يکی از فنونی که در روابط عمومی به کار گرفته می شود, سخنرانی است. سخنراني، ابزاري است که مي‌توان با استفاده از آن در مدتي کوتاه پيامي را به عده زيادي ارائه داد. اين فن در برگزاري مراسم مختلف، آموزش و اطلاع‌رساني به کار گرفته مي‌شود و نوعي اطلاع‌رساني حضوري و چهره به چهره به شمار مي‌رود و اگر سخنران بتواند سخنان پرمحتوايي را با مهارت لازم به شنوندگان ارائه دهد، اثر گذاري و جريان ارتباط و اطلاع‌رساني به مراتب بيشتر خواهد شد. روابط عمومي‌ها براي اينکه از اين فن در بهترين شکل ممکن بهره‌برداري کنند، مي‌توانند به ايجاد دفتر سخنرانان يا سخنگويان اقدام کنند.در اين دفتر، مسئولان و کارشناساني که استعداد لازم را براي ايراد سخنراني دارند، تحت آموزش قرار مي‌گيرند و آن دسته از کارشناساني که صرفاً مي‌توانند مسئوليت نوشتن متون سخنراني را به عهده‌دار شوند، مشغول به کار مي‌شوند. دفتر سخنرانان بايد با استفاده از مطالعات بخش افکارسنجي روابط عمومي در تهيه متون سخنراني، نيازهاي افکار عمومي را در سرلوحه معيارهاي تهيه متن سخنراني قرار دهند و در نوشتن مطلب به دو رکن زبان ارتباطي، يعني ساده نويسي، کوتاه نويسي توجه کافي داشته باشد.

براي بهره‌برداري بهينه از فن سخنراني در دو مورد بايد عمل شود:

الف – تهيه متن سخنراني

در تهيه متن سخنراني، بايد سه مرحله را پشت سرگذاشت. مرحله اول: شناسايي سخنران، دوم: شناسايي مخاطبان سخنراني و ويژگيهاي آنان، سوم: انتخاب موضوع سخنراني و محل سخنراني است. اين مرحله را مرحله مقدمه‌سازي مي‌نامند. پس از اينکه از روابط عمومي تقاضاي تهيه متن سخنراني شد، کارشناس دفتر سخنگويان يا سخنرانان روابط عمومي با در نظر گرفتن ويژگيهاي سخنران از جمله تکيه کلامهاي او و به طور کلي روانشناسي سخنران و سطح اطلاعات و اهداف او به مطالعه مخاطبان (افرادي که قرار است در مراسم سخنراني حضور داشته باشند) و ويژگيهاي آنان از قبيل ميانگين سني، نسبت جنسي، وضعيت شغلي، سطح تحصيلات و ديدگاهها و گرايشهاي آنان مي‌پردازد و با در نظر گرفتن موضوع و محل سخنراني به مرحله دوم متن سخنراني، يعني گفت‌وگو با سخنران گام مي‌گذارد. دراين مرحله، هدف سخنراني، ديدگاه محوري سخنران و پرسشهاي سخنراني روشن مي‌شوند.

مرحله سوم، کارشناس روابط عمومي با انجام تحقيق، به تهيه اطلاعات مورد نياز براي گنجاندن در متن سخنراني اقدام مي‌کند. در مرحله چهارم، او بايد به سازماندهي اطلاعات و نوشتن متن سخنراني بپردازد. در اين مرحله بخشهاي اصلي متن سخنراني که شامل مقدمه، مطالب اساسي و نتيجه‌گيري هستند، نوشته مي‌شوند. در بخش مقدمه، کلياتي از موضوع و مهمترين بخش سخنراني در بخش مطالب اساسي، واقعيتها، آمار و اطلاعات (با تأکيد بر مقايسه و تشبيه) و در بخش نتيجه‌گيري نيز نظرگاههاي اصلي به صورت کوتاه و به شکل بيان نتايج مطرح مي‌شوند.

در مرحله پنجم، بايد تيتر و عنوان متن سخنراني را انتخاب کرد. پس از اين مرحله است که روابط عمومي متن سخنراني را براي آمادگي سخنران به او مي‌دهد. توصيه مي‌شود متن سخنراني با حروف درشت و خوانا نوشته شود تا سخنران به راحتي بتواند آنها را دريابد و بخواند.

ب- انجام سخنراني:

پس از اينکه متن سخنراني آماده شد و سخنران از نظر محتوا مشکلي نداشت، نوبت به ارايه سخنراني مي‌رسد. نقش روابط عمومي در اين مرحله فضاسازي مناسب محل سخنراني، دعوت از سخنرانان، اجراي برنامه، تهيه خبر از سخنراني، تصوير و عکس برداري از مراسم، کنترل وسايل صوتي، تأمين وسايل مورد نياز سخنران و معرفي سخنران است. اما سخنرانان را نيز بايد براي ارايه بهتر سخنراني آموزش داد. از جمله اينکه سخنران به هنگام سخنراني بايد به اين موارد توجه کند:

-    نگاه خود را بين کليه شنوندگان حاضر تقسيم کند.

-    حس کنجکاوي شنوندگان را برانگيزد.

-    قبل و بعد از بيان هر ايده، مکث کند.

-    کلمات مهم را با تأکيد بيان کند.

-    وضعيت ظاهري مرتب و تميزي داشته باشد.

-    از حرکات دست و چشم به طور کلي غير کلامي استفاده بجا بکند.

-    نسبت به تغيير آهنگ صدا و سرعت بيان در مواقع لازم اقدام کند.

-    موضوع اصلي را در لابلاي سخنراني يادآوري کند.

-    با اعتماد به نفس و با جرأت سخنراني کند.

-    شنوندگان خود را دوست داشته باشد.

روابط عمومي بايد با برگزاري دوره‌هاي آموزشي و تشکيل کلاس، افراد مورد نظر سازمان را براي کسب مهارت در سخنراني آموزش دهد و سخنرانان حرفه‌اي را براي مواقع لازم در اختيار داشته باشد.

نکته آخر اينکه روابط عمومي بايد سعي کند از زياده‌گويي سخنران جلوگيري کند و زمان کوتاه، تعيين شده و مفيدي در اختيار او قرار دهد تا شنوندگان با حوصله لازم به سخنان سخنران گوش دهند.