بدين ترتيب شركت ملي نفت ايران به وجود آورنده اولين تشكيلات روابط عمومي درايران است . تا اين كه به موجب لايحه قانوني مصوب هشتم فروردين ماه 1343 شمسي ، وزارت اطلاعات تشيل شد و بعد از تأسيس وزارت اطلاعات در اواخر دهه چهل اين وزارتخانه به مسأله روابط عمومي اهميتي جدي داد و براي شروع ، سازمان روابط عمومي صنعت نفت با تشكيلاتي دولتي ، پس از مدتي تغييراتي كلي در روابط عمومي دولتي در وزارت اطلاعات انجام شد.در سال 1348 شمسي به پيشنهاد وزارت اطلاعات وجهانگردي و تصويب هيأت وزيران ، نام دفتر هاي اطلاعات وانتشارات دركليه وزارتخانه ها وسازمان هاي دولتي و وابسته به دولت به اداره « اطلاعات و روابط- عمومي » تغيير نام يافت.اداره هاي روابط عمومي وزارتخانه ها و مؤسسه هاي دولتي در عين اين كه فعاليت مستقل داشتند ولي از نظر سياسي عموم فعاليت هاي خود را با يك اداره كل در وزارت اطلاعات و جهانگردي به نام شوراي اطلاعات و انتشارات روابط عمومي هماهنگ مي ساختند و رييس يا مديران كل روابط عمومي وزارتخانه ها و مؤسسه هاي دولتي با تأييد وزارت اطلاعات به اين سمت برگزيده مي شدند.در سال 1363 وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي سيمناري را با شركت  روابط عمومي ها در تهران برگزار كرد كه در واقع زيربناي حركت روابط  عمومي را براي تجديد حيات آن پي ريزي كرد .در حال حاضر رشته روابط عمومي در دانشكده علوم اجتماعي دانشگاه  علامه طباطبائي و دانشگاههاي علمي ـ كاربردي تدريس مي شود و ادارات كل روابط عمومي وزارتخانه ها و مؤسسات در مراكز استان نيز اقدام به تشكيل دوره هاي آموزشي روابط عمومي براي كارمندان خود كرده اند. ازسال 1368 نيز سازمان اموراداري و استخدامي كشور آيين‌نامه كاري دفاتر روابط عمومي را تصويب كرده است.

جايگاه و وظايف روابط عمومي در کشور ما:

با توجه به وضعيت موجود زيرساخت هاي فناوري اطلاعات در ايران وکيفيت کارکرد روابط عمومي ها از نظر فعاليت هاي الکترونيک و اينترنتي، مي توان گفت در ميان همه اشکال روابط عمومي مدرن، ما فعلا در حد فاصل روابط عمومي الکترونيک و روابط عمومي ديجيتال قرار داريم.با توجه به اينک از پيدايش روابط عمومي در ايران بيش از نيم قرن مي گذرد هنوز روابط عمومي با مسايل مختلفي مواجه است . متاسفانه بررسي تاريخي اين دانش در ايران نشان مي دهد که به رغم وجود انديشه ها و ايده هاي اصلاح طلبانه براي توسعه آن ، هيچ گونه اقدام عملي بنيادي در اين زمينه صورت نگرفته است به همين دليل است که امروزه روابط عمومي ها بيشتر وقت خود را صرف برطرف ساختن مشکلات خود مي کنند .  ورود به اين مشکلات ، توان و شرايط  ايفاي وظايف و رسالت راستين را از روابط عمومي گرفته است . در جامعه ايران نگرش به روابط عمومي صرفاً تبليغاتي است که اين امر تحريف افکار و دورشدن روابط عمومي از رسالت اصلي خود شده است . در حال حاضر اين نهاد مؤثر در ايران با نوعي مظلوميت رسانه اي و فرهنگي مواجه است . امروزه به نظر مي رسد که معيارهاي قالب در جامعه ما بي توجهي به ارزش هاي نهفته در کار روابط عمومي هاست به طوري که اين امر باعث شده که در بسياري از سازمان ها بخش روابط عمومي مبدل به بخش تبليغات سازمان شود و کمتر به مفاهيم و ارتباطات دو سويه بپردازد .صاحب نظران معتقدند اگر نقش روابط عمومي در ايجاد يا تقويت فرهنگ توسعه، در بومي کردن سرمشق هاي توسعه، کشف و معرفي ظرفيت هاي جامعه، باز آفريني فرهنگي، حفظ تعلق و پيوستگي بدانيم روابط عمومي بايد بتواند از هر نوع گسستگي و ناپيوستگي جلوگيري کند و يا حداقل کاهش دهنده فاصله و شکاف ميان جامعه و دستگاههاي اجرايي باشد.

انواع روابط عمومي درسازما ن ها :

روابط عمومي هاي موجود سازمان ها را از نظر كيفيت كار يعني ياري به مديريت سازمان در تحقق اهداف سازماني، اعتقاد به شفافيت امور و پاسخگويي، رعايت حقوق شهروندان، شناخت تكاليف و مسئوليتهاي حكومتي، حق نظارت مردم بر كارها و حق مردم در نقد و ارزيابي برنامه ها و عملكردهاي سازمان و داشتن راهبردها و برنامه هاي معين به سه دسته زير تقسيم بندي مي كنند.

1ـ روابط عمومي توجيه گر 2ـ روابط عمومي تبيين گر 3ـ روابط عمومي تحليل گر

روابط عمومي توجيه گر يك روابط عمومي سازمان محور و مدير محوراست كه به طور مستمر درتوجيه ديدگاههاي مديران سازمان و منافع سازمان خود مي كوشد و با تحريف ، پنهان كاري، دروغ و گمراهي و بستن راههاي نشر اطلاعات واقعي و عيني سازمان به خارج با حجم زيادي از اطلاع رساني و تبليغات فريب دهنده سعي در بَزَك كردن و مشاطه كردن اهداف برنامه ها و فعاليتهاي سازمان مي نمايند.

روابط عمومي تبيين گر در خوشبينانه ترين شكل خود يك روابط عمومي توصيف كننده و روايتگر است كه به دنبال رويدادها و وقايع حركت مي كند و تنها به شرح و بيان و گزارش آنها مي پردازد. اين نوع روابط عمومي فاقد برنامه استراتژيك و برنامه هاي اجرايي است و به صورت منفعل، بدون ابتكار و خلاقيت با روزمرگي انجام تكليف مي كند.

روابط عمومي تحليل گر يك روابط عمومي با برنامه است كه پيشاپيش امور، رويدادها و روندها حركت مي كند و به سطح مشاور مديريت ارتقاء مي يابد و در تعيين سياست ها و خط مشي هاي سازمان مشاركت مي نمايد. اين روابط عمومي تقويت درك متقابل با مخاطبان را هدف خود قرار داده و با اعتماد به نفس و استدلال، منطق قوي ضمن صيانت از منافع سازمان، از منافع مردم، دولت و سازمان هاي ديگر هم پاسداري مي كند.

روابط عمومي تحليل گر خواست ها، نيازها و گرايشهاي مخاطبان سازمان را تشخيص داده و به مديران سازمان انتقال مي دهد و با ارائه مشاوره هاي تخصصي به سياستگذاران سازمان سهم قابل ملاحظه اي در تدوين سياست ها و برنامه هاي اجرايي سازمان ايفاء مي نمايد.

 

انواع روابط عمومي درعصر امروز:

روابط عمومي الکترونيک

به نوعي از روابط عمومي اطلاق مي شود که در آن از ابزارهاي الکترونيک نظير سيستم پاسخگويي الکترونيک، راديو، Voice و نظاير آن براي انجام ماموريت هاي روابط عمومي استفاده مي شود. قرار دادن متون انتشاراتي توليد شده در روابط عمومي با همان شکل و فرمت مثلا در قالب PDF نيز در چارچوب روابط عمومي الکترونيک قرار مي گيرد.

روابط عمومي ديجيتال

شايد بتوان گفت بعد از پروسه تبديل روابط عمومي سنتي به روابط عمومي الکترونيک، انجام فعاليت ها در چارچوب روابط عمومي ديجيتال، دومين گام بنيادي در اين راستا تلقي مي شود. در روابط عمومي ديجيتال متون توليدي و محتواي مورد نظر Contents از فرمت معمولي چاپي "printed" به فرمت صفر و يک تبديل و به عبارت ديگر در اين حالت، صفحات pdf تبديل به صفحات HTML مي شود. در روابط عمومي ديجيتال هنوز محتواها همان محتواهاي روابط عمومي سنتي هستند با اين تفاوت که قابليت جستجو (Search) و کپي مطالب به صورت Text براي مخاطب وجود دارد.

روابط عمومي آنلاين

با آنلاين شدن روابط عمومي، خدمات به صورت شبانه روزي در اختيار مخاطب و مشتري قرار مي گيرد. براي رسانه هاي مبتني بر web اعتبار قائل مي شود، خبردهي و خبريابي مبتني بر فضاي وب مرسوم مي شود، اخبار روابط عمومي علاوه بر رسانه هاي مکتوب printed Media و رسانه هاي صوتي و تصويري، براي رسانه هاي آنلاين و اينترنتي نيز ارسال مي شود.

روابط عمومي سايبر

منظور از روابط عمومي سايبر، فرآيندي است که در آن روابط عمومي به صورت کاملا آنلاين درآمده که ويژگي تعاملي و مشارکت پذيري آن بسيار برجسته و بارز است. مخاطب يا مشتري در روابط عمومي سايبر در جايگاه اول اهميت ايستاده است و به جاي توده هاي انبوه به تک تک افراد توجه کامل مي شود. هيچ نامه اي بدون پاسخ نمي ماند و هيچ انتقادي از نظرها پنهان نمي شود، کارکنان روابط عمومي سايبر نه فقط در ساعات اداري، بلکه در تمام مدت شبانه روز و در تمام ايام هفته (بدون تعطيلي) و در تمام زمان ها و مکان ها به انجام فعاليت مي پردازند.

روابط عمومي اينترنتي

در روابط عمومي اينترنتي با مفهوم و چارچوب فوق، همه امور فوق العاده تخصصي و فني است و استفاده حداکثري از تکنولوژي هاي نرم افزاري و اطلاعاتي صورت مي گيرد.

روابط عمومي اينترنتي خود به دنبال ابداع شيوه ها و متدهاي جديد براي رشد سازمان و ارتقاي جايگاه آن در جهان است.

روابط عمومي مجازي

روابط عمومي مجازي را مي توان نوعي از روابط عمومي دانست که وجود خارجي ندارد، هرچند ممکن است سازمان اصلي متبوع آن در جهان واقعي وجود داشته باشد. اين فرآيند اشاره به نوعي از فعاليت روابط عمومي دارد که فعاليت هاي آن در چارچوب سازمان بروکراتيک نيست و هر يک از ماموريت هاي آن توسط بخش خصوصي يا اشخاص منفرد در خارج از سازمان انجام مي شود.

جايگاه روابط عمومي در ساير بخش ها :

جايگاه روابط عمومي در جامعه اطلاعاتي

جامعه اطلاعاتي يك جامعه پست مدرن است كه بر توليد اطلاعات متكي است. مشخصه عصر مدرن صنعت و توليدات صنعتي بود، اما در زمانه پست مدرن اين مشخصه، اطلاعات است. گرانبهاترين كالا در جامعه اطلاعاتي،‌ اطلاعات است. در جامعه اطلاعاتي اين فكر است كه داراي ارزش است و در چنين جامعه‌اي با فكرسالارها سر و كار داريم. نيروي كار اين جامعه كارگزاران اطلاعاتي هستند.جامعه اطلاعاتي از سه گروه‌: اطلاع‌سازها، اطلاع‌پردازها و اطلاع‌خواه‌ها تشكيل شده‌ است. مهمترين نقش روابط عمومي در جامعه اطلاعاتي مديريت اطلاعات است. يكي از پيامدهاي انقلاب اطلاعات، انفجار اطلاعات است. توليد حجم زيادي از اطلاعات كه دسته‌بندي و نحوه استفاده از آن امر بسيار دشواري است. در اين هجمه سنگين اطلاعاتي روابط عمومي نقش بسيار مهمي را ايفا مي‌كند. مديريت اطلاعات در توليد، انعكاس و همچنين گردآوري اطلاعات و بهره‌گيري از آن در اقيانوس اطلاعاتي وظيفه روابط عمومي است. يكي از مهمترين ويژگي‌هاي جوامع پيشرفته و به اصطلاح شمال، در راستاي توسعه اجتماعي، اقتصادي و فرهنگي توجه روزافزون به مديريت اطلاعات است. روابط عمومي بخشي از اعمال مديريت است و جايگاه خاص روابط عمومي نيز در رده کارهاي مديريتي قرار دارد . همانگونه که مدير يک مؤسسه براي اداره امور سازمان نياز به ساماندهي ، تامين نيروي انساني ، هدايت و نظارت امور ، هماهنگي و برنامه ريزي دارد بايد کوشش کند تا بر ذهن مردم نيز تاثير گذارد و نظرات مثبت مردم را درباره مؤسسه خود حفظ کند و از اين راه منفعت مادي و معنوي براي سازمان به دست آورد .نکته مهم اين است که کار روابط عمومي خدمت به مديريت است نه مدير براي آنکه محور اساسي کار روابط عمومي کسب منافع براي کل سازمان است نه براي شخصي که در رأس حرم سازماني قرار گرفته است . بنابراين بايد به روابط¬عمومي و کارکردهاي آن ، بهتر و منطقي تر نگاه کرد. در اين صورت است که روابط¬عمومي مي¬تواند در فراز و نشيب¬هاي سازماني سربلند و سرافراز شود.

روابط عمومي و جايگاه آن دراسلام ضرورت و اهميت روابط عمومي

 قرن حاضر را علاوه بر قرن تسخير فضا ، اتم ، کامپيوتر، ليزر و غيره ناميده اند اما به عنوان شاخص تفاسير بعنوان عصر ارتباطات هم نامگذاري گرديده است که شبيه دهکده جهاني مي ماند که در اين حلقه ارتباطات انسانها بهم نزديک و افکار و اعمال انسانها و جمعيت ها ديگر از ديد و نظر يکديگر پنهان نيست .در قرآن كريم سوره مباركه آل عمران آيه شريفه 200 ( يا ايها الذين آمنوا صبرو و صابرو و رابطو واتقوالله لعلكم تفلحون ) در اين آيه شريفه ضمن دعوت امت به برقراري رابطه اجتماعي داشتن شكيبايي و در پيش گرفتن تقواي الهي را براي رسيدن به رستگاري و فلاح مورد تأكيد قرار داده است نكته جالب قرآن موضوعي كه امروزه به عنوان اخلاق در روابط عمومي به شكلي بسيار ناقص در مجامع روابط عمومي مطرح است دراين آيه شريفه با زيبايي هر چه تمامتر بيان و اشاره مي شود .

اينجاست که اهميت نقش روابط عمومي نمايان مي گردد نقشي که مبتني برداشتن حجاب غربت و بيگانگي و افشاندن عطر خوش آشنايي است و روابط عمومي مي توانند پل ارتباط بين افراد جامعه و سازمان ها باشند البته پل هايي که اگر مستحکم نباشند يقيناً از بهره ذهني لازم و کارآيي لازم رانخواهد داشت.

جايگاه روابط عمومي در ميان سازمان ها

دنياي امروز دنياي ارتباطات است . در هر ثانيه ميليون ها واحد اطلاعاتي در سطح جهان رد و بدل مي شود. از زماني كه تحولات زندگي بشر سرعت گرفت ، نياز به اطلاعات و ارتباطات هر روز افزايش يافت و امروزه داشتن اطلاعات دقيق و به روز از نان شب هم براي مردم مهمتر است و هر كه بيشتر بداند ، موفق تر است . ( دانايي = توانايي )

در سازمان هاي دولتي داشتن اطلاعات موثق ، دقيق و به موقع با توجه به هدف و ساختار ، بزرگ ترين سرمايه يك سازمان است و حيات يك سازمان به داشتن يك ارتباط دو سويه درون و برون سازماني و انجام تبليغات و كسب اطلاعات به روز و مفيد بستگي دارد و اين جاست كه لزوم وجود روابط عمومي واقعي در ايستگاههاي روابط عمومي نمايان مي شود.در دنياي امروز که مرزهاي ارتباطات شکسته شده و انسان به دنبال کشف راهکارهاي مطلوب زيستن و نگرش جامعه مدار است، آموزه هاي علمي ما را به کنکاش و توجه درباره وضعيت چگونگي تعامل و برخورد کردن رهنمون مي سازد. بي شک يک سازمان و يا يک اداره نمي تواند خود را جزيره اي بي ارتباط فرض نمايد و از تکنولوژي و آورده هاي آن بي نياز و با آن بيگانه باشد. روابط عمومي بايد بر محور تفکر مداري، مشارکت مداري و اطلاع مداري باشد تا بتواند در راستاي کمک به اثربخشي سازمان موثر باشد و با نوانديشي و نوگرايي، ابتکار و خلاقيت مستمر عجين شود و خود را با تحولات و پاسخگويي مرتب به افکار عمومي منطبق و هماهنگ سازد. با توصيف چنين روابط عمومي اي، صد البته بايد مديرش متملق و چاپلوس مافوقش نباشد و جاده صاف کن وي نگردد؛ و اميد آنکه اين گونه مديران که با رانت و فاميل سالاري يا باندبازي و يا... بدين جايگاه رسيده اند به زير کشيده شوند!!

نياز و ضرورت اجتماع به روابط عمومي

امروزه از دانش و هنر روابط عمومي به عنوان يک نهاد شبه مدني در جهت تسهيل ارتباطات دو طرفه بين دولت و آحاد مردم ياد مي شود و با پيچيده تر شدن نظام اجتماعي بر ضرورت، گسترش و توسعه اين علم و حرفه جديد بيش از پيش اتفاق نظر حاصل مي آيد تا آنجا که امروز کمتر نهادي يا سازماني خود را بي نياز از تشکيلات روابط عمومي مي بيند.

رسانه ها و روابط عمومي ها

عدم اعتماد متقابل ميان رسانه ها (بويژه مطبوعات) با روابط عمومي ها يک مشکل و بيماري تاريخي است که از عوارض بيماري کلي ساختار سياسي - اجتماعي جامعه است. اين ارتباط بويژه ميان روابط عمومي ها و خبرنگاران مطبوعات داراي چالش هاي بيشتري است زيرا روزنامه ها نگاه انتقادي بيشتري به عملکرد سازمان و دستگاه ها و قواي حکومتي دارند. از ديرباز و از زماني که رسانه ها و روابط عمومي ها، هويت مستقل و حرفه اي خود را پيدا کرده اند، بحث ارتباط روابط عمومي با رسانه ها و متقابلارسانه ها با روابط عمومي ها با چالش هاي خاص خود همراه بوده است.رسانه ها معمولاروابط عمومي ها را پنهانکار معرفي مي کنند و اعتقاد دارند آنها اخبار مورد نياز رسانه ها را باتوجه به مصلحت ها و مقتضيات سازماني خود پنهان مي کنند و روابط عمومي ها نيز بر اين باورند که رسانه ها اخبار آنها را آن گونه که بايد منتشر نمي کنند و در مقابل انتشار اخبار و اطلاعات مربوطه به رسانه ها چشمداشت برخورداري از امتيازات مادي و معنوي در اختيار آن سازمان را دارند. اين قلم اعتقاد راسخ دارد اين عدم اعتماد اجتماعي و حرفه اي و معضل ارتباطي ميان اين دونهاد جهت ده و افکار ساز ناشي از توسعه نيافتگي کشورماست و لذا نگارنده معتقد است مشکل مطرح شده تنها از طريق بسط دموکراسي در جامعه و پاسخگو شدن نهادهاي قدرت و ساختار سياسي - اجتماعي، حل خواهد شد همان طور که رشد و توسعه رسانه ها و مطبوعات نيز از همين طريق ميسر مي شود.روابط عمومي ها و رسانه ها، دو بال مهم اطلاع رساني به جامعه هستندکه مي توانند با کمک يکديگر به گردش آزاد اطلاعات و کسب وجهه سازمان و اعتماد مردم ياري رسانند. روابط عمومي ها بايد براي ارتباط دائمي و علمي با رسانه ها هميشه پيشقدم باشند، تا بتوانند از پتانسيل هاي موجود در عرصه رسانه ها بهره هاي بيشتري ببرند و فقط به برگزاري و تشکيل جلسه هاي مطبوعاتي و ارتباطي خبري اکتفا نکنند. تحقق اين مهم يعني استفاده بهتر و بيشتر از توان رسانه ها منوط به ايجاد و تعامل منطقي وعملي با رسانه هاست که سهم روابط عمومي ها و تلاش براي ايجاد اين ارتباط بسيار بالاست. آنها هستند که بايد براي ايجاد ارتباط به سراغ رسانه ها بروند، برداشتن ديوار بين آن دو براي دستيابي به توسعه پايدار لازم و ضروري است.

روابط عمومي بين المللي

شايد در کشور با اداراتي که نام "روابط عمومي و امور بين الملل" براي خود برگزيده اند مواجه شده ايد. روابط عمومي بين المللي يکي از وظايف سازمانهاي بين المللي به شمار مي رود. بطور مثال دفتر اطلاعات سازمان ملل متحد که مقر آن در نيويرک است، روابط عمومي را از راه روابط خارجي، مطبوعاتي، انتشارات، روش هاي سمعي و بصري و بيانيه هاي مطبوعاتي در چارچوب تلاش براي تفاهم بهتر سازمان ملل، اجرا مي کنند. يا در اروپا، از روابط عمومي به عنوان وسيله اي براي تقويت وحدت اروپا و تلاش براي ازايش تفاهم بين ملل اروپايي استفاده شد. اما روابط عمومي در آمريکا چيزي فراتر از روابط عمومي در ساير کشورهاست. به عنوان نمونه تحقق اهداف سياسي خارجي آمريکا، يا مثبت جلوه دادن اقدامات دخالت جويانه آمريکا در ساير کشورها و همچنين گزارشي از تغيير و تحولات ساير مناطق هدف و راه هاي مقابله با آن از وظايفي است که برنامه ريزي آن به بنگاه هاي روابط عمومي آمريکا سپرده شده و از طريق شوراي امنيت ملي گزارش هاي آن به رييس جمهور آمريکا ارايه مي شود. از سال ها پيش نقش روابط عمومي بين المللي پررنگ شد. در ايتاليا انجمن دگرگون سازي روابط عمومي در سال 1954 تاسيس شد تا تغييرات اساسي در کارهاي روابط عمومي انجام پذيرد. اين انجمن بعدها به FERPI يا اتحاديه روابط عمومي هاي ايتاليا (the Italian Federation of Public Relations) تغييرنام يافت. در بلژيک، انجمن روابط عمومي در سال 1953 با هدف توسعه و تقويت نقش روابط عمومي تاسيس شد.

کنفدراسيون متخصصان روابط عمومي اروپا (European Public Relations Confederation (CERP

در سال 1959 با مشارکت کشورهاي بلژيک، فرانسه، آلمان، ايتاليا و هلند به منظور ايجاد ارتباط، تبادل نظر و همکاريهاي متقابل بين المللي ميان انجمن هاي روابط عمومي اروپا و اعضاي آن در سراسر جهان تاسيس شد.

پيوند تبليغات و روابط عمومي با يکديگر

مقوله تبليغات، مقوله اي است که به لحاظ لفظ با آن آشنايي داريم، سخني هم هست که مي گويد: تبليغات سلاح خيلي برنده اي است و هرکس مجهز به اين سلاح باشد قطعا در صحنه توفيق بيشتري خواهد داشت. به طور کلي مي توان گفت: تبليغات ابزاري است که روابط عمومي ها از آن بهره مي گيرند و براي استفاده و بهره مندي از آن بايد اين ابزار را بشناسند و طريقه استفاده آن را بدانند.  روابط عمومي مدون و برنامه ريزي شده يکي از ابزارهاي قوي مديريت افکار است، روابط عمومي به عنوان اصلي ترين حلقه ارتباط بين مديران و کارکنان، مسئوليت خطيري در فرآيند دسترسي مديران و افکار جمعي کارکنان دارند.

بدون شک روابط عمومي به عنوان يک «فن» و «هنر» نقش بسزايي در برقراري و تسهيل ارتباط دوسويه بين مديران سازمان و کارکنان دارد، به طوري که امروزه کمتر سازماني را مي توان يافت که خود را بي نياز از روابط عمومي بداند و در عين حال موفقيت هاي چشمگيري را در زمينه هاي مورد نظر و تحقق اهداف از پيش تعيين شده به دست آورده باشد.

اگر در رأس اين حوزه مديري لايق، متين و کارآمد وجود داشته باشد، مي تواند با به کار گماري کارگزاراني با مهارت در اين موضوعات منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازماني باشند.

مهمترين اصول يك روابط عمومي پيشرو و آرماني :

اصول مهم روابط عمومي را مي توان سعي در رسيدن به تفاهم با مخاطب ، تأكيد بر اطلاع يابي در كنار اطلاع رساني ، مخاطب گرايي ، عمل به اصول اخلاقي ، انتخاب الگوي ارتباطي دوسويه ، تأثيرپذيري از افكار عمومي در كنار تأثيرگذاري بر آن ، تأكيد بر رسيدن به تفاهم از طريق گفتگو ، وجود موازنه بين منبع و مخاطب در فرايند ارتباط و مشاركت گرايي ذكر كرد . 1- اصل مخاطب مداري 2- اصل مشاركت گرايي 3- اصل اطلاع رساني و اطلاع يابي 4- اخلاق5- گفتگو6- اصل تفاهم7- اصل موازنه قدرت بين منبع و مخاطب

ويژگي مديريت استراتژيك روابط عمومي پويا :

1-انسان محور هر حركت و تحول2-ارتباطات گسترده و همه جانبه3-شكل گيري سازمان هاي مجازي 4-توجه ويژه به منابع انساني در سازمان ها و استفاده بهينه از آن 5-ضرورت افزايش دانش كاركنان6-توجه به اقتصادهاي فرا ملي و حركت به سوي خصوصي سازي و جهاني شدن8-ساختارهاي سازماني تازه9-افزايش گستره همگاني 10-جهان كوچك با رسانه هاي جمعي انبوه

 

چرا روابط عمومي جايگاهي ندارد ؟

 به اعتقاد علماي علم ارتباط ، برآورده کردن انتظارات کارکنان و مشتريان ، در نظر گرفتن شرايط بازار و رقبا ، روان کردن مسير جريان اطلاعات در درون و بيرون سازمان ، حضور و مشارکت در برنامه هاي بلند مدت و کوتاه مدت سازمان ، کسب اطلاعات ، پردازش آن ، تفسير و تلخيص و در اختيار گذاشتن آن در سطوح مديران براي اطلاح برنامه هاي در جريان و دهها مورديکه به نوعي مستقيما با سازمان و مخاطبان آن ارتباط دارد ، بسيار مهم تر از کسب نظر رضايت مديران ارشد سازمان است . گفته مي شود روابط عمومي ها حلقه واسط بين دولت و مردم بوده و يکي از ابزارهاي مهم اطلاع رساني به جامعه و اطلاع يابي از نظر ديدگاه مردم و انعکاس آن به دولت مردان بشمار مي روند . به عبارت ديگر روابط عمومي ها با عملکرد خوب و اثر گذار خود مي توانند بازيگر نقش خطير و حساس ايجاد ارتباط فعال و اثر بخش بين کارگزاران حکومتي و مردم باشند و فاصله ها را کاهش دهند و زمينه ايجاد تفاهم و هم انديشي بين مسئولان و مردم را فراهم سازند و تصميم گيريها را به سمت منافع عمومي سوق دهند و نهايتا زمينه تحقق يک جامعه دموکراتيک فراهم شود . اين نقش روابط عمومي ، يک نقش کلي در جامعه است که در اجرا وظيفه خطير سياست گذاري ، برنامه ريزي و عملکردي و دست يابي به هدفها و ارزيابي ميزان توفيق يا عدم توفيق آن را بدنبال دارد . دست يابي به چنان نقشي ، سازمان متشکلي را طلب مي کند تا بدرستي جايگاه روابط عمومي را تشخيص داده و از آن حمايت کند .اين حمايت در قالب اعتماد مي تواند کارساز تر شود . چرا که در سايه اعتماد مديران سطح بالا ، اقتدار روابط عمومي تثبيت ميشود . حمايت هاي ديگر نظير حمايت مادي و انساني نيز در سايه اعتماد و اقتدار حاصل مي شود .زمانيکه بحث اقتدار در سازمان مطرح مي شود ، مشکل عمده اي در ساختار سازماني ايجاد ميگردد. چرا که مديران رده بالا و برخي از مديران هم سطح ، موضع خود را در مقايسه با جايگاه روابط عمومي در سازمان ، ضعيف تر ارزيابي مي کنند و غافل از آنند که دست آوردهاي روابط عمومي که حاصل زحمات زياد مجموعه کارکنان آن واحد است ، در جهت اقتدار کلي سازماني است و اساسا روابط عمومي به لحاظ ساختاري و فلسفه فکري خود نمي تواند فردي عمل نموده و بدنبال منافع غير سازماني باشد . طبيعي است عملکرد مدير روابط عمومي پس از گذشت مدتي که صرف شناخت ساختار و ظرفيت سازماني و افراد درون و برون سازماني ميشود ، نه تنها نمي تواند روال گذشته سازمان را هدايت کند ، بلکه به رويکرد هاي ديگري گرايش پيدا مي کند که عوام اين تغييرات را ناشي از تحول تلقي مي کنند . اين انحراف ، در سايه خواستهاي مديران ، نداشتن تخصص فردي ، نداشتن تجربه و آگاهي در زمينه هاي روابط عمومي ، بيشتر از همه مصلحت انديشي ، بروز نموده و عملا اينگونه مديران منابع ، اعم از مادي و انساني را به هدر مي دهند . علاوه بر هدر رفتن منابع و انرژي هاي انساني و عدم دست يابي به اهداف سازماني ، طرز تلقي و تعاريف روابط عمومي در اذهان سطوح مديران را نيز تحت تاثير قرار داده و آنها را به مرور با عمليات غير علمي و غير حرفه اي در زمينه روابط عمومي بتدريج اجتماعي مي کنند . بطوريکه تلقي آنان از يک روابط عمومي ، برآورده شدن خواسته هاي مديران و اطاعت از دستوراتشان است که گاهي تا حد يک منشي گري يا اداره کننده دفتر يک مدير ، اين جايگاه سقوط مي کند .به کلام ساده مي توان گفت يکي از دلايل عدم شناخت افراد جامعه ، در سطوح عام و حتي کارکنان و مديران و متأسفانه در برخي موارد مديران ارشد سازمانها ، از جايگاه روابط عمومي ، حاصل عملکرد ناکارآمد مديران روابط عمومي در گذشته بوده است که بعلت نداشتن تخصص و آگاهي به سمت و سوي مختلف خدماتي گرايش پيدا کرده اند و نهايتاً سازمان را نيز از داشتن يک روابط عمومي که مي توانست بسيار ثمر بخش باشد محروم ساخته اند.

چالش هاي روابط عمومي در ايران :

براساس نظريه كارشناسان اين علوم ،چالشهاي روابط عمومي در ايران را مي توان در دو بخش اصلي ( تشکيلات ، اعتبارات ، آموزش ، نحوه عمل ، نيروي انساني  و وجود نگرش هاي  منفي ) و فرعي ( نداشتن متولي مشخص ، نبود تشکل هاي حرفه اي کافي و نبود قانون مندي مسئوليت هاي استراتژيک و حرفه اي روابط عمومي) تقسيم کرد. دستيابي تشکيلاتي را ميتوان به عنوان نخستين چالش روابط عمومي در سازمان دانست. منظور از دستيابي تشکيلاتي ، نبود پويايي در طراحي تشکيلاتي است . نمودارهاي تشکيـلاتي در تاريخ روابط عمومي ايران حاکي از نبود تفکر و تلاش در ايجاد بـخش هايي در تشکيلات روابط عمومي است که متناسب با  تحولات اجتماعي ايران باشد . به رغم اين که در کشور گرايش زيادي براي حرکـت به سمت " جامعه مدني " و توانمندي  و قابليتهاي روابط عمومي وجود دارد ، تا کنون كمتر روابط عمومي توانسته است از اين وضع براي تسريع روند جريان توسعه خود استفاده کند .چالش دوم روابط عمومي ، وابستگي صرف روابط عمومي به مديريت سازمان است . اين وابستگي کامل گاه " خطر مديريت مداري " را در روابط عمومي يک سازمان افزايش مي دهد . چالش سازماني سوم " آميختگي تشکيلاتي " روابط عمومي با سايربخشهاي تشکيلاتي سازمان چون اطلاعات ، انتشارات ، امور بين الملل و حوزه رياست است . چالش ديگر روابط عمومي ، چالش حرفه اي بودن کارکنان و کارشناسان آن است . متأسفانه تعداد نيروها ي متخصص و کارشناس در روابط عمومي بسيار اندک است . به طوري که اين نيروها چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ تخصص ، جوابگوي نياز دستگاه ها نيستند . در طراحي ساختار سازماني روابط عمومي در هر سازمان بايد ويژگي هاي خاص آن سازمان را لحاظ کرد . نحوه طراحي تشکيلات روابط عمومي در ايران بيانگر ناهمگوني در عنوانهاي شغلي ، واحدهاي سازماني و نحوه نگرش به فعاليتهاي روابط عمومي است . براي اين منظور تدوين الگوي مشخص و ايده آل براي واحدهاي روابط عمومي در سازمان ضروري است .يکي از مشکلات اساسي روابط عمومي روزمرگي و درگيري با کارهاي عادي و جاري است . اين امر باعث مي شود روابط عمومي از برنامه ريزي هاي کلان و استراتژيک  غافل شود .متاسفانه اکثر روابط عمومي ها با کمـبود کارشناس متخصص درعلـوم ارتباطـات مواجه هستند .مشکل ديگرناآگاهي مديران ارشد سازمانها از نقش و مؤثر روابط عمومي در اقناع و جلب مشارکت مردم است که اين امر مستلزم آموزشهاي لازم جهت تغيير نگرش مديران ارشد است . دليل اينکه روابط عمومي در کشورمان جايگاه واقعي خود را ندارد آنست که مديران نگرش مثبتي به نقش مديريتي روابط عمومي ندارند و آن را واحد زائد و مزاحم تلقي ميکنند . روابط عمومي کانال ارتباطي سازمان و مخاطبان و انتقال دهنده نظرات ، پيشنهادات و انتقادات مخاطبان به سازمان است .

در نحوه فعاليت روابط عمومي آسيب هاي وجود دارد که موجب ناکارآمدي روابط عمومي مي شود. مهمترين اين آسيب ها عبارتند از :1-جابه جا شدن وظايف 2-گسترش يافتن وظايف 3-ناهمگون بودن وظايف 4-پيش بيني شدن وظايف5-موازي بودن وظايف

به همين دليل پيشنهاد مي شود براي رفع اين آسيب ها و کاستي ها ، ساختار سازماني مناسب براي روابط عمومي طرح ريزي شود .

راهکارها ي مناسب براي حل اين چالش ها:

به نظر مي رسد يكي از ضعفهاي روابط عمومي در كشورمان فقدان همگامي استعداد ذاتي و مدارج تحصيلي است. همچنين مديران روابط عمومي بايد به دو علم ارتباطات و مديريت آشنايي كامل داشته باشند. بيشتر مديران روابط عمومي فاقد نگرش تفكرمدارانه به روابط عمومي هستند. داشتن توانمندي و استعداد ذاتي براي يك مدير از ويژگيهاي مهم است.هر كس كه تحصيلات ارتباطي را گذرانده، متخصص روابط عمومي نخواهد بود؛ زيرا گذراندن تحصيلات به هيچوجه نشاندهنده تخصص در اين حوزه نيست. مديران ارشد، بايد شناخت دقيقي از حوزه هاي روابط عمومي داشته باشند . روابط عمومي تركيبي از فن و هنر و برقراري ارتباط صحيح با مردم است. متاسفانه بحث انتخاب مدير روابط عمومي در حال حاضر بيشتر روابطي شده است، در حاليكه يك مدير موفق روابط عمومي، بايد فرهنگ عمومي كشور را به خوبي بشناسد و از طرفي با علم روانشناسي و روانشناختي نيز تا حدي آشنايي داشته باشد. سايرمشخصه هاي يك مدير روابط عمومي خوب و كارآمد صاحبنظر بودن او در امور فرهنگ اجتماعي؛ بهره مندي چگونگي استفاده از مشاوران نيروهاي كارشناس بيرون از سازمان ؛ تسلط بر فعاليتها ؛ ساز و كار وتصميمات سازمان متبوع و ... است. اگر براي روابط عمومي وظايفي چون اطلاع رساني، فرهنگ سازي، شكل دهي به افكار عمومي و ارتقاي سطح آگاهي هاي عمومي قايل باشيم؛ وظيفه پاسخگويي به افكار عمومي؛ يكي از مهم ترين وظايف اين واحد سازماني است؛ به طوري كه پاسخگويي دربرگيرنده و نتيجه تمامي تلاش هاي صورت گرفته روابط عمومي است. افكار عمومي بزرگ ترين قدرت نامريي است كه جريان هاي اجتماعي و فرهنگي را به وجود مي آورد و اين جريان ها قوي تر از هر سياستي؛ عمل مي كند. به همين دليل قبل از اجراي هر سياستي؛ ابتدا بايد زمينه پاسخگويي به افكار عمومي را فراهم كرد. روابط عمومي با ارتقا جايگاه پاسخگويي سازمان ها؛ به عنصري موثر در جهت شفاف كردن روابط اجتماعي؛ جلب اعتماد باورهاي عمومي؛ درستگويي ، درستكاري ؛ رواني حركت و چرخش اطلاعات تبديل مي شود. بابرداشتن ديوارهاي ميان روابط عمومي ها؛رسانه هاومردم ونيزباشفاف سازي سازمان ها؛ سياست دو سويه شدن ارتباط تحقق مي يابد. كارشناسان بر اين عقيده اند كه با وجود اهميت روابط عموميها و نقش موثري كه مديران اين حوزه در سازمانها و وزارتخانه هاي مختلف برعهده دارند، متاسفانه در كشور نگاه تخصصي و برنامه اي به موضوع روابط عمومي وجود ندارد و شاهديم كه اكثر روابط عموميها با پرداختن به كارهاي زودبازده، به برنامه هاي درازمدت اهميت نداده و سرمايه گذاري لازم راانجام نميدهند.

پيشنهاد هاي لازم براي توانمندي روابط عمومي ها:

توجه جدي به افکار همه کارکنان در ايجاد حرکت، اصلاح و جريان سازي سالم بدون در نظر گرفتن اميال و رويکردهاي سياسي مخرب که متأسفانه يکي از معضلات روابط عمومي هاست.

ارائه مشاوره هاي مؤثر به مديران ارشد سازمان که اين در صورتي محقق خواهد مي شود که مدير روابط عمومي بهره اي از علوم مشاوره اي، روانشناسي، علوم تربيتي، جامعه شناسي، مردم شناسي و ... داشته باشد؛ که اين موضوع خلأ بزرگي در بسياري از مديران روابط عمومي هاي فعلي است.

دفاع از جايگاه روابط عمومي در مقابل دخالت هاي غيرمسئولانه واحدها و افراد.

حفاظت از حريم سازمان در مقابل جوسازي ها، خلاف گويي ها، دروغ پردازي ها، تهديدها و ... اين در حالي محقق مي شود که مدير روابط عمومي خود مبرا از اين مسائل باشد.

خروج روابط عمومي از موضع انفعالي به موضع فعال

تغيير فرهنگ سازماني غلط، به اين نکته بايد توجه کرد، کارگزار روابط عمومي موقعي در جهت تغيير فرهنگ سازماني مي تواند حرکت کند که با مقوله فرهنگ آشنايي داشته و ديگر اين که با علم رفتار سازماني مأنوس باشد.

ايجاد حسن رابطه بين کارکنان، مشاوران و مديران سازمان.

کمک در جذب استعدادهاي درخشان کارکنان يا به عبارتي ايجاد بستري مناسب در جهت بالندگي انديشه کارکنان.

تقويت ارزش ها و ويژگي هاي مطلوب انساني.

معرفي الگوهاي آموزشي مناسب درون سازماني و برون سازماني.

سازماندهي خبري سازمان (تلاش براي اطلاع يابي و اطلاع رساني به موقع با روش ها و ابزارهاي ارتباطي).

تدوين نظام ارتباطي منسجم و تبليغي شفاف و روشن.

تغيير نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومي و جايگاه و اهميت آن.

جهت گيري و جهت دهي سازمان به سوي کارمند محوري.

همکاري فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.

تأکيد هماهنگ بر بهبود روابط درون سازماني و برون سازماني.

تنظيم برنامه مدون و ساليانه.

انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم مميزي نمودن آن به مسئولان و دريافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان.

برگزاري جلسات داخلي بين کارکنان و مديران به صورت ماهيانه يا فصلي.

تهيه مقاله هاي علمي در حوزه فعاليت هاي سازمان و نشر آن در رسانه هاي گروهي.

معرفي مطلوب مقالات و تحقيقات کارکنان در سطح سازمان.

انعکاس تجربه هاي موفق کارکنان سازمان.

چاپ بروشور پيام هاي آموزشي، پژوهشي و ديگر فراورده هاي سازماني.

تهيه فيلم براي معرفي سازمان.

تهيه و تنظيم منشور اخلاقي روابط عمومي سازمان.

با اميد به روزي که شاهد ارتقاء جايگاه روابط عمومي در کشوربه عنوان مهمترين بخش شناسايي ، پيش بيني مسائل و شکل بخشيدن به رويدادها و آينده باشيم .اگر مديران سازماني مي خواهند هنر مردم داري را تحقق بخشند، لازمه آن به کارگيري مديران روابط عمومي کاردان، متخصص، بااخلاق و هنرمند در برقراري ارتباط با مخاطبان است.

سخن آخربه هر حال جوامع امروزي اينک در حال گذار به جامعه اطلاعاتي آينده هستند، جامعه اي که در فناوري هاي اطلاعات و ارتباطات تمامي ابعاد زندگي انسان ها را تحت تاثير قرار خواهد داد. جامعه ما نيز ناگزير از اين روند خواهد بود و خواه ناخواه به اين سمت و سو کشيده خواهد شد. در همين راستا دولت و مسئولان نظام ضمن آنکه بايد دغدغه هاي رهبري معظم انقلاب را درخصوص روابط عمومي هاي دستگاه خود جدي تلقي نمايند، چاره اي باقي نمي ماند که با انديشيدن و تدابير لازم، تلاش مضاعف نمايند تا با لحاظ کردن تغييرات ضروري، روابط عمومي هاي سنتي را به سوي روابط عمومي هاي ديجيتال سوق داده و آماده سازند و اين امر مهم محقق نخواهد شد مگر با ايفاي نقش مديران که فناوري جديد را درک کنند و آگاهي مناسب از آن داشته باشند.

منبع: راز نیوز

 

چرا کارگزاران روابط عمومی باید مدیریت پروژه بدانند؟

چرا کارگزاران روابط عمومی باید مدیریت پروژه بدانند؟

مدیریت پروژه درباره سازماندهی کردن است. هر مرحله در مدیریت پروژه هدف و معنایی دارد و شما را به سطح بعدی پروژه تان هدایت می‌کند. زمانی که آن را در روابط عمومی مورد استفاده قرار می‌دهید به شما کمک می‌کند ساختار ایده‌ها، طرح‌ها و وظایف خود را مشخص سازید.داشتن مهارت مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا در حرفه خود در روابط عمومی بهترین باشید، پیشگام و در جلو رقبای خود حرکت کنید و تفاوت‌هایی را خلق کنید.

یادگیری مداوم احتمالا بهترین چیزی است که شما می‌توانید از آن برای سوق دادن حرفه و کار خود به سمت جلو چه در روابط عمومی یا در حرفه دیگر بهره ببرید. برای همین وقتی از مردم می‌شنوم که می‌گویند اگر از ریاضی متنفر هستید باید به دنبال شغلی در روابط عمومی باشید واقعا برای من ناراحت کننده و دیوانه کننده است.
از آنجایی که من ( Corina Manea) به عنوان یک کارگزار روابط عمومی فعالیت در روابط عمومی را از بسیار سال قبل آغاز کردم این جمله را اکثرا از سوی افرادی شنیدم که در ذهن خود هیچ ایده‌ای از اینکه روابط عمومی چیست ندارند و برخی اوقات نیز از دست اندرکاران روابط عمومی. اما هرگز این موضوع را درک نکردم و هنوز هم معنای این عبارت را نمی‌فهمم.

روابط عمومی راهی سخت‌تر از ریاضیات است و با ظهور رسانه‌های اجتماعی درک ریاضیات و تحلیل برای هر کارگزار روابط عمومی و یا آنهایی که مشتاق یک شغل در این صنعت هستند یک ضرورت است. انتخاب حرفه بر مبنای آن چیزی که به آن علاقه و تمایل ندارید مطمئنا یک شروع بد است.

من می‌توانم تغییر مسیرها را در طول حرفه خود درک کنم برای اینکه رشد می‌کنیم و در مقایسه با آنچه در دانشکده بودیم چیز‌های متفاوتی را دوست داریم اما در این زمینه ایجاد تنفر کمی بیشتر است. اگر شما ریاضیات را دوست ندارید احتمال دارد علاقه‌ای هم به دوست داشتن مدیریت پروژه نداشته باشید. هرچند مدیریت پروژه لزوما دربرگیرنده ریاضیات نیست، مدیریت پروژه اشتراکات زیادی با اعداد دارد.

در این مقاله من می‌خواهم به شما نشان دهم چگونه مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا یک فرد حرفه‌ای در روابط عمومی باشید.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه مدت زمان زیادی عمدتا در مهندسی و معماری مورد استفاده قرار گرفت. اما طبق تعریف دایره المعارف ویکی پدیا شناخته شدن آن در معنای امروزی به طور رسمی از دهه 50 میلادی شروع شد و بکارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در اداره فعالیت‌ها، بمنظور رفع نیازها و انتظارات متولیان پروژه است. مدیریت پروژه دربرگیرنده همان مراحلی است که ما در روابط عمومی بکار می‌بریم شامل برنامه ریزی، سازمان‌دهی، هماهنگی، ایجاد انگیزه در تیم خود و چک کردن نتایج. زمانی که این موارد را برای روابط عمومی بکار می‌گیرید، شما توقف ناپذیر می‌شوید.

و اما دلیل آن چیست؟

به شما کمک می‌کند ایده‌های خود را بسازید

مدیریت پروژه درباره سازماندهی کردن است. هر مرحله در مدیریت پروژه هدف و معنایی دارد و شما را به سطح بعدی پروژه تان هدایت می‌کند. زمانی که آن را در روابط عمومی مورد استفاده قرار می‌دهید به شما کمک می‌کند ساختار ایده‌ها، طرح‌ها و وظایف خود را مشخص سازید. شما قادر هستید به سرعت افراد با مهارت‌های بالا را برای تیم خود شناسایی کنید تا یک برنامه کاری فعال ایجاد کرده و تهدیدهای بالقوه را برای پروژه شما پیش بینی نمایند.

حتی اگر شما مراحل را طبق آنچه نوشته شده پیش نمی‌برید، مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند نه تنها سازمان یافته‌تر شوید بلکه بدانید در هر لحظه برای هر پروژه هماهنگ در کجا ایستاده‌اید.

مدیریت پروژه درباره کار گروهی است

هنگامی که اصول مدیریت پروژه را بکار می‌بندید یاد می‌گیرید کار گروهی واقعا چه معنایی می‌دهد و چگونه هر عضوی از تیم برای رسیدن به هدف بزرگتر کمک می‌کند. مهم نیست در جایی که شما کار می‌کنید نمی‌توانید توسط خودتان به موفقیت دست یابید. مشتریان، همکاران، مدیران، شرکا همه حرفی در رابطه با موفقیت شما دارند. برای همین باید بدانید چگونه نقاط قوت و ضعف تیم خود را شناسایی کنید.

گاهی اوقات شما زمانی برای آزمودن ندارید، بنابراین باید این توانایی را داشته باشید که به سرعت تشخیص دهید چه کسی در تیم شما می‌تواند آنچه که به معنای تمرکز شما بر روی تصویر کلی و ط.لانی مدت است را انجام دهد.

اولویت بندی

احتمالا منظم و مرتب ساختن اولویت‌ها رایج‌ترین چالش پیش روی روابط عمومی‌ها است. هر چیزی در روابط عمومی مهم و فوری به نظر می‌رسد و همه آنها باید دیروز انجام می‌شدند. اما همه چیز همیشه آنگونه که به نظر می‌رسند نیستند. در مدیریت پروژه شما یاد می‌گیرید چگونه به هر وظیفه اولویت بدهید و مهمتر اینکه برای آن موعد و مهلتی مقرر سازید. شما به سرعت قادر خواهید بود آنچه مهم است را در مقابل آنچه فوری است تشخیص ‌دهید، آنچه که باید الان  بر روی آن تمرکز کنید و آنچه که می‌توانید صبر کنید و به زمان دیگر موکول کنید. 

تصویر کلی و طولانی مدت

مهمترین مزیت یادگیری مدیریت پروژه توانایی دیدن تصاویر بزرگ است. و می‌توانم بیان کنم که بیشتر اشتباهات در روابط عمومی به واسطه عدم توانایی برای دیدن و درک تصاویر بزرگ است.

یادگیری شناسایی علت پنهان شده در پشت هر پروژه یا وظیفه، به شما کمک می‌کند موارد، مراحل پیش رو و مسائل بالقوه را پیش بینی کنید. شما یاد خواهید گرفت که نقاط عطف را مشخص کنید و بر روی روش‌های رسیدن به آنها در مسابقه خود  برای هدف بزرگتر تمرکز کنید.

داشتن مهارت مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا در حرفه خود در روابط عمومی بهترین باشید، پیشگام و در جلو رقبای خود حرکت کنید و تفاوت‌هایی را خلق کنید. بعد از استفاده هر روز و مداوم از مدیریت پروژه من می‌توانم استدلال کنم که برای شما تبدیل به یک حالت ذهنی می‌شود. بنابراین هر چیزی انجام می‌دهید به آن به عنوان یک پروژه با وظایف کوچک، نقطه عطف، مهلت و نتیجه نهایی می‌نگرید.

منبع:کاوشگران روابط عمومی

 

روابط عمومی اخلاق گرا، مسئولیت پذیر است

«اخلاق» مفهومی است که در دوران جدید، بیش از هر زمانی راهنما و پیشران امور، فعالیت ها و حرفه هاست. زیرا در هم در حوزه ارتباطات اجتماعی و هم در حوزه تجارب، رعایت اصول اخلاقی به ایجاد و تقویت اعتماد و همدلی، مخاطب(شهروندان و مشتریان) با یک فرد، برند یا شرکت می انجامد. اخلاق در برخی رشته ها و حرفه ها از جمله روابط عمومی چنان عجین شده که بدون آن فعالیت و برنامه ارتباطی و اطلاع سانی اش چه در درون سازمان و چه در بیرون سازمان موفق نخواهد شد. معیارها وکدهای اخلاقی روابط عمومی متعدد هستند که از جمله موارد مهم آن صداقت، شفافیت و پاسخگویی و مسئولیت پذیری در فعالیت ها، تصمیم ها و عملکرد ونظایر آن است.شاید بتوان مسئولیت پذیری به ویژه احساس مسئولیت اجتماعی یک مدیر، کارشناس و کارگزار روابط عمومی را مهمترین مولفه اخلاق مداری آن دانست. زیرا در مسئولیت پذیری اجتماعی، تمام مفاهیم دیگر همچون صداقت، شفافیت و پاسخگویی نیز مستتر است. سازمان های مسئولیت پذیر، مدیران روابط عمومی حرفه ای، متخصص و با تجربه دارند.  زیرا مدیر روابط عمومی در نقش مشاور امین سازمانف مدارم در حال رصد و پایش تصمیم ها و سیاست ها و برنامه ها وعملکرد سازمان و مدیران است و آنها را در معرض و محک داوری افکار عمومی می گذارد و بازخورد تصمیم ها و برنامه ها را به مدیران ارشد گوشزد می کند تا آنها در برابر محیط خود مسئولانه و اخلاقی عمل کنند. چنین مدیرانی به اهمیت جایگاه برند و خوشنام وشهرت و محبوبیت واقعی سازمان شان در میان افکار عمومی آگاه هستند و با آینده نگری به بازنگری در سیاست های اشتباه و اصلاح برنامه ها و استراتژی ها همت می گمارند.مدیران مسئولیت پذیر اخلاق گرا، خود را در برابر افکار عمومی پاسخگو می دانند و به این امر واقف هستند که مالک واقعی سازمان ها مردم و مخاطبانشان هستند و انها به نمایندگی از مردم و شهروندان در حال تصمیم گیری و ارائه خدمات و عرضه محصولات هستند. لذا مسئولانه تصمیم می گیرند،  مسئولانه برنامه ای را تدوین می کنند، مسئولانه برحسن اجرای آن نظارت می کنند، زیرا آنها خود را در برابر شهروندان و مخاطباشان مسئول می دانند.روابط عمومیِ مسئولیت پذیرِ شفاف و اخلاق گرا، براین باورست که  مردم باید در جریان تمام تصمیم ها و عملکردها باشند، زیرا روابط عمومی خود را تنها امانت دار اطلاعات می داند نه مالک آن. در حال حاضر اساسی‌ترین تنگنا در نظام روابط عمومی کشور، فقدان تعریف صحیح از مسئولیت پذیری و پاسخگویی است. فقدان این تعریف موجب عبور و زیرپاگذاشتن ارزش ها و کدهای اخلاق حرفه ای شده است. روابط عمومی هایی که تنها مدافع یک جانبه سازمان هستند و با تمام  امکانات از سیاست ها و برنامه های بعضا اشتباه سازمان دفاع می کنند، چند سوال مهم از خود می پرسند که «جایگاه اخلاق حرفه ای و مسئولیت اجتماعی کجاست؟، آیا می توان در دنیای رسانه های اجتماعی باز هم سیاست پنهان سازی و دست کاری  ارتباطات و اطلاعات را ادامه داد؟ آیا چنین رویه ای به گریز بیشتر مخاطبان و کاهش و فروپاشی سرمایه اجتماعی سازمان منجر نمی شود؟»

به نظر می رسد که پاسخ تمام این سوالات مهم در این نکته نهفته است که چقدر مدیران ارشد سازمان ها و مدیران روابط عمومی به اخلاق حرفه ای  و مسئولیت اجتماعی خود آگاه هستند و به حکمرانی شهروندان بر سازمان ها در دنیای جدید واقف هستند.

اخلاق روابط عمومی

همان گونه که مایکل ونیکلمن گفته است، امروزه دست اندرکاران و مدرسان روابط عمومی به شدت درگیر بحث های مربوط به نقش اخلاق در قلمرو حرفه روابط عمومی و ابزارهایی هستند که بتوان از طریق آنها اخلاق را به دانش پژوهان و دست اندرکاران روابط عمومی آموزش داد. به اعتقاد وینکلمن دلیل افزایش دل مشغولی های مربوط به مسایل اخلاقی در قلمرو روابط عمومی را می توان در واکنش این حرفه نسبت به رویدادهای دهه 1980 از جمله آموزش های گسترده در زمینه روابط عمومی و فعالیت های پنهانی سیاست خارجی دولت، پیدا کرد. علت دیگر رواج بحث های اخلاقی، پی بردن شرکت های بزرگ به این واقعیت است که باید توجه بیشتری به خواست های اجتماعی و انتظارات ذینفعان نشان دهند. درک این واقعیت ها سبب شده است تا همزمان با توجه به اخلاق نظری، اخلاق کاربردی نیز مورد توجه قرار گیرد.

وینکلمن معتقد است که اخلاق برای روابط عمومی جنبه حیاتی دارد، چون علاوه بر حرفه روابط عمومی شرکت هایی که روابط عمومی ها برای آنها کار می کنند از اخلاق سود خواهند برد. افزون بر این، شواهد تجربی نشان می دهد که دست اندرکاران حرفه روابط عمومی که تصمیم گیری ها و توصیه های آنان به مدیران بر شالوده اصول اخلاقی و مسولیت اجتماعی استوار است از امکان بیشتری برای ایفای نقش گسترده تر در تصمیم گیری ها و فعالیت مدیریت برخوردارند. چنین توجه به مسئله اخلاق در روابط عمومی سبب شده است تا بحث های داغی بین هواداران و مخالفان نظام نامه اخلاقی جهان شمول پدید آید. بسیاری از نویسندگان با وجود اختلاف نظرهایی که با یکدیگر دارند در این زمینه گسترش مشارکت دست اندرکاران حرفه روابط عمومی در فعالیت های مدیریت، تحول و رشد روابط عمومی را به عنوان یک حرفه میسر می سازد. اخلاق و مسولیت اجتماعی در ضمن از آن جهت در مبحث روابط عمومی از اهمیت حیاتی برخوردارند که روابط عمومی ارتباط میان شرکت و انبوهی از کسانی را که با آن در ارتباط هستند از جمله جامعه به معنی عام آن، سهولت می بخشد.

به اعتقاد پرت از تمام پژوهش های تجربی در زمینه اخلاق حرفه ای سه نکته مهم می توان دریافت.

اول، در تمام این پژوهش ها بر این نکته تاکید می شود که اخلاق مسئله مهمی برای دست اندرکاران حرفه روابط عمومی به شمار می رود.

دوم، دست اندرکاران حرفه روابط عمومی نمی توانند نسبت به ارزیابی عمومی(و مجموع دست اندرکاران این حرفه) از اخلاق حرفه ای خود و نیاز مداوم مدیریت برای برقراری اخلاق در محیط کار، بی تفاوت باشند.

سوم، پژوهش های به عمل آمده نشان می دهد که دست اندرکاران پیش کسوت در حرفه روابط عمومی می توانند در تدوین اخلاق سازمانی مفید واقع شوند.

با وجود این، دونالد ک. رایت در یک تحلیل متقاعدکننده چنین استدلال می کند که دست اندرکاران حرفه روابط عمومی در اصل بر اساس یک حس اخلاقی شخصی و برای آن که از سوی کسانی که با آنها در ارتباطند محترم شمرده شوند، رفتار اخلاقی از خود بروز می دهند نه بر اساس یک رشته رهنمودهای مبهم و کلیشه ای در زمینه اخلاق.

شاید دلیل دشوار بودن بررسی عملی مسئله اخلاق در قلمرو روابط عمومی، اندک بودن تعداد پژوهش های تجربی و نظری در زمینه اخلاق روابط عمومی باشد. این نکته شگفت آور است چون 70 درصد مدرسان شرکت کننده در کنفرانس "ا.ئی.جی.ام.سی" اعلام کردند که اخلاق از جمله جنبه های مهم درس هایی است که آنها آموزش می دهند. همچنین اعضای "پی. آر. اس. آ" در پاسخ به یک پرسشنامه اعلام کردند موازین و معیارهای حرفه ای مهم ترین نکته ای است که اعضا از آن بهره مند می شوند.

بسیار از مدرسان از دست اندرکاران روابط عمومی می خواهند که موازین اخلاقی حهان شمولی برای این حرفه تدوین کنند. توجه به مسئله موازین اخلاقی جهان شمول، از شماره ویژه بهار 1993 نشریه "پابلیک ریلیشن ریویو" که تماماً به موضوع اخلاق اختصاص داشت، مشهود است. بی تردید، تدوین موازینی که بتواند دقیقاُ به تمامی مسایل اخلاقی دشوار پاسخ دهد کار دشواری است. احتمالاً به همین جهت برخی از نویسندگان در بررسی این موضوع از ترسیم خطوط دقیق در بین اجزاء تشکیل دهنده موازین اخلاقی، خودداری ورزیده اند. با وجود این کسانی همچون هانت و تیرپاک چارچوب خاصی را برای تدوین موازین اخلاقی و راهبرد اجرایی آن پیشنهاد کرده اند.

کروکه برگ بر این باور است که افزایش تجارت جهانی تدوین نظام نامه بین المللی (جهان شمول) اخلاقی را برای کسانی که با یکدیگر مراوده دارند، ضرورت بخشیده است. یکی از منافع چشمگیر ارتقاء مسولیت پذیری اجتماعی و تصمیم گیری اخلاقی در بین دست اندرکاران روابط عمومی آن است که این امور به تقویت اعتبار و افزایش مشارکت آنان در تصمیم گیری های مدیریت منجر می شود. وی در تشریح عملکرد شرکت های بزرگ فراملی می گوید این شرکت ها برای کشورهای جهان سوم، چهار منفعت اجتماعی به همراه دارند: توسعه منابع انسانی از طریق اشتغال، آموزش و بومی سازی، تقویت شالوده دانش از طریق پژوهش، توسعه و انتقال فن آوری، بالا بردن سطح زندگی از طریق تولید ثروت، تشویق صنایع محلی و عرضه کالاهای مصرفی و بالا بردن کیفیت زندگی از طریق کمک به برنامه هایی که استانداردهای بهداشت، مسکن، تغذیه و آموزش و پرورش را بالا می برند.

با توجه به این واقعیت که شرکت های بزرگ چند ملیتی قادرند چنین خدماتی را به کشورهای جهان سوم ارایه دهند، این شرکت ها در واقع به یک وظیفه اجتماعی عمل می کنند. کروکه برگ در عین حال می گوید بسیاری از شرکت های بزرگ با انتقادهایی در زمینه سوء استفاده های مالی، فساد، نادیده گرفتن مصالح مصرف کنندگان، به خطر انداختن محیط زیست و سلامت انسان ها و مسایل سیاسی و بشردوستانه، روبه رو شده اند.

کروکه برگ معتقد است با تدوین موازین و نظام نامه اخلاقی می توان به تلاش های جاری در جهت برطرف ساختن معماهای ذاتی اخلاقی (چهار نوع انتقادی که از شرکت های بزرگ به عمل می آیند)و معماها و مسایلی که به وجود آمده یا امکان بروز آن ها وجود دارد، نظم و سامان بخشید. بسیاری از موازین اخلاقی موجود، مسولیت خاص شرکت های بزرگ بین المللی را در بر نمی گیرند با وجود این، علیرغم ضعف موازین اخلاقی موجود، این موازین نقش های ارزشمندی ایفا می کنند چرا که:

1- رهنمودهای لازم را در اختیار دست اندرکاران حرفه روابط عمومی قرار می دهند،
2- مشخص می سازند که مشتریان و ناظران می توانند چه انتظاری از دست اندرکاران روابط عمومی داشته باشند،
3- مواردی را که می توان تخلف تلقی کرد مشخص می سازند.
4- مواردی را که می توان از طریق آنها به اتهامات عنوان شده پاسخ داد مشخص می سازند.

موازین اخلاقی جدید می باید تحت نظارت دست اندرکاران حفه ای روابط عمومی شرکت های بزرگ چند ملیتی تدوین شوند اما دیگر دست اندرکاران حرفه روابط عمومی نیز باید در این امر دخیل باشند.

هانت و تیر پاک به تبیین دیدگاه های کروکه برگ پرداخته و اعلام کرده اند حرفه روابط عمومی به تدوین یک رشته موازین جهان شمول اخلاقی نیاز دارد. آنها در عین حال یک چارچوب عملی برای تدوین موازین اخلاقی ارایه داده و راهبرد اجرای آنرا نیز مشخص ساخته اند.

هانت و تیرپاک بر این عقیده اند که نظام نامه جهان شمول اخلاقی باید به حرفه های مرتبط با ارتباطات نیز تسری داده شود و روابط عمومی و روزنامه نگاری در کنار یکدیگر قرار بگیرند، اما نظام نامه تدوین شده باید بتواند نیازهای هر یک از حرفه های وابسته را تامین کند. هدف روزنامه نگاری در اعلب موارد جنبه عینی دارد، در حالی که هدف روابط عمومی اغلب جانبداری است. از این منظر، نقش دست اندرکاران حرفه روابط عمومی، دارای ماهیتی مشابه با وکلای مدافع است. به هر حال، چنین به نظر می رسد که تمام نظام نامه های اخلاقی در اصول و ارزش های مشابهی ریشه دارند. آنها معتقدند که یک نظام اخلاقی عملی باید با مسایلی که در اولویت قرار دارند از جمله جلب اعتماد مردم و به دست آوردن اتفاق نظر (و نه وضعیت های خاص ارتباطی) برخورد کند. اگر چه هیچ نظام نامه ای نمی تواند پاسخگوی تمام شرایط احتمالی باشد.

کروکه برگ، انتقادی را که معتقدان به نسبت به تدوین نظام نامه جهان شمول اخلاقی به عمل می آورند، بی اساس می داند. پیروان این مکتب در انتقاد از نظام نامه جهان شمول اخلاقی به رهنمودهای آسونسیون – لنده استناد می کنند که می گویند برای ایجاد تمایز بین آنچه جهان شمول است و آنچه که ویژگی های متمایز فرهنگ های مختلف به شمار می روند، نیاز به سیاهه برداری است. این سیاهه برداری از نظام نامه های جهان شمول اخلاقی، شامل موازین حاکم بر رفتارهای صحیح فرهنگی در روابط بین فردی خواهد بود، قواعدی که به برقراری نظم و تقویت هماهنگی اجتماعی و وحدت کمک می کنند و به روابط میان انسان ها در دنیایی که به سرعت دستخوش تحول است ثبات و قوام می بخشند.

اگر روابط عمومی فعالیت خود را بر اساس اصول راهبری مدیریت، مسولیت در قبال مردم و الگوی متقارن دو سویه که از عناصر مهم نظام ارتباطات جهانی شده به شمار می رود، انجام دهد ارتباطات متقارن را سهولت خواهد بخشید.

 

ارتباطات سازمانی موثر در مدیریت :

 

در سازمان‏های معاصر، نظریه‏ پردازان و مدیران کارکشته، از سال‏ها پیش به این حقیقت دست یافته‏ اند که ارتباط موثر عامل دستیابی آنان به اهداف سازمانی، بالا رفتن تراز بهره ‏وری و رضامندی کارکنان و ذینفع‏ های راهبردی است. هر یک از موارد فوق می‏تواند به ‏راحتی سازمانی را به اوج رسانده و یا آن را به حضیض سوق دهد، و ارتباطات موثر موجب و موجد آنها است. این توجه به‏ ویژه در آغاز هزاره سوم میلادی شدت بیشتری یافته و مدیران را بر آن داشته است که با دقت و وسواس بیشتری به آنها بپردازند. چه که دریافته‏ اند به اندک قصوری سازمان کار آمد آنها به سازمانی ناکارآمد و مخذول بدل خواهد شد. چگونه می‏توان ارتباطات موثر و بهینه را در سازمان بکار گرفت؟ چگونه می‏توان فضای کاری مناسبی بین کارکنان با خواسته‏ ها و نیازهای گوناگون و با زمینه‏های فکری، تربیتی و نگرشی مختلف به‏ وجود آورد؟ چگونه می‏توان با هزینه‏ای اندک رضایتی فراوان در کارکنان، سهامداران، عرضه‏ کنندگان و مشتریان و ارباب رجوع به‏وجود آورد؟ پاسخ به این سئولات و صدها سئوال دیگری که می‏توان مطرح کرد در یک عبارت است و آن: «ارتباطات سازمانی موثر» می‏باشد. این مقاله بر آن است که به نظریه‏ ها و مفاهیم اساسی ارتباطات سازمانی پرداخته و قواعد و قوانینی جهان‏شمول حاکم بر آنهارا بیابد و به‏ گونه‏ای خودگرایانه روابط سازمانی مستتر در نظام سازمانی هزاره سوم را که مبتنی بر جریان آزاد و روان اطلاعات و ساز و کارهای رقابتی چشمگیر است تدوین و تبیین نماید. وجود سازمان وابسته به ارتباطات است و هر مديري معمولاً بيشتر وقت خودش را صرف برقرار كردن ارتباطات مي كند براي ايجاد هماهنگي بين عناصر مادي و انساني سازمان به صورت يك شبكه كار موثر و كارآمد ، برقراري ارتباطات مطلوب ضروري است ، زيرا وقتي ارتباطات برقرار نشود ، فعاليت سازمان متوقف مي شود و در واقع مي توان گفت كه مديريت كارساز به برقراري ارتباط موثر بستگي دارد .

تعريف ارتباطات :

در كتاب سازمان از تئوري تا عمل نوشته دكتر ايران نژاد پاريزي و دكتر پرويز ساسان گوهر ، ارتباطات

اين گونه تعريف شده است (( ارتباطات عبارت است از فرآيند ارسال اطلاعات از طريق يك شخص به

شخص ديگر و درك آن توسط شخص گيرنده )) يعني انتقال و سهيم شدن در انديشه ها ، عقايد و واقعيت ها به گونه اي كه گيرنده آنها را دريافت و درك كند .


در كتاب رهبري و كنترل نوشته جيمز استونر ارتباطات اين گونه تعريف شده است :

ارتباطات فرآيندي است كه بدان وسيله افراد درصدد بر مي آيند در سايه مبادله پيامهاي نمادين به مفاهيم مشترك دست یابند .


اهميت ارتباطات در مديريت

اهداف آموزشي

1- تعيين اركان ارتباطات در مديريت

2- تعيين شيوه هاي مختلف ارتباطات در مديريت

3- تعيين مزايا و معايب هر يك از شيوه هاي مختلف ارتباطات

4- تعيين جريان ارتباطات در سازمان

5- تعيين شيوه هاي بهبود ارتباطات سازماني

6- تعيين شيوه ارتباطات موثر در گروهها و سازمان



اهميت و هدف ارتباطات

ارتباطات موثر به دو دليل براي مديران حائز اهميت است ، اولاً ارتباطات فرآيندي است كه مديران با

استفاده از آن وظايف برنامه ريزي ، سازماندهي ، رهبري ، هماهنگي و كنترل را به انجام مي رسانند .

ثانياً ارتباطات فعاليتي است كه مديران قسمت اعظم وقت خود را به آن تخصيص مي دهند . ارتباطات نه

تنها وظيفه مدير را تسهيل مي كند ، بلكه وسيله اي است كه سازمان را با محيط خارج مربوط مي سازد ،

به عبارت ديگر بايد گفت كه از طري ارتباطات هر سازماني به صورت سيستم باز در مي آيد و با محيط

خارج ارتباط برقرار مي كند .

ارتباطات را به عنوان خوني به حساب مي اورند كه در رگ حيات سازمان جريان دارد و نبودن ارتباطات

باعث بروز اختلال در قلب سازمان خواهد شد .

خلاصه اينكه بدون ارتباطات موثر انجام وظايف سازمان و ادامه حيات آن امكان پذير نخواهد بود .

(( هنري مينتز برگ )) عامل ارتباطات را به عنوان يكي از مهمترين عوامل در ايفاي نقش مديران

بيان مي كند .

با استقرار مجاري ارتباطات صحيح بين رئيس و مرئوس 5 هدف ذيل تحقق مي يابد :

1- رهنمود هاي مشخصي براي انجام موفقيت وظايف به مرئوسان داده مي شود .

2- مرئوسان از عمليات و رويه هاي سازماني مطلع مي شوند .

3- به كاركنان آموزش داده مي شود كه چرا شغل آنان در مجموعه سازمان از اهميت ويژه اي برخوردار است .

4- زير دستان در مورد عمل كرد و اين كه كارشان را چگونه انجام مي دهند و چطور مي

توانند پيشرفت حاصل كنند ، بازخورد لازم را به دست مي آورند .

5- اطلاعات لازم به منظور وقوف بر هدفهاي سازماني در اختيار مرئوسان قرار مي گيرد .

از آنچه گذشت چنين استنباط مي شود كه تمام وظايفي كه مدير انجام مي دهد ، به ارتباطات موثر بستگي دارد .


جريان ارتباطات در سازمان :

الف) ارتباط عمومي

ب) ارتباط افقي

ج) ارتباط مورب

ارتباط در سطح عمودي

ارتباط در سطح عمودي شامل زنجيره فرماندهي مي شود كه در سازمان مسير عمودي(بالاو پايين ) مي

پيمايد . هدف ارتباطات رو به پايين اين است كه درباره هدفها و سياستهاي سازمان ، اطلاعات لازم به

اعضا ء داده شود در حاليكه نقش اصلي ارتباطاتي كه مسير روبه بالا مي پيمايد اين است كه اطلاعاتي را درباره سطوح پايين تر سازمان به مقامات بالاتر سازمان مي رسانند .

دو پژوهشگر به نامهاي پوتر و رابرتز( Porter and Roberts ) درباره اهميت ارتباطات عمودي

در سازمان يك تحقيق انجام داده اند و به اين نتيجه رسيدند كه دو سوم ارتباطات مديران با سرپرستان و زير دستان برقرار مي شود .

ارتباطات در سطح افقي

معمولاً شبكه ارتباطي افقي داراي الگويي از جريان كارها يا امور در يك سازمان است كه بين اعضاي يك

گروه ، بين گروه و گروه ديگر ، بين اعضاي دواير مختلف و بين نيروهاي صف و ستاد برقرار مي گردد .

هدف اصلي از ارتباطات در سطح افقي اين است كه براي ايجاد هماهنگي و حل مسائل يك كانال مستقيم در

سازمان بوجود آيد .

ارتباطات مورب

ارتباطات مورب هنگامي صورت مي گيرد كه افراد در سطوح مختلف كه رابطه گزارش دهي مستقيم ندارند

با يكديگر مراوده برقرار كنند .

شبكه هاي ارتباطي در درون سازمان

شبكه ارتباطات : انگاره يا قالبي براي تماس ميان مراكز تصميم گيري به شمار مي رود .

شبكه هاي ارتباطي را به طور كمي به دو دسته تقسيم بندي مي نمايند .
 الف ) متمركز ب ) غيرمتمركز

شبكه ارتباطي متمركز شامل ارتباطي Y و شبكه ارتباطي ستاره اي.
و همچنين
شبكه ارتباطي غيرمتمركز شامل شبكه ارتباطي زنجيره اي و شبكه ارتباط دايره اي است .

شبكه ارتباطي غيرمتمركز براي وظايف پيچيده و شبكه ارتباطي متمركز براي وظايف ساده و دقيق مناسب هستند . ميزان رضايت در شبكه ها به ترتيب در شبكه دايره اي ، زنجيره اي ، Y و ستاره اي كاهش مي يابد . به عبارت ديگر ميزان رضايت در شبكه زنجيره اي بيشتر از شبكه Y و ميزان رضايت در شبكه Y بيشتر از شبكه ارتباطي ستاه اي است .
انواع ارتباطات

الف ) ارتباط كتبي ب ) ارتباط شفاهي

هركدام از اين ارتباطات داراي مزايا و معايبي است كه به توضيح آنها مي پردازيم :

الف : مزاياي ارتباطات كتبي

1- ارتباطات كتبي شواهدي از رويدادها ، اقدامات و روند عمليات به دست مي دهد .

2- سوابق مدون و مكتوبي براي مراجعات بعدي به وجود مي آورد .

3- امكان سوء تفاهم و تفسير و تعبير غلط را كاهش مي دهد .

ب ) معايب ارتباطات كتبي

1- وقت زيادي صرف شود .

2- براي اطمينان از اينكه گيرنده پيام را درست درك كرده است ، باز خورد وجود ندارد .

3- مطالب مكتوب قبل از فراسيدن زمان مناسب براي ابزارشان ممكن است افشا شوند و در
نتيجه كارآمدي خود را از دست بدهند .

4- به واسطه ارتباطات كتبي روابط افراد بيشتر جنبه رسمي پيدا مي كند .

مزاياي ارتباطات شفاهي

1- ارتباط شفاهي ساده و مستقيم است . وقت كمتري مي گيرد و از حيث هزينه ارزانتر تمام مي

شود .

2- از تاخير و كاغذ بازي جلوگيري مي كند .

3- محبت و رفاقت در سازمان به وجود مي اورد به واسطه تماسهاي شخصي موجب پديد آمدن

احساس تعلق مي شود .

4- به وسيله ارتباطات شفاهي هرگونه سوء تفاهم و برداشت نادرست برطرف مي شود .

معايب ارتباطات شفاهي

1- از ارتباطات شفاهي هيچ گونه سابقه اي برجا نمي ماند .

2- ارتباطات شفاهي در جريان عبور از سلسله مراتب سازماني تحريف مي شود .

3- وقتي كه فاصله جغرافيايي زياد باشد ، ارتباطات شفاهي نمي تواند به طور موثر انتقال يابد .

4- گيرنده پيام ممكن است پيام را بر مبناي برداشت خودش تفسير كند و نه براساس قصد

پيام دهنده .

5- درباره پاسخهاي فوري نمي توان به دقت انديشيد و تامل كرد .

6- شيوه سخن گفتن ، تون صدا و حركات صورت ممكن است كم و بيش معناي متفاوتي را

به گيرنده پيام القا كند .

موانع ارتباطات

1- فقدان برنامه ريزي در ارتباطات

2- موانع مربوط به پارازيت .

الف )زمان نامناسب ب ) مجاري نامناسب ج ) اطلاعات غيرمافي يا نامناسب

د ) مزاحمتهاي فيزيكي ه ) ساخت سازماني و ) زيادي حجم اطلاعات

منبع اینترنتی

راهكارهاي تقويت و توسعه مهارت‌هاي ارتباطي در مديران، مهارت‌هاي ارتباط شنيداري

حتماً شما هم تجربه كرده‌ايد كه گاهي قادر هستيد مطلب خاصي را با يكي از كاركنانتان در ميان بگذاريد، حال آن كه وقتي همان مطلب را براي يكي ديگر از كاركنان مطرح مي‌كنيد، احساس مي‌کنيد نمي‌توانيد به صراحت و روشني مطلب را براي وي شرح دهيد! علت اين امر به فعل و انفعالات ارتباطي بر مي‌گردد كه بين شما و طرف مقابل برقرار مي‌شود. ارتباطات مجموعه‌اي از مهارتها است اما مهم‌ترين مهارت، درك نقطه ‌نظرات طرف مقابل و تفهيم نقطه ‌نظرات خود مي‌باشد. براي اين كه به درستي ديگران را درك كنيم به مهارتهاي متعدد، از جمله مهارت گوش كردن نياز است. تحقيقات نشان مي‌دهد نزديك به 60 درصد از سوء تفاهمها و اختلافات در محيط كار و خانه ناشي از خوب گوش نكردن است. سرسري شنيدن موجب مي‌شود بيش از نيمي از پيام، نشنيده باقي‌مانده و از دست برود.

به اين مطلب توجه كنيد که در حالت عادي، گوش كردن بيش از هر فعاليت ديگر، اوقات بيداري ما را به خود اختصاص مي‌دهد. مطالعه بر روي افراد شاغل در فعاليتهاي مختلف نشان داده است كه 70 درصد اوقات بيداري افراد به برقراري ارتباط مي‌گذرد. سهم هر يك از انواع ارتباط به شرح زير است:

•  نوشتن: 9 درصد
•  مطالعه: 16 درصد
• صحبت کردن: 30 درصد
• گوش کردن: 45 درصد

اما با اين وجود، متاسفانه فقط عده معدودي از افراد شنونده خوبي به شمار مي‌روند. با اين وصف، گوش كردن يك مهارت اساسي و يك مسئوليت مديران است. در اين مقاله پس از شناخت مهارتهاي شنيداري، بعضي از اصول و مباني تقويت مهارتهاي ارتباطي شنيداري ارائه مي‌شود.

2- نتايج ناتواني مديران دربرقراري ارتباط چيست؟

عواقب ناشي از ناتواني در برقراري ارتباط براي ما، كاركنان و سازمان چه پيامد‌هايي دارد؟

مهم‌ترين پيامد‌ها عبارتند از:

• از دست دادن كار
• عدم ايجاد جو تفاهم در سازمان
• بي‌علاقگي كاركنان به سازمان
• كاهش شور و اشتياق كاري در كاركنان
• افزايش خطا و اشتباه در امور سازمان
• كاهش اعتماد به نفس در كاركنان
• گسترش خصومت و شكست
• افزايش تعداد كاركنان افسرده، غمگين و ناراضي
• كاهش خلاقيت
• تضعيف روحيه فعاليت گروهي
• تغيير دادن پي‌درپي كاركنان
• عدم حضور به موقع كاركنان در محل كار

3- گفتگوي هدفمند، رمز موفقيت مديران است.

مديران از جمله افرادي هستند كه صبح تا شام در محيط كار و بيرون از آن پيوسته در حال گوش دادن هستند. همه كاركنان، ارباب رجوع، مسئولان مافوق، مردم و ... با آنان صحبت مي‌كنند و اين مديران هستند كه بايد گوششان فعال باشد و دائماً گوش كنند. تجارب نشان داده است كه بخش مهمي از مشكلات و ناكامي‌هاي مديران ضعيف و يا شكست‌ خورده به اين نكته بر مي‌گردد كه آنان شنونده دقيق نبوده‌اند. اين در حالي است كه منشا و سرچشمه بسياري از مشكلات ارتباطي، عدم مهارت در درك صحبتها و پيامهاي گوينده است. مفهوم مهارتهاي ارتباطي شنيداري (گوش دادن) اين نيست كه در هنگام گوش دادن به صحبتهاي يك فرد، صرفاً گاه‌گاهي سر تكان دهيم و با ذكر كلمه‌ها و عباراتي مانند: صحيح، آهان، كه اين‌طور، عجب و ... وانمود كنيم كه به صحبتهاي او گوش مي‌كنيم.

در فرايند ارتباط مستقيم بين ما و مخاطب براي برقراري ارتباط، واسطه‌اي وجود ندارد و درك پيام حائز اهميت است. اين امر هنگامي تحقق خواهد يافت كه پيام گوينده را دقيقاً و بي‌ كم و كاست بشنويم. در غير اين صورت، محتواي پيام و هدف گوينده را درك نخواهيم كرد و ارتباط موثر و هدفمند بين ما برقرار نخواهد شد. اگر تمام حواس خود را بر روي صحبتهاي گوينده متمركز نكنيم بسياري از اطلاعات ارزنده را نمي‌شنويم، در نتيجه پاسخ درستي ارائه نخواهيم كرد.

4- لزوم تمرکز حواس مديران در هنگام گوش دادن

در هنگام گوش دادن به صحبتهاي گوينده، مي‌بايست همه حواس خود را بر روي شنيده‌ها متمركز كنيم. بنابراين ضروري است كه مهارتهاي شنيداري را در خود تقويت نماييم. براي اين كه موفق شويم تواناييهاي خود را براي تمركز دادن حواس به سخنان گوينده تقويت كنيم، مي‌توانيم از رهنمود‌هاي زير استفاده نماييم:

4-1- ايجاد فضاي مناسب

محيط گفتگو بايد عاري از هر گونه سر و صدا، رفت و آمد‌هاي پي‌درپي و موانعي از اين قبيل باشد. دفتر بعضي از مديران، بسيار پر سر و صدا و پر رفت و آمد است، طبيعي است كه آنان هرگز موفق نخواهند شد حواس خود را براي گوش دادن به ارباب رجوع و همكاران متقاضي متمركز كنند.

4-2- حضور جسماني

حضور جسماني يعني اين كه در هنگام گوش دادن به صحبتهاي فرد مقابل از لحاظ فيزيك جسماني، آمادگي شنيدن داشته باشيم. طرز مناسب نشستن، وجود ارتباط چشمي، تكان دادن سر، تغييرات چهره در زمان شنيدن سخنان ديگران موجب مي‌شود كه صحبتهاي مخاطب را مركز توجه قرار دهيم.

4-3- حضور ذهني

حضور ذهني يعني اين كه در هنگام گوش دادن به صحبتهاي فرد مقابل، تمام هوش و حواسمان متوجه شنيدن باشد. اگر فكر ديگري در سر داريم، بايد تلاش كنيم آن را همزمان با شروع سخن گفتن گوينده در ذهن خود علامت‌گذاري كنيم، آنگاه رشته كلام گوينده را پيگيري نماييم و در صورت لزوم، از مطالب يادداشت‌برداري كنيم تا بتوانيم اطلاعات را در ذهن خود نگهداريم.

4-4- عجله نكردن در نتيجه‌گيري

براي پاسخ دادن يا رشته كلام را در دست گرفتن، صحبتهاي گوينده را پايان‌‌يافته تلقي نكنيم. اگر از درستي آنچه درك كرده‌ايم اطمينان نداريم، نتيجه‌گيري و استنباط خود از صحبتهاي گوينده را مورد تجديد‌ نظر و كنترل قرار دهيم. به علاوه اين ‌كار باعث مي‌شود به گوينده نشان دهيم براي آنچه وي مي‌گويد، اهميت قائليم. هرگز تصور نكنيم، اگر وقفه‌اي در صحبت ‌كردن گوينده پيش آمد، نوبت پاسخ ما فرا رسيده است.

مهم‌ترين كار براي خوب درك كردن صحبتها و پيامهاي ديگران، تمركز بر روي سخنان آنان است. براي تحقق اين امر نياز به ايجاد شرايط زير است:

• براي فرد گوينده فرصتي قائل شويم تا مطالب خود را كاملاً بيان كند.
• بدون آن كه حرف او را قطع كنيم، اجازه دهيم صحبتهايش را تمام كند. 
• با حالات و حركتهاي خود، نشان دهيم كه به صحبتهاي وي توجه داريم. 
• رفتار و واكنش مناسبي در مقابل صحبتهاي فرد گوينده نشان دهيم. 
• آنچه را گفته مي‌شود، به خاطر بسپاريم. 
• رشته كلام را از دست ندهيم. 
• تلاش كنيم از اصل موضوع بحث، منحرف نشويم.

5- شيوه‌هاي گوش دادن کدامند؟

توجه داشته باشيم که دقيق شنيدن، يك مهارت اكتسابي است. همه ما مستمراً در حال گفت و شنود هستيم. گفت و شنود شايد مهم‌ترين روش ارتباطات انساني باشد. در همين راستا، هر فرد داراي سبك و روش خاص خود مي‌باشد. در واقع افراد به شيوه‌هاي متفاوتي سخن مي‌گويند و به سخنان ديگران گوش فرامي‌دهند. بيشتر روشهاي شنيداري يعني شيوه گوش دادن به صحبتهاي ديگران را كه از سوي مردم مورد عمل قرار مي‌گيرند، مي‌توان به چهار شيوه اصلي تقسيم‌بندي كرد. نام و خصوصيات اين چهار روش به شرح زير است:

5-1- ناقص شنيدن

در اين شيوه:

• در هنگام گوش دادن، توجه‌مان را به افكار و ذهنيات خود معطوف مي‌كنيم!
• در اين شيوه، آن بخش از مطالب را كه نمي‌خواهيم بشنويم، حذف و غربال مي‌كنيم!
• گوينده از حركات و حالات ما پي مي‌برد كه توجهي به صحبتهاي او نداريم و در نتيجه دلسرد ‌شود!
• نصفه و نيمه شنيدن صحبتها، ارزش سخن و صاحب سخن را كاهش مي‌دهد!

5-2- بي‌تفاوت شنيدن

در اين شيوه:

• بدون هيچ ‌گونه حركت، حالت يا واكنشي سر جايمان ميخ‌كوب مي‌نشينيم و سخنان فرد را گوش مي‌دهيم.
• طرف مقابل متوجه سردي و بي‌‌تفاوتي ما مي‌شود.
• بي‌تفاوتي ما را از خود سر باز كردن تلقي مي‌‌كند.
• به زودي از ادامه سخن گفتن و صحبت باز مي‌ماند.
• اين شيوه شنيدن، تنها براي تماشاي فيلم مناسب است.

5-3- شنيدن توام با تصديق

در اين شيوه:

• شش دانگ حواسمان را به سخنان گوينده معطوف مي‌كنيم.
• به هنگام شنيدن سخنان، با حركت سر و گفتن كلمات و عبارات كوتاه بر سخنان گوينده صحه مي‌گذاريم.
• در صورت اجراي دقيق موارد فوق، مي‌توانيم تقريباً ميزان اطلاعاتي را كه از افراد مقابل دريافت مي‌كنيم، به دو برابر برسانيم زيرا علاقه از چهره ما آشكار مي‌شود و گوينده تشويق به صحبت مي‌گردد.

5-4- دقيق شنيدن

در اين شيوه:

• اطلاعات بيشتري مبادله مي‌شود.
• تفاهم متقابل است.
• جريان گفت و شنود را به رويكردي دو جانبه يا گروهي تبديل مي‌كند.

6- اصول دقيق شنيدن کدامند؟

ما هر روز به گونه‌هاي مختلف با كاركنان تحت سرپرستي، همكاران و مردم در ارتباط هستيم تا انديشه‌ها، اطلاعات و تمايلات خود را با يكديگر مبادله كنيم. ميزان علاقه و احترام خود را نشان مي‌دهيم، رنج و اندوه، شادي و خرسندي، شك و ترديد خود را با يكديگر در ميان مي‌گذاريم.

مهارت در ايجاد ارتباط با ديگران بر توانايي و اعتماد به نفس ما مي‌افزايد. اگر احترام و قدرداني ديگران را جلب كرده و هر چه بهتر با ديگران رابطه برقرار كنيم، مسئوليتهايمان را بهتر انجام خواهيم داد و در نتيجه در حرفه خود موفق‌تر خواهيم بود.

6-1- اصول لازم براي شنيدن صحبتهاي طرف مقابل

براي شنيدن دقيق صحبتهاي طرف مقابل بايد اصول و موارد ذيل را مورد توجه قرار دهيم:

• با چشمهاي خود حالات و حركات گوينده را زير نظر بگيريم.
• پس از شنيدن دقيق، استنباط خود را از صحبتهاي وي به او منتقل كنيم، خواه با صحبتهاي گوينده موافق يا مخالف باشيم.
• اگر صحبت و مطالب شنيده شده را درست نفهميده باشيم، به او فرصت دهيم تا موارد ابهام را رفع كند.
• آنچه را كه ديده و شنيده‌ايم، در ذهنمان خلاصه و جمع‌بندي كنيم سپس با زبان ساده و با لحني دوستانه بيان نماييم.
• هنگامي كه گوينده به چند نكته متعدد و متفاوت اشاره مي‌كند، در ذهن خود به جمع‌بندي مطالب بپردازيم، سپس آن‌ را به وي انتقال دهيم. از اين راه، گوينده متوجه خواهد شد كه به چه مطالبي توجه بيشتري داشته‌ايم و در صورت نياز توضيحات بيشتري خواهد داد.

 محققان مدعي‌اند كه حتي در سطوح اطلاعاتي خاص و هنگامي كه شنونده براي كسب معلومات گوش مي‌دهد، 75 درصد شنيده‌ها ناديده گرفته مي‌شود، اشتباه درك مي‌گردد و يا به سرعت فراموش مي‌شود. توانايي گوش كردن براي درك معناي عميق آنچه افراد مي‌گويند، از اين هم نادرتر است. شايد بر همين اساس بوده است كه نقل مي‌كنند حضرت عيسي (ع) فرمود: «اگر چه يك گوش تو كاملاً شنوا است، اما گوش ديگر تو ناشنواست!»

بيشتر وقتها، حرفهاي گوينده از يك گوش وارد مي‌شود و از گوش ديگر خارج مي‌شود. يكي از دليلهاي عمده گوش دادن نامناسب، عدم به كارگيري راهكارهاي تمركز حواس براي گوش دادن است. نتايج بررسي‌ها نشان مي‌دهد كه عدم استفاده از مهارت گوش ‌دادن موجب ناتواني افراد در حل مشكلات مي‌شود اين در حالي است كه توانايي تمركز حواس يكي از مهارتهاي اساسي گوش‌ دادن مي‌باشد.

براي تمركز حواس و تقويت مهارت گوش دادن كافي است به برخي نكات و راهكارها توجه كنيم تا به كمك نيروي حاصله در پيشگيري از مسايل و حل مشكلات و نيز برقراري ارتباط سازنده بهره‌مند شويم.

6-2- راهکارهاي اصلي در گوش دادن

مهم‌ترين اين راهكارها به اين شرح است:

• هنگام رويارويي با همكاران، اعضاي خانواده و ... تا زماني كه كاملاً متوجه موضوع نشده‌ايد، زبان گفتگو را به بعد موكول نكنيد.
• در طول صحبت كردن طرف مقابل، مشغول قضاوت و ارزش‌گذاري كلام وي در ذهن خودتان نشويد.
• بدون هر گونه پيش‌داوري و فارغ از شنيده‌هاي قبلي، به سخنان طرف مقابل گوش دهيد. به اين ترتيب، ذهن شما با نگاه تازه به تحليل مساله مورد نظر خواهد پرداخت.
• بعد از پايان يافتن صحبتهاي طرف مقابل به خودتان فرصت فكر كردن بدهيد، مجبور نيستيد بلافاصله تصميم بگيريد و يا چيزي بگوييد.
• كوتاه و روشن سخن بگوييد تا فرصت لازم براي درك كلامتان و نيز صحبت كردن توسط طرف مقابل وجود داشته باشد.
• براي ذكر مصاديق در صحبتهايتان از خاطرات دور و دراز خود كه تعريف آنها زمان زيادي مي‌طلبد و رشته كلام را از هم پاره مي‌كند، پرهيز كنيد.
• در حين گفتگو با حركات سر و صورت مناسب تمايل و علاقه‌مندي خود را به شنيدن نشان دهيد.
• در جريان گفتگو تلاش كنيد بر اصل كلام و منظور طرف مقابل متمركز شويد تا آن را درك كنيد و به برداشت ذهني اكتفا نكنيد.
• مي‌دانيد خشم مانع درك درست معاني خواهد شد، پس در حين گوش دادن تلاش كنيد سكوت نماييد و با توجه به بيان و احساس گوينده موجب كنترل خشم در خود شويد.
• در مواقعي كه احساس مي‌كنيد، دقيقاً متوجه منظور گوينده نشده‌ايد جمله‌هاي واضح‌تر و با استفاده از كلمات او سوال كنيد.
• تا حد امكان، سخن گوينده را قطع نكنيد اما اگر از نظر زمان در تنگنا بوديد اين مورد را با لحن مناسبي مطرح كنيد، مواظب باشيد در اين روند تمركز حواس را از دست ندهيد.
• در هنگام شنيدن با بدني مايل به جلو و در فاصله‌اي مناسب رودرروي گوينده قرار بگيريد و با وضعيتي گرم و پذيرا، هوشياري همراه با آرامش خود را به او انتقال دهيد.
• در هنگام گوش دادن سعي كنيد عوامل محيطي مزاحم را به حداقل برسانيد، مثلاً تلويزيون و راديو را خاموش كنيد گاهي لازم است حتي تلفن را قطع كنيد و يا درب را ببينديد.
• در گفتگو با طرف مقابل سعي كنيد سوالات كمتري بپرسيد تا او، وقت بيشتري براي سخن گفتن داشته باشد و تمركز و هدايت مكالمه در دست وي باشد.
• در صورت نياز به پرسش، از سوالات باز استفاده كنيد، يعني سوالاتي كه به پاسخي بيشتر از يك كلمه احتياج ندارند.
• همواره به ارزش سكوت در گوش دادن فكر كنيد و بدانيد كه نقطه آغاز سكوت و گام دوم آن تمركز بر گوش دادن است.
• در هنگام سكوت به سخنان طرف مقابل بينديشيد، سعي كنيد احساس او را بفهميد.
• مي‌دانيد كه زماني بايد ساكت بود و زماني بايد سخن گفت، مراقبت باشيد تا سكوت نامطلوب ميان شما و گوينده ايجاد نشود.
• تظاهر به فهميدن نكنيد، هر زمان كه به هر علت مثل خيال‌پردازي و فكر كردن به آنچه گوينده قبلاً گفته است، متوجه باقي حرفهاي او نشديد، از وي بخواهيد كه سخنش را تكرار كند.
• مي‌دانيد بيان اين جمله كه «دقيقاً مي‌دانم چه احساسي داري» مانع سخن گفتن گوينده مي‌شود، پس تلاش كنيد كه همراه او باشيد.
• همدلي، گوش دادن با قلب و سر است پس گرمي، صميميت، تن صدا و نحوه بيانتان مي‌تواند همدلي شما را نشان دهد.
• فراموش نكنيد گوش دادن فعال گاهي تنها كاري است كه در كمك كردن به برخي افراد براي رسيدن به حل مشكلاتشان لازم است، پس گوش كردن شما گاهي بسيار موثرتر از ارايه راه ‌حل يا تلاش براي مشكل‌گشايي است.

7- چگونگي مديريت ارتباطات تلفني

ارتباطهاي تلفني بخش قابل توجهي از اوقات مديران را در ساعات اداري و غير از آن به خود اختصاص داده است. به جرات مي‌توان گفت بيشتر مديران در روز بيش از دهها ارتباط تلفني دارند. با اين وصف، تلفن يك وسيله برقراري ارتباط است كه استفاده صحيح از آن مي‌تواند در تسهيل ارتباط موثر مدير با كاركنان و ارباب رجوع مفيد باشد. ارتباط با تلفن يعني گفتگوي شفاهي، اما بدون ديدن يكديگر.

صحبت كردن با تلفن مهارتهاي خاصي دارد. بعضي از آنها به شرح زير است:

• كوتاه و به موقع صحبت كنيم!
• سعي كنيم با شنيدن زنگ اول و دوم، گوشي را برداريم.
• با طرف مقابل به صورت رسمي و اداري سلام و احوالپرسي كنيم.
• پس از صحبت، سعي كنيم سريعاً به كار خود مشغول شويم.
• خودمان را سرگرم گفتگوهاي تلفني بيهوده و غير ارادي نكنيم.
• بودجه دولت و مردم را صرف مكالمات طولاني و غير ضروري نسازيم.
• فراموش نكنيم كه رفتار ما الگوي كاركنان سازمانمان خواهد بود.
• از تلفن به عنوان يك رسانه ارتباطي استفاده كنيم!
• به صحبتهاي تلفني خوب گوش كنيم.
• از عبارات مختلف مانند: بله، البته، مي‌دانم و .... استفاده كنيم تا به طرف مقابل نشان دهيم كه به حرفهاي او گوش مي‌دهيم.
• حتماً كاغذ يادداشت كنار دستگاه تلفن داشته باشيم.
• صدايمان را پشت تلفن همان‌قدر بلند كنيم كه در هنگام گفتگوي رودررو مي‌كنيم.
• در مكالمات تلفني نه فرياد بزنيم و نه زير لب و زمزمه‌وار صحبت كنيم.
• گوشي تلفن را درست نگهداريم و مستقيماً از مقابل دهاني گوشي صحبت كنيم.
• در پايان مكالمه، خلاصه‌اي از كاري را كه قرار است انجام شود را يادآوري كنيم.
• از فرد به خاطر تماسي كه گرفته، تشكر كنيم.
• هيچگاه گوشي را محكم روي تلفن نگذاريم.
• برنامه‌ريزي داشته باشيم!
• صحبتها و مكالماتي را كه مي‌خواهيم با بيرون از سازمان انجام دهيم، از قبل برنامه‌ريزي و تنظيم نماييم.
• نكاتي را كه مي‌خواهيم درباره آنها صحبت كنيم، فهرست نماييم.
• اطلاعات لازم را پيرامون هر نكته تهيه و جمع‌آوري كنيم.
• طرف مقابل را اداره كنيم!
• اجازه دهيم تا فرد مقابل خودش را معرفي كند.
• اگر فرد با ما تماس گرفته است، وي بايد (پس از معرفي) صحبت را شروع كند.
• سعي كنيم مكالمات درباره موضوع بحث باشد.
• اگر طرف مقابل از موضوع بحث خارج شد با تدبير و مهارت، دوباره صحبت را به موضوع بحث هدايت كنيم.
• اگر لازم است دنبال چيزي بگرديم يا مستنداتي را پيدا كنيم، به فرد مقابل توضيح دهيد كه اين كار را ظرف چند لحظه انجام خواهيم داد.
• اگر اين كار زمان بيشتري مي‌خواهد، قرار بگذاريم كه بعداً دوباره تماس تلفني برقرار كنيم.
• از دستگاه تلفن درست بهره‌برداري كنيم!
• دفترچه‌ راهنماي استفاده از سيستم تلفن خودمان را مطالعه كنيم و به درستي از آن استفاده نماييم.
• اگر در حال انجام كاري هستيم، بگذاريم تلفن خودش شماره‌گيري كند.
• تلفنهاي ضروري را به حافظه تلفن بسپاريم.
• آداب صحبت تلفني را رعايت كنيم!
• در هنگام مكالمه تلفني: آدامس نجويم، سيگار نكشيم و ...
• در صحبتهاي تلفني، درست مانند يك ملاقات عادي رفتار كنيم.
• در مكالمات تلفني قاطع و مطمئن صحبت كنيم كه در گفتگوي چهره به چهره صحبت مي‌كنيم.
• از لحن پرخاشگرانه يا فرمانبردارانه پرهيز كنيم.
• به دليل اين كه در مكالمات تلفني نمي‌توانيم واكنش طرف مقابل را ببينيم، گمراه نشويم با سوال كردن واكنشهاي وي را ارزيابي نماييم.
• اگر كسي در وقت نامناسبي تلفن كرد، مودبانه به او بگوييم بعداً خودمان با وي تماس خواهيم گرفت.
• وقتي تلفن مداوم زنگ مي‌زند و كسي جواب نمي‌دهد، فقدان نظم را نشان مي‌دهد. به منشي خود بايد در اين گونه موارد تذكر دهيم.
• كاركنان را براي مكالمات تلفني توجيه كنيم!
• به كاركنان تحت مديريت خود استفاده درست و اختصاصي از تلفن را ياد‌آور شويم.
• اگر لازم است براي آنها فرصت يك آموزش كوتاه را فراهم كنيم.
• براي كاركنان لزوم بهره‌گيري از مزيتي را كه ساعات كاهش اوج مصرف در كاهش هزينه مكالمات تلفني دارد، توضيح دهيم.
• اگر بتوانيم بهتر است مكالمات تلفني را تا بعدازظهر به تعويق بياندازيم.
• حتي ممكن است تا قبل از رسيدن زمان مكالمه (بعدازظهر) طرف مقابل خودش (زودتر) به ما تلفن كند.

8- راهکارهايي براي تقويت و توسعه مهارتهاي شنيداري در مديران

حال كه با شنيدن، گوش دادن و روشهاي مختلف آن آشنا شديم به عنوان جمع‌بندي و نيز آشناتر شدن شما با اين رويكرد، اصول علمي و عملي تقويت مهارتهاي شنيداري را با هم مرور مي‌كنيم. بعضي از مديران صرفاً حرفها را مي‌شنوند، اما اين كار را با دقت انجام نمي‌دهند. گاهي اگر از آنها بپرسيم فلان همكار چه گفت؟ حتي به ياد نمي‌آورند كه او چه گفته است. گوش كردن يك مهارت اساسي و يك مسئوليت مديران است.

بعضي از اصول و مباني تقويت مهارتهاي ارتباطي شنيداري به شرح زير است:

• با دقت حرفهاي همكاران را بشنويم!
• هميشه با دقت به حرفهاي ديگران گوش كنيم.
• حتي به نوسانات صداي آنها دقت كنيم، اين امر كمك مي‌كند بهتر طرز فكري را كه در پس گفتار آنها نهفته است درك كنيم.
• به خاطر سپردن اطلاعات هم حدي دارد!
• سعي نكنيم اطلاعات زيادي را از يك گفتگو يا يك جلسه به خاطر بسپاريم.
• بيشتر مردم در به خاطر سپردن بيشتر از هفت نكته مشكل دارند، ما هم همين‌ طور.
• در صورت لزوم، نكات لازم را يادداشت كنيم.
• از نشانه‌هاي كلامي و غير كلامي استفاده كنيم!
• براي نشان دادن علاقه و توجه خود از نشانه‌هاي غير كلامي استفاده كنيم.
• بعضي از اين نشانه‌ها عبارتند از: لبخند زدن، تكان دادن سر به نشان تاييد، درهم كشيدن چهره، اخم كردن و ...
• در صورت لزوم از كلمات كوتاه (نشانه‌هاي كلامي) استفاده كنيم.
• بعضي از كلمات كوتاه عبارتند از: آها، بله، واقعاً، ادامه بده، البته و ...
• با استفاده از نشانه‌هاي كلامي و غير كلامي موفق مي‌شويم طرف مقابل را به صحبت كردن تشويق كنيم.
• توجه داشته باشيم تشويق بي‌مورد، طرف مقابل را تشويق به ابراز نظرات ما مي‌كند!
• براي درك مطلب، توضيح بخواهيم!
• اگر مطلبي را نفهميديم، از طرف مقابل بخواهيم بيشتر توضيح دهد.
• هيچ وقت تظاهر به فهميدن نكنيم، اما طرف مقابل را هم خسته و ناراحت نكنيم.
• براي ارائه توضيح بيشتر از كلمه‌ها و عبارات رايج استفاده كنيم مانند: مي‌بخشيد، خواهش مي‌كنم، لطفاً و ...
• آنچه را كه طرف مقابل گفته است، خلاصه كنيم تا مطمئن شويم منظور او را فهميده‌ايم.
• سعه صدر داشته باشيم!
• وقتي فردي با ما حرف مي‌زند به همه حرفهاي او گوش كنيم.
• اگر فردي يا موضوعي براي ما جالب نيست، اجازه ندهيم تمركزمان برهم بخورد و تمام توجه‌مان به گفتگو باشد.
• از صحبت كردن افراد احساس خستگي نكنيم، سعه صدر داشته باشيم.
• بي‌طرف باشيم!
• تحت تاثير كلمات احساس‌ برانگيز قرار نگيريم.
• سعي كنيم بي‌طرف باشيم.
• هرچه طرف مقابل به حرف خود مطمئن‌تر است، ما بايد در پاسخ خود محتاط‌تر باشيم.
• مراقب كساني باشيم كه موضع افراطي مي‌گيرند، همه چيز سفيد سفيد يا سياه سياه نيست.

 

خلاقیت و روابط عمومی

 

 

بر كسی پوشیده نیست كه در جوامع امروزی ارتباطات نقش بسیار مهمی در پیشبرد اهداف یك سازمان ایفا می كند. بهبود كمی و كیفی فعالیتهای سازمان، افزایش بهره وری از امكانات ونیروی انسانی درسایه انعكاس فعالیتهای سازمان با جامعه و بهره گیری از امكانات و قابلیتهای اجتماع و مشاركت عمومی افراد آن می باشد. در این راستا روابط عمومی ها به عنوان حلقه ارتباطی سازمانها با جامعه نقش بسیار مهمی دارند. هرچه این حلقه ارتباطی گسترده تر و محكم تر باشد، به همان اندازه سازمان در پیشبرد اهداف و فعالیتهای خود موفق تر خواهد بود. پس روابط عمومی ها برای اینكه بتوانند این حلقه ارتباطی سازمان را با جامعه حفظ كنند، باید در جستجوی تكنیكها ، الگوها و شیوه های مناسب و جدید باشند یكی از این شیوه ها و الگوها خلاقیت است كه عامل مهم موفقیت برنامه های روابط عمومی است كه اگر بدرستی بكار گرفته شود بسیاری از ضعف های فنی و اجرایی را پوشش می دهد و چون موضوع كار روابط عمومی از تنوع و حیطه بالایی برخوردار است امكان ظهور خلاقیت در آن به مراتب بیشتر از سایر حوزه های كاری سازمانها است .

ادامه نوشته

رنجور و پر درد چون روابط عمومی

 

 

کیمیایی است این روابط عمومی در دنیای پر رقابت امروز، زاده شده فکرخلاق بالانشینانی است که چرخ‌های صنعت‌شان هموارتر از وزش نسیم صبا در حرکت است و جهانی را انگشت گزیده رفتار و قدرت خود کرده‌اند. فرزند خلف دانشی که به زودی بزرگ و نامور شد.
آنچنان که نبودش فنا , وجودش غنا را با کسب و کار پیوند زده. به راستی با وجود «روابط عمومی قدرتمند و خلاق»، چرا نباید سقف آرزوهای بلند را کوتاه دید؟
● چرخ لنگ روابط عمومی در ایران
نیم قرنی است که از ظهورش در ایران می‌گذرد اما آنچنان که بایسته سالاری‌اش مورد عنایت نبوده و به رغم عمومیت‌اش- حداقل به نام – مهجور مانده ای بیش نیست.
کودکان هم نامش در سازمان های اینجایی، با نیاکان اصیل و عموزادگان کنونی خود در دوردست‌ها، فاصله‌ای دارند که ماه من تا ماه گردون! چرا که بر خلاف هم کیشان خود، هم و غم وجودشان، صرف رفع مشکلات و معضلات است و نه روابط با عموم.
پیکره‌ای دارد نحیف و دیلاقی، با چهره‌ای سیلی خورده از نابخردی‌ها و بیگاری‌ها. گویی متهمی است دچار که به غل نادانی و به زنجیر زیاده‌خواهی کشیده شده.
جامه‌ای مندرس اما سنگین وزن بر دوش تکیده‌اش دارد بافته شده از تار و پودی بیمار، آنچنان که پودش را مدیری ناآگاه ریسیده و تارش را کارکنان نادانشمند و نا متخصص تنیده‌اند.
مدیرش مدیر سازمانش آن را بی‌اهمیت و پرهزینه می‌انگارد و زین سبب، آواری از نامربوطی‌ها را بر سرش هوار می‌کند. آنجا که از او انتظارات نابجایی دارد چون انجام و به سرانجام رساندن امور مالی، حراست؛ استخدام، تبلیغات و...
کارکنانش نیز باوری ندارند جز این که گماشته‌اند شان برای هر کاری. آخر طفل سرراهی را هر کجا که منزل گزینند خوش است...
بر این وادی بیفزایید نبود تفکر و تلاش در دستگاه اعظم روابط عمومی‌های وطنی را که متناسب با تحولات اجتماعی کشور باشد.
نیز بیفزایید بی‌شناختی طراحان وظایف سازمان ها را از کارکرد روابط عمومی‌ها که لقمه‌های مالی و اعتباری‌شان را بی‌سبب از گلوی این طفل بخت برگشته ناخواسته بریده و می‌برند و هر آن سان که در رهگذری از وادی پر تلاطم کسب و کار کم می‌آورند یا احساس کم آوردن می‌کنند، بیچاره را بیشتر و بس بیشتر در منگنه می‌گذارند.
گویند از هر پنج سازمان بزرگ و نیمه بزرگ در اینجا، طی یک سال نخست خلقتش، بنیان یک روابط عمومی از پایه کنده شده و از اساس دستخوش تغییر یا انحلال می‌شود.
رقمی که در مورد سازمان های متوسط به دو تا از پنج تا و در مورد سازمان های نیمه متوسط به سه، و کوچک به چهار از پنج می‌ر سد.
خرده‌سازمان ها نیز حساب‌شان با کرام‌الکاتبین است ... اینجا نگرش به روابط عمومی صرفا تبلیغاتی است متاسفانه ! نگاهی کج و معوج که به تحریف افکار و دور شدن این موجود بخت برگشته از رسالت و اصالتش انجامیده.
در حال حاضر این نهاد، در کشور با مظلومیتی جدید از نوع رسانه‌ای و فرهنگی مواجه شده که به نظر دیر نمی‌پاید همسو با سوق ناخواسته روابط عمومی‌ها به سوی تبلیغات- صرفاً – به شکاف هرچه بیشتر وجودش با مفاهیم و ارتباطات دو سویه بینجامد.
واقعیتی است تلخ که امورزه عیان رخ نموده، این که دلیل شکست بسی فعالیت‌های تجاری و مدیریتی، نبود و کمبود دانش و درک درست است از محیط پیرامون سازمان و کسب و کار که نقش مهمی را در این میان ایفا می‌کند فرهنگ.
به لحاظ مدیریتی و ارتباطی، معرفت و شناخت زمینه‌ها و الگوهای فرهنگی در تمامی سطوح ملی و بین‌المللی، از هر سطح تا هر سقف و از هر مکان تا لامکان، حائز اهمیتی است در خور، بالاخص در سرزمینی با تنوع عظیم قومی، فرهنگی، و زبانی چون اینجا، مملو از انواع خرده‌فرهنگ‌ها.
و به راستی چه کسی منکر کارکرد فرهنگ ساز روابط عمومی است که باید با خاطری فراخ و آسوده، مددرسان سازمان‌ها شود و انسان‌ها.

 

منبع : کارگزار روابط عمومی-محسن احمدی

دلنوشته یک کارگزار روابط عمومی: نقدی بر جایگاه زنان در روابط عمومی

 

روابط عمومی!!!
واژه روابط عمومی آنچه در ظاهر نشان می دهد نیست اگر بخواهیم کمی عمیق تر به این مورد نگاه کنیم همانطور که کسانی که این حرفه را برای خود انتخاب کرده اند می دانند؛ روابط عمومی از جایگاه بسیار مهم و ممتازی برخوردار است و با پتانسیل هایی که در اختیار دارد می تواند گامهای موثری را جهت پیشبرد اهداف بلند سازمان بردارد و با توجه به روند روبه رشد ارتباطات و حرکت بسیار شتابنده تکنولوژی و وسایل ارتباط جمعی، فعالین این عرصه می بایست همواره خود را به روز رسانی نمایند و در این راستا از کارکنان خلاق، با تجربه، تحصیل کرده و دارای دانش تخصصی روز و با معلومات بالا بهره مند شوند تا به صورت کارشناسانه با کمترین خطا در رفتار و ایجاد ارتباط صحیح مسیرهای مناسب و راهکار لازم را برای رسیدن به اهداف سازمان انتخاب نمایند.

با استفاده از سرمایه انسانی ( زن و مرد ) که از مهمترین ارکان هر مجموعه می باشد بهره جست تا به عنوان بازویی توانمند در اجرای سیاست های مدیریت ارشد سازمان ایفای نقش نماید. همانگونه که می دانیم روابط عمومی در هر سازمانی به عنوان پل ارتباطی درون سازمانی و برون سازمانی می باشد و می تواند اثرات مثبت یا منفی را در ایجاد روابط و تعامل بین کارکنان سازمان متبوع و سایر سازمانها را فراهم آورد.

از آنجائی که یکی از رشته های دانشگاهی که دارای زیر شاخه های گسترده ای هست، می توان به علوم ارتباطات و روابط عمومی اشاره کرد، رشته ای که پذیرش دانشجو ( زن و مرد ) به طور یکسان می باشد، یعنی توانمندی در این رشته به طور مساوی وجود دارد و باید در تمامی عرصه ها، گرایش ها و سمت های سازمانی با دیدگاهی مثبت و شایسته سالاری نگاه کرد، شاید تنها وجه تمایز و تفاوتی که می توان در برخی از عناوین و وظایف سازمانی بین کارکنان زن و مرد در روابط عمومی ها و حیطه کاری زنان شاغل قائل شد ، اموری است که مستلزم قدرت جسمانی و توانمندی فیزیکی می باشد و از طرفی هم جایگاه و منزلت و شاًن و حرمتی است که دین مبین اسلام و جامعه مدنی اسلامی برای این قشر زحمت کش جامعه در نظر گرفته است، زنان نشان داده اند همچنان که شاید حدوداً نیمی از شاغلین جامعه را تشکیل می دهند، می توانند در سایر مشاغل در رده های مدیریتی و مدیران ارشد سازمانها، ارگانها و دوایر مختلف به نحو شایسته انجام وظیفه نمایند و در این ارتباط توانمندیشان اگر بیشتر از مردان نباشد ، کمتر نیست. این موضوع در حرفه روابط عمومی چگونه است؟؟؟؟

متاسفانه بعلت نا آگاهی برخی از مدیران سازمانها، این موضوع به صورت تک بعدی دیده شده است و در تقسیم سمت های سازمانی رده های بالا و حتی مدیریتی، تنها از کارکنان مرد استفاده می شود و توجهی به این قشر عظیم با تجربه و تحصیل کرده بانوان در عرصه مختلف، خصوصاً در روابط عمومی ها نشده و مظلوم واقع شده اند.

زنان همواره نشان داده اند که در انجام امور محوله و تصمیم گیری و برقراری ارتباط با ارباب رجوع از صبر و حوصله زایدالوصفی برخوردار هستند و خصوصاٌ با توجه به ظرافت هایی که در علوم ارتباطات و روابط عمومی ها وجود دارد، توانمندی بیشتری در این زمینه دارند. اما با نگاهی گذرا می بینیم که بیشتر یا بهتر بگوییم اکثر کارشناسان، کارشناسان ارشد و شاغلین زن در روابط عمومی ها در امور دفتری و یا حداکثر در رده کارشناس بکار گرفته می شوند و آنان امیدی به ارتقاء سازمانی و استفاده از تحصیلات، تجارب کسب شده و ارزشمند خود ندارند و انگیزه خود را برای رشد و پیشرفت سمت سازمانی در رده های بالا و مدیریتی از دست داده اند، چون همواره بدلیل نگرش خاص مدیران ارشد سازمانها از کارکنان مرد در سمت های کلیدی و تصمیم گیری استفاده شده و می شود.

در این ارتباط به نظر می رسد باید یک بازنگری در دیدگاه مدیران ارشد صورت گیرد تا این فرصت برای زنان شاغل با تجربه و تحصیل کرده در این رشته فراهم آید تا آنان نیز با توجه به کسب دانش و تجارب طولانی در حیطه وظایف کاری و تسلطی که نسبت به کارهای مختلف سازمانی و روابط عمومی دارند ارتقاء سازمانی یافته و در راستای اهداف سازمان نقش مفید و موثری داشته باشند.

از دیدگاه قرآن و اسلام« زن» نقش محوری را در تربیت افراد جامعه و خانواده دارد، پس برخورداری این قشر از جامعه در مشاغل کلیدی کار دشواری به نظر نمی رسد که از عهده زنان خارج باشد.

اگر خداوند قوام اجتماع و اقتصاد جامعه را بر عهده مرد نهاده است، قوام تربیتی و ارتباطات صحیح آن را بر دوش زن گذارده است، زیرا زن کانون عاطفه و محبت در عالم هستی می باشد، مسئله مهمی که باید به آن اشاره کرد، نقش آفرینی زنان در ساختن افراد جامعه است، تربیت مردان توسط زنان انجام می پذیرد و این وظیفه زن را می توان «مدیریت پایه» یا «مدیریت سایه» نامید که توانایی اداره سیاسی جوامع بزرگتری را نیز دارند.

زنان صدر اسلام در شرایطی که در پرتو اسلام ناب محمدی ( ص )تعالیم ارزشمند اسلام را کسب کردند، در پیشبرد قافله تمدن و بقاء فرهنگ اسلامی کمتر از مردان نبوده اند و کافی است تاثیر بانوان بزرگ اسلام را همچون؛ حضرت خدیجه ( س )؛ حضرت فاطمه زهرا ( س ) و حضرت زینب ( س ) و زنان دیگری در این عرصه بررسی کنیم تا شاهد صدق و صحت این ادعا باشیم، لذا می بینیم پس از نزول قرآن، از صدر اسلام تا کنون زنان با الهام از این کتاب آسمانی، همانند مردان در نشر و گسترش دین مبین اسلام تلاش های گسترده ایی داشته اند که یکی از راههای ایجاد نهضت علمی در جامعه شده اند. با این اوصاف زنان دوشا دوش مردان در جامعه امروزی با توانمندی قابل ملاحظه ایی برای ساختن جامعه گام بر می دارند و زنان می توانند در جایگاه مدیریتی به صورت مدیری کارآمد حتی در برخی از موارد بالاتر از یک مدیر مرد، تاثیر گذارتر باشند که این امر در روابط عمومی ها نیز امری مستثنی نیست و باید نگاه مدیران ارشد سازمانها به نقش بسیار سازنده بانوان، نگاهی مثبت داشته باشند و در این ارتباط به آنان اعتماد شود، کما اینکه هم اینک بسیاری از مشاغل و سمت ها، حتی در رده های معاونت های ریاست جمهوری اسلامی، سفرا، شهرداریها، سازمانها به عهده زنان است، پس این توانایی وجود دارد که شاغلین زن در روابط عمومی ها با توجه به کسب دانش و تجربه ایی که دارند در رشته کاری خود حتی به عنوان مدیر روابط عمومی و یا مشاور مدیر عامل و سمت های این چنینی ارتقاء یابند.

متاسفانه روابط عمومی، همانطور که فعالین این حوزه با آن درگیر هستند، در ایران به گونه ای دیگر تعبیر شده است، آنچنان که فرهنگ غلط تماشای تلویزیون، رفتن به سینما، کتابخوانی، استفاده از تلفن همراه، شبکه های اجتماعی و ...باعث اختلال در روابط اجتماعی گردیده است؛ روابط عمومی نیز دچار چنین سرنوشتی شده است. متاسفانه بسیاری از مدیران ارشد شناخت کافی یا به طور کامل اطلاعاتی از روابط عمومی و جایگاه آن در سازمان و جامعه ندارند. حال ببینیم کارکنان و سایر مدیران چه نگاهی به روابط عمومی و کارکنان آن، علی الخصوص کارکنان زن شاغل در روابط عمومی ها دارند.

از دیدگاه مدیران و کارشناسان آیا فقط بانوان به عنوان کارمند منشی و دفتری و یا حداکثر کارشناسان بخش کوچکی از روابط عمومی هستند و وظیفه آنها در همین حد می باشد، پس تحصیلاتی که با خون دل خوردن و تلاش بسیار و نیز تحقیقات و ... کسب کرده اند باید در کجا مورد بهره برداری قرار گیرد؟ آیا این رفتار جز سرخوردگی و تحلیل نیرو چیز دیگری دارد؟ آیا زنان نیز باید همانند مردان به کارهایی که نیاز به توان جسمی و فیزیکی بیشتری دارد بپردازند؟ آیا یک کارشناس با مدرک غیر مرتبط با یک کارشناس یا کارشناس ارشد و یا دکتری مرتبط علوم ارتباطات و روابط عمومی می بایست در یک رده سازمانی و یا حتی پایین تر از کارمند مرد با مدرک غیر مرتبط باشد؟ چرا مدیران به این موضوع توجهی ندارند؟ آیا اعتمادی به کارآیی زنان ندارند؟ آیا کاری در سطح مدیریتی به آنان واگذار شده است که عدم صلاحیت کاری بانوان را نشان دهد؟ چرا مدیران مرد اگر خطایی در کار انجام دهند، کمتر از یک کارمند زن شاغل مورد توبیخ قرار می گیرند؟ چگونه کارکنان ارشد و یا مدیران مرد با آزمون و خطاهای بسیار، تجربه کسب کرده اند و اینک در جایگاه مدیر قرار می گیرند، اما به یک زن این اجازه داده نمی شود تا توانایی خود را در سطح سمت های بالاتر به ظهور رساند.

در اینجا شاید بتوان گفت این ضعفی است که در مدیران روابط عمومی هاسایه افکنده و حاصل انتخاب و انتصاب غلط آنها می باشد، چرا که نتوانسته اند جایگاه ویژه روابط عمومی و کارکنان و تخصص آنان را به مقامات ارشد معرفی نمایند و از طرفی علاقه ایی به جانشین پروری مدیریتی ندارند!! شاید که جایگاه آنان ممکن است به خطر افتد؟! و نتیجه این می شود که از دیدگاه مدیران و کارکنان سازمان، کارکنان روابط عمومی، کارمندانی هستند که چون قابل بهره وری در سایر واحدهای سازمانی را نداشته اند به روابط عمومی معرفی و جذب شده اند تا باری به هر جهت مشغول به کارهای خدماتی و برگزاری جشن و مناسبت ها و غیره شوند و فعالیت بانوان شاغل در روابط عمومی نیزکمتر از نیروهای خدماتی!!

حال آنکه روابط عمومی یک سازمان با استفاده از نیروهای متخصص و با تجربه و ماهر و تحصیل کرده می تواند بازویی توانمند در راستای سیاست های مدیریت ارشد و کلان محسوب شوند.

یکی از مواردی که مدیران از آن غافل هستند و علت آن عدم شناخت صحیح از توانمندی کارکنان بر اساس تخصص آنهاست که بدون توجه به تحصیلات عالیه و تجاربی که در زمانهای مختلف آموخته اند بهره کافی را نمی برند و این یکی از آسیب های جدی برای سازمان و یا روابط عمومی و مدیران می باشد.

یک روابط عمومی قدرتمند می تواند با استفاده از نیروهای کارآمد و با انگیزه، دستاوردهای بزرگ یک سازمان را در جامعه برجسته کند؛ جایگاه فعلی هر سازمان، به طور کلی نقشی است که روابط عمومی از آن مدیریت و سازمان در درون سازمان و یا برون سازمان ایفا نموده اند، و این بخاطر تبلیغات مثبت یا منفی روابط عمومی ها می باشد! در اینجا باز هم اشاره می کنیم به نقش بسیار بارز بانوان شاغل در روابط عمومی که می توانند با توجه به اینکه شاید نیمی از کارکنان سازمان (در برخی سازمانها) را بانوان تشکیل می دهند، نقش بسیار ممتاز و سازنده ایی در تعامل با کارکنان «زن» ایفا نمایند و به عنوان یک جایگاه ویژه به آن پرداخت.

متاسفانه در اکثر سازمانها و ارگانها به این باور نرسیده اند که یک زن هم می تواند در سطح بالاتر و حتی مدیریت روابط عمومی یک مجموعه را به عهده گیرد و او هم، همچون مردان با آزمون و خطا به جایگاه بالاتر سازمانی ارتقاء یابد و همواره در حق این قشر از بانوان شاغل در روابط عمومی که دارای تجارب و تحصیلات عالیه هستند اجحاف شده است.

چرا اجازه نمی دهند کارشناسان خبره شما در عرصه ارتباطات نیز بر روی سکوی پرتاب جهت ارتقاء سازمانی قرار گیرند، آیا این خواسته خلاف مقررات سازمانی است که یک زن در رتبه بالاتری قرار گیرد و با بکارگیری از تجارب و تغییر نگاه مدیریتی، یک روابط عمومی زنده و پویا را رهبری کند؟

حال آنکه اگر زنان مدیران خوبی نبودند، مردان نمی توانستند با آرامش در محیط کار فعالیت نمایند، این زنان هستند که مدیریت زندگی مردان را به عهده دارند و باعث شده اند مردان با حوصله بیشتر و بدون دغدغه به امور مدیریتی خود در سازمان بپردازند!

شاید از دید خوانندگان این مطلب را یک دیدگاه فمینیستی باشد! در حالی که اگر یک روز ، خانه تان بدون همسر و یا مادر باشد جو خانه و زندگی را چگونه تصور می کنید؟
یک سازمان یا ارگان برای برقراری ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی نیازمند یک روابط عمومی پویا و فعال است، شاید بتوان گفت در بسیاری از سازمانها روابط عمومی از جایگاه بسیار ممتاز و ویژه ای برخوردار است و نیروهای آن، افرادی تحصیل کرده، با تجربه و تحلیل گر هستند که این موضوع به نگاه مدیران ارشد آن سازمان و نوع معرفی این جایگاه از سوی مدیر روابط عمومی است. در این راستا افراد شاغل در روابط عمومی بایستی دارای ویژه گی های تخصصی و شخصیتی مناسبی باشند تا بتوانند نقش موثری را در روابط عمومی ایفا نماید که بدون اغراق می توان نقش پر رنگ بانوان شاغل در روابط عمومی را به طور ویژه ای نگاه کرد، چون برقراری ارتباط در زنان یکی از ویژگی های بانوان است ولی برای مردان اقتدار و استقلال مهمتر است!

از دوران کودکی می توان نقش برقراری ارتباط بانوان را مورد بررسی قرار دارد، حتماً شما دیده اید که دخترها، عروسک را به عنوان اسباب بازی انتخاب می کنند و با آن ارتباط برقرار می کنند، روانشناسان به این ویژگی زنانه «پیوند جویی» می گویند ( مجله سپیده دانایی، 1391 ) غیر مستقیم حرف زدن خانمها، شم زنانه، گزارشات توصیفی خانم ها و ... حاکی از آن است که زنان می توانند در روابط عمومی ها موفق باشند و با درک این ویژگی و استفاده مناسب از این پتانسیل ها نتیجه ایی جز این ندارد که بیش از 58 درصد شاغلان روابط عمومی را در آمریکا زنان تشکیل می دهند و نیمی از اعضای انجمن روابط عمومی این کشور نیز زن هستند همچنین بالغ بر 80 درصد دانشجویان رشته روابط عمومی زنان هستند. این میزان از حضور زنان و رابطه میان کاهش برابری حقوق دستمزدها در کار روابط عمومی، تعداد اندکی از زنانی را به مدیریت روابط عمومی دست پیدا کرده اند؛ تحت تاثیر قرار داده است. استنهام (1987)در بحث از افزایش تعداد زنان در بسیاری از رشته ها و این که بر اثر به کار گرفتن زنان در روابط عمومی چه اتفاقی ممکن است رخ دهد چنین می گوید: "ا�"ﺮ زﻧﺎن روﻳﻜﺮدﻫﺎی وﻳﮋه ای �'ﺮای ﻧﻴﺮوی ﻛﺎر �'ﻪ ﻫﻤﺮاه �'ﻴﺎورﻧﺪ، ا�"ﺰاﻳﺶ ﺣﻀﻮر آﻧﺎن در روابط ﻋﻤﻮﻣﻲ، آﻧﭽﻨﺎن ﻛﻪ اﻣﺮوزه ﺷﺎﻫﺪ ﻫﺴﺘﻴﻢ، ﻣﻮﺟﺐ ﺗﻐﻴﻴﺮات ﻋﻤﺪه دﻧﻴﺎی ﻛﺎر ﺧﻮاﻫﺪ ﺷﺪ. ﻫﻨﮕﺎﻣﻲ ﻛﻪ زﻧﺎن �'ﻪ دﻧ�'ﺎل دﺳﺘﻴﺎ�'ﻲ �'ﻪ ﻣﻮﻗﻌﻴﺖ ﻣﻲ ﻫﺎی ﻗﺪرت �'ﺮآﻳﻨﺪ اﻳﻦ �"ﺸﺎر، ﺣﺘﻲ ﻋﻈﻴﻢ ﺗﺮ ﻧﻴﺰباشد. " ﻧﻜﺘﻪ ﻗﺎ�'ﻞ ﺗﻮﺟﻪ در زﻳﺮ�"ﺮوه ﻫﺎی ﺷﻐﻠﻲ «ﻣﺘﺨﺼﺼﺎن» این است که تعداد شاغلان ﻋﻠﻤﻲ، �"ﻨﻲ و ﺗﺨﺼﺼﻲ زﻧﺎن ﻛﺸﻮر �'ﻪ دﻟﻴﻞ ا�"ﺰاﻳﺶ زﻧﺎن ﺗﺤﺼﻴﻞ ﻛﺮده در سطوحﻋﺎﻟﻲ و ﻋﻠﻤﻲ رو �'ﻪ �"ﺰوﻧﻲ ﻧﻬﺎده، وﻟﻲ ﺗﻤﺮﻛﺰ زﻧﺎن عمدتا �'ﻪ ﻃﻮر اﺳﺎﺳﻲ، درزیر �'ﺨﺶ ﻫﺎی «ﻣﺘﺨﺼﺼﺎن آﻣﻮزﺷﻲ» یعنی معلمان و مدرسان است.

با توجه به گپ صمیمی که با پروفسور فالکونی در یکی از همایش های بین المللی روابط عمومی داشتم، ایشان فرمودند در نشست های این چنینی از 5 نفر داور که در منصب داوری برای ارزیابی مقالات انتخاب می شوند، در آمریکا 3 نفر زن و 2 نفر مرد هستند، در حالیکه در ایران جایگاه حضور بانوان در این کمیته ها نادیده گرفته شده است و تمام داوران همگی مرد هستند ( از 5 نفر، 5 نفر مرد )، و نتیجه این می شود که در کشوری همچون ایران که سابقه اصیل و کهن در تمدن بشری دارد، در انتخابات برگزیده های روابط عمومی ها از 5 کارشناس برگزیده برتر و 30 مدیر برتر روابط عمومی و ... ، تنها یک نفر زن انتخاب می شود که جای تاٌسف و تاً مل دارد!!

به هر حال شاید این مطالب بیشتر به یک دلنوشته شباهت داشته باشد تا یک نقد و آسیب شناسی در عرصه جایگاه بانوان شاغل در روابط عمومی ها، اما این انتقاد به طور کامل وجود دارد که متاٌسفانه نگاهی منصفانه به جایگاه بانوان در روابط عمومی ها نشده و این روند ادامه دارد، اما در ادامه اجحافی که به بانوان و نقش آنان در روابط عمومی ها و شاید سایر سازمانها در کسب مناصب مدیریتی و کلان شده، باید گفت در حق بانوان خانه دار نیز بی توجهی شده است، آنان را به عنوان افراد ساده، خانه نشین، بدون شم اقتصادی، اجتماعی و ارتباطی، ناآگاه به مسائل روز، کم سواد و وابسته به همسر چه به لحاظ اقتصادی و چه به لحاظ آداب و معاشرت می دانند!! توانایی آنان نیز که قشر عظیمی از جامعه را تشکیل می دهند نادیده گرفته شده است و در این مقطع از دلنوشته ام لازم میدانم برخی از بایدها را بگویم!!

1- باید جایگاه واقعی زن از دیدگاه اسلام، قرآن، عترت و اجتماع در کتب درسی و رسانه های جمعی همچون صدا و سیما مورد توجه و پر رنگ تر دیده شود.

2- باید بینش، آگاهی و اطلاعات لازم به همسران در مورد اشتغال زنان و تاثیر گذاری آنها در صحنه فرهنگی و اقتصادی خانواده آموزش داده شود.

3- باید زنان خانه دار را با هدف تامین آتیه آنان در دوران ازکار افتادگی، کهولت سن، بی سرپرستی، طلاق یا فوت بیمه نمود تا آسیب کمتری به این قشر مظلوم جامعه از نظر اجتماع وارد شود و امنیت و ایمنی و سلامت را برای آنان فراهم آورد.

4- باید در برهه های مختلفی از زمان به عنوان عامل انگیزشی، مدیریت و هدایت و رهبری برنامه ها، پروژه های اجرایی را به بانوان شایسته و متخصص و کارآزموده و ماهر و کارآمد واگذار نمود تا توانمندیهای خود را نشان دهند.

5- مدیران در ارتباط با موضوع جانشین پروری به بانوان با نگاهی منصفانه و مثبت بنگرند تا در آینده شاهد مدیرانی لایق از این قشر جامعه باشیم.

6- باید با توجه به اهمیت و جایگاه زنان در اسلام، در ابعاد اقتصادی و عدالت اجتماعی که برای زنان قائل است و در نظر گرفتن قانون اساسی جمهوری اسلامی در اصولی همچون؛ اصل سوم ، دهم، بیستم، بیست و یکم و ... و قوانین مصوب مجلس شورای اسلامی، به طور برابر نگاه کرد و اجازه داد از قدرت و نیروی خلاق زنان که به عنوان نیمی از نیروی کار و منابع انسانی هستند، استفاده کامل شود.

7- باید با آگاهی بخشی و آموزش مدیریت، مشارکت و بحران به همسران و فرزندان ایشان، بار سنگین اداره امور منزل و تربیت فرزندان را سبک نمود تا فشار کمتری به بانوان(بالاخص شاغل) در عرصه زندگی وارد شود.

8- باید با نگاه و نگرشی صحیح، باورها و پندارهای غلطی که در جامعه در مورد استعداد و توانایی کم بانوان(قشر ضعیف) در اشتغال و عهده گرفتن مشاغل کلیدی، نهادینه شده، اصلاح گردد تا بانوان همانطور که دوشادوش مردان در قسمت های مختلف جامعه که چرخ های جامعه را به حرکت در می آورند، در مدیریت آن نیز سهیم باشند.
9- باید محدودیت های ارتقاء مشاغل در سمت های کلیدی را ازمیان برداشت تا با انگیزه بیشتری در اداره جامعه حضور داشته باشند و قطعاً با توجه به روحی دقیق و وسواس آنان، کارها با خطای کمتری پیش خواهد رفت.

10- در عرصه و حوزه روابط عمومی باید دوره هایی را برای مدیران روابط عمومی ها برگزار کرد تا نگاه و نگرش آنان نسبت به نیروی زن شاغل در روابط عمومی ها و ارتقاء سمت های سازمانی، بر اساس شایسته سالاری و تخصص و تحصیلات ارتقاء یابد.

11- باید زنان و فعالان موفق در عرصه ها و تخصص های مختلف در حوزه روابط عمومی ها را شناسایی و در مجامع و محافل درون سازمانی و همایش های برون سازمانی معرفی و از آنان تجلیل به عمل آید تا انگیزه ایی برای سایر بانوان شاغل باشد و بر همگان ثابت شود که توانایی زنان در حوزه روابط عمومی و علوم ارتباطات نه تنها کمتر نیست بلکه در برخی از رشته ها موفق تر و دارای درجات بالای علمی و تخصصی هستندو نسبت به مردان از جایگاه ممتازی برخوردار هستند.

در خاتمه و نتیجه، خاطر نشان می گردد که امر توسعه و رشد جامعه بدون در نظر گرفتن نقش مهم زنان امکان پذیر نیست و بدون مشارکت مستقیم یا غیر مستقیم آنان جامعه نمی تواند به صورت تک بعدی مسیر توسعه را طی کند، زنان دارای انرژی و توانایی قابل ملاحظه ایی هستند که با کمی توجه و میدان دادن در عرصه مدیریتی و مشاغل رده بالا، می توان به کارآمدی آنان پی برد، آنان علاوه در محیط خانه، همسرداری و تربیت فرزندان در عرصه اجتماع نشان داده اند که می توانند مدیران موفقی باشند، کما اینکه همانگونه که در مطالب بالاگفته شد، در سمت هایی همچون معاونت هایی ریاست جمهوری اسلامی، شهرداریها، سخنگوی وزارتخانه، سفیر، مدیران ارشد، حتی در برخی از دولتها به عنوان وزیر، توانسته اند توانمندی خود را علاوه بر وظیفه سازمانی و اجتماعی، آن را به رخ بکشند، پس باید به آنان میدان داد تا با انگیزه بیشتری در جامعه حضور یابند و از تجارب، تحصیلات و مهارت آنها بهره جست.

تدوین استاندارد های لازم جهت ارزیابی در تشخیص شایستگی حرفه ای زنان در حوزه روابط عمومی و تدوین قوانین خاص جهت الزامی نمودن سازمان های دولتی به اختصاص بخشی از پست های سطوح مدیریتی به زنان در روابط عمومی از اهداف اصلی هر سازمان باید باشد.
 

مينا نظري : کارشناس ارشد علوم ارتباطات از دانشگاه علامه طباطبایی ،کارشناس پژوهش و نظرسنجی  دفتر روابط عمومی شرکت توزیع نیروی برق تبریز

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

چهار صفت برازنده کارگزاران روابط عمومی

سخنرانی دکتر باقر ساروخانی استاد ممتاز دانشگاه تهران در نهمین جشنواره ملی انتشارات روابط عمومی:
چهار صفت برازنده کارگزاران روابط عمومی

 

  آیا ما چیز تازه ای برای کسانی داریم که زندگی و کارشان روابط عمومی است و در عمل با روابط عمومی سرو کار دارند؟ آنچه که بر عهده من گذاشته شده تولید متحوا است. در ابتدا سعی می کنم اصول اصلی پیام را توضیح دهم. اولین نکته این است که تولید جزء اساسی ترین کار روابط عمومی است. بنابراین اگر نتوانیم تولید کنیم، نمی توانیم گفته تازه ای داشته باشیم. هر سازمانی به همان نسبت قدر و شأن دارد که تولید محتوای کمی و کیفی بالاتری داشته باشد. روابط عمومی پایگاه منتصب دارد یعنی وقتی روابط عمومی یک سازمانی ایجاد می شود، یک پایگاه منتصبی دارد ولی از دقیقه ای که کار خود را آغاز می کند، با گفتار و نوشتار و حرکت خود یک پایگاه مکتسب پیدا می کند و با این می توان متوجه شد که روابط عمومی ما خوب است یا نه؟ کار بزرگ ما تولید پیام درست است. اولین نکته ای که در تولید در این منظومه داریم، تحلیل توانش است. ما معتقدیم روابط عمومی یک شغل فاخر و مهمی است زیرا با اندیشه انسان ها سر و کار دارد و می خواهد ذهن را جابه جا کند، جهان بینی انسان ها را تغییر دهد، بنابراین بسیار مهم است. باید انسان هایی به این کار بپردازند که چهار صفت برازنده داشته باشند:

1. اولین نکته توان ذاتی است. یعنی هر کسی نمی تواند وارد این شغل شریف شود. باید انسانی باشد که جامعه و انسان ها را دوست داشته باشد، گشوده باشد و استعداد فکری بیان داشته باشد. بنابراین ذاتاً باید برای این کار ساخته شده باشد.

2. اما بعد دوم پردازش است. باید دانش روابط عمومی را به این آدم انتقال دهیم، آنوقت است که این توانایی ذاتی می تواند با تحصیلات عالی و مطالعات بیشتر پردازش شده باشد.

3. سومین نکته تجربه است. من همیشه اعتقاد دارم سرورانی که سال ها در روابط عمومی کار کرده اند، حتی اگر مدارج عالی دانشگاهی را ندارند، باید برای آنها احترام قائل بود. بنابراین داشتن استعداد، تحصیلات و آموزش یعنی پردازش و تجربه مهم هستند.

4. اما بالاترین اینها انگیزش است. اگر من انگیزه کافی نداشته باشم آیا می توانم این توانش را انتقال دهم. بنابراین می بینید داستان روابط عمومی، داستان عشق، خلاقیت، نوآوری و ادغام ذهن در فضای روابط عمومی است. آن کسی اهل روابط عمومی است که عاشق این کار است، انگیزه تولید پیام دارد و به این شغل افتخار می کند. به همین خاطر است که می گوییم استاندارد سازی روابط عمومی. یعنی نباید روابط عمومی را دست هر کسی سپرد یا مبادا بر اثر رابطه روابط عمومی را به کسی بدهید. روابط عمومی باید این چهار صفت در آن تجلی گردد. آنوقت است که این فرد، تشخص روابط عمومی خواهد بود. اعتقادم بر این است که ما توانش را نمی توان 100 درصد در فردی منتقل کرد. اگر فردی همه این آموزش ها را در حد 90درجه به سازمان خود منتقل کند، کار خیلی بزرگی کرده است.

نکته بعدی تحلیل دیدگاه ها است. فردی که این چهار صفت را دارد و در شأن روابط عمومی قرار گرفته است، حال باید دیدگاه ها و جهان بینی خود را مشخص کند. روابط عمومی را چگونه می بینیم؟ دیدگاه های بسیاری از جمله اثبات گرایان، انتقادی، تفسیری، تفهمی، رقابتی در مقابل انحصاری و غیره وجود دارد. البته یادمان باشد رقابت، نه رقابت منفی درجه یک یا دو. یعنی رقابت به این معنا باشد که ما سازمان دیگر را منکوب کنیم برای اینکه خودمان بالا بیایم. این کار درستی نیست. اصلاً جایگاه روابط عمومی یک چنین چیزی را اقتضا نمی کند. روابط عمومی جایگاه عشق و طلوع انسان والا است. بنابراین ما رقابت را رقابت مثبت می دانیم. رقابت را در معنای سینرژیک تعریف می کنیم. می گوییم آدم هایی دست در دست هم دارند ولی تلاش می کنند تا هرکدام جلوتر از همه قرار بگیرند، بیشتر خدمت کنند، از خدمت های دیگر استفاده کنند و جلو بروند.

روابط عمومی دو دیدگاه دیگر نیز دارد. آیا ما به روابط عمومی تنها به معنای انتقال دهنده اطلاعات نگاه می کنیم، اما من می گویم نه ما به روابط عمومی به عنوان یک واقعیت کنکاشگر نگاه می کنیم. بنابراین روابط عمومی بررسی کننده، تحلیل گر، فعال نه اینکه منفعل است.

جایگاه سوم، گونه شناسی است. ما در روابط عمومی باید تصمیم خودمان را بگیریم. آیا چه نوع پیامی را می خواهیم تولید کنیم. آیا پیامی که می خواهیم تولید کنیم، پیام اغنایی، پیام علیی، تبعی است، بنابراین می بینید نزدیک به 20 نوع پیام می توانیم داشته باشیم. به شرط آنکه هر کدام را بشناسیم و صفات آنها را نیز بدانیم. نکته بعد در تولید پیام، مکاتب بزرگ است. آیا پیامی که می خواهم تولید کنم، می خواهم رئالیست، رمانتیک، سوررئالیسم باشد. حال اگر از این نوع مراحل بگذریم به این می رسیم که من چه نوع پیامی تولید کنم. سه بعد دارد می توان از زبان نوشتار، گفتار و مهمتر از همه زبان بدن استفاده کنیم. زبان بدن، زبان مکمل زبان رسمی و چیزی فراتر از آن است. توجه داشته باشید یک نگاه می تواند اعماقی داشته باشد که هزاران گفتار نداشته باشد. بنابراین روابط عمومی می تواند سه زبانه باشد و این سه زبان باید همسازی با هم داشته باشد.

علاوه براین نکته ای که بسیار برای ما حایز اهمیت است، انرژی مثبت می باشد. منظور از انرژی مثبت این است که روابط عمومی که می خواهد تولید پیام کند و پیام را به اعماق جامعه و دل و ذهن آدم ها ببرد، باید قبل از همه قلب خود آن را بپذیرد که من به آن انرژی مثبت می گویم. کسی که می خواهد پیام را منتقل کند، باید خود به آن پیام اعتقاد راسخ داشته باشد که به آن انرژی مثبت می گوییم. همسازی نیز بسیار مهم است. برای مثال اگر بخواهیم پیام مرگ یک بزرگی را بدهیم، آیا نباید پوشش ما نیز مناسب باشد. بنابراین پیامی می تواند اثر گذار باشد که در ابتدا خودمان به این پیام مرگ رسیده باشیم و غمگین باشیم.
نکته بعدی این است که هنگامی که می خواهیم پیامی را منتقل کنیم، در مرحله اول باید به گفتمان اجتماعی آن توجه شود. آیا این پیام با ساختار جامعه تطبیق پیدا می کند یا نه؟ باید توجه داشته باشیم که پیام ما نباید آنی باشد بلکه باید طولی باشد و در ذهن ها بماند. به همین خاطر می گوییم پیام باید در دل و اندیشه آدم ها جا بازکند. هر پیامی به همان نسبت می تواند اهمیت پیدا کند که بقای بیشتری داشته باشد و در ذهن آدم ها بماند. بنابراین باید در پیام ها به گفتمان کلان جامعه توجه کنیم و نباید با ساختارهای اجتماعی تناقض داشته باشد. علاوه بر این نیز پیام باید با ساختارهای میانی نیز تطابق داشته باشد. منظور از ساختارهای میانی افرادی است که در ارتباط ما هستند. هر کدام از ما یک شبکه ارتباطی داریم که تحت تاثیر آن هستیم. بنابراین منظور از افراد و گروه متوسط در مقابل گروه کلان، افرادی است که در کنار ما و شبکه ارتباطی ما هستند. حال ممکن است همسایگان، دوستان، همکاران و یا خویشان ما باشند. افرادی که در کنار من هستند و من تحت تاثیر گفته های آنها هستم.

اما از این مهمتر این است که ما در روابط عمومی خاص پیامی که تولید می کنیم دو نوع است. یک پیامی که برای افراد برجسته تولید می کنیم و پیامی را که برای عامه تهیه می کنیم که در این صورت نگاه فرد کمتر است و گفتمان کلام بیشتر مطرح می شود.

نکته بسیار مهم دیگر، مخاطب شناسی است. گاهی تصور می کنند که من نوعی هستم که می نویسم و من معلم کتاب تولید می کنم. ولی غافل هستند از اینکه من برای مخاطب می نویسم. بنابراین مخاطب در ذهن و پیام من قرار گرفته است. بنابراین می بینید معتقدیم که مخاطب منفعل نیست بلکه همیشه فعال است و در داخل ذهن و متن من وجود دارد. در نتیجه مخاطب را باید از چهار جهت به آن توجه کنیم: آیا مخاطب من فهم پذیر و پیام من برای فهم او تهیه شده است؟ آیا ساختار ذهنی مخاطب را شناخته ام؟ آیا آنیت مخاطب را شناختم؟ توجه داشته باشید که گاهی باید آ«یت مخاطب را بدانیم. چه آنیت فردی و چه جمعی. آنیت فردی این است که برای مثال حواس فردی پرت است و اتفاق بدی برای وی افتاده است. در این صورت است که ذهن عام آن فرد نیست بلکه ذهن خاص اوست زیرا در این لحظه اینگونه است. ما باید متوجه باشیم که چگونه در این لحظه پیام را به این آدم منتقل کنم. همه انسان ها وابسته به تجربه آنی هستند. در مقابل ما باید ساختار ذهن را بشناسیم، اهرم های حساسیت را در بین مخاطبان شناسایی کنیم و در نهایت باید مخاطب را جذب کنم آنچنان که از غیبت ذهنی فارغ شود.

غیبت ذهنی این است که ما مخاطب را در کنار خود داریم ولی به ما توجه نمی کند. یکی از مهمترین مسائل روابط عمومی و هر پیام دهنده ای در دنیای امروز اقتصاد توجه است. دنیایی که دنیای باز اطلاعات است، خانه هایی که در آن اطلاعات موج می زند، مهمتر از همه این است که ما بتوانیم توجه را جلب، بازسازی، نگه داری و مرمت کنیم.

منبع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

 

 

روابط عمومی تجاری، راهکاری برای مدیران پیشرو

 

گسترش فضاهای ارتباطی، رشد شبکه‌های اجتماعی، هر چه رقابتی شدن بازار عرضه کالا و خدمات، همه و همه دست به دست هم داده تا فضای تبلیغات و معرفی برندها دگرگون شود.

زمانی ابزارهای تولید و عرضه محتوای جمعی، تنها روزنامه‌ها و رادیو و تلویزیون بودند؛ حال اما تغییراتی چون رشد اینترنت و ضریب نفوذ آن و گسترش و هر چه کاربردی و البته همه‌گیرتر شدن تلفن‌های هوشمند، ابزارهای عرضه و دریافت پیام‌های ارتباطی را هم بیشتر، متنوع‌تر و البته خلاقانه‌تر کرده‌اند.

این همه نشان می‌دهد که حوزه معرفی برند کاملا تغییر کرده و این موضوعی مهم و کلیدی برای مدیران سازمان‌ها، برندها و بنگاه‌های اقتصادی است.

زمانی یک کمپین تبلیغاتی، به آگهی‌های روزنامه‌ها و بیلبورهای خیابانی ختم می‌شد اما اکنون با توجه به ابزارهای جدیدی چون تلگرام و اینستاگرام و محتواهایی در قالب اینفوگرافی، موشن‌گرافیک و فیلم‌های کوتاه تبلیغاتی قابل ارایه در گوشی‌های همراه، شیوه ارایه پیام تبلیغاتی داستان دیگری دارد.

معرفی برند در زمانه نو
کارشناسان ارتباطات معتقدند، تبلیغات گسترده و بیش از قاعده در نهایت به افول توجه مخاطب و حتی افت فروش منجر می‌شود.

راه‌کار پیش رو بهره بردن از الگوی برندهای بزرگ است؛ راه‌کاری که هم به اقناع مصرف‌کننده منجر می‌شود و هم مستقیما بر فروش محصول اثر دارد.

برندهای بزرگ و موفق از حضور در شبکه‌های مجازی به صورت مداوم بهره می‌گیرند. انتشار خبرنامه‌های مجازی، طراحی اپلیکیشن‌های کاربردی و تولید اینفوگرافیک‌هایی برای راهنمایی مصرف‌کنندگان، از جمله روش‌هایی ساده اما مقرون به صرفه هستند که می‌توانند یک برند را به پرچم‌دار بازار تبدیل کند؛ وقتی صحبت از هزینه می‌شود کافی است هزینه چنین کمپین‌هایی را با شیوه‌های سنتی‌تر مثل تبلیغات محیطی مقایسه کرد.

روزگار «خبر»
تولید خبر و اطلاع‌رسانی در قالب خبر، روی دیگر سکه معرفی برند در زمانه تازه است؛ شما روزانه در معرض تبلیغات مستقیم برندهای بزرگ قرار ندارید اما پیوسته مطالب و اخباری در مورد این برندها می‌خوانید. واقعیت این است که انتشار خبر موجب خرسندی و افزایش وفاداری مشتریان نسبت به برندها می‌شود و آن‌ها را به خرید دوباره تشویق می‌کند. خبرسازی 9 کمک اساسی به برندها می‌کند:

کمک اول خبرسازی، کاهش هزینه تبلیغات است. روش‌های سنتی هزینه‌های بسیار بیشتری از تولید خبر دارند؛ وقتی صحبت از هزینه می‌شود بدون شک به هزینه در قالب هزینه - فایده نگاه می‌کنیم.

خبرسازی کمک می‌کند که برند بتواند شریکان تجاری قدرتمندی برای خود پیدا کند. برند پر خبر، برند قدرتمندی است و برند قدرتمند می‌تواند شریک قدرتمند داشته باشد.

کمک سوم تولید خبر برای برندها، افزایش قدرت شبکه توزیع و فروش است. مردم کالایی را بیشتر می‌خرند که در موردش در رسانه‌ها مطلبی مثبت خوانده باشند.

افتتاح یک فروشگاه، عرضه محصول جدید و هر رویداد تجاری دیگر، زمانی اثر نهایی خود را می‌گذارد که گروه هدف بتوانند در جریان این رویداد قرار بگیرند؛ موثرترین و بهترین راه آگاهی‌بخشی از هر رویدادی هم بی‌شک تولید و انتشار خبر است.

تولید خبر به شناخته شدن بیشتر برند کمک می‌کند و این شناخت است که به شما قدرت می‌دهد که به عنوان یک برند بتوانید بر بازار تاثیر بگذارید؛ گرفتن نبض بازار، بدون شک سهم برند را از بازار بیشتر می‌کند.

در سیستم جدید معرفی برند، تولید خبر به افزایش وفاداری مشتریان و جلب اعتماد آن‌ها یاری می‌رساند.

تولید خبر از برند، حضور برند را در رسانه پر رنگ و موثر می‌کند و حضور پر رنگ رسانه‌ای، برگ برنده بسیار بزرگی است.

روابط عمومی تجاری، راهکاری برای مدیران پیشرو
تغییرات رسانه‌ها، تاثیرات خود را بر روابط عمومی گذاشته و امروز روابط عمومی تجاری به عنوان الگویی برای استفاده از ظرفیت‌های جدید مطرح است. الگوی تازه در معرفی برند عبارت از الگویی است که هم از ظرفیت تولید خبر بهره می‌برد و هم از آن در راه کارهای محتوایی تازه خصوصا محتوای مناسب شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌کند.

روابط عمومی تجاری ابزاری در خدمت مدیران پیشرو روابط عمومی است که برند خود را جهانی کنند.

منبع: ایسنا

چرا به روابط عمومي نيازمنديم

دستگاه دولت ها در عصر ما به نحوی بی سابقه عریض شده است. زیرا توقعات مردم از دولت ها زیاد شده است و دولت ها مجبورند که دایم به دامنه فعالیت های خود بیافزایند و در هر زمینه و امری خدمتگزار مردم باشند.

ماهیت حکومت در عصر حاضر ایجاب می کند گردانندگان امور کشور که قوانین وضع و به مردم خدمت می کنند با مردم کشور حسن ارتباط و تفاهم داشته باشند تا از پشتیبانی کامل آنها برخوردار شوند. میزان موفقیت دولت ها در کارهای خود، بسته به میزان و پشتیبانی و همکاری مردم است. پس دولت ها باید همواره با مردم ارتباط حسنه و تفاهم داشته باشند و این امر نه تنها ایجاب می کند که اولیای امور یک جامعه در کار خود بصیر، بین، لایق و توانا باشند، بلکه باید کارشناسان ورزیده در روابط عمومی را نیز در استخدام خود نگاهدارند و حسن تفاهم و اعتماد و اطمینان را که لازمه پیشرفت در هر امر مهمی است، فی ما بین برقرار سازند.

دکتر «جان لی» یکی از کارشناسان سیاست‌های ارتباطی معتقد است که «هیچ چیز بیش از بی توجهی به ماهیت ارتباط و نیاز جامعه به برقراری ارتباط، نمی تواند تأثیر منفی و تحریف کننده بر جریان راستین ارتباط واثرت سازنده آن در برنامه های ملی و سازمانی داشته باشد.»

کارکرد ارتباطات و روابط عمومی در سازمان ها
برای برآوردن نیازها و خواسته های بشر، انسان ها و واحدهای اجتماعی اقدام به ایجاد و حفظ روابط با سایر اشخاص و واحدهای اجتماعی می کنند. این روابط دارای درجات متفاوتی از تعامل و وابستگی های متقابل و در نتیجه سطوح مختلفی از تبادلات اجتماعی و اقتصادی هستند.

اساساً سازمان بدون «ارتباطات» معنی و مفهومی ندارد. ارتباط تار و پود سازمان را به هم پیوند می دهد و موجب یکپارچگی و وحدت سازمان می شود، به ویژه آن که انجام کلیة وظایف همچون جمع آوری اطلاعات، تصمیم گیری، برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و اطلاع رسانی در سازمان، منوط به ایجاد ارتباط و حصول اطلاعات است.

مقصود از ارتباطات عبارتست از «انتقال و تبادل اطلاعات، معانی و مفاهیم، احساسات و ادراکات بین افراد در سازمان و بین سازمان و مخاطبان آن با واسطه یا بلاواسطه و مستقیم یا غیر مستقیم.»

در حقیقت ارتباطات نقش های مختلفی را در کارآیی عملیاتی یک سازمان یا شرکت تجاری ایفا می کنند. از جمله:
ارتباطات یک «ابزار تصمیم سازی» است.
اطلاعات و دانش را به مخاطبانی که با سازمان سرو کار دارند، ارایه می دهد و سازمان را کاملاً مطلع و آگاه، اثر گذار، موفق و پررونق و رقابتی می سازد.
سازمان یا شرکت را پیش رونده در حوزة فعالیت خود می کند.

ارتباطات یک فراگرد اساسی در سازمان است. ارتباطات همانند سیستم عصبی است که به پیوستگی سازمانی منجر می شود و این امکان را فراهم می کند تا اعضا با یکدیگر همکاری و فعالیت ها و تلاش ها را هماهنگ کنند. باید توجه داشت که ارتباطات یک فرآیند یا جریان مداوم است. یعنی پدیده ای «پویا» و مبتنی بر تغییرات یا «دگرگونی ها» بوده و «نظام گرا» است. فراگرد ارتباطی «تعاملی و میان کنش» و «دو سویه» است و در این میان واحدهای روابط عمومی میان افراد و واحدهای سازمانی و بین سازمان و مخاطبان استراتژیک آن نقش ایفا می کند.

در فرآیند ارتباطی برای انتقال پیام ها و ایجاد مکانیزم بازگشت پیام، به یک عامل پویا و مبتکر نیاز است. این عامل پرتحرک در سازمان‌ها، همان واحد مردم داری یا روابط عمومی است.
میزان اختیاری که دفاتر روابط عمومی در سازمان ها از آن برخوردارند، معمولاً بستگی به این که بالاترین مقام مؤسسه چه شناختی از روابط عمومی دارد و تا چه اندازه می خواهد مفهوم روابط عمومی را در برنامه های دراز مدت منظور کند.

در سازمان ها و شرکت‌های بزرگ، واحدهای روابط عمومی در بالا و در مجاورت ریاست کل در نمودار سازمانی جای دارند. این امر به لحاظ توانایی در نتیجه تحصیلات، تجربیات و دانش در مشاهده و تفسیر افکار عمومی، به تصمیم گیری مدیریتی، برنامه ریزی و اجرای برنامه هایی که درک و حمایت مخاطبان را کسب و حفظ می کند، کمک می کند.

واحدهای روابط عمومی با به کارگیری برنامه های ارتباطی اثر بخش، به سازمان در ایجاد روابط با ثبات با «مخاطبان استراتژیک» کمک می کنند و سازمان را با مدیریت کردن تعارض و کاهش هزینه های تعارض که ممکن است به واسطة قوانین و مقررات، فشارها و اقامة دعاوی علیه سازمان به وجود آید، اثر بخش می کنند. همچنین روابط عمومی در داخل سازمان نیز با برقراری ارتباطات متقارن و دو طرفه با کارکنان رضایت شغلی آنان را افزایش می دهد.

از سوی دیگر مطالعات نشان می دهد که بر اساس «نسبت سود – هزینه» واحدهای روابط عمومی 235 درصد بازگشت سرمایه دارند از این رو توجه به مدیریت روابط عمومی دارای توجیه اقتصادی، عقلی و منطقی است.
 

منبع :شارا

روابط عمومی‌ به دنبال توانمندسازی دست‌اندرکاران این حوزه/ روابط عمومی نقش دیده‌بانی محیطی در سازمان

 

 

دبیرکل دوازدهمین دوره سمپوزیوم بین‌المللی روابط عمومی‌ها:

روابط عمومی‌ به دنبال توانمندسازی دست‌اندرکاران این حوزه/ روابط عمومی نقش دیده‌بانی محیطی در سازمان دارد

 

دبیرکل سمپوزیوم بین‌المللی روابط عمومی‌ها با بیان اینکه روابط عمومی‌ها نقش دیده‌بانی محیطی در سازمان دارند،‌ گفت: به دنبال به دست گرفتن نبض افکار عمومی از طریق روابط عمومی‌ها و شناسایی پتانسیل‌های مختلف در سازمان‌ها هستیم..

 

هوشمند سفیدی درباره مهم‌ترین اهداف دوازدهمین سمپوزیوم بین‌المللی روابط عمومی، گفت: مهمترین هدف ما توانمندسازی دست‌اندرکاران روابط عمومی و موضوعات مرتبط با این حوزه و شناسایی نیازمندی‌های آن است.

وی با بیان اینکه دوازدهمین سمپوزیوم بین‌المللی روابط عمومی می‌کوشد تا این موضوعات را به دست‌اندرکاران این حوزه منتقل کند، افزود: مهمترین هدف ما در سال جاری تغییر سازمانی و اعتلای نقش روابط عمومی در فرایند این پروسه است.

 

دبیر کل دوازدهمین دوره سمپوزیوم بین‌المللی روابط عمومی‌ها، اظهار داشت: کمک به جایگاه روابط عمومی از طریق بازتاب‌های اجتماعی و رسانه‌ای رویداد هدف دیگر این همایش است ضمن اینکه می‌کوشیم تا با استفاده از افزایش تولید دانش و مهارت روابط عمومی در این زمینه نقش ویژه‌ای ایفا کنیم.

سفیدی با بیان اینکه سال جاری هم به مانند سال‌های گذشته تمامی مقالات و سخنرانی‌های این همایش چاپ خواهد شد و در اختیار عموم قرار خواهد گرفت، گفت: در این زمینه تلاش داریم تا ضمن معرفی بیشتر روابط عمومی‌های ایران در روابط عمومی جهانی هم تأثیرگذار باشیم به همین جهت در قطعنامه پایانی این سمپوزیوم مهمترین محورها، دستاوردها و سخنرانی‌ها در قالب بیانیه تهران تدوین و از طریق انجمن روابط عمومی‌های جهان که 110 عضو دارد به آنها منتقل خواهد شد.

وی تصریح کرد: اعتبارسنجی به فعالیت‌های ممتاز روابط عمومی‌ها هدف بعدی دوازدهمین سمپوزیوم روابط عمومی‌هاست.

دبیر کل دوازدهمین دوره سمپوزیوم بین‌المللی روابط عمومی‌ها با اشاره به شعار پیشگام و تغییر که شعار روابط عمومی‌ها در سال جاری است، گفت: روابط عمومی با ظرفیت‌ها و مهارت‌های خود پتانسیل علمی فراوانی دارد که می‌تواند در ارتباط با تغییرات سازمانی نقش ممتازی را ایفا کند.

سفیدی افزود: روابط عمومی نقش دیده‌بانی محیطی در سازمان دارد و به همین دلیل با استفاده از رصد و مشاهده نبض افکار عمومی متوجه فشارها و تحولات داخل و بیرون سازمان است.

وی تصریح کرد: روابط عمومی پتانسیل‌های مختلف را در یک سازمان شناسایی می‌کند و وقتی گزارشات این موضوع در اختیار مدیران رده بالا قرار می‌گیرد آنها متوجه نقاط ضعف و قوت سازمان شده و در حقیقت می‌توانیم اعلام کنیم که روابط عمومی پیشگام هر سازمانی است.

منبع:فارس

کارکرد و اثربخشی ابزارهای ارتباطی

آنچه که همواره در فرایند فعالیت های رسانه‌ای مورد غفلت و بی‌توجهی واقع می‌شود، ارزیابی مستمر از میزان اثربخشی و روند موفقیت یا عدم موفقیت فعالیت ها و ماموریت های رسانه ای و ارتباطی است و آنچه بیشتر در این مقوله بدان توجه می‌شود تنها کمیت و تعدد کارهای صورت گرفته است.

ویژگی اصلی رسانه ها (همه جا) بودن آن هاست. بر خلاف مدرسه و دیگر ارکان حیات انسانی، رسانه ها امری فراگیرند آن ها می توانند یک کلاس بی دیوار با میلیاردها مستمع تشکیل دهند. رسانه ها وظیفه حراست از محیط را به عهده دارند آن ها باید همبستگی کلی را بین اجزاء جامعه در پاسخ به نیازهای محیطی ایجاد کنند و مسئولیت انتقال میراث اجتماعی از نسلی به نسل دیگر را به عهده دارند.

 

« استوارت هال» جامعه را به صورت مدار بسته ای تعریف می کند که رسانه های جمعی به عنوان شاهراه در فرآیند هویت بخشی در جامعه نقش پیدا می کنند. رسانه ها هم حرکت و پویائی و سر زندگی را تقویت و تولید می کنند هم رخوت و تنبلی و سستی. از یک سویی احساس های عاطفی، محبت و صداقت را برمی انگیزند . وظایف خبری و آموزشی نیز یکی دیگر از کارکرد رسانه هاست.

ویلبرشرام محقق ارتباطات ،ارتباط گران را ازجمله عوامل تغییر یاchangagentمعرفی می کند.وی معتقداست درعصرحاضردرفرایندتغییروتوسعه آن افرادی بیشترنقش دارندکه بر روی وسایل ارتباط جمعی دسترسی داشته ودرآن حیطه فعالیت می کننددرواقع اینها هستندکه می توانند نگرش افرادرا تغییر داده وبانوشتن یک مقاله ،گزارش ،یاداشت وتولیدیک فیلم تاثیرزیادی برافکارانسانها وتغییر رفتارآنهاداشته باشند.

فرایندتغییر شامل سه مرحله که اول انجمادزدایی defreezingاست دراین مرحله ارتباط گر باید عقاید گذشته وقالبی راسست کند وزمینه را برای یک فکرجدید وتغییر آماده نماید درواقع دراین مرحله بایستی سنت شکنی صورت گیرد .درانجمادزدایی باید از پیام های غیر مستقیم وروش های دقیق استفاده کرد .برای انجمادزدایی باید شرایط محیطی واجتماعی را درنظرگرفت ومتناسب با آن پیام فرستاد.مرحله دوم فرایند تغییر ودگرگونی اعمال می شود ویک تخلیه افکارصورت می گیردوزمینه برای ایجادیک شرایط فکری جدید فراهم می گرددودرمرحله سوم وپایانی جایگزینی یا infreezingاست که یک عقیده وفکر ورفتارجدید جایگزین عقاید قبلی شده وتغییر رفتار واندیشه به همراه جایگزینی یک فکر جدید شکل می گیرد.دراین مرحله تغییرات ایجاد شده باید حفظ ونسب به انسجام آن اقدام گردد.

معرفت‌شناسی رسانه‌ای در این بخش از فرایند اثربخشی ارتباطات رسانه‌ای اهمیت قابل توجهی پیدا می‌کند که در این رهگذر از چه ابزار رسانه‌ای استفاده گردد که پوشش کامل‌تری از مخاطبان مدنظرمان را در بر گیرد. برای مثال اگر مخاطبان هدف ما شهروندان تهرانی هستند، بدیهی است که شبکه پنجم سیما یا شبکه تهران به سایر شبکه‌های تلویزیونی ارجحیت دارد اگر بیشتر مخاطبان هدف روزنامه خوان هستند، روزنامه همشهری رسانه مکتوب مناسبت‌تری برای شهروندان تهرانی به حساب می‌آید و یا اگر مخاطبان هدف ما را مناطق روستایی و روستانشینان تشکیل می‌دهند شاید مناسبت‌ترین و اثر بخش‌ترین رسانه بدون تردید رسانه رادیو باشد.

بنابراین میزان پوشش مخاطب، گستره فعالیت و اثربخشی رسانه در ارتباط با مخاطبان هدف باید مدنظر قرار گیرد و براساس آن به انتخاب یک رسانه یا رسانه‌های مناسب اقدام کرد. متاسفانه بسیار شاهد بوده‌ایم که پیام‌های رسانه‌ای بدون هیچ برنامه‌ریزی ارتباطی از رسانه‌های مختلف انتشار یافته و با بیشترین هزینه کرد کمترین اثربخشی را در ارتباط با تغییر نگرش و رفتار مخاطبان در برنداشته است و بسیاری از پیام‌های رسانه ای که می‌توانسته در قالب خبر و مصاحبه و بدون هیچ هزینه کردی انتشار یابد در قالب آگهی و پرتاژ و با هزینه های زیاد و با کمترین اثربخشی ارائه شده است.

 

 لذا به نظر می رسد در مقوله مخاطب شناسی رسانه‌های (Media audience) آنچه اهیمت اساسی دارد آنکه در وهله اول سیاست‌گذاران و مجریان و دست‌اندرکاران شناخت کامل و جامعی از رسانه‌ها، خط مشی و میزان کارکرد و اثربخشی هر کدام آنها داشته باشند. تا بر اساس این شناخت بتوانند در چنین مواقعی رسانه‌های مناسب را با توجه به نوع سیاست‌های اطلاع رسانی و مخاطبان خود انتخاب و از ان بهره لازم را ببرند. معرفت‌شناسی رسانه‌ای است ازمنظری دیگراینکه رسانه‌ها به چند دسته قابل تقسیم بندی هستند (دیداری و شنیداری، مکتوب و ...) و هر کدام دارای چه ویژگیهای بارز و منحصر به فرد بوده و از چه سیاست‌ها و خط مشی رسانه‌ای پیروی می‌کنند و نوع ارتباط و پوشش رسانه‌های آنان در ارتباط با مخاطبان هدف و سازمان ما چگونه است؟ تا بتوان براساس این شناخت رسانه یا رسانه‌های مناسب را برای ارتباط و تعامل با سازمان انتخاب و گزینش گردد تا حداقل با این نوع رسانه‌ها ارتباط مشخص‌تری را تعریف و برقرار کرد.

 

در عین حال این بدان معنی نیست که تنها باید با تعدادی مشخص از رسانه ارتباط و تعامل و همکاری داشته باشد بلکه بدین معناست که با شناختی که از هر رسانه و قابلیت‌ها و ظرفیت‌های آن پیدا می‌کند باید ارتباط جدیدی با آن را باز تعریف کند که بتواند بیشترین و موثرترین بهره را عاید سازمان و مخاطبانشان نماید. چرا که یک سازمان مطلوب و کارآمد در این رهگذر یک ارتباط و تعامل نسبی را با تمامی رسانه‌ها اعم از رادیو و تلویزیون، مطبوعات، خبرگزاریها، سایت‌ها و ... دارد و در هر موقعیت‌کاری به فراخور نوع سیاست‌های اطلاع رسانی و نوع مخاطبان هدف ارتباط بیشتر و موثرتری را با برخی یا حتی تمامی رسانه‌های تعریف شده برقرار می‌کند تا به آن هدف غایی و نهایی که یک اطلاع رسانی اثربخش در ارتباط با مخاطبان هدف سازمان است دست یابد. که در این فرایند رسانه‌ها به عنوان یک ابزار مهم و تاثیرگذار می‌توانند انتقال دهنده مناسب و سریعی برای پیام‌های تولیدی سازمان به مخاطبان باشند.

بررسی عوامل اثربخشی
متاسفانه آنچه که همواره در فرایند فعالیت های رسانه‌ای مورد غفلت و بی‌توجهی واقع می‌شود، ارزیابی مستمر از میزان اثربخشی و روند موفقیت یا عدم موفقیت فعالیت ها و ماموریت های رسانه ای و ارتباطی است و آنچه بیشتر در این مقوله بدان توجه می‌شود تنها کمیت و تعدد کارهای صورت گرفته است، اینکه در عملکردها اعلام می‌شود که این تعداد خبر، مصاحبه، گزارش، ، نشریه و ... تولید و انتشار یافته است، آیا می‌تواند استدلال منطقی و اصولی برای میزان اثربخشی و سنجش میزان کارایی رسانه ای یک سازمان باشد؟ آیا به این نکته مهم توجه می‌شود که این میزان خبر ارسالی، مصاحبه انجام شده یاسایت راه اندازی شده توانسته چه میزان تغییر نگرش در مخاطبان ایجاد و یا رفتار و فرهنگ جدیدی را در راستای اهداف و سیاست‌های اطلاع رسانی سازمان به دنبال داشته باشد؟ ...

 لذا کمیت و تعدد فعالیت و کارها فی نفسه نمی تواند ملاک دقیق و صحیحی از میزان موفقیت یا عدم موفقیت یک اثربخشی رسانه ای قلمداد گردد، چرا که در این میان ارزیابی علمی و دقیقی از نتایج کارها صورت نگرفته است و انطباق لازم با اهداف نهایی سازمان انجام نشده است. برای مثال زمانی می‌توان با قاطعیت اعلام کرد که یک سازمان در ارتباطات رسانه‌ای موفق عمل کرده است که با یک بررسی و ارزیابی عملی نتایج فعالیتهای رسانه‌ای سازمان سنجش و ارزیابی شود و خروجی اقدامات و فعالیتها مشخص گردد. برای نمونه اگر فعالیتها و اقدامات متنوع رسانه‌ای برای صرفه جویی و ارائه الگو صحیح فرهنگ مصرف آب شرب بین شهروندان صورت گرفته با یک ارزیابی علمی است که می‌توان میزان صرفه‌جویی به عمل آمده که حاصل از کارهای رسانه‌ای بوده را مشخص کرد که آیا قبل از انجام فعالیتهای رسانه‌ای میزان مصرف آب چقدر بوده و بعد از فعالیتهای اطلاع رسانی توانسته‌ایم چقدر در این حوزه اطلاع رسانی اثر بخشی داشته باشیم که منجر به کاهش و صرفه‌جویی و استفاده صحیح در مصرف آب شده است.

 

به عبارتی دیگر فعالیتهای اطلاع رسانی و رسانه‌ای صورت گرفته چقدر در راستای هدف بوده و توانسته تغییرنگرش و رفتار در مخاطبان ایجاد و آنان را متقاعد و ترغیب و اقناع به صرفه جویی در مصرف صحیح آب نماید. آنچه که در این میان اهمیت دو چندان و مضاعف دارد اینکه فعالیتهای ارتباطات رسانه‌ای چه میزان توانسته در تغییر نگرش، باور و رفتار مخاطبان منطبق با اهداف سازمان موفق عمل نماید و نتایج درخور توجهی در برداشته باشد.

لذا می‌توان گفت در برنامه‌ریزی و اجرای همه فعالیتهای به ویژه در زمینه ارتباطات رسانه‌ای آنچه تعیین کننده و معیار اصلی موفقیت یا عدم موفقیت است نتیجه و خروجی کارهاست نه تعداد و کمیت فعالیت‌ها، همانطور که بیان شد شاید یک روابط عمومی صدها مورد خبر، مصاحبه، نمایشگاه، نشریه، بروشور و ... تهیه و انتشار دهد، ولی چون در راستای هدف و با کیفیت مناسب نبوده باشد هیچگونه اثربخشی و تغییری در نگرش رفتار مخاطبان سازمان ایجاد نکند و برعکس آن شاید یک روابط عمومی کارآمد با حداقل فعالیت و هزینه کرد نتایج اثربخشی را در برخی اقدامات به عمل آورده و عاید سازمان نماید.

 

بنابراین ارزیابی مستمر و منظم از فعالیتهای روابط عممی به ویژه ارتباطات رسانه‌ای نه تنها افق روشنی از نتایج کارها را برایمان ترسیم می‌کند، بلکه نقاط ضعف و کاستی‌ها را در فرآیند فعالیتها مشخص و گوشزد می نماید و این فرصت را برای روابط عمومی و سازمان ایجاد می‌کند که نقاط ضعف و کاستی‌ را در فرایند اطلاع رسانی شناسایی و درصدد رفع و کاهش آن برآید و از طرفی سازمان به نقاط قوت و مثبت در اطلاع رسانی پی برده و آن را تقویت و ارتقاء بخشد. لذا ارزیابی منظم و مستمر از فعالیتهای ارتباطات رسانه‌ای یک ضرورت برای دستیابی به میزان موفقیت یا عدم موفقیت و کسب بیان صحیح از کارها و ماموریت‌های سازمان به حساب می‌آید که بایستی بدان توجه و جدی گرفته شود.

 منبع :شارا

چالش های موجود در روابط عمومی ها

چالش های موجود در روابط عمومی ها

توجه به اینکه از پیدایش روابط عمومی در ایران حدود نیم قرن می گذرد هنوز روابط عمومی با مسایل مختلفی مواجه است. متاسفانه بررسی تاریخی این دانش در ایران نشان میدهد که به رغم وجود اندیشه ها و ایده های اصلاح طلبانه برای توسعه آن، هیچ گونه اقدام عملی بنیادی در این زمینه صورت نگرفته است به همین دلیل است که امروزه روابط عمومی ها بیشتر وقت خود را صرف برطرف ساختن مشکلات خود می کنند. ورود به این مشکلات، توان و شرایط ایفای وظایف و رسالت راستین را از روابط عمومی گرفته است. چالش های روابط عمومی در ایران را می توان در دو بخش اصلی ( تشکیلات، اعتبارات، آموزش، نحوه عمل، نیروی انسانی و وجود نگرش های منفی) و فرعی ( نداشتن متولی مشخص، نبود تشکل های حرفه ای کافی و نبود قانون مندی مسئولیت های استراتژیک و حرفه ای روابط عمومی) تقسیم کرد. دست یابی تشکیلاتی را می توان به عنوان نخستین چالش روابط عمومی در سازمان دانست. منظور از دستیابی تشکیلاتی، نبود پویایی در طراحی تشکیلاتی است.چالش دوم روابط عمومی، وابستگی صرف روابط عمومی به مدیریت سازمان است. این وابستگی کامل گاه " خطر مدیریت مداری " را در روابط عمومی یک سازمان افزایش می دهد. چالش سازمانی سوم " آمیختگی تشکیلاتی " روابط عمومی با سایربخش های تشکیلاتی سازمان چون اطلاعات، انتشارات، امور بین الملل و حوزه ریاست است. نادیده انگاشتن و لحاظ نکردن برخی از بخش های مهم روابط عمومی در تشکیلات آن و عنوان های شغلی را باید از مسایل مهم در طراحی تشکیلاتی روابط عمومی دانست. متاسفانه در برخی موارد روابط عمومی را با تشکیلاتی نظیر حراست، گزینش و بازرسی در یک ردیف تحت عنوان ادارات کل قرار می دهند که این کار اقدامی نادرست است. چرا که گستره فعالیت های روابط عمومی در درون و بیرون سازمان فراگیرتر از فعالیت واحدهای دیگر است. به همین لحاظ، ارتقای جایگاه روابط عمومی و سطح تشکیلات آن باید به گونه ای باشد که بتواند در یک فضای ارتباطی مناسب به رسالت خود عمل کند. نکته دیگر اینکه میان مدیر روابط عمومی و مدیریت سازمان نباید فاصله ای وجود داشته باشد. در برخی سازمان ها، مدیران روابط عمومی به سختی می توانند با مدیر سازمان ارتباط مستقیم داشته باشند که دلیل این مساله نگرش منفی و نادرست مدیریت آن سازمان نسبت به روابط عمومی است. اگر چه ساختارها با توجه به وضع سازمانی و نوع ماهیت دستگاه ها تعریف می شود ولی نباید در ترکیب اصلی بدنه تشکیلاتی سازمان تفاوتی میان واحدهای مختلف وجود داشته باشد.چالش دیگر روابط عمومی، چالش حرفه ای بودن کارکنان و کارشناسان آن است. متاسفانه تعداد نیروهای متخصص و کارشناس در روابط عمومی بسیار اندک است. به طوری که این نیروها چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ تخصص، جوابگوی نیاز دستگاه ها نیستند.به همین دلیل باید موانعی که سر راه پژوهش وجود دارد را برطرف کرد، برخی از این موانع عبارتند از:
1-بی اعتقادی به پژوهش و تحقیق در مدیریت سازمان ها.2-ناآشنایی و نداشتن تخصص کافی مدیران روابط عمومی در زمینه دانش روابط عمومی و ارتباطات اجتماعی.3-نامشخص بودن جایگاه و تشکیلات روابط عمومی درمجموعه سازمانی  روابط عمومی را یک مجموعه خدماتی می دانند.4-نداشتن نیروی انسانی متخصص و پژوهشگرانی که بتوانند موضوعات مورد توجه مخاطبان را مطالعه و مسائل مربوط به سازمان را آسیب شناسی کنند. 5-تخصیص ندادن و نبود بودجه و اعتبارات لازم و کافی برای انجام طرح های پزوهشی.
به طور کلی روابط عمومی به دلیل اینکه مورد قبول دستگاه ها نیست و دچار نبود وکمبود تخصیص اعتبارات برای کلیه فعالیت های خود است، مشکلات فراوانی را به دوش می کشد. یکی از مشکلات اساسی روابط عمومی روزمرگی و درگیری با کارهای عادی و جاری است. این امر باعث می شود روابط عمومی از برنامه ریزی های کلان و استراتژیک غافل شود. متاسفانه اکثر روابط عمومی ها با کمبود کارشناس متخصص درعلوم ارتباطات مواجه هستند.مشکل دیگرناآگاهی مدیران ارشد سازمان ها از نقش و موثر روابط عمومی در اقناع و جلب مشارکت مردم است که این امر مستلزم آموزش های لازم جهت تغییر نگرش مدیران ارشد است. دلیل اینکه روابط عمومی در کشورمان جایگاه واقعی خود را ندارد آن است که مدیران نگرش مثبتی به نقش مدیریتی روابط عمومی ندارند و آن را واحد زائد و مزاحم تلقی می کنند.در جامعه ایران نگرش به روابط عمومی صرفا تبلیغاتی است که این امر تحریف افکار و دورشدن روابط عمومی از رسالت اصلی خود شده است. مهمترین این آسیب ها عبارتند از: 1-جابه جا شدن وظایف 2-گسترش یافتن وظایف 3-ناهمگون بودن وظایف 4-پیش بینی شدن وظایف5-موازی بودن وظایف
به همین دلیل پیشنهاد می شود برای رفع این آسیب ها و کاستی ها، ساختار سازمانی مناسب برای روابط عمومی طرح ریزی شود. به این معنا که وظایف هم سنخ با یکدیگر ترکیب شود، وظایف جابجا شده به مسئولان مربوطه سپرده، وظایف گسترش یافته غیر ضروری با ارکان مربوطه تعویض شود و وظایف گسترش یافته ضروری در قالب شرح وظایف جدید قرار گیرد و وظایف پیش بینی نشده در قالب ساختار جدید رسمیت یافته و وظایف موازی در هم ادغام شود.

مدیریت بحران در روابط عمومی

 

      تغییر ناگهانی شدیدتر ازحالت عادی و غافل گیری تهدید آمیز از جمله معیارهای تعریف بحران هستند و گام اول در مدیریت بحران شناخت زمینه های بحران و گرد آوری اطلاعات در زمینه های شکل گیری یا احتمال حادث شدند بحران است که نیاز به واقع بینی دارد تا خوش بینی .

بروز بحران درسازمانها می تواند تابعی از شرایط ویژه، اضطراری و انحراف از برنامه های پیش بینی شده باشد.با این وجود معمولا می توان با تجزیه و تحلیل منظم سیستم ها نقاط بحران خیز را در سیستم شناسایی و نسبت به کور کردن آن اقدام نمود. علاوه براین اندیشیدن قبل از بروز واقعه و ایجاد اتاق بحران وگزینش نیروهای انسانی مورد نظرمی تواند در هنگام وجود مشکل راهگشا و چاره ساز باشد.

نباید ازنظر دور داشت که بروز بحرانهای هرچند کوچک در سازمانها می تواند آغازگر ایجاد بحرانهای بزرگتر و سرباز کردن زخم های کهنه سازمان گردد. همین مسئله است که سرعت عمل را در جریان مواجهه با بحران ضروری می سازد.

معمولا بروز بحران در دو جبهه سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد : در جبهه داخل سازمان و در جبهه خارج سازمان.

مهار بحران و مواجهه با آن در داخل سازمان وظیفه مدیرا ن ارشد و میانی و اتاق بحران سازمان است اما در بعد برونسازمانی این روابط عمومی است که می تواند با ارتباط مستمر وموثر علاوه بر جلوگیری از ایجاد شایعه، ذهن افکار عمومی را بسوی کاهش و رفع بحران سوق نماید.

 در سازمانها هر وقت بحرانی ظهور می کند این روابط عمومی است که با اطلاع رسانی و پاسخگویی مهار و هدایت اخبار و افکار عمومی را به دست می گیرد تا با عبور از بحران های موجود سازمان را به هدف اصلی خود یعنی توسعه در ابعاد مختلف آن از طریق ایجاد تفاهم به عنوان موثرترین راه کار موجود برساند.

 روابط عمومی در مواجهه بابحران در سازمان بهترین ابزار را در دست دارد که همانا می توان به رسانه های گروهی و مطبوعات ا شاره کرد .

 امروزه با توجه به توسعه امر اطلاع رسانی در زمان وقوع یک بحران ، اطلاع رسانی شفاف در مورد آن کمک قابل توجهی را به سازمان بحران زده خواهد کرد .

   برای پیش گیری از بحران باید پیش بینی کرد و راه های پیشگیری را در نظر گرفت. سازمان ها باید در درجه اول برای خود یک مدیریت بحران تعریف کنند که در مواقع مقتضی وارد عمل شوند که روابط عمومی ها قطعا یکی از مهمترین و موثرترین اعضای این تیم هستند .

 بین رفع بحران درسازمان و فعالیت های روابط عمومی رابطه دو جانبه وجود دارد روابط عمومی با ابزارهای رسانه ای که در دست دارد می تواند کنترل خوب و گسترده ای روی مسئله بحران داشته باشد.

 هربحران از دیدگاه روابط عمومی دارای سه مرحله است : یک نقطه که اشاره به آغازبحران دارد ، یک مرحله که در آن بحران آشکار می شود وبه مرحله ای می رسد که باید بحران را از نظر ارتباطی مدیریت کرد.

                                                               تهیه وتنظیم : روابط عمومی پست استان اردبیل

 

وظایف روابط عمومی در قرن 21

در طول قرن بيستم روابط عمومي به طور مدام به يك شغل سازمان يافته مبتني بر توسعه ي تخصص ها بدل شد. ساخـتارهاي ارباب رجوع و نمـايندگي ها وظايفي را مشخـص نمود كه از توسعه ي تخصص ها منتج مي شد.
امروزه ما به اين تخصص ها به چشم وظايف مي نگريم، اما روابط عمومي قرن بيست و يك بسيار پيچيده تر از روابط عمومي هاي قبل از آن است و تحولات فراگير دنياي معاصر مسئوليت هاي بيشتري را متوجه كارگزاران روابط عمومي مي كند.
مهارت فني، دانش و مهارت تخصصي، سوابق تجربي موفق، توانمندي هاي فردي نظير پژوهش افكار عمومي، اخلاق و منش متناسب با حرفه ي روابط عمومي، احساس تعهد نسبت به سازمان و جامعه از ويژگي هايي است كه به مدير روابط عمومي كمك مي كند تا بر اساس آن بتواند موفقيت لازم را در پيشبرد اهداف سازماني محقق نمايد. 
گرچه مجموعه ي وظايف يك روابط عمومي به روش هاي كليشه اي دنياي ارتباطات و تبليغات ختم نمي شود و هرگز نمي توان آن ها را محدود و محصور در يك سري برنامه ها كرد، اما روابط عمومي براي وصول به موفقيت سازماني، نبايد بدون برنامه حركت كند، بلكه بايد هدفمند، منظم و قاعده مند باشد تا بتواند در راستاي انجام وظايف،موفقيت حاصل نمايد.

در اين بخش به شرح وظايفي از يك روابط عمومي با رويكرد نوين در قرن 21 به صورت مختصر پرداخته مي شود كه شايان توجه مي باشد:

1- ارائه ي مشاوره هاي مؤثر به مديران ارشد سازمان كه يكي از وظايف بحث برانگيز و پر متقاضي روابط عمومي مي باشد.

2- حفاظت از حريم سازمان در مقابل جوسازي هاف خلاف گويي ها، دروغ پردازي ها، تهديدها و...

3-همكاري فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها

4- برگزاري جلسات داخلي بين كاركنان و مديران به صورت ماهيانه يا فصلي

5- ارتباط تنگاتنگ با اينترنت، خبرگزاري ها، وب سايت ها و وبلاگ ها

6- توجه به اطلاع رساني آنلاين و داشتن حداقل يك ساعت و يا وبلاگ تخصصي براي سازمان و اداره

7- ايجاد حسن رابطه بين كاركنان، مشاوران و مديران سازمان

8- انعكاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم مميزي نمودن آن به مسئولان

9- تحليل گري و داشتن صداقت كاري

10-انعكاس مسائل و تنگناها همان گونه كه هست

11-برقراري ارتباط رضايت مندانه بين دستگاه مطبوع و مخاطبان

12-چاپ بروشور پيام هاي آموزشي، پژوهشي و ديگر فرآورده هاي سازماني

13-خروج روابط عمومي از موضع انفعالي به موضع فعال

14-دعوت از خبرنگاران در مراسم و مناسبت هاي مختلف

15-دخالت ندادن موضع گيري هاي شخصي در تنظيم اخبار سازمان

16-اجراي سيستم مكانيزه ي خبررساني (روابط عمومي الكترونيك)

17-تبعيض قايل نشدن بين خبرنگاران و البته اين هنر روابط عمومي است كه به اندازه ي قابليت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.

18-كوتاه نويسي (بيان موضوعات اصلي و مهم در تنظيم اخبار)

19-خوش برخورد بودن

20-سرعت عمل و ايفاي نقش مؤثر و ارزنده در مواقع حساس و بحراني

21-مديريت تابلوي اعلانات و به روز كردن مطالب آن

22-برقراري تعامل مطلوب و سازنده بين اداره يا سازمان مربوط با سازمان ها، ادارات، نهادها و اشخاص حقيقي وحقوقي

23-تهيه ي گزارش فعاليت واحترام قائل شدن براي ارباب رجوع و افكار عمومي

نقش کیفیت ارائه خدمات درجلب رضایت و نگهداری مشتریان

نقش کیفیت ارائه خدمات در جلب رضایت و نگهداری مشتریان

       درسالهای اخیر، توجه زیادی به نیازهای مشتریان در رابطه با سطوح کیفیت خدمات شده است سطوح بالای ارائه خدمت به مشتریان به عنوان ابزاری در جهت نیل به مزیت های رقابتی استفاده می شود به موازات افزایش آگاهی مشتریان از خدمات قابل ارائه توسط موسسات  خدماتی بطور فزاینده ای نسبت به کیفیت خدمات دریافتی حساسیت نشان می دهند به منظور حفظ رابطۀ بلند مدت توام بارضایت مشتریان سازمانهاباید بدانند که چگونه می توانند خدماتی با کیفیت بالا ارائه دهند .

سازمانهای بخش عمومی دریافته اند که ارائۀ خدمات باکیفیت به مشتریان از مقوله های راهبردی و استراتژیک بقای سازمانها درآینده است ، ارائه خدمات باکیفیت عامل بسیار مهمی در جلب رضایت و نگهداری مشتریان است ودرآینده بررسی و ارزیابی آن در سازمان هاضرورت بیشتری پیدا خواهد کرد.

   بحث درخصوص کیفیت خدمات از پیچیدگی های زیادی بر خوردار است. تعریف و اندازه گیری کیفیت خدمات ارائه شده توسط یک موسسه خدماتی بسیار دشوار است . در هرصورت صرف نظر از عقاید درون سازمانی که ارائه دهندگان خدمت یا دیگر اعضا یک سازمان خدماتی ممکن است داشته باشند کیفیت واقعی خدمات همیشه به وسیله مصرف کنندگان آن یعني مشتریان سنجیده می شود. ارزیابی  های انجام شده نشان دهندۀ این مطلب است که برداشت مشتری از خدمات در چارچوب انتظارات او شکل می گیرد، یعنی رضایت عبارت است از تفاوت میان انتظارات و برداشت ها، از این رو همواره تاکید شده است که باید فراتر از انتظارات مشتریان نگریست و چنین نگرشی به معنای این است که در ارائه کیفیت خدمات از مرز رقابت فراتر رفته ایم.
       با توجه به اینکه تامین رضایت مشتریان و نگهداری آنها برای سازمانهای ارائه دهنده خدمات از اهمیت بسزایی برخوردار است و مشتری، هدف نهایی  یک سازمان مشتری مدار می باشد. لذا رضایت و عدم رضایت وی در طراحی این نظام حائز اهمیت فراوانی است . ارائه خدمات به دو گروه اصلی مشتریان قدیمی و جدید صورت می گیرد. هزینه جذب مشتریان جدید معمولا بیش از هزینه حفظ مشتریان قدیم است. از این رو حفظ و نگهداری مشتریان قدیمی برای سازمان اهمیتی بیش ا ز جذب مشتریان جدید دارد. حفظ مشتریان قدیم نیز به رضایت آنها بستگی دارد که تا چه حد از کیفیت خدمات ارائه شده توسط سازمان راضی هستند. یک مشتری راضی نه فقط از خدمات ارائه شده استفاده مجدد می کند، بلکه با تعریف این خدمات و کیفیت ارائه آن نزد دیگران باعث جذب مشریان تازه می شود و در این میان به آگهی تبلیغات رقبا توجه کمتری دارد.

    مشتریان راضی منبع درآمدبرای سازمانها هستند. سازمانهایی که می توانند مشتریان را تا دراز مدت راضی نگه دارند از صحنه رقابت خارج نخواهند شد. عرضه خدمات با کیفیت بالا  و در سطح عالی، به طور مستمر ، موجب ایجاد مزیت های رقابتی زیر برای سازمان  می شود:
در سال 1993 میلادی در تحقیقی که در خصوص کیفیت محصولات و خدمات توسط فیلیپ و همکاران  نامبرده، انجام پذیرفت، نتایج به دست آمده نشان داد که کیفیت محصولات و خدمات واحدهای تجاری استراتژیک مهمترین عنصری است که برعملکرد واحدها اثر می گذارد و درنتیجه آنها اعلام  می کنند که  وقتی با کیفیت برتر وارد بازار شد. قطعا سود بیشتر ومنافع از طریق اعمال قیمت های بالاتر تامین می شود و در واقع ارتقاء  واحدها نیز از این راه به دست می آید و مدل دیگر از قابلیت سودآوری کیفیت خدمات که در سال1995توسط راست و همکاران  ارائه گردید دراین مدل عامل کیفیت خدمات منجر به افزايش رضایت مندی و توازن در نرخ حفظ مشتری به دست می آید در نتیجه درآمد و و سهم بیشتری از بازار را در پی خواهد داشت در سال 1987 بازل وگان نظر دیگری را اعلام نمودند که به  دلیل اثر کیفیت بر ارزش درک شده توسط مشتریان کیفیت خدمات گذشته از این که با قابلیت سودآوری سازمان همراه است بلکه با رشد سازمان نیز در ارتباط است. در آمریکا  تحقیقاتی که زيتامل  و همكاران صورت صورت پذیرفت و به این نتیجه رسیدندکه شرکت هایی که درامر ارائه خدمات می باشند در خصوص کیفیت عالی خدمات حساسیت خاصی دارند در واقع کیفیت عالی می تواند کلیدی برای تمایز،  بهره برداری و کارایی سازمان ها باشد.

                                    

                                                                    تهیه وتنظیم : روابط عمومی پست استان اردبیل

تشابه روابط عمومی و ادبیات انگلیسی

تشابه روابط عمومی و ادبیات انگلیسی

روابط عمومی و ادبیات انگلیسی از ویژگی های مشترکی برخوردارند: هر دو حوزه مستلزم خوانندگان و نویسندگان انتقادی و تحلیلی هستند، هر دو نیازمند تولید و بکارگیری امور خلاقانه به روش های گوناگون بوده و از زمینه های اجتماعی، تاریخی، فرهنگی و سیاسی مختص خود برخوردارند.

 ویلیام شکسپیر یکی از بزرگترین نمایشنامه نویسان زبان انگلیسی است. از آنجا که آثار وی مسائل انسان دوستانه ای را خطاب قرار می دهد که مردم در زندگی خود با آن مواجه هستند و حتی جامعه در کل از آن رنج می برد از اینرو آثاری وی مناسب این عصر می باشند.

ادامه نوشته

نقش رسانه ها در تغییر تفکرات جوامع بشری

1. برخی بر این باورند که میزان تاثیر گذاری رسانه بر زندگی انسان نامحدود است. 

2. گروهی دیگر کارکرد رسانه های گروهی را بی تاثیر می دانند. 

3. عده ای معتقدند که تاثیر رسانه های گروهی مشروط است و میزان تاثیر گذاری آن را در محدوده ی شرایط محیطی ارزیابی می کنند.

ادامه نوشته