بخش های قابل توجهی از فعالیت های نوشتاری روزانه روابط عمومی ها که برای برقراری ارتباط و اطلاع رسانی صورت می گیرد ، صرف تهیه و نگارش انواع گزارش ها برای مخابان درون سازمانی و برون سازمانی می شود. گزارش هایی که هر کدام دارای زبان ، ساختار و مخاطبانی خاص است و باید به نحوی تهیه، تنظیم ، نگارش و پردازش شود که بتواند مفاهیم مورد نظر را به خوبی انتقال داده و تاثیر لازم را روی مخاطب داشته باشد.

تهیه و نگارش انواع گزارش مستلزم بهره گیری از شیوه ها و سبک های مختلف گزارش نویسی است. به بیان دیگر ، تهیه هر نوع گزارش با هدف و مخاطب خاص ، نیازمند استفاده از شیوه و سبک مناسب و منطبق با گزارش موردنشر است.برای مثال شیوه و سبکی از نگارش که برای تهیه گزارش آماری و تحلیلی سازمان جهت انعکاس از طریق رسانه ها به کار می رود ، باید متفاوت با آن شیوه نگارشی باشد که برای تهیه ی یک گزارش اداری به کار گرفته می شود. بنابراین برای تهیه هر نوع گزارش از سبک و شیوه ای باید استفاده شود که بتواند ارتباط موثر و کامل تری با مخاطب موردنظر برقرار کند و هدف از تهیه گزارش را محقق سازد. متاسفانه در حال حاضر اکثر گزارش های تهیه شده از سوی روابط عمومی ها از شیوه و سبک مناسب گزارش نویسی پیروی نمی کند و همین امر باعث شده گزارش ها از لحاظ محتوا و نگارش نتواندآن ارتباط هدفمند و تاثیرگذار را با مخاطب برقرار کند. از سوی دیگر توجه به ماهیت و وظایف روابط عمومی و اهمیت گزارش نویسی در روابط عمومی ایجاب می کند تا روابط عمومی ها برای تحقق اهداف و فعالیت های نوشتاری خود که در راستای برقراری ارتباط با مخاطبان درون سازمانی و برون سازمان صورت می گیرد از انواع گزارش و سبک ها و شیوه های گزارش نویسی بهره گیرند.