روابط عمومی در یک نگاه
روابط عمومي فعاليتي است ممتد ، مداوم و طرحريزي شده كه از طريق آن ، افراد و سازمانها ميكوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آنها سروكار دارند به دست آورند و در حقيقت بخشي از مديريت است و در اغلب موارد نقش مغز متفكر ، قلب تپنده ، دست اجراء ، پاي پيشرفت ، گوش شنوا ، چشم بينا و زبان گوياي سازمان مديريت آن را ايفا ميكند.
فعاليتي كه روابط عمومي انجام ميدهد در يك كلمه «ارتباط» از ديدگاه نظري «علم» از جنبه عملي و اجرايي خود «فن» و از جنبه خلاقانه و زيبايي شناختي «هنر» است و آيينه تمام نماي سازمان و جايگاه دريافت و انتقال اطلاعات است.
روابط عمومي در حقيقت شبكه هوشيار ، بانك اطلاعات ، مغز متفكر سازمان و پل ارتباطي آن با افكار عمومي و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمايلات و عادات و سلايق متفاوت است و بايد خصلتهايي چون قانون مداري ، نظم ، شجاعت ، ابراز عقيده ، تحمل شنيدن آراي مخالفان ، احترام به حقوق فردي و اجتماعي ديگران و صداقت رشد و توسعه نمايد.
روابط عمومي اعمال فلسفه ، فلسفه اجتماعي ، مشاور و كاركرد ارتباطي مديريت است كه ؛ از اين جهت يكي از اصلي ترين اركان براي پايه گذاري يك روابط عمومي كارآمد و مسؤوليت پذير در دستگاه اين است كه زيرنظر بالاترين مقام دستگاه و سازمان انجام وظيفه نمايد.
بي ترديد ، هر نگرشي گوياي اهداف و شيوههايي است كه نحوه رسيدن به آنها را مشخص ميكند. بررسي نگرشهاي عمده به روابط عمومي مشخص كرد كه شامل مسير و هدف مستند : منظور از مسير كار روابط عمومي تاكتيكهايي است كه روابط عمومي براي رسيدن به اهداف خود انتخاب ميكند پس «هدف » مشخص كننده افقها و ارزشهايي است كه روابط عمومي در پيامها و برنامههاي خود منظور ميكند و در حقيقت به اختصار مي توان گفت هدف روابط عمومي كسب تفاهم و پشتيباني از طريق ايجاد احساس اشتراك ميان فرد يا سازمان از سويي و مخاطبان از سوي ديگر ميباشد كه باعث ايجاد ارتباطي تعاملي و دوسويه ، مشاركتي و پيچيده است كه به طور بالقوه به ايجاد حس اشتراك كمك ميكند پس متخصصان روابط عمومي كه نقش هماهنگ كنندة درون سازمان و ارتباط سازمان با بيرون را ايفا ميكنند از دانش مهارتهاي ارتباطي ، روانشناسي ، روانشناسي جامعه ، جامعهشناسي ، سياست ، اقتصاد ، اصول مديريت و علم اخلاق برخوردار باشند تا بتوانند از جايگاه ويژه خود بر عواملي چون تشخيص بازار جديد ، شناخت توليدات جديد روش هاي نوين به طور كامل مشرف شوند تا هنگامي كه سازمان در معرض هجوم مشكلات قرار ميگيرد بتوانند وضعيت فعلي را حفظ نموده و براي جلوگيري از انزواي اجرايي كه دير يا زود متوجه هر سازماني است كمك شاياني نمايند پس يكي ديگر از وظايف بس مهم و غيرقابل انكار هر متخصص روابط عمومي يك سازمان همانگونه كه در بيانيه انجمن روابط عمومي آمريكا آمده است كه بالاترين ارزش روابط عمومي در پيشبيني مسائل و شكل بخشيدن به رويدادهاي آينده است نه در روايت گري و گزارش آنچه اتفاق ميافتد يا مقابله با آنچه كه پيش ميآيد.
شرح وظايف كلي روابط عمومي
- جمعآوري و تمركز اطلاعات و اخبار مربوط به فعاليتها ، اقدامات ، طرحها و برنامههاي سازمان بهمنظور تنظيم گزارش ، خبر و سياستهاي خبري و تبليغاتي و اجراي طرحهاي ارتباطي و انتشاراتي و آماده نمودن اذهان عمومي با توجه به خط مشي كلي سازمان از طريق :
شركت در جلسات مهم هيأت امنا
شوراي معاونان و جلسات سياستگذاري در سطح مديران و معاونان رده اول سازمان
ارتباط مستقيم و مستمر با مسؤلان
شركت در گردهمايي ها
حضور در سفرهاي داخلي و خارجي
دريافت گزارش فعاليتها ، طرحها و برنامههاي واحدهاي مختلف سازمان ، صورتجلسات شوراها و مكاتباتي كه ارزش اطلاعرساني دارند.
جمعآوري هر گونه اخبار اطلاعات مورد نياز به روشهاي تلفني ، شفاهي ، مكاتبهاي يارانهاي
ارتباط مستقيم با مردم ، جرايد ، خبرگزاريها ، رسانههاي گروهي داخلي و خارجي .
- بررسي مطالب مطروح در رسانههاي گروهي و مجامع عمومي در ارتباط با فعاليتهاي مستقيم و غيرمستقيم سازمان بهمنظور اطلاعرساني ، انعكاس و پاسخگويي در صورت لزوم
- برقراري ارتباط با روابط عمومي سازمانهاي ديگر و نهادهاي دولتي برحسب ضرورت از طريق بهكارگيري ابزار ارتباطي مناسب
- حضور در مراكز قانون گذاري و سياست گذاري در سطوح ملي و ارتباط با نمايندگان مردم و سياستگذاران پيرامون وظايف و عملكرد سازمان
- بررسي ديدگاهها و سنجش افكار عمومي مردم ، مخاطبان و خدمات گيرندگان در چهارچوب وظايف و در قالب طرحهاي تحقيقاتي و ارائه نتايج حاصل به مسئولان سازمان بهمنظور اتخاذ روشهاي اجرايي مطلوب و تدوين طرحها و برنامههاي اجرايي و ارتباطي مناسب
- دريافت يا خريد كتب نشريات ، نوارهاي صوتي و تصويري و اطلاعات و لوح ها و نرمافزارهاي رايانهاي و ديگر اطلاعات ، اسناد و مدارك مورد نياز ايجاد و اداره كتابخانه و آرشيو اطلاعاتي ، مطبوعاتي ، سمعي و بصري و رايانهاي مرجع در ارتباط با فعاليتهاي سازمان و روابط عمومي با روشهاي پيشرفته بهمنظور كاربردهاي ارتباطي و استفاده همكاران سازمان
- پيگيري انجام به موقع وعده هاي مسؤولان سازمان بهمنظور انعكاس نتايج حاصل
- فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل ميان مردم و مسئولان سازمان از طريق برگزاري ملاقات عمومي ، مصاحبه با رسانههاي گروهي ، برپايي سخنرانيها - ترتيب سفرها ، بازديدها و ملاقاتها
- پشتيباني ، تحليل و توجيه ارتباطي طرحها و برنامههاي اجرايي سازمان بهمنظور روشن شدن اذهان عمومي.
- انعكاس فعاليتها ، برنامهها و طرحهاي سازمان به مردم ، دولت و نهادها و سازمانهاي داخل و خارج كشور از طريق :
· سخنگوي سازمان
· تهيه و تدوين اخبار بيانيهها اطلاعيهها آگهيها و پيامهاي سازمان
· ترتيب نشر و انعكاس آن در رسانههاي گروهي
· انتشار نشريه ادواري داخلي و چهارچوب قوانين مصوب
· انتشار نشريات ادواري و غير ادواري براي عموم مخاطبان
· تهيه عكس اسلايد فيلم تيزر گزارش ، گزارش آگهي نوارهاي صوتي و ديگر فعاليتهاي سمعي و بصري و نوشتاري و رايانهاي از فعاليتهاي سازمان آرشيو آنها و انعكاس و پخش آنها از طريق رسانههاي گروهي .
· انتشار عملكرد سازمان و واحدهاي مختلف آن در چارچوب قوانين مصوب
· برپايي نمايشگاههاي گوناگون و شركت در نمايشگاههاي مرتبط
· طراحي و اجراي فعاليتهاي ارتباطي و تبليغي كلان سازمان
- ايجاد حسن رابطه و جلب مشاركت بين كاركنان و مسئولان سازمان در ستاد ، واحدهاي تحت پوشش و مراكز استانها از طريق :
برقراري جلسات داخلي و ايجاد نظام پيشنهادها و انتقادها و انعكاس پيشنهادها و انتقادهاي كاركنان به مسئولان
- ايجاد وحدت رويه و نظارت بر حسن اجراي امور انتشاراتي ، تبليغاتي و ارتباطي سازمان
- طراحي سازمان و شرح وظايف روابط عمومي براي بخشها و مؤسسات و واحدهاي مختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقاي سطح روابط عمومي هاي موجود
- اجراي امور نگارشي و هنري در زمينههاي تبليغاتي و انتشاراتي ستاد و سازمان مركزي
- اجرا و ارائه خدمات و برنامههاي فرهنگي تبليغي و هنري در قالبهاي گوناگون به همكاران
- مطالعه ، بررسي - ارزيابي برنامهريزي و تجهيز مستمر روابط عمومي و فعاليتهاي آن بهمنظور ارتقاي كيفيت و بهينه سازي فعاليتهاي تبليغاتي ، انتشاراتي و ارتباطي براساس روشهاي پيشرفته و به روز آموزش مستمر همكاران روابط عمومي و نيز تشكيل دورههايا نشستهاي توجيهي كوتاه مدت براي مديران و كاركنان سازمان در زمينه روابط عمومي و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهاي سازمان در اين زمينهها.
- مشاركت و برنامهريزي جهت برگزاري سمينارها ، كنفرانسها، نمايشگاهها و كميتههاي بازرگاني ، صنعتي ، تبليغاتي ، فرهنگي ، هنري و فني سازمان
- عقد قرارداد ، مجريان طرحهاي روابط عمومي كه به بيرون از سازمان سفارش داده ميشوند.
- تهيه ، تنظيم و پيشنهادهاي برنامه و بودجه سالانه روابط عمومي
- اجراي ساير امور مربوط كه برحسب ضرورت از طريق بالاترين مقام سازمان براي اقدام ابلاغ ميگردد