هفت گام اساسی در برنامه های روابط عمومی


برنامه هاي روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه 7 گام اساسي را طي كند. برخي از گامها اساسي هستند و بايد حتما مورد توجه قرار گيرند برخي نيز زياد مهم نيستند. اين گامها به شرح ذيل معرفي مي شوند:

1ـ تثبيت نقش ويژه روابط عمومي در سازمان


اين مرحله اساسي ترين و بديهي ترين مرحله در فرايند اطلاع رساني موفق است. هدايت و مديريت افكار عمومي بايستي به عنوان يكي از كاركردهاي اساسي به روابط عمومي سپرده شود. روابط عمومي بايستي از موقعيت مناسب حرفه اي برخوردار شود 
و همان جايگاهي را كه نشريات و روزنامه ها و روابط عمومي سازماني در توسعه ايفا مي كنند داشته باشد. لذا در برنامه هاي توسعه مورد توجه ويژه قرار گيرد. اعضاي روابط عمومي بايستي از مهارتهاي ارتباطات و انگيزه لازم برخوردار باشند. امروزه کارکرد روابط عمومی به طور گسترده ای در عرصه های مختلف جامعه و سازمان ها به جایگاه کلیدی تبدیل شده است و این به سبب توجه جهانی به روابط عمومی است. 
باید اذعان داشت سازمان ها و شرکت های که از روابط عمومی درک دست و کاملی دارند نسبت به سایرین از مزیت رقابت بیشتری در سطح ملی و بین المللی برخوردارند. آن هایی که به ارتباطات قوی و حرفه ای و سرمایه گذاری در این امر می اندیشند همواره اعتبارشان در عرصه رقابت های جهانی پابرجاست و خواهد درخشید و به نظر می رسد این ارتباطات قوی در سایه روابط عمومی توانا و هوشمند و مدرن صورت می گیرد. 
این نشان دهنده نقش روابط عمومی است که در اجرا وظیفه خطیر سیاست گذاری،برنامه ریزی و عملکردی و دست یابی به هدفها و ارزیابی میزان توفیق یا عدم توفیق آن را بدنبال دارد. دست یابی به چنان نقشی، سازمان متشکلی را طلب می کند تا بدرستی جایگاه روابط عمومی را تشخیص داده و از آن حمایت کند. 
این حمایت در قالب اعتماد می تواند کارساز تر شود. چرا که در سایه اعتماد مدیران سطح بالا، اقتدار روابط عمومی تثبیت می شود. حمایت های دیگر نظیر حمایت مادی و انسانی نیز در سایه اعتماد و اقتدار حاصل می شود. 
به سخن دیگر روابط عمومی دوشادوش سازمان حرکت نموده و هرگز در تقابل آن نخواهد بود. بر همین مبناست که گفته می شود روابط عمومی فرصت است نه تهدید و اقتدار آن بر قدرت سازمان می افزاید و مدیران را سر افراز تر می کند. 
زمانی که تصمیم گرفته میشود یک روابط عمومی فعال داشته باشیم ؛ و به آن اقتدار و ابتکار عمل بدهیم، تا بتواند منافع سازمان را تشخیص داده و در جامعه آن را مطرح نماید، بناچارباید به دنبال افرادی بگردیم که جدا از داشتن اعتماد کامل به آنها از تخصص و توانایی علمی لازم برخوردار باشند زیرا نبودن افراد متخصص در روابط عمومی سبب منحرف شدن روابط عمومی از مسیر اصلی و و چارچوبهای یک روابط عمومی و جایگزینی مصلحت اندیشی در مسیر فعالیت شده خواهد شد. 
این انحراف، در سایه خواستهای مدیران، نداشتن تخصص فردی، نداشتن تجربه و آگاهی در زمینه های روابط عمومی، بیشتر از همه مصلحت اندیشی، بروز نموده و عملا اینگونه افراد، منابع اعم از مادی و انسانی را به هدر می دهند. 
علاوه بر هدر رفتن منابع و انرژی های انسانی و عدم دست یابی به اهداف سازمانی، طرز تلقی و تعاریف روابط عمومی در اذهان سطوح مدیران را نیز تحت تاثیر قرار داده و آنها را به مرور به عملیات غیر علمی و غیر حرفه ای در زمینه روابط عمومی ذهنیت می دهد. بطوری که تلقی آنان از یک روابط عمومی، برآورده شدن خواسته های مدیران و اطاعت از دستوراتشان است که گاهی تا حد یک منشی گری یا اداره کننده دفتر یک مدیر، این جایگاه سقوط می کند و عملا روابط عمومی عامل اجرای دستورات مدیران شده و دیدگاههای آنان را به مرحله اجرا درآورده و یا در مسیری حرکت می کنند که حسب شناختی که دارند، در جهت خوشایند مدیران باشد. بنابراین موضوع سازمان بتدریج فراموش شده، و موضوع خواست فردی جایگزین آن می شود. 
بدیهی است کسانیکه مسئولیت هدایت روابط عمومی را عهده دارند، کوله باری از مسئولیتهای اجتماعی در مقابل مردم، سازمان، مدیران، رسانه ها، رقبا و. . . را بر دوش دارند و چنانچه به این مسئولیتها تنها از دریچه تامین نظر مدیران ارشد توجه شود از مسئولیت خطیر جایگاه روابط عمومی در سازمان فاصله دارند. 
و این اتفاقی است که در سازمانها به طور مرتب جریان دارد و ارزیابی مدیریان ارشد سازمان از فعالیتهای روابط عمومی خود متاثر از اطاعت پذیری آنان از دستورات وی و یا تامین نظریاتشان است. 

2ـ تعيين اهداف روابط عمومي


به چه نتيجه اي مي خواهيد برسيد؟ اهداف سازماني شما چيست؟ اهداف روابط عمومی چیست؟
انتخاب با شماست. شما مي توانيد اهدافتان را هرچقدر كه مي خواهيد آرماني در نظر بگيريد. كليد ارائه كار شما در يك مسئوليت حفظ شور و نشاط و انگيزه بالا است. 
در اهداف خود اغراق نكنيد زيرا بزرگ نمايي در اهداف باعث مي شود ريشه هاي تعهد و انگيزه خشك شود و انرژي مثبتي كه جهت دستيابي به اهداف آرماني در حين كار ايجاد مي شود به راحتي از بين برود. . هدفهایی که بتواند پیام روابط عمومی را به بهترین شیوه به مخاطب عرضه کند و نتیجه بخش واقع گردد. کوهن یکی از مدرسان روابط عمومی معتقد است هدفهای روابط عمومی با توجه به ماهیت برنامه می تواند بسیار خاص و مشخص و یا عمومی و کلی باشد، اما برنامه از هر نوع که باشد، اهداف به درستی و براساس شناخت تعیین می شود، در غیر این صورت، طرح ریزی برنامه براساس اهداف نادرست و یا نامناسب باعث اتلاف وقت و بودجه سازمان خواهد شد. 
تعیین اهداف درست با شناخت مخاطب از جمیع جهات بی ارتباط نیست. وقتی شناسایی مخاطب به درستی انجام شود تعیین اهداف برنامه روابط عمومی نیز بیشتر قرین به صحت خواهد بود. در طرح ریزی اهداف، بایستی از بلند پروازی و در نظر گرفتن اهداف غیر قابل تحقق پرهیز نمود و مبتنی بر واقعیات درون سازمانی و برون سازمانی به اهداف برنامه اندیشید. البته گاهی اوقات اهداف بسیار خوبی مدنظر قرار می گیرد اما امکانات سازمان و یا سایر مسایل درون سازمانی مانع از تحقق آن می شود. در این قبیل موارد، به ویژه اگر قابلیت های سازمان اجازه اجرای آن هدف را نمی دهد ناگزیر باید آن هدف یا اهداف کنار گذاشته شود و یا اصلاح گردد. 
گاهی اوقات پیش می آید که هدف روابط عمومی با هدف سازمان یکی انگاشته می شود که در این مورد هم ممکن است صدمات جبران ناپذیری وارد شود. مثلاً چند سال پیش شرکت کوکاکولا هدف سازمان را بر فروش محصول نو با طعم جدید متمرکز کرده بود و روابط عمومی این شرکت نیز براساس همین هدف برنامه تبلیغی خود را اجرا کرد در حالی که تشخیص نمی داد مردم آمریکا از نظر عاطفی، دلبسته طعم سنتی و قدیمی کوکاکولا هستند. در این مورد هدف روابط عمومی باید ترغیب مردم به مطلوب بودن تغییر مزه نوشابه می بود نه آن که اظهار دارد کوکای جدید بهتر از قدیمی است. 
نکته آخر در مورد اهداف برنامه این است که معمولاً در برنامه ها دو گونه اهداف پیگیری می شود یکی اهداف پنهان که اعلام نمی شود و دیگری اهداف آشکار که به اطلاع عموم می رسد. در طرح ریزی اهداف لازم است فهرستی از تمام اهداف اعلام شده و اعلام نشده تهیه گردد تا در مرحله تدوین برنامه با مراجعه به آنها تصمیم های بعدی اتخاذ کرد. بهترين روش براي مشخص كردن اهداف روابط عمومي برگزاري جلسات طوفان فكري است. نظرات اعضا جلسه بر روي تخته فهرست شوند. جلسات طوفان فكري به روابط عمومي اين امكان را مي دهد كه اهداف خود را مطابق با نظرات تمام اعضا تطابق داده و در جهت توسعه اهداف متناسب با سليقه هاي گوناگون گام بردارد. 

3ـ مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان


سازمان شما علاقمند است پيامهاي آن به دست چه كساني برسد؟ جواب اين سوال در سازمانهاي مختلف تفاوت مي كند. اما آنچه مهم است علايق و نيازهاي كاركنان در سازمان، مخاطبان بالقوه، جامعه نيازمند به اطلاعات علمي كتابخانه اي، دانشگاهيان، انجمن هاي صنفي و تشكلهاي حرفه اي مرتبط با سازمان و رسانه هاي گروهي از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نيازها و علايق آنها در ارتباط با سازمان بايستي مشخص شود. با شناخت علمی مخاطب نیازها ویژگی ها گرایش ها و تمایلات مخاطب وبه طور کلی دستیابی به یک تحلیل جامعه شناسانه و روانشناسانه از اوست که چراغی روشن فرا راه روابط عمومی نهاده شده و گام نخست برای کار عملی منظم و برنامه ریزی شده در روابط عمومی برداشته شود چرا که بر اساس نظریه هدف گیری مخاطب کار ارتباطی که بدون ارزیابی نظر مخاطبان صورت می گیرد شبیه وضعیت کسی است که بخواهد با امید به شکار پرنده به سوی آسمان بیکران مسلسل بگشاید. 
طبفه بندی مخاطبان یکی از مهمترین اقدامات برایی شناخت کافی و لازم از مخاطبان است مخاطبان را بر اساس معیارهای مختلفی میتوان طبقه بندی کرد از نظر کمیت آنان را می توان به مخاطبان عام وخاص طبقه بندی کرد از نظر موضع گیری در پیام به مخاطبان موافق و مخالف از نظر نوع برخورد در قبال پیام به مخاطبان فعال و منفعل از نظر ظهور و بروز به مخاطبان بالقوه و بالفعل و از نظر ارتباط با سازمان به مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم کرد. 

4ـ تعيين پيامهاي روابط عمومي


پيام شما چيست؟ شما مي خواهيد چه چيزي را به مخاطبان خود بفهمانيد؟ در هر حال پيامها در موقعيتها و سازمانهاي مختلف با هم تفاوت دارند. در برنامه هاي روابط عمومي پس از ترسیم اهداف و شناسایی مخاطب مربوطه باید پیام یا پیامهای جداگانه ای را برای هر هدف مشخص ساخت که این پیام ها براساس اهداف کوتاه مدت یا بلند مدت روابط عمومی متفاوتند. 
پیامهایی که به منظور بیان اهداف روابط عمومی در نظر گرفته می شود باید به صورت صریح و یا غیرصریح در ذهن برنامه ریز مطرح باشد. این پیامها باید از چنان کلیتی برخوردار باشد که همه جنبه های برنامه ها را شامل شود ولی در عین حال باید قابل تجزیه هم باشند به نحوی که در صورت لزوم بتوان آنها را به پیامهای فرعی دیگری برای جلب مخاطبان و یا اشاره به مسایل ویژه ای تبدیل کرد. مثلاً یک شعار تبلیغاتی مربوط به ایمنی خودرو ممکن است بر این پیام که «خودروها می توانند اسلحه باشند، خودرویتان را ایمن کنید، مبتنی باشد یا در مورد ایمنی راننده خودرو می توان به وی توصیه لازم را ارایه داد ولی برای پشتیبانی از این پیام می توان از پیامهای فرعی مانند «کمربند ایمنی را به کار برید» استفاده کرد. یا به کودکان گفت:«از والدین خود بخواهید از کمربند ایمنی استفاده کنند» شیوه های اجرای پیام استراتژیک نیز نکته مهمی است که باید مدنظر قرار گیرد، این که آیا پیام باید از طریق گزارشهای رسانه ای، یا برپایی مراسم ویژه، سرمایه گذاری مشترک در طرحهای هنری و اجتماعی یا از طریق دیگری رسانده شود، در این بخش باید نسبت به آن اقدام کرد و در این فصل از برنامه ریزی این شیوه ها و راهکارها را ارایه داد. 
همچنین پیامها می توانند در قالب تبلیغات وسیع ارایه شوند یا از طریق نماد و علامت مشخص به مخاطب منتقل گردد. در طراحی پیامها، توجه به نوع نگرش مخاطب و نیز زمینه های فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی نقش بسزایی دارد. بنابراین در زمان پیام سازی بررسی مجدد مخاطب ضروری خواهد بود. 

5ـ تدوين استراتژي اطلاع رساني


استراتژيها و راهبردها عنصر كليدي برنامه شما هستند. استراتژي ها شما را در يافتن علايق مخاطبان شما و انتقال پيام به آنها كمك مي كند. به نحوي كه اساس برنامه روابط عمومي به شمار مي رود. به طور خلاصه مي توان فهرستي از استراتژيهاي يك برنامه روابط عمومي را به شرح ذيل برشمرد:
الف) توسعه مستمر اطلاعات روابط عمومي
ب) استفاده از طيف گسترده رسانه هاي گروهي براي انتقال پيام
ج) تبليغ و ترفيع موقعيت سازمان به عنوان يك منبع سازمان مفيد اجتماعي 
و مسئوليت پذير در جامعه
د) برقراري و توسعه ارتباط با رسانه ها
ه) معرفي جايگاه و موقعيت سازمان به عنوان يكي از. . . (متناسب با سازمان مربوطه تفاوت دارد)
و) هماهنگي بيشتر با ساير اعضاي کلیدی سازمان

6- مطابقت برنامه ها با جدول زمانبندي شده يا شرايط مردم


براي ايفاي نقش موثر به عنوان يك روابط عمومي متعهد، شما بايد بدانيد كه در واحد تان چه چيزي مايه رضايتمندي است. ؟ هنگام صحبت كردن از جايگاه روابط عمومي، اغلب از اين موضوع گله مندند كه من نمي دانستم اين رويداد برنامه ريزي شده بود!
دو اشتباه بزرگ كه در برنامه ريزي هاي روابط عمومي ها به چشم مي خورد اين است كه نمي دانند چگونه مسئوليتهاي محوله برنامه ريزي شده است وديگر اينكه وقت زيادي جهت اجراي برنامه ها در اختيار ندارند. 
مدير روابط عمومي جهت دستيابي به موفقيت در برنامه هاي اطلاع رساني بايستي در برقراري ارتباط موفق باشد. بررسی،پرس و جو و تحقیق كند. شما نيز بايد بدانيد چه چيزي برنامه‎ريزي شده و چه رويدادهايي در انتظار است. بعد از اينكه اطلاعات لازم را كسب كرديد، بايستي اعتبار و قابليت لازم را براي دسترسي به اطلاعاتي كه مورد نياز عمليات شماست ايجاد كنيد. در جهت كسب اعتبار و احترام براي روابط عمومي همراه با تمامي موقعيتها و امتيازاتي كه مي تواند به آن دست پيدا كند، كوشا باشيد. 
شما بايد در پي گسترش حرفه‎اي جايگاه روابط عمومي باشيد، تا جايي كه همه بگويند: 
ما به كمك شما جهت ارتقا موقعيت و اعتبار فلان طرح يا پروژه نيازمنديم. چنين موقعيتي زماني محقق مي‎شود كه هيئت مديره و مقامات ارشد سازمان خود را در قبال روابط عمومي متعهد بدانند. 

7- تدوين برنامه مكتوب و زمانبندي شده


يك برنامه مكتوب با يك جدول زمانبندي شده تكميل مي‎شود. بهترين برنامه‎ها، برنامه‎هاي سالانه هستند كه به شما به طور موثري محدوديتها را نشان مي‎دهند.

منبع :

راهبرد های عملی در روابط عمومی، هوشنگ سفیدی