نقش روابط عمومي وتاثير درارتباطات جمعي
مقدمه
روابط عمومي مجموعهاي از اقدامات و تلاشهاي آگاهانه، سنجيده و برنامهريزيشده بهمنظور جلب مشاركت عمومي و استقراء و كسب تفاهم متقابل بين يك سازمان و گروهاي مورد نظر آن سازمان است، بايد پذيرفت كه روابط عمومي دانش، فن، هنر و تخصصاست كه داراي اصول فلسفي خاصي بوده و از انگيزه بالايي براي خدمتگزاري به مردم وجامعه برخوردار است، آنچه امروز در روابط عمومي شاهد آن هستيم ضعف در استفاده ازتكنيكها و فنون نيست بلكه كيفيت استفاده از آنهاست پس شايسته است با بهرهگيرياز فنون و تكنيكهاي روابط عمومي بتوانيم نسبت به توسعه بخش كشاورزي كه نتيجهداشتن روابط عمومي پويا است تلاش كنيم.
از مهمترين عواملي که در سرنوشت هر سازمان، موسسه گروه و افراد ارزش و اهميت اساسي داشته و آن را در نيل به اهداف ياري ميکند چگونگي رابطه آنها با افراد و سازمانهايي است که با آن سرو کار داشته و همچنين با افکار عمومي جامعهاي است که در آن فعاليت مينمايند و هر قدر اين ارتباط مستمر و مفيد باشد به همان اندازه آن فرد، گروه و سازمان و... در رسيدن به اهداف خود موفق خواهد بود. پس شناخت افکار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افکار عمومي نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بيرونازسازماندنبالميشود. بي شک اين وظايف در قالب مجموعهاي از فعاليتهاي ارتباطي صورت ميگيرد که ميتوان آنها را تحت عناوين ارتباطات، امور فرهنگی و نمايشگاهها- انتشارات- سنجش افکار و پژوهش و برنامهريزي دستهبندي کرد.روابط عمومي زماني ميتواند نقش راهبردي خود را در سازمان ايفا کند که در تشکيلا ت و سازمان جايگاه مناسبي داشته و بتواند جايگاه خود را حفظ نماید. البته در اکثر سازمانها روابط عمومي در چارت سازماني مستقيماً زير نظر مدير عامل سازمان قرار دارد که اين موضوع اهميت و توجه به روابط عمومي بوده و به عنوان يک عنصر راهبردي در سازمان ايفاي نقش مينمايد. از ديگر وظايف روابط عمومي ارائه مشاوره به مدير سازمان است که با اين کار ضمن تغذيه اطلا عاتي مدير و ارائه راهکارهاي مناسب در چگونگي برخوردوارتباط افراد در سازمان و يا خارج از سازمان مدير را در تصميم گيريهاي صحيح يارينمودهوبهعنوانبازويقويمديردربرنامهريزيهاو هدايت فکري مدير را به دنبال دارد. با توجه به اينکه وجود سازمان وابسته به ارتباطات است و هر مديري معمولاًبيشتروقتخودرادرصرفبرقراري ارتباط با ديگران ميکند، پس براي ايجادهماهنگي بين مردم و سازمان به يک روابط عمومي کارآمد و مؤثر نياز ميباشد. بنابراين روابط عمومي پل ارتباطي بين مردم و مديران ميباشد که اين جريان مبادله پيام دوجانبه ميباشد. همانطوري که در تعريف روابط عمومي نيز آمده که روابط عمومي پل ارتباطي و به عنوان يک واسطه اثرگذار درون و بيرون يک سازمان را به هم مرتبط ميسازد که در واقع سعي مينمايد در قالب يک تلاش برنامهريزي شود و هوشمندانه سازمان و مخاطبان را در يک کنش و واکنش متقابل به يک نقطه تفاهمي و تعاملي و مشارکتي نزديک سازد و روابط عمومي به منزله پيشاني سازماني بوده و بايد دقيقاً مردم را در جريان عملکردهاي سازمان قرار داده و اطلا ع رساني دقيق در زمينه فعاليتهاي سازمان به مردم اعلا م نمايد و نيز از روند تصميمگيريها و مصوبات آگاه بوده و در مرکز چرخه اطلا ع سازمان قرار داشته باشد تا بتواند اطلا ع رساني صحيح سريع و دقيق به مردم انجام دهد.
روابط عمومي چيست ؟
روابط عمومي فعاليتي است ممتد، مداوم و طرحريزي شده كه از طريق آن، افراد و سازمانها ميكوشند تا تفاهم و پشتيباني كساني را كه با آنها سروكار دارند به دست آورند و در حقيقت بخشي از مديريت است و در اغلب موارد نقش مغز متفكر، قلب تپنده، دست اجراء، پاي پيشرفت، گوش شنوا، چشم بينا و زبان گوياي سازمان مديريت آن را ايفا ميكند.
فعاليتيكهروابطعموميانجامميدهددريككلمه«ارتباط»ازديدگاهنظري«علم»ازجنبهعمليواجراييخود«فن»وازجنبهخلاقانهوزيباييشناختي«هنر»استوآيينهتمامنمايسازمانوجايگاهدريافت و انتقال اطلاعات است.
روابطعموميدرحقيقتشبكههوشيار،بانكاطلاعات،مغزمتفكرسازمانوپلارتباطيآنباافكارعموميومخاطبانخاصوعاموبانگرشهاوتمايلاتوعاداتوسلايقمتفاوتاستوبايدخصلتهاييچونقانونمداري،نظم،شجاعت،ابرازعقيده، تحمل شنيدن آراي مخالفان، احترام به حقوق فردي و اجتماعي ديگران و صداقت رشد و توسعه نمايد.
روابطعمومياعمالفلسفه،فلسفهاجتماعي،مشاوروكاركردارتباطيمديريتاستكه؛ازاينجهتيكيازاصليتريناركانبرايپايهگذارييكروابطعموميكارآمدومسؤوليتپذير در دستگاه اين است كه زيرنظر بالاترين مقام دستگاه و سازمان انجام وظيفه نمايد.
بيترديد،هرنگرشيگوياياهدافوشيوههايياستكهنحوهرسيدنبهآنهارامشخصميكند. بررسينگرشهايعمدهبهروابطعموميمشخصكردكهشاملمسيروهدفمستند: منظوراز مسير كار روابط عمومي تاكتيكهايياستكهروابطعموميبرايرسيدنبهاهدافخودانتخابميكندپس«هدف»مشخصكنندهافقهاوارزشهايياستكهروابطعموميدرپيامهاوبرنامههايخودمنظورميكندودرحقيقتبهاختصارميتوانگفتهدفروابطعموميكسبتفاهموپشتيباني از طريق ايجاد احساس اشتراك ميان فرد يا سازمان از سويي و مخاطبانازسويديگرميباشدكهباعثايجادارتباطيتعامليودوسويه،مشاركتيوپيچيدهاستكهبهطوربالقوهبهايجادحساشتراككمكميكندپسمتخصصانروابطعموميكهنقشهماهنگكنندةدرونسازمانوارتباط سازمان با بيرون را ايفا ميكنند از دانش مهارتهاي ارتباطي، روانشناسي، روانشناسي جامعه، جامعهشناسي،سياست،اقتصاد،اصولمديريتوعلماخلاقبرخوردارباشندتابتوانندازجايگاهويژهخودبرعوامليچونتشخيصبازارجديد،شناختتوليداتجديدروشهاي نوين به طور كامل مشرف شوند تاهنگاميكهسازماندرمعرضهجوممشكلاتقرارميگيردبتوانندوضعيتفعليراحفظنمودهوبرايجلوگيريازانزواياجراييكهديريازودمتوجههرسازمانياستكمكشايانينمايندپسيكيديگرازوظايفبسمهموغيرقابلانكارهرمتخصص روابط عمومي يك سازمان همانگونه كه در بيانيه انجمن روابط عموميآمريكاآمدهاستكهبالاترينارزشروابطعموميدرپيشبينيمسائلوشكلبخشيدنبهرويدادهايآيندهاستنهدرروايتگريوگزارشآنچهاتفاقميافتديامقابلهباآنچهكهپيشميآيد.
شرحوظايف كلي روابط عمومي
- جمعآوري و تمركز اطلاعات و اخبار مربوط به فعاليتها، اقدامات، طرحها و برنامههاي سازمان بهمنظور تنظيم گزارش، خبر و سياستهاي خبري و تبليغاتي و اجراي طرحهاي ارتباطي و انتشاراتي و آماده نمودن اذهان عمومي با توجه به خط مشي كلي سازمان از طريق:
-شركت در جلسات مهم هيأت امنا
-شوراي معاونان و جلسات سياستگذاري در سطح مديران و معاونان رده اول سازمان
-ارتباط مستقيم و مستمر با مسؤلان
-شركت در گردهماييها
-حضور در سفرهاي داخلي و خارجي
-دريافت گزارش فعاليتها، طرحها و برنامههاي واحدهاي مختلف سازمان، صورتجلسات شوراها و مكاتباتي كه ارزش اطلاعرساني دارند.
-جمعآوري هر گونه اخبار اطلاعات مورد نياز به روشهاي تلفني، شفاهي، مكاتبهاي يارانهاي
-ارتباط مستقيم با مردم، جرايد، خبرگزاريها، رسانههاي گروهي داخلي و خارجي.
-بررسي مطالب مطروح در رسانههاي گروهي و مجامع عمومي در ارتباط با فعاليتهاي مستقيم و غيرمستقيم سازمان بهمنظور اطلاعرساني، انعكاس و پاسخگويي در صورت لزوم
-برقراريارتباطباروابطعموميسازمان-هايديگرونهادهاي دولتي برحسب ضرورت از طريق بهكارگيري ابزار ارتباطي مناسب
-حضوردرمراكزقانونگذاريوسياستگذاريدرسطوحمليوارتباطبانمايندگانمردموسياستگذارانپيرامونوظايفوعملكردسازمان
-بررسي ديدگاهها و سنجش افكار عمومي مردم، مخاطبان و خدمات گيرندگان در چهارچوب وظايف و در قالب طرحهاي تحقيقاتي و ارائه نتايج حاصل به مسئولان سازمان بهمنظور اتخاذ روشهاي اجرايي مطلوب و تدوين طرحها و برنامههاي اجرايي و ارتباطي مناسب
-دريافتياخريدكتبنشريات، نوارهاي صوتي و تصويري و اطلاعات و لوحها و نرمافزارهاي رايانهاي و ديگر اطلاعات، اسناد و مدارك مورد نياز ايجاد و اداره كتابخانه و آرشيو اطلاعاتي، مطبوعاتي، سمعي و بصري و رايانهاي مرجع در ارتباط با فعاليتهاي سازمان و روابط عمومي با روشهاي پيشرفته بهمنظور كاربردهاي ارتباطي و استفاده همكاران سازمان
-پيگيريانجامبهموقعوعدههايمسؤولانسازمانبهمنظورانعكاسنتايجحاصل
-فراهمآوردنحسنارتباطمتقابلميانمردمومسئولانسازمانازطريقبرگزاريملاقاتعمومي،مصاحبهبارسانههايگروهي، برپايي سخنرانيها - ترتيب سفرها، بازديدها و ملاقاتها
-پشتيباني،تحليلوتوجيهارتباطيطرحهاوبرنامههاياجراييسازمانبهمنظورروشنشدناذهانعمومي.
-انعكاسفعاليتها،برنامههاوطرحهايسازمانبهمردم،دولتونهادهاوسازمانهايداخلوخارجكشورازطريق:
سخنگويسازمان
- تهيهوتدويناخباربيانيههااطلاعيههاآگهيهاوپيامهايسازمان
-ترتيبنشروانعكاسآندررسانههايگروهي
-انتشارنشريهادواريداخليوچهارچوبقوانينمصوب
-انتشارنشرياتادواريوغيرادواريبرايعموممخاطبان
-تهيهعكساسلايدفيلمتيزرگزارش،گزارشآگهينوارهايصوتي و ديگر فعاليتهاي سمعي و بصري و نوشتاري و رايانهاي از فعاليتهاي سازمان آرشيو آنها و انعكاس و پخش آنها از طريق رسانههاي گروهي .
-انتشارعملكردسازمانوواحدهايمختلفآندرچارچوبقوانينمصوب
-برپايينمايشگاههاي گوناگون و شركت در نمايشگاههاي مرتبط
-طراحيواجرايفعاليتهايارتباطيوتبليغيكلانسازمان
-ايجادحسنرابطهوجلبمشاركتبينكاركنانومسئولانسازماندرستاد،واحدهايتحتپوششومراكزاستانهاازطريق:
-برقراري جلسات داخلي و ايجاد نظام پيشنهادها و انتقادها و انعكاس پيشنهادها و انتقادهاي كاركنان به مسئولان
-ايجاد وحدت رويه و نظارت بر حسن اجراي امور انتشاراتي، تبليغاتي و ارتباطي سازمان
-طراحي سازمان و شرح وظايف روابط عمومي براي بخشها و مؤسسات و واحدهاي مختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقاي سطح روابط عموميهاي موجود
-اجرايامورنگارشيوهنريدرزمينههايتبليغاتيوانتشاراتيستادوسازمانمركزي
-اجراوارائهخدماتوبرنامههاي فرهنگي تبليغي و هنري در قالبهاي گوناگون به همكاران
-مطالعه،بررسي- ارزيابيبرنامهريزيوتجهيزمستمرروابطعموميوفعاليتهايآنبهمنظورارتقايكيفيتوبهينهسازيفعاليتهايتبليغاتي،انتشاراتيوارتباطيبراساسروشهايپيشرفتهوبهروزآموزش مستمر همكاران روابط عمومي و نيز تشكيل دورههايا نشستهاي توجيهي كوتاه مدت براي مديران و كاركنان سازمان در زمينه روابط عمومي و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهاي سازمان در اين زمينهها.
-مشاركتوبرنامهريزيجهتبرگزاريسمينارها،كنفرانسها،نمايشگاهها و كميتههاي بازرگاني، صنعتي، تبليغاتي، فرهنگي، هنري و فني سازمان
-عقدقرارداد،مجريانطرحهايروابطعموميكهبهبيرونازسازمانسفارشدادهميشوند.
-تهيه،تنظيموپيشنهادهايبرنامهوبودجهسالانهروابطعمومي
-اجراي ساير امور مربوط كه برحسب ضرورت از طريق بالاترين مقام سازمان براي اقدام ابلاغ ميگردد.