روابط عمومی و برنامه ریزی
روابط عمومی و برنامه ریزی
مقدمه
انسانها با حركت در مسير تكامل و رشد عقلاني خود، بهتدريج برضرورت برنامهريزي در زندگي واقف شدند و آن را به منزله ابزاري در خدمت مديريت و رهبري نظامهاي اجتماعي، مورد توجه قرار دادند. سازمانها و موسسههاي اداري امروز، به حديپيچيده شدهاند كه بدون اقدام به برنامهريزيهاي دقيق، امكان ادامه حيات ندارند. برنامهريزي مستلزم آگاهي از فرصتها و تهديدهاي آتي و پيشبيني شيوة مواجهه با آنهاست برنامه ريزي از وظايف بسيار مهم مديران است و با ساير وظايف آنها نيز ارتباط دارد.
اگر نگرش مبتني بر برنامهريزي به سراسر زندگي افراد تسري يابد، نوعي تعهد به عمل بر مبناي تعقل و تفكر آيندهنگر و عزم راسخ بر استمرار آن، برايشان ايجاد ميشود. بعلاوه تحقق اهداف فردي و سازماني نيز مستلزم برنامهريزي است.
* تعریف برنامه ریزی
براي برنامهريزي تعاريف متعددي ارائه شده است، به طوري كه گويا هر يك از نظريهپردازان سعي كرده است با توجه به زمينه تخصصي خود آن را تعريف كند.
در اينجا چند مورد از تعاريف ارائه ميشود:
- تعيين هدف، و يافتن يا پيش بيني كردن راه تحقق آن.
- تصميم گيري در مورد اينكه چه كارهايي بايد انجام گيرد.
- مجموعه فعالیت های منظم و هماهنگ جهت رسیدن به یک یا چند هدف مشخص و معیین.
- برنامهريزي فرايندي پويا است كه با بكارگيري منابع علاوهبر استقرار نظم در اجرايتصميمات، امكان ارزشيابي مستمر فعاليتهاي انجام شده و بازخورد آنها را فراهمميكند.
مفهوم برنامهريزي
برنامهريزي عملي است خردمندانه و ارادي،در جهت تعيين سازماندهي و زمان بندي مجموعهاقدامات هماهنگ و سازگاري كه مصمم به انجامآنها هستيم با هدف از پيش تعيين شده در مدت زمان مشخص، بر اساس منابع بالقوه و بالفعل درمحيطي دروني و تحت تأثير محيط بيروني بااستفاده از ابزار و فنون مناسب و لازم برايبرنامهريزي با توجه به منابع مالي موجود و ياقابل دستيابي.
ضروت برنامه ریزی
برنامهريزى، قبل از هر گونه اقدام، مسئلهاى عقلى است و به تبيين و استدلال چندانى نياز ندارد و روشن است كه اقدام به هر كارى، بدون بررسى جوانب مختلف آن و قبل از برنامهريزى لازم، بيانگر نقصان عقل يا عدم بهرهگيرى مناسب از اين نعمت بزرگ الهى است و پيروزى و موفقيت در كار را نصيب انسان نخواهد كرد. فلسفه ی برنامه ریزی به عنوان یک نگرش و راه زندگی که متضمن تعهد به عمل بر مبنای اندیشه، تفکر و عزم راسخ به برنامه ریزی منظم و مداوم می باشد، بخش انفلاک ناپذیر مدیریت است؛ فرد
و سازمان برای رسیدن به اهداف خویش نیاز به برنامه ریزی دارند، بنابراین برنامه ریزی، برای رسیدن به جزئیترین اهداف یک واقعیت انکار ناپذیر است. نیاز به برنامه ریزی از این واقعیت نشأت گرفته است. « همۀ نهادها در محیطی متحول فعالیت می کنند.
اهداف برنامه ریزی
1ـ افزايش احتمال رسيدن به هدف، از طريق تنظيم فعاليتها،
2ـ افزايش منفعت اقتصادي از طريق مقرون به صرفه ساختن عمليات،
3ـ متمركز شدن بر طرق دستيابي به مقاصد و اهداف، و احتراز از انحراف از مسير،
4 ـ مهيا ساختن ابزاري براي كنترل
مراحل برنامهريزي
برنامهريزي مستلزم طي مراحل متعددي است كه در اينجا، 12 مرحله از شناسايي مقتضيات موجود تا پيگيري پيشرفت كار مطرح شدهاند:
1ـ شناسايي مقتضيات موجود (فرصتها و محدوديتها)
2ـ تعيين اهداف كوتاه مدت
3ـ كسب اطلاعات كامل دربارة فعاليتهاي ضروري:
4ـ طبقهبندي و تحليل اطلاعات
5ـ ارائه فرضيههايي بر مبناي پيش بيني وضعيت آينده
6ـ بررسی گزینه ها و برنامههاي جايگزين
7ـ ارزيابي گزینه های گوناگون
8ـ انتخاب گزینه مناسب
9 ـ تدوين برنامههاي فرعي و پشتيباني
10- تنظيم توالي فعاليتها و جداول زماني
11 ـ بيان كردن برنامهها در قالب ارقام بودجه و برنامه تخصيص منابع مالي
12 - ارزيابي ميزان پيشرفت كار
ویژگیهای برنامه ریزی
برنامهريزي يك فرايند ذهني آگاهانه با خصوصيات زير است:
1ـ تشخيص يك نياز يا انعكاس يك انگيزه
2ـ جمعآوري اطلاعات
3ـ مرتبط ساختن اطلاعات و عقايد
4ـ تعريف اهداف
5ـ تأمين مقدمات
6ـ پيشبيني شرايط آينده7ـ ساخت زنجيرههاي متفاوتي از اقدامات مبتني بر تصميمات متوالي
8ـ رتبهبندي و انتخاب گزينهها
9ـ تعريف سياست
10ـ تعريف معيارهاي ارزيابي برنامه ریزی