الف: اطلاعات و اطلاعرساني
قرن بيستم، قرن ارتباطات و قرن بيستويكم عصر اطلاعات است و ما در پايان قرن ارتباطات و آستانه عصر اطلاعات قرار گرفتهايم. از اينرو شناخت شبكههاي اطلاعاتي، ايجاد بانكهاي اطلاعاتي و جمعآوري اطلاعات امري ضروري است.
كشورهاي جهان اول به دليل داشتن نيروي متخصص و آموزشديده و تكنولوژي اطلاعرساني، جريان يكسويه اطلاعات را ايجاد كردهاند، بهطوري كه اخبار از رسانههاي اين كشورها عمدتاً به كشورهاي توسعه نيافته ارسال ميشود. حتي اخبار جهان سوم ابتدا تهيه و دوباره به خودشان برگردانده ميشود.
بدون شك جريان يكسويه اطلاعات نتيجه جريان آزاد اطلاعات است كه كشورهاي مسلح به تكنولوژي اطلاعات را بر كشورهاي فقير مسلط ميكند.
با گسترش تكنولوژي اطلاعات، جهان در حال قطع ارتباطات مستقيم است. نگاهي به تاريخ روابط عمومي نشان ميدهد كه روابط عمومي در جريان تاريخيرشد و نمو خود، سه مرحله اساسي را طي كرده است. روابط عمومي در ابتدا وظايفي سياسي (ارشادي) بر عهده داشت، سپس بر بُعد اقتصادي (تبليغ) تأكيد شد و در حال حاضر از زاويه اجتماعي (اطلاعرساني) انجام وظيفه ميكند.
كارگزار روابط عمومي بايد عمدهترين ويژگيهاي اطلاعات را به شرح زير بداند:
1. اطلاعات، ضروري و با اهميت باشد.
2. تازه، جديد و سازمان يافته باشد.
3. با منافع، سلايق و مسايل مخاطبان مرتبط يا داراي حداقل تضاد باشد.
4. با دقت تنظيم شود و واضح و روشن باشد.
همچنين اطلاعرسان بايد داراي اين ويژگيهايي باشد:
1. صاحب تعصب و علاقه خاص نباشد.
2. داراي پيشينه و وجهه مورد قبول باشد.
3. با موضوع پيام آشنا باشد.
4. متوجه همه مخاطبان باشد.
عناصر اطلاعرساني در نگاهي كلي همان عناصر خبري (كه،كي، كجا، چه، چرا، چگونه) هستند، اما تأكيد بيشتر، بر چه كسي (پيامرسان)، چه ميگويد (پيام)، به چه كسي (پيامگير)، از
چه راهي (رسانه يا كانال)، با چهتأثيري (عكسالعمل) استوار شده است. با آغاز عصر اطلاعات، روابط عمومي مسووليتهايي را در اين زمينه به دوش گرفته است كه تعدادي را به شرح زير ميتوان عنوان كرد:
1. آگاه بودن از افكارعمومي و افكار مخاطبان
3. شفافسازي ارتباطي با تأكيد بر اطلاعرساني
3. جلب مشاركت و نظرخواهي در تصميمگيريها
4. دوسويه كردن ارتباطات
5. پاسخگو كردن دستگاه
6. بستهبندي پيام، متناسب با مخاطبان و موضوعات
7. چندرسانهاي عمل كردن
8. ضبط و ثبت اطلاعات
و... بايد با ايجاد نظم اطلاعاتي، عمدهترين ضرورتهاي اطلاعات بررسي و با در نظر گرفتن اولويتها تهيه و توليد شود.
رابطه ارتباطات و اطلاعات
بين ارتباطات و اطلاعات رابطه جزء و كل وجود دارد. هر اطلاعي ارتباط نيست، اما هر ارتباطي، اطلاع است و طي آن اطلاعاتي رد و بدل ميشود. پس براي برقراري ارتباط، بايد اطلاعاتي موجود باشد. بدون اطلاعات، ارتباط برقرار نميشود و با اطلاعات ناقص و مجهول، ارتباط نيز ناقص و مجهول برقرار ميشود. اطلاعات ناقص به ابهامات، شايعات و هيجانات ميانجامد.
گردش اطلاعات در فضاي مستبد و آزاديخواه
كدام راه را ميپسنديم؟ جريان اطلاعات فقط از سوي ما انجام شود يا اينكه مخاطبان، راهبري ما را به عهده بگيرند؟ انديشمندان ارتباطات معتقدند با اطلاعرساني صرف كه در واقع به تبليغ تجاري نيز گرايش دارد، مدپرستي و سطحينگري در جامعه توسعه مييابد، اما اگر در جامعهاي جريان دوسويه اطلاعات برقرار باشد و به خصوص وقتي جريان اطلاعات را خواستههاي مخاطبان رهبري ميكند، يگانگي عميقي بين مخاطب و پيامرسان ايجاد ميشود.
ب) مدلهاي جريان بينالمللي اطلاعات
1. مدل مركز ـ پيراموني: در اين مدل جهان به دو بخش مركز و پيرامون تقسيم ميشود كه در مركز، جوامع حاكم و در پيرامون، جوامعوابسته اطلاعاتي به مركز قرار ميگيرند. (اين مدل را يوهان گالتونگ مطرح كرده است.
جوامع مركز، اطلاعات را به صورت بمباران اطلاعاتي بر جوامع پيرامون ميريزند و جريان اطلاعات عمودي است.
2. مدل شمال ـ جنوب: در اين مدل نيز جريان خبر، يك جريان عمودي است و سير و گردش اخبار و اطلاعات از شمال (كشورهايصنعتي) به جنوب (كشورهاي جهان سوم) است.
3. مدل مثلثي: در حقيقت در اين مدل شمال به دو بخش شرق و غرب تقسيم ميشود و در عين حال جنوب در يكچارچوب قرار ميگيرد. اين مثلث توسط دو پژوهشگر به نامهاي "جرج گربنر" و "جرج مرواني" طرح شد و درآن شرق و غرب همان كشورهاي شمال هستند كه كشورهاي جنوب را تحتتأثير قرار دادهاند.
ج: دنياي ارتباطات و روابط عمومي
تاريخ ارتباطات سرشار از زندگي است و بشر در گردونه ارتباطات به دنبال معناي مطلوب زندگي است.دنيايي كه در آن زندگي ميكنيم را دنياي ارتباطات ناميدهاند. دنياي ارتباطات به اين معناست كه:
1. امور زندگي مردم در ارتباط بيشتري با همديگر قرار گرفته است.
2. ابزار ارتباطي، زيرساخت ديگر تكنولوژيها و توسعهها است.
3. امكانات ارتباطي، سهولت بيشتري را براي برقراري ارتباط انسانها مهيا كرده است.
اكنون بشر به عصر دانايي گام نهاده و "آگاهي"، سرآغاز آزادي و رهايي است. قدرت و قابليتهاي شگرف انسان در عصر حاضر و در جهان پرتحول و سراسر رمز و رازي كه در آن زندگي ميكنيم، مرهون دستيابي به پيشرفتهترين و تازهترين آگاهيهاست و تلاش بيوقفه و گسترده براي كسب دانش و آگاهيهاي بيشتر و مفيدتر، دوره كنوني تاريخ را به عصر انفجار اطلاعات" تبديل كرده است.
اينكه اظهار ميشود 85 درصد از دانشمندان و محققان تمامي اعصار در عصر حاضر زندگي ميكنند، نشانه گسترش شتابان حجم اطلاعات است و از پيامدهاي آن انفجار علوم و دانشهاست، بهطوري كه 90 درصد از تمامي دانش و اطلاعات طول تاريخ بشر، در عصر ما توليد شده است.
انفجار اطلاعات، ارتباط مستقيم و تنگاتنگي با شيوه پيچيده كار و زندگي بشر عصر حاضر دارد. بهرهبرداري وسيع و با كيفيت بالا از طبيعت و امكانات مادي، مستلزم استفاده از ابزار، تجهيزات و روشهاي علمي و مدرن است كه جز با ياري دانش و اطلاعات بيشتر و تازهتر، فراهم نخواهد شد.
با چنين تغييراتي در دنياي كنوني به يقين ما ملزم خواهيم شد آخرين پديدههاي علمي و اطلاعاتي را براي پيشبرد اهداف روابط عمومي در اختيار بگيريم زيرا بهنظر ميرسد تكنولوژي اطلاعات نسبت به تكنولوژيهاي ديگر، زيرساختهاي بيشتري براي تغييرات نهايي مهيا ميكند.
با اهميت يافتن تكنولوژيهاي ارتباطي و تأثيرات شگرف رسانهها، قرن بيستم را "قرن ارتباطات" ناميدهاند. دهكده جهاني قرن بيستم در قرن بيستويكم به دهكده اطلاعاتي بدل خواهد شد و اهميت اطلاعات هر روزافزونتر و بر ارزش آن به عنوان ثروت و قدرت افزوده خواهد شد.
ما در پايان قرن ارتباطات و آغاز عصر اطلاعات قرار گرفتهايم و شبكههاي اطلاعرسان هر روز بر افكارعمومي تأثيرات پيدرپي و بيامان ميگذارند. اطلاعات به صورت روزافزون در سراسر جهان گسترش يافته است و اهميت و ضرورت اطلاعات، بيشتر احساس ميشود. پس بايد بفهميم در برقراري ارتباط بدون اطلاعات، انسان كوري بيش نيستيم. وقتي كه اطلاعات ناقص باشد، ارتباط ناقص است.
ضرورت بهره مندي جامعه از اطلاعات در دنياي امروز، ما را وا ميدارد تا روابط عمومي نوين را يك روابط عمومي اطلاعمدار بدانيم. آنچه تاكنون از روابط عمومي برشمردهايم، نمايش
روابط عمومي ابتدايي يا مسايل ابتدايي روابط عمومي بوده است، اما در دنيايي كه همه چيز آن به سرعت كهنه ميشود و با اطلاعات تازهتر، همه چيز هر لحظه نو ميشود، روابط عمومي بايد از عملكرد و شكل اوليه و سنتي خارج شود و ضرورتهاي زمانهاي را كه در آن زندگي ميكند، درك كند.
روابط عمومي در عصر اطلاعات موظف به همگوني و همساني با فرآيند اطلاعات در جهت نو شدن است.
اطلاعات در روابط عمومي براي برقراري ارتباط است و هرگاه اطلاعات ناقص باشد، ارتباطات نيز ناقصخواهد بود و هرگاه اطلاعات مجهول باشد، ارتباطات نيز مجهول خواهد بود. روابط عمومي اطلاعمدار عبارت است از يك روابط عمومي: اطلاعياب، اطلاعشناس، اطلاعرسان.
1. اطلاعيابي (تهيه و توليد)
روابط عمومي اطلاعمدار در مرحله اول اطلاعياب است. يعني بايد در راستاي تهيه و توليد اطلاعات كوشش و جديت كند. در مرحله اطلاعيابي، ايجاد زيرساخت فنآوري و در اختيار گرفتن ابزار كوچك و بزرگ ارتباطي (تلفن، تلكس، رايانه، دوربين عكاسي و تصويربرداري، دستگاه كپي و...) كمك شاياني به اطلاعيابي ميكند. از سوي ديگر، بايد نيروهاي متخصص را در اختيار گرفت و همچنين به آموزش ضمن خدمت همكاران با تجربه همت گماشت. بايد روشهاي گردآوري اطلاعات و ايجاد نظام توليد اطلاعات را يافت و از آن بهرهگرفت.
با ايجاد و گسترش زيرساختهاي ارتباطي (صنعت فنآوري اطلاعرساني)، ايجاد شبكههاي اطلاعاتي وجذب نيروهاي متخصص يا آموزش نيروهاي موجود (نقش، ضرورت، جايگاه و ساماندهي سياستهاي اطلاعرساني)، اين امكان ايجاد ميشود كه سيستمي اطلاعشناس پديد آوريم.
روشهاي گردآوري اطلاعات، روشها و چگونگي مبادله اطلاعات، مديريت اطلاعات، ايجاد نظام توليد وتوزيع اطلاعات، سازماندهي اطلاعات و ايجاد شبكه اطلاعرساني، از ضرورتهايي است كه هر يك ازكارشناسان روابط عمومي بايد به آنها آگاهي يابند. به همين منظور بايد اذعان شود اگرچه درست است كه اطلاعات، فوقالعاده تأثيرگذار است، اما اطلاعرساني كاري مهم و پيچيده است و ميزان موفقيت در آن، به ميزان شناختشناسي (تفكيك و اولويتبندي) در حوزه اطلاعات بستگي دارد.
در مرحله اطلاعيابي، قسمتي از اطلاعات تهيه بخشي از آن توليد ميشود. تهيه اطلاعات در اكثر مواقع از منابع بيرون از سازمان انجام ميگيرد و توليد اطلاعات بيشتر در داخل سازمان صورت ميپذيرد.
ما اطلاعات را جستوجو ميكنيم؛ براي اينكه بايد پرسشي را جواب بدهيم يا اينكه بايد پرسشي ايجاد كنيم يا آگاهي بدهيم. پس بدين منظور جمعآوري انتقادات، پيشنهادات و نظرات ضروري به نظر ميرسد. اطلاعيابي از اتفاقاتي كه ميافتد ضروري است، چون اطلاعات ضرورت اساسي روابط عمومي و بدون اطلاعات، هنر برقراري ارتباط عقيم است.
جمعآوري اطلاعات، مقدمهچيني براي انجام امور ديگر و مهيا كردن مقدمات همه كارهاست و براي تصميمگيري، برنامهريزي و امكان برقراري ارتباط صحيح نيازمند آخرين اطلاعات هستيم. در مرحله اطلاعيابي بايد از فنآوري اطلاعات و اطلاعرساني كه ابزارهاي نوين ارتباطات هستند، بهره گرفت زيرا فنآوريهاي نوين، ابزار مشاركت در جامعه مدني هستند و جريان مطلوب اطلاعاتي كمك ميكند تا مشاركت در جامعه مدني تحقق يابد. در جامعه مدني، گوناگوني ارتباطات مطرح است. اطلاعات گوناگون مبادله ميشود و كار روابط عمومي، ساده اما حساس است.
در توليد پيام، چگونگي شكلگيري و منبع آن، داراي اهميت قابل توجهي هستند و اطلاعياب درجستوجوي چرايي و چگونگي رويداد است. اطلاعياب به حرفهاي ديگران گوش ميدهد تا شعار "گوشدادن به حرفهاي ديگران، هنر روابط عمومي است" تحقق يابد.
وقتي پي به اهميت اطلاعات برديم، به توسعه اطلاعات و ارتباطات ميپردازيم و براي دسترسي به اطلاعات تلاش ميكنيم. وقتي ارتباط فقط با اطلاعات ميسر ميشود، روابط عمومي عبارت است از:
- اطلاعاتي كه به مردم داده ميشود (آگاه ساختن)
- اطلاعاتي كه از مردم گرفته ميشود (آگاه شدن)
- اطلاعاتي كه براي تغيير ذائقهها و گرايشها و رفتار و متقاعدساختن بهكار گرفته ميشود.
- اطلاعاتي كه براي ايجاد همبستگي و ساختن نگرش به كار گرفته ميشود.
به هرحال، روشهاي گوناگوني براي توليد و تهيه اطلاعات؛ اطلاعيابي منظور ميشود، اما بحث ما فقط توجه به اهميت اساسي اطلاعات است، پس خيلي خلاصه به سنجش افكارعمومي، بررسي انتقادات و اطلاعات درون سازماني اشاره ميشود.
الف) سنجش افكارعمومي
مهمترين شيوه اطلاعيابي از افكارعمومي، سنجش افكارعمومي است. در يك روابط عمومي كارآمد، اين اقدام از اهميت بسياري برخوردار است و بخش مستقلي براي آن منظور ميشود. همچنين اجراي "نظامپيشنهادات" براي آگاهي از ديدگاههاي اصلاحي كاركنان و قشرهاي مختلف مردم به جاي شيوه سنتي و ناكارآمد جمعآوري پيشنهادات از طريق صندوقهاي نصب شده در ساختمانها و تحليل محتواي مطبوعات وتحليل تماسها و مكاتبات مردمي، روش ديگر اطلاعيابي از افكارعمومي داخل و بيرون از سازمان است.
ب) بررسي انتقادها
روابط عمومي در ابعاد مختلف و با شيوههاي گوناگون، با نقد و نقادي سروكار دارد كه عمدتاً ميتوان آنها رابه شرح زير دستهبندي كرد:
- مردم و مخاطبان بيروني از سياستها و عملكردهاي مؤسسه انتقاد ميكنند.
- مردم و مخاطبان بيروني از روابط عمومي مؤسسه انتقاد ميكنند.
- كاركنان درون مؤسسه از مديران، سياستها، عملكرد و شيوههاي اجرايي انتقاد ميكنند.
- روابط عمومي، ناقل نقدها، تنظيمكننده آنها و پاسخگو به همه است.
ج) اطلاعات درون سازماني
اعضاي سازمان، مخاطبان مهمي براي روابط عمومي هستند. اطلاعات گردآوري شده از طريق تلاشهاي درون سازماني روابط عمومي، مسوولان سازمان را قادر ميسازد تا با اشاعه واكنشپذيري فزاينده سازماني، بهوضوح وضعيت معمول سازمان را از نظر ساختار سازماني ببينند.
2. اطلاعشناسي (تنظيم و تدوين)
روابطعمومي اطلاعمدار در مرحله دوم به تنظيم و تدوين اطلاعات ميپردازد. ساماندهي، سازماندهي، تفكيك و اولويتبندي اطلاعات در اين مرحله كه نيروي كارشناسي و متخصص ميطلبد، داراي اهميت است.
بايد داراي فنآوري و سيستم و اطلاعرساني باشيم و اطلاعات را كه مهمترين، كاملترين و ضروريترين ابزار تصميمگيري و برنامهريزي هستند، كنترل كنيم.
در اين مرحله بايد ميزان كشش و جذب اطلاعاتي جامعه را شناسايي كنيم و براي بهينه كردن امور، تصميمگيري، برنامهريزي و كنترل اطلاعات را انجام دهيم. در حقيقت با ارزشترين گزاره درباره اطلاعات در دنياي امروز، اين است كه "اطلاعات، مهمترين و ضروريترين ابزار تصميمگيري، برنامهريزي و كنترل است".
اطلاعشناسي، بازيافت اطلاعات است و براي اطلاعشناسي، بايد داراي نظام اطلاعاتي باشيم. نظام اطلاعاتي عبارت است از:
- تجزيه و تحليل اطلاعات
- تعيين اهداف اطلاعاتي
- تعيين روش انسجام اطلاعات
- تعيين اولويت اطلاعات
در مرحله اطلاعشناسي، چگونگي پيام مطرح است. تنظيم فنآوريهاي مناسب، توجه به آموزشهاي فني و بررسي نيازهاي مربوط به ايجاد زيربناي ارتباطي منسجم، ميتواند در اين چگونگي نقش داشته باشد. براي اين منظور به خصوص بايد فنآوري اطلاعات را شناخت، اما "بيترديد جوامعي كه به فنآوري اطلاعات صرفاً به عنوان متغيرهاي اقتصادي و اهرمهاي سياسي نگاه نميكنند، بهتر ميتوانند دامنه وسيع احتمالات براي تغيير اجتماعي از طريق فنآوري اطلاعات را درك كنند".
شبكههاي اطلاعاتي آنقدر اهميت يافتهاند كه اينترنت را ميانبري از جهان سوم به جهان اول ناميدهاند.
در چنين دنيايي هيچ سيستمي نميتواند بدون اطلاعات و بهخصوص شبكههاي اطلاعاتي، مسير مطلوب خود راطي كند و به هدف برسد. در مقالهاي اهميت اين موضوع چنين بيان شده است كه:
"يكي از مسايلي كه روابط عموميها با آن روبهرو هستند و در نحوه فعاليت مطبوعات نيز اثر ميگذارد، نداشتن بانك اطلاعات است. بديهي است كه براي تهيه يك خبر، گزارش و نوشتن يك مقاله و انجام دادن مصاحبه، به اطلاعات نياز است. بانك اطلاعات در دنياي امروز يكي از نيازهاي مبرم روابط عمومي است و چون روابط عموميها فاقد بانك اطلاعات هستند، قادر به ارايه اطلاعات دقيق به روزنامهنگاران نيستند".
براي سهولت شناخت و تنظيم اطلاعات، بدون شك به شبكه نيازمنديم، اما براي ايجاد شبكه، مراحلي به اين شرح را بايد طي كرد:
- گردآوري همه اشكال و انواع اطلاعات مكتوب، اعم از كتاب، سند، مقاله، گزارش و ...
- مقالهها و تجزيهوتحليل محتواي نوشتهها و حوزه مورد نظر
- ترجمه محتواي اطلاعاتي آنها به زبانهاي استاندارد شده اطلاعاتي
- تشكيل بانكهاي اطلاعاتي و پايگاه دادههاي تخصصي مجهز ماشيني
- براي ايجاد ارتباط ميان بانكهاي اطلاعاتي و پايگاههاي تخصصي به منظور ايجاد شبكه و دادوستد اطلاعاتي و انتقال اطلاعات به نقاط دلخواه بايد شبكههاي اطلاعاتي ايجاد كنيم، اما نبايد سيستم مدرن ارتباطي با شبكههاي سنتي ارتباطي و نظامهاي ارزشي و فرهنگي مردم در تعارض باشد.
3. اطلاعرساني (توزيع و تبيين)
روابط عمومي اطلاعمدار در مرحله سوم به توزيع و تبيين اطلاعات ميپردازد. ميزان ارزش اطلاعات را سرعت اطلاعرساني، سهولت اطلاعرساني، كيفيت اطلاعرساني، ارزش و حجم دسترسي به اطلاعات تعيين ميكند.
امكان تبادل اطلاعات و توسعه امكانات، اين تبادل داراي اهميت زيادي است بهطوري كه ممكن است ما مراحل اطلاعيابي و اطلاعشناسي را به نحو شايستهاي بگذرانيم، اما امكان برقراري ارتباط، ميسر نباشد.
در چنين مرحلهاي است كه رأس سازمان ميتواند بهترين كمك براي برقراري ارتباط باشد و اگر امكان برقراري ارتباط ميسر شد، بايد امكانات لازم براي اين كار نيز فراهم شود. در نتيجه هر روز بايد امكانات فنآوري اطلاعرساني به روز شده تا روابط عمومي اطلاعمدار از افكارعمومي عقب نيفتد.
در توزيع پيام، مسايل فراواني مطرح است؛ اينكه كارآمدترين روش انتقال كدام است؟ كي و كجا بايد اطلاعرساني انجام شود؟ و بسياري از پرسشهاي ديگر كه بايد قبل از ارسال پيام پاسخ داده شود.
اگر بخواهيم حساسيتهاي سيستم اطلاعرساني را برشماريم، اينگونه بيان ميشوند:
- تعريف، تعيين و روشن كردن (تبيين) دقيق اهداف
- توجه به همه امكانات بالقوه در حد ممكن
- ايجاد روحيه بحث و اظهارنظر و گفتوگو
- ايجاد زمينه مشاركت صاحبنظران، مسوولان و متخصصان
- بازتاب مجدد اطلاعات ارسالي
- تقويت مشاركت و دادن اجازه مشاركت به ديگران
"هر نظام اطلاعاتي كه دانش و اطلاعات را در ميان مردم توزيع ميكند، بايد سه نياز را برآورده سازد؛
1. آنكه بتواند به استفادهكننده بگويد اطلاعاتش را كجا بيابد،
2. آنكه هر لحظه استفادهكننده تصميم گرفت و درخواست كرد، بتواند اطلاعات را به او برساند
و 3. آنكه بتواند در محدودهاي از زمان كه استفادهكننده تعيينميكند، پاسخ بگويد".
اطلاعرساني كار حرفهاي روابط عمومي است، اما اطلاعرساني معادل افشاگري و توجيهگري نيست، بلكه در چنين سيستمي، روابط عمومي يعني توزيع اطلاعات براي هدايت رفتار انساني و اطلاعرساني براي جهتدهي به رفتار جامعه و مردم دهيم.
براي ايجاد افكارعمومي سالم، بايد اطلاعات سالم توزيع كرد و موانع جريان اطلاعات از جمله : وابستگي شديد به سازمان و تحريف و تلقين سلطهگران را از ميان برداشت و به عرضه منصفانه اطلاعات پرداخت، زيرا مردمي كه در معرض اطلاعات و اطلاعيههاي بيشمار قرار دارند به شدت مبهوت هستند.
اطلاعرساني به توزيع، يعني نماد و پيام و تبيين، يعني جريان اطلاعات توجه دارد. پس بررسي جرياناطلاعات بايد متوجه محتوا، حجم و سمت و سوي اطلاعات باشد و اين امر به شناخت مسايل فرهنگيويژهاي نيازمند است. براي اين منظور درك ذهني اطلاعات و جنبههاي مشترك بين فرستنده و گيرنده، يك امر اساسي است. همچنين بايد به روش انتقال پيام و خبر به شكل هرم وارونه كه آن را كارآمدترين روش انتقال پيام برشمردهاند، توجه ويژهاي داشت. "تنها با توجه به مرحله توزيع است كه ميتوان به كاركرد و به جنبههاي آشكار و پنهان مخابره پيام پي برد".
سرعت، كيفيت، ارزش، حجم و سهولت دسترسي به اطلاعات، امروزه حرف اول را ميزند، اما همه اينها وقتي ارزشمند است كه از دانش شناخت ماهيت و كاركرد واقعي اطلاعات بهرهمند باشيم و پس روابط عمومي اطلاعرسان به پيام مخاطب و پيام براي مخاطب توجه ميكند و شيوههاي اطلاعدهي را مييابد.
در تبادل اطلاعات موارد زير سنجيده ميشود:
1. امكان تبادل اطلاعات
2. امكانات تبادل اطلاعات
3. امكان رشد امكانات تبادل اطلاعات
به تناسب اين موارد، روش اطلاعرساني انتخاب ميشود، اما "تا وقتي كه يك سيستم بر كل فرآيند توزيع خود كنترل نداشته باشد، پيامهايش بدون تأثير خواهد ماند".
جدا از آنچه بحث شد، بيان صحت اطلاعرساني ضروري است، چرا كه: بهطور كلي يكي از راههاي جلب اعتماد مردم نسبت به روابط عمومي، ارايه اطلاعات و اخبار صحيح درونسازماني است. رعايت درستي و راستي، يكي از بهترين روشهاي روابط عمومي در انتقال اخبار است، زيرا اگر خلاف اين مسأله باشد، هيچكس در عصر بمباران اطلاعات به اخبار و رويدادهاي دروغين ارايه شده از سوي روابط عموميها، وقعي نمينهد. گفتني است در اين ميان، كارشناسان وسايل ارتباط جمعي و همينطور روزنامهنگاران و خبرنگاران رسانهها، در معرض اخبار و رويدادهاي ارايه شده از سوي روابط عمومي هستند و به جز موارد نادر و انگشتشمار، اكثر آنان از بصيرت لازم در امور خبري برخوردارند و به سادگي ميتوانند خبر نادرست را تشخيص دهند.
آنان با مجاري متعدد خبررساني كه در اختيار دارند، ميتوانند خبره "سره" را از "ناسره" جدا كنند، در عين حال مردمنيز از طريق ارتباطاتي كه با رسانهها دارند، ميتوانند اخبار دروغين را از اخبار صحيح تميز دهند.
بنابراين اگر يك روابط عمومي بخواهد از طريق نيرنگ و نادرستي يا با سانسور اخبار، جايگاه خويش را در جامعه تثبيت كند، نه تنها در شكلگيري افكارعمومي مثبت، تأثيرگذار نخواهد بود، بلكه همچنان به عقايد و افكار منفي دامن خواهد زد.
پس اطلاعمداري بر اين مضمون استوار است كه روابط عمومي بايد در تهيه، تنظيم و توزيع اطلاعات (كههمه فعاليتهايش را تحتالشعاع قرار ميدهد) داراي فنآوري و سيستم اطلاعرساني باشد.
د: فنآوريهاي نوين در روابط عمومي
اينترنت1 نامي است براي سيستمي گسترده و جهاني، شامل مردم، كامپيوترها و بسياري خطوط انتقال با سيم و بيسيم كه اطلاعات دايماً بر روي آن جريان دارد و ريشه آن به پروژهاي به نام "آرپانت"1 در آژانس پروژههاي تحقيقاتي پيشرفته وزارت دفاع آمريكا برميگردد. ايده اصلي، ايجاد يك شبكه اطلاعاتي بينكامپيوترهاي پايگاه نظامي بود تا بتواند ارتباط خود را طي حادثه هستهاي حفظ كند. اين پروژه در سال 1978 آغاز شد و خيلي زود به سمت سيستم كنوني توسعه يافت.
استفاده از اينترنت به اين معنا است كه در محل و پشت كامپيوتر شخصي خود بنشينيد و براي انجام كار يا منظوري، در مسير جريان اطلاعات قرار بگيريد. جلسه ممكن است با بررسي صندوق پستي الكترونيكي آغاز شود، پيامهاي رسيده را بخوانيد و به آنها پاسخ دهيد. سپس ممكن است بخشي از چند گروه خبري را مطالعه كنيد، مجلات و روزنامههاي الكترونيكي را ورق بزنيد يا بر روي كامپيوتري در كشوري ديگر به دنبال اطلاعات بگرديد، پروندههاي مطلوب را پيدا كرده و براي كامپيوتر خود ارسال كنيد.
براي استفاده از اينترنت به سه چيز نياز داريد:
1. كامپيوتر
2. برنامههاي سرويسدهي2 و نصب آن بر روي كامپيوتر خود
3. راهي براي متصل كردن كامپيوتر خود به اينترنت بهطوري كه سرويس دهندهها1 بتوانند بهدرخواستهاي شما پاسخ دهند.
1. پست الكترونيكي 2
اطلاعرساني و اطلاعگيري از طريق اينترنت امري معمولي و بديهي است. يكي از روشهاي كسب پيام يا ارسال پيام، پست الكترونيك است كه افراد آن را جايگزين ارسال نامهها از طريق پست سنتي كردهاند.
با اين سرويس ميتوانيد برنامههاي خود را ارسال يا پيامهاي رسيده را از صندوق پستي خود (E-mail) دريافت كنيد. همچنين اين امكان وجود دارد كه به وسيله اين سرويس هر چيزي كه در پروندهاي ذخيره ميشود، پيوست شود، مثل تصاوير، اعلاميهها و غيره.
اين سرويس مهمترين و كارآمدترين موضوع اينترنت است كه به دليل سادگي از پرطرفدارترين سرويسهاي اينترنتي محسوب ميشود، بهطوري كه در حدود 50 درصد از كشورهايي كه به اينترنت متصل هستند، عمده بهرهوري آنها از همين سرويس است.
امروزه افراد، شركتها و روابط عموميها از اين سرويس بهره فراواني ميبرند. در واقع اين سرويس، پيامها را ردوبدل و مشكل اشغال تلفن را رفع ميكند، ميتوان گفت پست الكترونيك جاي تلفن، نامههاي پستي، فاكس و... را گرفته است.
2. مجله الكترونيك
پخش مستقيم خبر و قطع واسطه، آرزويي است كه خوانندگان روزنامهها هميشه در پي آن بودهاند. امروزه مردم باسواد آخرين خبرها را از شبكهها ميگيرند، زيرا اخبار شبكههاي همراه صوت و تصوير، جذابيت و شفافيت بيشتري دارد و خبر الكترونيك اسير زمان و مكان نيست.
امروزه در دنياي پيشرفته، اكثر روزنامهها بر روي شبكه اينترنت قرار ميگيرند و قبل از اينكه مشترك روزنامه، از طريق پست روزنامه خود را دريافت كند يا از باجه آن را خريداري كند، فرد باسواد و آشنا به امور شبكه ميتواند روزنامه را ورق بزند و مطالب مورد علاقه خود را مطالعه كند. خواننده روزنامه اگر كامپيوتر در اختيار داشته باشد، در هر جا به سرعت ميتواند روزنامه خود را مطالعه كند.
با توجه به مزاياي عمده تشريفات الكترونيكي و سهولت و ارزاني تدوين و توزيع آن، امروزه شركتهاي بزرگ دنيا براي تبليغات خود از اين روزنامهها بهره ميگيرند آخرين تحولات و عملكرد شركت را حتي در يك برگ اينترنتي منتشر ميكنند و اين امر بهخصوص مورد استقبال اهل فن قرار ميگيرد.
3. فاكس برگردان
يكي از ابزارهاي مهم و عمومي پيامرساني در حال حاضر دستگاه فاكس (نمابر) است كه از اجزاي لاينفك تمام گروههاي اطلاعرساني ادارات و مؤسسات بهشمار ميرود. جدا از استفاده معمول از فاكس، كسب اطلاعات به روشهاي ديگر نيز موجود است. روابط عمومي بعضي ادارات، برنامهاي با عنوان فاكس برگردان تدوين كردهاند تا كساني كه در منزل يا اداره خود فاكس دارند، بتوانند از طريق فاكس اطلاعات مورد نياز خود را با گرفتن شماره تلفن دريافت كنند.
اطلاعات در يك برنامه كامپيوتري تدوين شده است (اين اطلاعات عموماً تقسيمبندي شاخهاي دارد). كامپيوتر به يك خط تلفن متصل است. اين خط تلفن اعلان عمومي شده است و صاحبان فاكس كه در واقع مشتريان يا مخاطبان شركت هستند با گرفتن شماره اعلام شده، ميتوانند اطلاعات مورد نياز را توسط فاكس خود دريافت كنند. البته اطلاعات موجود در كامپيوتر چنانچه با گذر زمان كهنه شوند، بايد به روز شوند.
سيستم كامپيوتر فاكس برگردان در واقع مجموعهاي نرمافزاري و سختافزاري است كه به عنوان يك منبع اطلاعات خود را در اختيار درخواستكنندگان قرار ميدهد. متقاضيان اطلاعات، ميتوانند پس از گرفتن شماره تلفن فاكسبرگردان به وسيله دستگاه فاكس خود و زدن كليد Start، فرم اطلاعاتي موردنظر خود را دريافت كنند. اين سيستم نيازي به اپراتور براي پاسخگويي تلفن ندارد و بهطور شبانهروزي و كاملا خودكار
عمل ميكند.
ملزومات سختافزاري: اين سيستم شامل رايانهاي 486 به بالا و حداقل يك خط تلفن و ملزومات، نرمافزاري آن سيستم عامل Dos نرمافزار مرتبط براي اطلاعات و بهروز كردن اطلاعات ميباشد.
برخي از مزاياي فاكس برگردان مواردي همچون؛ سرويسدهي 24 ساعته، نداشتن افت و استهلاك و خرج تعميرات و هزينههاي جانبي بهخصوص نيروي انساني، بالا بودن سرعت ارسال فاكس، كيفيت بالاي فاكس دريافتي، عدم نياز به آموزشهاي پيچيده و فني، كاهش ترافيك تلفن و مراجعهكننده و...
5. فاكس
شما ميتوانيد با داشتن كامپيوتر و خط تلفن و از طريق آدرس الكترونيكي خود به كساني كه دسترسي به كامپيوتر ندارند ولي دستگاه فاكس دارند، فاكس ارسال كنيد. همچنين كساني كه كامپيوتر ندارند، ميتوانند به دستگاه شما فاكس ارسال كنند.
6. بانك اطلاعاتي
دسترسي به منابع غني اطلاعاتي مانند كتابخانههاي مجازي كه حاوي كتب، مقالات، اطلاعات صوتي، تصويري و غيره است، از جمله خدماتي هستند كه بر روي اينترنت ارايه ميشود.
كارشناسان روابط عمومي بايد به بهرهگيري از اينترنت آشنا باشند تا بتوانند آخرين اطلاعات موردنياز و جديدترين اطلاعات مورد درخواست مديران سازمان خود را از اينترنت بيابند. در حال حاضر اطلاعات زيادي بر روي اينترنت است: اطلاعات پروازهاي هوايي، اطلاعات دانشگاههاي متعدد جهان، اطلاعات مؤسسات معتبر و مطرح جهان و... بر روي اينترنت به رايگان قابل دسترسي است.
مراكز علمي و تحقيقاتي، آخرين دستاوردهاي خود را بر روي اينترنت قرار ميدهند، هزاران منبع خبري اعم از شبكههاي تلويزيوني، راديويي، روزنامهها، مجلات و خبرگزاريها مرتباً آخرين تحولات خبري را به همراه تحليلها و مقالات خود بر روي اينترنت قرار داده و بهروز ميكنند. اطلاعات هواشناسي آخرين وضعيت بورس سهام عمده دنيا، اطلاعات ورزشي در اينترنت قابل دسترسي است. همچنين اطلاعات سمينارها، كنفرانسها و نمايشگاههاي گذشته و آينده بر روي اينترنت موجود است و هزاران نوع اطلاعات ديگر.
6. كنفرانس از راه دور1
برگزاري جلسات از راه دور ميان دو يا چند نفر از نقاط مختلف با پشتيباني صداوتصوير از امكانات برجسته ديگري است كه در حال حاضر توسط اينترنت ارايه ميشود و كاربرد وسيعي در محافل علمي و تجاري دارد.
افراد علاقهمند از سراسر جهان در زمان مشخصي از طريق كامپيوترهايشان به يكديگر وصل شده و با هم بهصورت نوشتاري پيرامون موضوع خاصي به بحث و تبادلنظر ميپردازند.
تلهفاكس در شكل پيشرفته خود كه امروزه در حال رايج شدن است، صدا و تصوير افراد را نيز مستقيماً ارسال ميكند و اعضاي گروه ميتوانند همزمان با برگزاري كنفرانس با هم به تبادل فايل پرداخته يا بر روي تخته سياه كامپيوتري، شكل يا نموداري ترسيم كنند و ساير افراد به صورت زنده آن را مشاهده و در مورد آن بحث كنند.
اين روش به خصوص امروزه درانجام عمل جراحي از راه دور نيز با موفقيت مورد استفاده قرار ميگيرد. افراد و كارشناسان ميتوانند با اين روش به تبادل اطلاعات و تجربيات خود پرداخته، بدون آنكه هزينه رفتوآمد و اقامت در جايي ديگر را بپردازند. كارشناسان روابط عمومي ميتوانند بهرهگيري از اين روش را به خصوص براي تبادل تجربيات آغاز كنند.
7. برد الكترونيكي
حتماً شما بردهاي الكترونيكي را كه امروزه جاي پلاكاردها را گرفتهاند، ديدهايد. از مهمترين مزاياي بردهايالكترونيكي اين است كه يك بار نصب ميشوند و پيامهاي آن به راحتي قابل تعويض و چشمنوازتر هستند.
عموماً اين بردها براي پيامهاي كوتاه همچون اطلاعات و شماره تلفنهاي مؤسسات يا... استفاده ميشود.
8. نظرسنجي اينترنتي
تنها ميتوانيد با ايجاد يك سايت اينترنتي و تهيه پرسشنامه موردنظر، پرسشنامه را در سايت اينترنتي مخصوص به خود قرار دهيد و آدرس را به مخاطبان اعلام كنيد. مخاطبان با مراجعه به سايت مربوطه، به فرم نظرسنجي شما پاسخ خواهند داد. برنامه بايد طوري طراحي شود كه پرسشنامه پس از تكميل، بايگاني شود.
9. نظرسنجي كامپيوتري
با داشتن يك كامپيوتر، يك خط تلفن و طراحي برنامه نظرسنجي، ميتوان شماره تلفن نظرسنجي كامپيوتري را به مخاطبان اعلام كرد. مخاطبان با گرفتن شماره تلفن موردنظر وارد برنامهاي ميشوند كه از آنان سؤال خواهد شد و آنان ميتوانند با زدن كليدهاي تلفن خود (تلفن ديجيتال) به يكي از گزينهها پاسخ گويند.
10.Home Page
Home Page سايت مخصوص شركت است، كه امروزه همه سازمانها آن را براي برقراري ارتباط با مخاطبان ايجاد ميكنند. اين صفحه ميتواند حاوي اطلاعاتي در مورد تاريخ تأسيس شركت، تعداد كاركنان، عملكرد و وضعيت گذشته، حال و آينده شركت باشد.
اين سايت عموماً حاوي تاريخچه و عملكرد و برنامههاي آتي سازمانهاست و چنانچه بخشي از آن نياز به نو شدن دارد، اطلاعات آن بايد بهروز شود. مخاطبان ميتوانند با مراجعه به اين سايت با شركت و خدمات آن آشنا شوند.
11. تلفن گويا
تلفن گويا نيز يكي از رسانههاي اطلاعرساني است كه به علت سهولت، استفاده از آن بسيار معمول شده است. در كشور ما در حال حاضر بسياري از دارندگان حسابهاي بانكي ضمن تماس با تلفن گوياي بانك موردنظر از وضعيت وجوه خود مطلع ميشوند.
اين روش اطلاعرساني براي اكثر مؤسساتي كه بهخصوص با خدمات همگاني و عمومي سروكار دارند، روش مناسبي است. تلفن گويا، برنامهاي است كه از يك سيستم كامپيوتري و خط تلفن كمك ميگيرد. برنامه اين رسانه عموماً به شكل شاخهاي طراحي ميشود و مخاطب را راهنمايي ميكند. چنانچه موضوعي خاص را پيگيري ميكند، كد آن موضوع را به تلفن خود وارد و سپس اطلاعات لازم را گوش كند.
اين برنامه در حال حاضر بسيار متداول شده است و سهم عمدهاي از سؤالات مخاطبان را پاسخ ميدهد.
12. صندوق صوتي (پست صوتي)
تلفن پيامگير يا صندوق صوتي، شماره تلفني است كه به كامپيوتر وصل است. هيچ اپراتوري براي جوابگويي به درخواستها وجود ندارد. در اين حالت يك پيغام ضبط شده براي تماس گيرندگان پخش ميشود و پس از آن، پيام مشتركان در يك صندوق ناظر ضبط ميشود (اين عملكرد مانند عمل يك است).امكانAnswering Machine سيستم داخلي صندوق پستي مانند يك مركز تلفن داخلي است. بنابراين تعريف و تخصص كلاسهاي مختلف به خطوط را داراست كه اين اعمال از طريق تلفنهاي ديجيتالي امكانپذيرند.
امكانات پيامها را در رايانه ضبط و بهطور مستقيم در اختيار پيامگير قرار ميدهد. برنامه نرمافزاري پيامگير نيز عموماً به شكل شاخهاي طراحي ميشود و پيامدهنده ميتواند پيام موردنظر را در شاخهاي كه دقيقاً مرتبط با مفهوم پيام است، قرار دهد. شنيدن پيامهاي ضبط شده از طريق تلفن شهري يا بلندگوي كامپيوتر امكانپذيراست.
13. اورهد و اسلايد چند رسانهاي
پيش از اين مديران براي معرفي و تبليغ محصولات خود در نمايشگاهها و سمينارها از سيستمهاي دستياورهد و اسلايد كمك ميگرفتند. اين سيستم عمدتاً براساس اورهد و دستگاههاي پخش اسلايد شكل ميگرفت و معمولا لازم بود تا يك ارايهدهنده در حين نمايش اسلايدها درباره آنها صحبت كند. اما درسيستمهاي كنوني، اين رايانه است كه نحوه نمايش را هدايت و كنترل ميكند و نيازي به حضور ارايهدهنده نيست، چرا كه برشهاي صوتي همراه اسلايدها اطلاعات توضيحي لازم را ضمن نمايش به صورت كاملاً زنده و مؤثر به مخاطبان منتقل ميسازد.
بهكارگيري همزمان صوت، تصوير، انيميشن، متن و نمودارهاي آماري در يك سيستم ارايه الكترونيك اگر درست و سنجيده باشد، ميتواند بيشترين تأثير را در جلب توجه و رضايت مشتري داشته باشد.
به اين ترتيب ميتوان يك سيستم پخش اسلايد رايانهاي كاملاً محاورهاي داشت كه در هنگام پخش اسلايد، موزيك پخش كند، برشهاي ويديويي نشان دهد و تمام هوش و حواس مشتري را به خود جلب كند. استفاده سنجيده از انيميشن در لابهلاي صحنهها ميتواند نكات تئوريك و غيرقابل ارايه را با كمك گرافيك قوي رايانهاي به تصوير بكشد و اين تصور را در بيننده القا كند كه همه چيز را فهيمده و اين توانايي را يافته است كه با اعتماد به نفس كامل راجع به آن تصميم بگيرد.
14. مجله ويديويي
مجله ويديويي از فنون جديدي است كه اخيراً استفاده از آن در روابط عموميها مورد توجه قرار گرفتهاست. در اين فن كاربردهاي ويديو از نمايش فيلم براي كاركنان، ضبط تصويري مراسم و برنامهها، نمايش تصويري فعاليتها، آموزش و پخش همزمان برنامه با استفاده از تلويزيون مدار بسته فراتر رفته است و استفاده جديدي از آن صورت ميگيرد.
بر اين اساس، اهم اخبار و فعاليتهاي تصويري مربوط به سازمان در طول يك زمان معين مثل هفته يا ماه به صورت برنامه تصويري كوتاه همراه با گفتار لازم تهيه ميشود و در محيط پر رفت و آمد سازمان مثل سالن غذاخوري يا طبقه همكف (سالن انتظار) در معرض ديد مراجعان يا كاركنان قرار ميگيرد.
براي اين برنامههاي ويديويي ميتوان سناريوهاي متفاوتي تعريف كرد و براساس آن برنامههاي متنوع، كوتاه و مرتبط را تهيه و پخش كرد.
15. سي.دي كاتالوگ1
يكي از ابزارهاي مجموعه چند رسانهاي است كه در عصر رايانه كارآيي فراوان و مطلوبي دارد. سي.دي كاتالوگ در واقع مجموعهاي از اطلاعات است كه به صورت نوشته، تصوير و فيلم طراحي شده است.
همكاري يك گرافيست، يك متخصص برنامهنويسي كامپيوتري و يك كارشناس علوم ارتباطات ميتواند به توليد يك "سي دي كاتالوگ" بيانجامد. تدوين متن و نظارت كلي بر فرآيند اطلاعرساني توسط كارشناسارتباطات، بهرهگيري از امور و فنون گرافيكي و طراحي توسط گرافيست و تدوين برنامهاي كه اين انديشهها بر آن انطباق يابد، توسط برنامهنويس كامپيوتر، ابزاري ميآفريند كه داراي شرايط زير است:
- قابليت تنوع مطالب (فيلم، متن و تصوير)
- جذابيت ارسال پيام (رنگ، نور و حركت)
- قابليت و سهولت انتقال، حركت و تكثير پيام
شما ميتوانيد براي معرفي شركت يا سازمان خود از چنين رسانهاي بهره گيريد و ميتوانيد اين سيديها را به مشتريان، مخاطبان و ميهمانان شركت هديه بدهيد.
16. سامانه اطلاعرساني ايستا
سامانه اطلاعرساني ايستا به منظور پاسخگويي مكانيزه به سؤالات حضوري مراجعان مختلف مؤسسات و سازمانها و براي تسريع، افزايش دقت در پاسخگويي و صرفهجويي در وقت طراحي شده است.
اين سيستم با بهرهگيري از حداقل يك دستگاه رايانه، جعبه چوبي، مانيتور حساس به انگشت و برنامه نرمافزاري مربوط قادر است سؤالات تكراري و اطلاعات موردنياز مراجعهكنندگان را به سبك بسيار زيبا و مناسب و بدون وسايل الكترونيكي مانند صفحه كليد و ماوس يا هر وسيله ديگر و فقط با اشاره انگشت بر روي صفحه نمايش، پاسخ دهد. اين سيستم همچنين ميتواند با اتصال به يك بانك اطلاعاتي، پاسخ پرسشهاي مختلف كاربر را مطابق با مورد خاص درخواستي استخراج كند و در اختيار وي قرار دهد. در اين حالت اطلاعات درخواستي كاربر از بانك اطلاعاتي استخراج و بر روي صفحه نمايش ارايه ميشود.
فرض كنيم شخصي ميخواهد اطلاعاتي در زمينه حساب جاري خود دريافت كند، وي پس از حضور در مقابل سامانه مستقر در بانك، با فشردن انگشت خود بر روي صفحه نمايش و ارايه كد حساب و رمز عبور (تمامي اين وروديها به وسيله انگشت خواهد بود)، اطلاعات مربوط به حسابجاري خود را براي ماههاي مختلف يا موجودي و هر نوع گزارش ديگر را براساس آمار و ارقام موجود در بانك اطلاعاتي دريافت خواهد كرد.
در اين سيستم اطلاعات مختلف بانكي و طرحها و ويژگي خدمات بانكي ديگر نيز قابل ارايه است. لازم بهتوضيح است كه امكان گرفتن گزارش مكتوب نيز در اين سيستم فراهم است.
مزاياي سامانه اطلاعرساني ايستا:
- امكان ارايه اطلاعات متنوع به كاربراني كه با سيستم تماس برقرار ميكنند با بهرهگيري از حداقل امكانات.
- سرويسدهي 24 ساعته و در تمام ايام هفته
- نداشتن افت، استهلاك و هزينههاي جانبي
- بالا بودن سرعت و كيفيت ارايه اطلاعات
- افزايش دقت و پاسخگويي
- امكان ارايه اطلاعات با ظاهري بسيار زيبا و استفاده از امكانات نمايشي ويندوز
- قابليت ارتباط با بانكهاي اطلاعاتي در محيط DOS مانند: CLIPPER, FAXPRO.Betrive
- امكان ورود اطلاعات عددي ـ متني در برنامه كاربردي.
- امكان بهرهگيري ساده از سيستم و عدم نياز به آموزشهاي پيچيده و فني.
- اطلاعات متنوع و قابل ويرايش و تغيير
- امكان تفكيك و طبقهبندي اطلاعات
- امكان چاپ گزارشهاي مختلف بر روي چاپگر
- امكان ايجاد دسترسي ويژه براي كاربران ويژه يا مشتركان سيستم
- كاهش ترافيك مراجعهكننده به پشت باجه
- ارتقاي وضعيت شغلي و كاهش سختي و حجم كار كاركنان بخش اطلاعات با استفاده از تكنولوژي برتر
- كاهش هزينههاي اطلاعرساني
- امكان ارايه گزارشات متنوع بسته به ساختار سازماني و امكان استخراج اطلاعات و گزارشهاي مختلفبه صورت خودكار
- بهرهوري از اطلاعات و امكانات موجود در شركت
17. ماهواره
شايد ديدن كلمه ماهواره، ما را كمي وادارد تا بپنداريم كه اين تكنولوژي مختص پخش تلويزيوني است، اما امروزه شما ميدانيد كاربردهاي ماهواره از پخش برنامههاي مستقيم فوتبال فراتر است. ماهوارهها انواع مختلف و كاربردهاي گوناگون دارند.
اطلاعات هواشناسي، برنامهريزي شهري و شهرسازي، برنامهريزيهاي كشاورزي، اطلاعرساني و... عموماً از طريق ماهوارهها انجام ميشود. امروزه ماهواره و اينترنت دو بال تكنولوژي اطلاعرساني هستند كه بايد از هركدام، درست و بهجا استفاده شود. امروزه شركتهاي هواپيمايي، دريايي و حملونقل زميني و بسياري از شركتها و مؤسسات ديگر به اشكال مختلف از اطلاعات دريافتي ماهوارهها كمك و در برنامهريزيهاي خوداز آن بهره ميگيرند.
جدا از ماهوارههاي قرار گرفته در جو كه مورد توجه و استفاده عمده سازمانهاست، بهرهگيري از اطلاعات بخش تلويزيوني ماهوارهاي در بخشهاي امور بينالملل سازمانها، امري ضروري است كه در بعضي روابط عموميها از آن استفاده ميشود.
حرف آخر
در روابط عمومي ميگويند: "حق هميشه با مشتري" است، از اين پس بايد با جديت تأكيد كرد "پيام رساني وظيفه روابط عمومي است".
اما شايد عمدهترين سؤالات ما در عصر اينترنت، اين باشد كه چگونه ميتوانيم براي رسيدن به اهداف روابط عمومي از سرويسهاي الكترونيك استفاده كنيم و مهمتر اينكه چگونه ميتوانيم توسط اين سرويسها ارتباط مشتري يا مخاطب را با روابط عمومي برقرار سازيم.
اما نكاتي را كه نبايد فراموش كنيم؛
ـ نوع جديدي از مخاطبان در رابطه با رسانههاي الكترونيك در حال شكلگيري است.
ـ روابط عمومي به گونهاي فزاينده در حال تغيير و گسترش است.
ـ روابط عموميها از روش ارتباط مستقيم به ارتباط از طريق تكنولوژي ارتباطات روي ميآورند.
تكنيكهاي جديد، مناسبات ارتباطي بين روابط عمومي و مخاطبان آن را تغيير خواهد داد و مسايل جديد وبه روز خواهد شد، اما پيامرساني به صورت يك مسؤوليت مداوم براي روابط عموميها باقي خواهد ماند. با ورود به دنياي جديدي كه در آن اينترنت حرف اصلي را ميزند، روابط عمومي مسؤوليتهايي تازه مييابد كه عمدهترين آنها به شرح زير است:
- اطلاعيابي كه در اين مرحله تهيه و توليد اطلاعات انجام ميگيرد.
- اطلاعشناسي كه مرحله تدوين و تنظيم اطلاعات است.
- اطلاعرساني كه مرحله توزيع و تبيين اطلاعات است.
از طرفي ميدانيم با كامپيوتري شدن كارها، كاركنان مؤسسات كاهش مييابند و نقش مشاورهاي
روابط عمومي توسعه مييابد. در آينده تعداد مؤسسات روابط عمومي افزايش مييابد. روابط عموميها تخصصيتر ميشوند و به كارهاي تخصصي روي ميآورند.
ابعاد و محدوده اختيارات روابط عموميها افزايش مييابد. متخصصان روابط عمومي به ارتباطات راهدور روي ميآورند. هزينهها و كارهاي عملي و خدماتي در روابط عمومي كاهش و نقش مشاورهاي و اطلاعرساني روابط عمومي افزايش مييابد.
بههرحال بسياري از امور كارشناسان روابط عمومي "كامپيوتري" ميشود.
منابع و مأخذ:
1. شكرخواه، يونس. "خبر"، مركز گسترش آموزش رسانهها، تهران: 1374، ص 99.
2. نصيري، حسين. مقاله "ويژگيهاي روابط عمومي كارآمد"، روابط عمومي در 14 گفتار، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي، تهران: 1376، ص 51.
3. متولي، كاظم. مقاله "روابط عمومي و انتقاد"، روابط عمومي در 14 گفتار، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي، تهران: 1376، ص 183.
4. كرپس، گري.ال. مقاله "واكنشپذيري و روابط عمومي درون سازماني"، روابط عمومي، ترجمه محبوبه ملكلو، ش 1، فروردين 1376، ص 17.
5. هنسون، جريس و رولا، اومانا. "تكنولوژيهاي جديد ارتباطي در كشورهاي در حال توسعه". ترجمه داود حيدري، مركز مطالعات و تحقيقات رسانهها، تهران: 1373،ص 55.
6. بديعي، مينو. مقاله "نقاط ضعف و قوت روابط عمومي از ديدگاه روزنامهنگاران". روابط عمومي در 14گفتار، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي، تهران: 1376، ص75.
7. آذرنگ، عبدالحسين. "اطلاعات و ارتباطات". سازمان چاپ و انتشارات وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي، تهران: 1370، ص 108.
8. پيشين، ص 28.
9. مولانا، حميد. "جريان بينالمللي اطلاعات"، ترجمه يونس شكرخواه، مركز مطالعات و تحقيقات رسانهها، تهران: 1371، ص 177.
10 پيشين، ص 26.
11. بديعي، مينو. مقاله "نقش روابط عمومي در صحت و صداقت خبررساني". هنر هشتم، پاييز 1376، ص 14
12. فالك، بنت. "اينترنت به زبان ساده"، ترجمه سماوي، مجيد، مؤسسه تحقيقاتي و انتشاراتي نور، تهران: 1374.
13. محسني، منوچهر. "شبكه اطلاعاتي اينترنت"، رسانه، ش 1، سال 7، 1375.
14. شكرخواه، يونس. "اينترنت دوم؟". پيام پست و مخابرات، دوره جديد، ش 1، بهمن 1375.
15. نقيبزاده، ابراهيم. "شبكههاي مهم كامپيوتر". گزارش كامپيوتر. بهمن و اسفند 1369.
16. برخوردار، فريبا. "تار و پود اينترنت"، رسانه، ش 4، سال 6، 1374.
