|
چکیده
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- انسان موجودی مدنی الطبع و اجتماعی خلق شده است او را گریزی جز زندگی کردن با دیگران و برقراری ارتباط با آنها نیست. این ارتباط دامنه وسیعی دارد.
تربیت فرزندان و اداره خانواده نیاز به برقراری ارتباط صمیمی و نزدیک دارد. کار کردن در مدارس، بیمارستان ها، کارخانه ها و ... مستلزم برقراری رابطه با همکاران و ارباب رجوع است. تفکر و زبان دو مزیت انسان است که سبب پیدایش عقیده و فرهنگ و تمدن می شود و انتقال هر یک از آنها فقط با برقراری ارتباط امکان پذیر است.
انسان تنها موجودی است که با روش ساختار یافته به عبادت می پردازد و با زبانی فصیح مانند دعا و نماز با خالق خود رابطه بر قرار می کند و نیازهای خود را با او در میان می گذارد.
کار و زندگی در سازمان های جدید افق های جدیدی از ارتباط را برای انسان گشوده است. مدیران و کارکنان ناگزیرند برای تصمیم گیری دور هم بنشینند و با تبادل نظر راه حل های مختلف را مورد بررسی قرار دهند. در نهایت بهترین راه حل را انتخاب کنند. ابلاغ تصمیمات و سیاست های سازمانی از سلسله مراتب بالاتر سازمان به سطوح پایین اجرایی نیاز به پیمودن مجاری ارتباطی گوناگون دارد و همواره هر روز ده ها و صد ها نامه و دستورالعمل به بخش های مختلف سازمان ارسال می شود.
تغییر سبب پیدایش مقاومت های شدیدی در مقابل تغییرات می شود. اگر همه کارها و وظایف مدیریت را در کنار هم بگذاریم و آنها را از نظر حجم، تکرار و فراگیر بودن مورد برسی قرار دهیم هیچ یک از کارکردها به اندازه ارتباط تکراری، فراگیر و پر حجم نیست. اگرچه ارتباط همیشه خود به خود یک هدف نیست، ولی به عنوان ابزار مدیریت در همه کارهای مدیریت دخالت دارد.
تصمیم گیری، برنامه ریزی، سازماندهی، انگیزش نظارت و کنترل، ارزشیابی و رهبری بدون برقراری ارتباط ممکن و اثر بخش نخواهد بود. سرعت دستیابی به اطلاعات و همکاری با دیگران به منظور سازگاری یا مقابله با عوامل نامساعد خارجی فقط با ارتباط و روابط سریع و اثر بخش امکان پذیر می باشد. به همین دلیل علوم مربوط به رفتار و روابط بین ا نسان ها و ارتباط جایگاهی خاص پیدا کرده است.
واژه های کلیدی: انسان، رفتار، مدیریت، روابط انسانی، مدیر روابط عمومی
مقدمه: ضرورت رفتار و روابط
در طول تاریخ، انسان همواره مجبور به برقرار کردن ارتباط با دیگران بوده است. هرگاه دو انسان در جایی می زیسته اند بین آنها روابط انسانی نیز وجود داشته است. این رفتار و روابط، تنها به روابط مطلوب و مثبت مربوط نمی شود بلکه روابط غیرمطلوب ناخواسته منفی را نیز در بر می گیرد. اجتماعات، گروه ها، شهر ها، فرهنگ ها، آداب و رسوم، جنگ ها و صد ها موضوع دیگر در زندگی انسان، اشکال مختلف رفتار و روابط بین افراد است و دلیلی بر اجتناب ناپذیر بودن روابط بین آنهاست. قدمت رفتار و روابط بین انسان ها به کهنگی سابقه حیات انسان هاست.
روابط انسانی از رابطه یا روابطی که بین دو یا چند انسان وجود دارد، صحبت می کند. روابط انسانی مظهر وجود و ارزش انسان ها می باشد. روابط انسانی پدیده رفتاری اجتماعی گروه های انسانی است که شکل و نوع آن به عنوان وجه تمایز انسان و سایر موجودات به شمار می رود. بقول ارنولد جی توین بی ـ مورخ و فیلسوف مشهور انگلیسی: قدرت برقراری روابط با دیگران و داشتن رفتار مطلوب و چگونگی ارتباطی که یک انسان با دیگران دارد از تمام دانش و مهارت های او مهمتر و ارزشمند تر است. انسان ها ناگزیر به ارتباط با دیگران هستند. در صورتی که ابن ارتباط بتواند سبب همدلی و درک متقابل شود باعث رضــایت خاطر و لذت و در غیر این صورت موجب ناخشنــودی و رنج می گردد.
برقراری روابط انسانی عمده ترین عامل خوشبختی و موفقیت هر کس در زندگی او می باشد. رابطه یک معلم با شاگردانش رابطه مدیر با همکاران و زیردستانش در میزان موفقیت آنها امری سرنوشت ساز است. همه انسان ها به داشتن توانایی ارتباط با سایر انسان ها نیاز دارند که این توانایی اصطلاحاً مدیریت برقراری روابط انسانی می نامیم.
انسان همواره از دیر باز به اهمیت روابط و رفتار انسانی پی برده است. برقراری روابط آن قدر مهم و سرنوشت ساز است که موفقیت هر انسانی را می توان از روی نوع رابطه او با دیگران ارزیابی کرد.
به عقیده دکتر میر کمالی، موفقیت هر مدیر بستگی به کار او با سایر افراد دارد. کار با افراد منوط به برقراری رابطه مناسب با آنهاست. به عقیده وی مدیریت معین کار کردن با انسان ها، میان انسان ها و برای انسان هاست و مهم ترین جنبه کارهای انسان ها برقراری روابط انسانی با آنهاست. اهمیت و حساسیت ایجاد روابط انسانی آن را به عنوان یک دانش مطرح می سازد. اما به عقیده دکتر میر کمالی، علاوه بر قبول اطلاق دانش برای روابط انسانی باید آن را هنر و مهارت دانست. ایجاد روابط انسانی به ظرافت ها و شیوه های خاصی نیاز دارد که علاوه بر طلب دانش، هنر مهارت های ویژه ای را در شرایط زمانی و مکانی می طلبد.
تاریخچه رفتار و روابط در سازمان
مری پارکر فالت، یکی از پیشاهنگان توجه به رفتار و روابط انسانی است که نوشتــه های زیادی درباره جنبه انسانی مدیریت دارد. تحصیلات او در رشته های اقتصاد و فلسفه بود و می توان او را در زمره فیلسوفان اجتماعی و روانشناسان قرار داد. او که کار خود را به عنوان مدد کار اجتماعی آغاز کرد، در مسائل مدیریت نیز به مطالعه و بررسی پرداخت. فالت مدیریت را فرایندی اجتماعی دانست و با اینکه دستورات صرفا" از طرف سلسله مراتب بالاتر صادر می شود و به تمام سطوح پایین تر جریان یابد مخالف بود. فالت معتقد بود که باید همه افراد در سرتاسر سازمان بتوانند بر حسب موقعیت خودشان تصمیم بگیرند. ایده ها و افکار او راه گشای انتقال از تفکر کلاسیک به جنبش روابط انسانی بود و حتی می توان او را به عنوان یک پیشاهنگ در آنچه امروز به آن نظریه اقتضایی نامیده می شود به حساب آورد.
فالت در کتاب " تجربه خلاق " (Creative Experience) مشکل اساسی در سازمان ها در تمام سطوح و انواع، اعم از سازمان های بازرگانی، آموزشی و غیره را ساخت و نگهداری روابط انسانی پویا و هماهنگ می داند. از نظر او رابطه با زیردستان از وظایف مدیر است و معتقد بود بیان ایده ها و نظرات حق مسلم هر زیر دستی می باشد . او برقراری هماهنگی بین مدیریت و سایر عوامل سازمان را بسیار پر اهمیت می شمرد. او چهار اصل را تحت اصطلاح در هماهنگی برای ایجاد روابط انسانی در سازمان ها لازم اجرا می داند که عبارتند از:
1. هماهنگی به وسیله ارتباط مستقیم با افراد مسئول مربوط.
2. هماهنگی در مراحل اولیه تشکیل سلزمان.
3. هماهنگی از طریق ارتباط متقابل بین عوامل موجود در هر موقعیت و شرایط که به آن اصطلاحا" رابطه دو جانبه می گوییم.
4. هماهنگی به عنوان یک فرایند مداوم و مستمر.
بنابر عقیده فالت، هماهنگی علاوه بر آن در مراحل اولیه حساسیت و اهمیت بیشتری دارد در همه احـــوال به طور مستقی، دو جانبه و به صورت یک جریـــان مستمر پیگیری می شود. اساس اندیشه های فالت، فکر مشارکت در کار و تاکید بر این عقیده است که در جامعه آزاد منش وظیفه مدیریت، فراهم ساختن موقعیتی است که در آن افراد داوطلبانه آماده همکاری می شوند.
اساس فلسفی نظریه روابط انسانی بر این اندیشه استوار است که حرمت و شان انسان در محیط کار احیا شود. هدف های سازمان در جهت رفاه کارکنان مورد تجدید نظر قرار گیرد، در تصمیم گیری و مدیریت از مشارکت گروهی افراد استفاده شود، امکان آزادی عمل و ابتکار به افراد داده شود و شغل آنان تلاش برانگیز و رضایت بخش گردد. و بالاخره اهمیت و جایگاه گروه ها در محیط کار به درستی شناخته شود.
از سال های 1950 به بعد هم زمان با تحولات که در علوم رفتاری به وجود آمد علم مدیریت نیز تغییرات زیادی پیدا کرد. از آنجا که مدیریت علمی تبلور جنبه انسانی کار و نگرش روابط انسانی جنبه اجرایی و انجام وظایف را نادیده گرفت مدیریت رفتاری هر دو جنبه مدیریت یعنی بعد انسانی و بعد کاری مدیریت را مورد توجه قرار داد.
پیو ( pugh ) می گویـد: رفتار سازمانی یعنی مطالعه رفتار، وظایف و کار سازمــان ها و رفتار گروه ها و افراد در داخل آنها. رفتار سازمانی بر درک و پیش بینی رفتار انسان در داخل سازمان تاکید دارد. این شاخه از علم مدیریت به رفتار فرد، گروه و آنچه به عنوان رفتار سازمانی مطرح می شود توجه دارد.
٭ تعاریف رفتار و روابط سازمانی
در چند دهه اخیر اصطلاح روابط انسانی با واژه دیگری تحت عنوان رفتار سازمانی مترادف شده است. اما حقیقت این است که رفتار سازمانی به مطالعه رفتار در سازمان می پردازد و رفتار را در حالت واقعی آن و به همان صورت که در سازمان اتفاق می افتد توصیف می کند و علت های به وجود آورنده آن را توضیح می دهد.
به عقیده مورهد و گریفین رفتار سازمانی علمی است توصیفی نه تجویزی. رفتار سازمانی به عنوان یک علم از قضاوت های ارزشی می پرهیزد اما روابط انسانی چیزی برتر و بیشتر از رفتار سازمانی است. روابط انسانی از یک بار ارزشی و انسانی برخوردار است و در باره درستی و نادرستی رفتار و روابط به ارزیابی و انتقاد می نشیند. رفتار سازمانی، روابط انسانی را در بر نمی گیرد ولی روابط انسانی، رفتار سازمانی را در بر می گیرد. رفتار سازمانی در سازمان ها به صورت محدود مورد استفاده قرار می گیرد ولی روابط انســـانی می تواند در همه و برای همه افراد و جمعیت ها به کار برده شود. در حالی که ضرورت های سازمانی بر رفتار سازمانی حاکم است روابط انسانی این محدودیت را نمی پذیرد. به لحاظ اهمیت، ارزش و ابعاد مختلف روابط انسانی، تعاریف فراوانی از این علم شده است که ما به معدودی از آنها اشاره می کنیم.
پرهیزکار در تعریف خود گفته است: روابط انسانی عبارت است ایجاد،دتوسعه و گسترشی که بتواند انگیزه های پر ثمری را از راه موفقیت گروهی در راه نیل به هدف های سازمانی از طریق ایجاد رضایت مندی در اعضا بوجود آورد. در تعریف فوق به نظر می آید که برقراری روابط انسانی از وظایف اساسی مدیریت است و مدیر باید در محیط سازمانی خود چنان روابطی را به وجود آورد و بعدا" آن را گسترش دهد که سبب پیدایش انگیزه برای گسترش موقعیت و رضایت در افراد در راه رسیدن به اهداف سازمان شود.
دیویی روابط انسانی را چنین تعریف کرده است: روابط انسانی یگانه ساختن و تلفیق افراد با کار است به نحوی که این یگانگی اسباب برانگیختگی آنان را فراهم کرده و موجب می شود به نحوی بارور، معاضرت آمیز، صرفه جویانه و رضایت روحی و اجتماعی به کار اشتغال ورزند. دیویی سعی می کند که در تعریف خود مساله رضایت روانی وسیله ای برای رسیدن به اهداف سازمان و تعریف جنبه اقتصادی سازمان قرار دهد. به عقیده او روابط انسانی به مطالعه رفتار انسان ها در محیط سازمان می پردازد تا در نتیجه آن نتایج کار سازمان بهتر شود.
از نظر دکتر کمالی روابط انسانی بدین صورت تعریف شده است: فرایند برقراری، حفظ و گسترش روابط هدف دار پویا و دو جانبه در بین اعضای یک سیستم یا سازمان اجتماعی که با تامین نیازهای منطقی فردی، اجتماعی و روانی فرد و گروه سبب تفاهم احساس رضایت و سود مندی متقابل و بوجود آمدن زمینه های انگیزش و رشد و تسهیل رسیدن به اهداف سازمان شود. در تعریف فوق به عنوان مثال بر یک مدیر آموزشی فرض است که اگر در محیط کارش بین او و همکارانش رابطه دو جانبه زنده و با هدف سازندگی وجود ندارد تا این رابطه را به وجود آورد و آن را توسعه دهد. رابطه پویا و دو جانبه رابطه ای است که بر اساس نیازها و شرایط طرفین و سازمان از کیفیت و قوت لازم برخوردار باشد در عین حال این رابطه باید برای دو طرف قابل استفاده و سود بخش باشد.
٭ هدف های روابط انسانی
با توجه به تعاریفی که از روابط انسانی شد از آنجا که روابط انسانی به رفتار متقابل انسان های سازمان اجتماعی توجه خاص دارد و سعی می کند که اثر بخشی و کارائی سازمان را به شکل مطلوبی با تکیه بر اهمیت جنبه انسانی سازمان بالا برد و در عین حال با تامین نیاز های منطقی مادی و روانی افراد و گروه ها مراتب رضایت آنها را فراهم سازد.
٭ روابط انسانی دارای اهداف زیر است:
1. شناخت خصوصیات فردی
هدف روابط انسانی شناخت شخصیت، نیاز ها، انگیزه های رفتاری و خصوصیات خلقی، عاطفی و احساس افراد و فردی مدیر افراد سازمان است. از آنجا که هر یک از عوامل فوق تاثیر زیادی در رفتار و ارتباط انسان ها با سایر افراد دارد علم روابط انسانی در صدد است که شخصیت، نیازها، انگیزه ها و همچنین ویژگی ها ی خلقی، عاطفی و احساسی افراد را مورد دقت و بررسی قرار داده و با پیشنهاد راه های عملی به زدایش جنبه های منفی و تقویت جنبه های مثبت این خصوصیات آن چنان که در برقراری روابط انسانی موثر واقع شوند می پردازد.
2. شناخت کنش و واکنش ها
دومین هدف روابط انسانی شناخت تمامی کنش ها و واکنش ها بین مدیر و سایر کارکنان با یکدیگر و کارکنان و ارباب رجوع است. رفتار هنجار های گروهی در بین اعضاء سازمان تاثیر زیادی بر رفتار و روابط در سازمان دارد. مدیریت روابط انسانی باید خصوصیات رفتار هر گروه و روابط متقابل افراد آن گروه را مورد شناسایی قرار دهد. مدیر باید موضع رفتاری و رابطه گروه ها را با خود مورد ارزیابی قرار دهد و ویژگی های اساسی این واکنش را مشخص کند.
3. شناخت ریشه تفاوت ها و اختلافات
هدف روابط انسانی شناخت ریشه های اساسی اختلافات و تعارضات رفتاری در روابط مدیر، کارکنان و ارباب رجوع و پیدا کردن راه های عملی هماهنگی رفتاری بین آنهاست. موقعی یک سازمان آموزشی می تواند به اهداف خود برسد که بین مدیر، کارکنان، معلمان، دانش آموزان و اولیاء اهداف و مشترک و هماهنگی رفتاری وجود داشته باشد. برای نیل به چنین منظوری باید از تمام اختلافات و تعارضات تا آنجا که ممکن است کاسته و بر میزان همدلی و هماهنگی و تفاهم بین افراد و گروه ها افزوده گردد.
4. پیدا کردن راه های جلب همکاری
هدف روابط انسانی پیدا کردن راه های عملی جلب همکاری بین مدیریت، کارکنان و افراد ذینفع از طریق ایجاد علایق و اهداف مشترک است. مدیریت روابط انسانی نه تنها باید بین افراد و گروه های سازمانی هماهنگی ایجاد کند بلکه باید با به وجود آوردن علایق و اهداف مشترک موجبات استحکام و دوام این هماهنگی ها را فراهم سازد.
5. پیدا کردن راه های عملی تشویق و تنبیه
یکی از اهداف روابط انسانی در همه سازمان ها یافتن راه های عملی تشویق و تنبیه مناسب کارکنان است. مدیر باید رفتار و عملکرد های فراد سازمان را مورد دقت و توجه قرار دهد و به طور عملی موجبات رغبت و علاقه مندی بیشتر افراد را با تشویق های مناسب و یا احتمالاً با تنبیهات بجا و به موقع فراهم سازد.
6. بوجود آوردن جو مناسب
پیدا کردن راه های عملی برای بوجود آوردن محیط و جو انسانی مناسب، اعتماد دوستی سالم، روابط متقابل بین کلیه کارکنان سازمان از مهمترین اهداف روابط انسانی است.
مدیریت روابط انسانی، نه تنها به رفتار و روابط افراد توجه دارد و بهبود و اصلاح این روابط می پردازد. بلکه محیط و جوی در سازمان به وجود می آورد که دانه ها و نهال های دوستی، مودت، اعتماد و امنیت را نیز بارور می سازد.
7. تقویت روحیه کسب رضایت مندی افراد.
هدف روابط انسانی تقویت روحیه و بدست آوردن رضایت مندی کارکنان سازمان است. روحیه خوب و وجود رضایت مندی به منزله وجود انرژی درونی در افراد سازمان است. در سازمانی که روحیه قوی نیست انرژی لازم برای انجام کار وجود ندارد. در چنین محیطی خستگی، پژمردگی، عدم تمایل و دلسردی مانع رسیدن به اهداف سازمان می گردد. مدیریت روابط انسانی موظف است روحیه افراد سازمان را به طرق مقتضی تقویت کند تا آنها انرژی و نشاط لازم را برای کار و فعالیت داشته باشند.
8. ارضاء و برآوردن نیاز های منطقی
تامین نیاز های منطقی افراد و گروه ها در هر سازمانی از اهداف مدیریت روابط انسانی است. هماهنگ ساختن و تلفیق نیاز های فردی، گروه و سازمان از اهداف رفتار و روابط در سازمان است. مدیریت روابط انسانی می کوشد که شرایط و امکانات لازم را برای تامین نیازهای افراد و گروه ها فراهم آورد تا بـــدان وسیله کارکنان با علاقه و انگیزه رضایت بیشتری ضمن رسیدن به اهداف و نیاز های فردی و گروهی خودشان به اهداف سازمان جامه عمل بپوشانند.
9. برقراری روابط عمومی
یکی از هدف های اساسی مدیریت روابط انسانی جلب همکاری افراد ما فوق، صاحب نظران و افرادی که به نحوی در امور سازمان موثر هستند می باشد. از آنجا که ممکن است در هر سازمانی افراد مختلفی در از پیش پا برداشتن مشکلات و تنگناهای مختلف سازمان دارای قدرت و نفوذ باشند برقراری رابطه با این افراد از ضروریات مدیریت به حساب می آید. در یک مدرسه، رئیس منطقه آموزشی، شهردار، مسئولین مرکز درمانی و بهداشت و اولیاء دانش آموزان هر کدام از اختیارات و امکانات خاصی برخوردارند که یک مدیر موفق باید با برقــراری ارتباط مناسب با آنها، در حد امکانات و توانایی ها استفاده کند. برقراری روابط انسانی منحصرا " به محیط سازمان مربوط نمی شود برقراری روابط پویا و موثر با مردم و ارباب رجوع از شرایط موفقیت است.
10ـ مطالعه، بررسی و یافتن شیوه های مدیریت و رهبری مناسب در سازمان
بسیار اتفاق می افتد که مدیران علل شکست یا عدم موفقیت خود را رفتار و یا نوع فعالیت های زیردستان یا افراد همکار خود می دانند و به رفتار و نوع مدیریت خود کمتر می اندیشند. علی رغم آنکه موفقیت مدیر به نحوه فعالیت افراد بستگی دارد اما بسیاری از ناکامی های مدیریت به واسطه رفتار و شیوه های نامناسب رفتاری خود مدیر است. مدیریت روابط انسانی سعی دارد که با بررسی و مطالعه مستمر در رفتار و شیوه های مدیریت و رهبری سازمان ضمن بر طرف کردن اشکالات و ناتوانایی های موجود، به روش های بهتر و موثر تر دست یابد.
جوانب مهم روابط انسانی در ارتباط با وظایف مدیران روابط عمومی و محتوای آن به زعم «گریفیث » (1956) عبارتند از:
ـ انگیزه: عوامل روان شناختی، جامعه شناختی، فرهنگی و اقتصادی موثر در شکل گیری رفتار فردی و گروهی در محیط سازمان.
ـ ادراک: تلقی و برداشت مدیر از نقش خود و دیگران و روابط متقابل در محیط کار و مسائل و مشکلات ناشی از تضاد در میان ادراکات.
ـ ارتباط: کار روابط عمومی مستلزم برقراری ارتباط و مبادله ی معانی و اطلاعات است . ارتباط موثر مستلزم توانایی در استفاده از مهارت های اصلی است.
ـ ساختار قدرت: همه سازمان های اجتماعی را نوعی قدرت، یکپارچه و فعال نگه می دارد. دانش در این زمینه به مدیران کمک می کند که مکانیسم های تنظیم کننده رفتار سازمانی را به درستی درک کرده از آنها استفاده نمایند.
ـ اختیار: تجلی قانونی قدرت، اختیار است. با وجود سادگی این مفهوم در قلمرو مدیریت، درک پیچیدگی ناشی از ترکیب آن و اثرات رفتاری آنها مشکلاتی را برای مدیران فراهم می سازد.
ـ روحیه: روحیه معیار موفقیت مدیر در ایجاد روابط انسانی خوب در محیط کار است. روحیه صرفاً به یک حالت روحی زنده و با نشاط اشاره نمی کند بلکه در عین حال حاکی از تعهد و وابستگی به یک هدف مشترک گروهی و جدیت و تلاش برای تحقق آن است.
ـ تصمیم گیری: تمام فعالیت ها و اقدامات مدیر بستگی به تصمیم گیری معتبر و درست دارد. در فراگرد تصمیم گیری است که تمام دانش و معلومات و مهارت هایی که در بالا به ان اشاره کردیم مدد کار واقع می شوند. بعلاوه مدیر باید در این زمینه از فراگرد تصمیم گیری معقول مطلع باشد.
ـ رهبری: مدیـر روابط عمومی نقش رهبــری را بر عهده دارد و بنا بر این باید بر معنای ضمنی و پیامد های آن واقف باشد رهبری یک فراگرد گروهی است و رهبری کار آمد و موثر در گروه خواست هر مدیری است.
عناوین فوق هسته اصلی دانش و معلوماتی را تشکیل می دهد که بر اساس آن، مدیران روابط عمومی می توانند به فهم روابط انسانی محیط کار خود نائل شوند. این مجموعه امروزه از طریق برنامه های تدوین شده کوتاه مدت یا دراز مدت به مدیران روابط عمومی عرضه می گردد.
٭ بهبود روابط انسانی در مدیریت یک سازمان
از بهبود روابط انسانی در محیط سازمان دو هدف عمده و اساسی مورد نظر است:
1. حفظ حرمت و شان مقام انسانی در محیط کار
2. افزایش بهره وری سازمان از طریق استفاده اصولی و بهتر از منابع انسانی
پنج اصل مهم و اساسی در زمینه تاثیر متقابل روابط انسانی و مسئولیت مدیران روابط عمومی و اداره بهتر به ویژه در ادارات و سازمان ها به شرح زیر ارائه می شود.
الف: نقش و طبیعت کار وظایف مدیران روابط عمومی، تحصیل دانش و کسب مهارت های مربوط به ایجاد روابط گروهی و میان فردی را ضروری می سازد.
مدیر روابط عمومی باید توجه اساسی و عمده خویش را به شناخت رفتار و عملکرد انسان ها معطوف کند. انسان هایی که با آنها به نوعی ارتباط کاری مداوم و یا برخورد عاطفی گذرا دارد. مدیران روابط عمومی با شناخت آگاهی از علوم رفتاری می توانند و باید در برخورد با سایر همکاران رفتار سازنده و مدبرانه داشته باشند.
ب: اثر بخشی و موفقیت مدیران روابط عمومی، دقیقا به دانش و مهارت های آنان در ایجاد روابط گروهی نزدیک و میان فردی بستگی دارد. عملکرد فردی و حرفه ای مدیران روابط عمومی در چالش برای رفع مشکلات و تحقق هدف ها مستقیما به میزان درک و درجه آگاهی آنان از اجتماع کاری، و محدوده ای که سازمان و یا اداره در آن واقع شده است.
فرهنگ و بینش مردم به نیروهایی که آنان را تحت تاثیر و تغییر قرار می دهد بستگی دارد. مدیران روابط عمومی باید در حد لازم و قابل قبول با بحث های مربوط به انگیزش و انگیزه هایی که کارکنان و سایر مدیران و مسوولان را به کار و کوشش جدی وا نمی دارد. ادراک ارتباطات و نحوه صحیح ارسال پیام، ساختار قدرت و اختیار در سازمان های اجرایی و ستادی، عوامل موثر در روحیه کارکنان، پویایی های گروهی و شناخت رهبری گروه های غیر رسمی آشنا شود.
از مباحث دیگر روابط انسانی می توان از تصمیم گیری و مهمتر از همه رهبری در سازمان های دموکراتیک نام برد که یک سازمان ایده آل باید نمونه بارز و زنده آن باشد. گریفیث عقیده دارد که این موضوعات هسـته اصلی تبادل افکار و تعامل دو سویه را تشکــیل می دهد که برای درک روابط انسانی در تمام ســازمان های اجتماعی لازم و ضروری است.
مدیران روابط عمومی باید بدانند که موفقیت در ایجاد ارتباط درست و معقول که عملی پیچیده، حساس، زمان گیر و طولانی است مستلزم مدارا و موفقیت در کار کردن با مردم و انجام دادن کارهای سازمانی به صورت گروهی و جلب مشارکت همگان است.
پ. مدیران روابط عمومی که دارای دانش و مهارت های لازم برای ایجاد روابط گروهی و میان فردی هستند به طریقی عمل و رفتار می کنند که آنان را از مدیران فاقد چنین مهارت ها و دانش رفتار سازمانی کامل تر و کاملا " متمایز و مشخص می سازد.
ت: مطالعه و تحصیل دانش روابط انسانی و کسب مهارت های مربوط به ایجاد روابط گروهی و میان فردی، به تغییر نگرش دید گاه ها و سرانجام تا اندازه ای تغییر رفتار سازنده سازمان به مدیر روابط عمومی کمک می کند.
البته همه افراد از مطالعه و تحقیق و آمــوزش های دانش و روابط انسانی و رشد مهارت های حرفه ای و انسانی به یک اندازه بهره مند نمی شوند. این تفاوت ها به سابقه، ساخت ویژه سازمان و به ویژه نحوه آموزش مدیران روابط همومی بستگی دارد. بطوری که چنین دیدگاه هایی معمولا " به تغییر نگرش ها و رفتارهای مطلوب مورد نظر نظام مدیریت و سازمانی منتهی می شود. البته مراعات اصول روابط انسانی در فرایند کار و زندگی و تجربه کاروزی و زندگی حرفه ای فعال نیز به تکوین رفتــار های بهنجــــار منتهی می شود و بلافاصله بعد از آمــوزش ها و یک شبه اتفاق نمی افتد.
پژوهشگرانی که در دانشگاه بــزرگ تربیت مدیر آمریکا و عملکرد بعدی فارغ التحصیلان آنها را مورد بررسی قرار داده اند دریافته اند که آموزش روابط انسانی و درس هایی که آموزش روابط انسانی و درس هایی که به نوعی به رفتار سازمانی و روانشناسی کار و رشته های وابسته مربوط می شود به تغییر نگرش ها و رفتار های مطلوب مورد نظر پژوهشگران منتهی شده است.
این مدیران در مقایسه با مدیران ناآگاه دیدگاه های باز و آزاد نشانه ای دارند و در مجموع عملکرد بهتر و سازنده ای داشته اند. درصد زیادی از این مدیران کار فعال و سازنده با مرئوسان را کار لذت بخش و مثرثمر گزارش داده اند. مرئوسان هم کار با چنین مدیرانی را لذت بخش و اثربخش دانسته اند. مدیران فراوانی گزارش داده اند که در اثر شرکت در دوره های مدیریت روابط انسانی به مفاهیم، نگرش ها و دیدگاه هایی دست یافته اند که در کار و زندگی شخصی و حرفه ای آنان نتایج مثبتی داشته اند و در کل، درک و فهم جدیدی درباره انسان ها و نحوه کار و سر کردن با آنها پیدا کرده اند.
ث: کسب دانش و درک و فهم روابط انسانی در گروه های کوچک و بزرگ کاری، ایجاد ارتباط مؤثر، رشد مهارت های حرفه ای و انسانی و استفاده علمی از آنها مستلزم داشتن توانایی و ویژگی های خاص شخصیتی است که همه افراد آن ها را ندارند. (لازمه استفاده عملی از مهارت های ایجاد روابط انسانی مطلوب، محیطی است که برقراری روابط انسانی سالم و سازنده در آن ممکن و عملی باشد.
مدیر روابط عمومی واجد شرایط لازم رهبری می تواند تا اندازه ای در ایجاد چنین محیطی موثر باشد. عوامل و نیروهای موثر دیگر از جمله سطح فرهنگ اجتماعی محل کار، خواست و اراده مدیران مافوق در سازمان و افراد ذی نفوذ و معتمدان ، نحوه و میزان آشنایی و همکاری مرئوسان و سایر نیروهای شاغل در سازمان در مورد مسائل گوناگون از شرایط اساسی و ضرورت برای تحقق اندیشه های روابط انسانی است.
کیت دیویس اعلام می کند که تحقق اندیشه های روابط انسانی مستلزم دانش تخصصی در روابط انسانی و مهارت عملی در ایجاد روابط گروهی و میان فردی از یک طرف و توانایی و اراده معطوف به قدرت و عمل در به کار بستن آنها در شرایط و موقعیت عادی و دشوار طرف دیگر است. مدیر روابط عمومی باید بداند که برای انجام دادن کارها، شرط اول جلب همکاری و مشارکت و همه دست اندرکاران سازمان متبوع خود است.
با ملاحظات فوق می توان از نوشته های فوق به این نتیجه گیری مهم دست یافت که به منظور بهسازی برقراری روابط انسانی سالم و سازنده در کلیه ادارات و سازمان ها می توان به موارد زیر اشاره نمود:
مدیر روابط عمومی باید در مورد عواملی که به سایر همکاران مربوط می شود حساس و از پی آمدهای آن آگاه باشد.
نتیجه گیری
عواملی که به همه دست اندرکاران و همکاران سازمان مربوط می شود:
1. مدیریت روابط انسانی برخلاف تصور عامه، مکتب رضایت و شادکامی همه نیست مکتبی که در آن همه کارکنان و مدیران از هم رضایت خاطر دارند و روی هم رفته ساده لوحانه شاد جلوه می کنند.
3. مدیران روابط عمومی برای انجام دادن وظایف اداری و کاری خود نه می توانند و نه باید همه را راضی نگه دارند.
4. هیچ سازمانی آزادی کامل برای افراد تأمین نمی کند تا مطابق میل و اراده خود رفتار کنند. اگر سازمانی چنین عمل کند موجودیت خود را به خطر می اندازد. هنر مدیریت و رهبری در آن است که شرایطی فراهم آید تا افراد با سعی در رسیدن به هدف های سازمانی در سطح معقولی هم به هدف های خود برسند.
منــابع
.علاقه بند، علی. (1386) مبانی نظری و اصول مدیریت آموزش
2. میر کمالی، سید محمد. () رفتار و روابط در سازمان مدیریت
3. فصلنامه مدیریت در آموزش و پرورش، شماره مسلسل 13ـ 1380
|